+7 (8442) 26-64-41

г. Волгоград улица Ангарская дом 17 офис 609

 Проведение внутреннего кадрового аудита:
примерная пошаговая процедура

 

Внутренний кадровый аудит – это проверка соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. 

Минимальный перечень обязательных документов, который должен быть в организации и у ИП-работодателя:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Положение о защите персональных данных работников.
  3. Инструкции по охране труда.
  4. Журнал прохождения инструктажа по охране труда.
  5. Трудовые договоры.
  6. Трудовые книжки.
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
  8. Штатное расписание.
  9. Графики отпусков.
  10. Приказы по основной деятельности.
  11. Приказы по личному составу.
  12. Личные карточки № Т-2.
  13. Табели учета рабочего времени.

Шаг 1. Определяется цель внутреннего кадрового аудита

Например:

  • "в целях выявления и устранения нарушений",
  • "в целях анализа состояния кадровой работы в связи со сменой ответственного сотрудника", 
  • "в целях передачи кадровой работы сторонней организации",
  • "в связи со сменой собственника организации",
  • "в связи с реорганизацией организации",
  • "в связи с существенными изменениями в законодательстве, требующими внесения дополнений в локальные нормативные акты организации"

Шаг 2. Формирование комиссии

В состав комиссии обязательно входит юрисконсульт. Другие члены комиссии включаются в ее состав исходя из возможностей организации. Важно исключить ситуацию, при которой фактически проверку будет выполнять один человек, а остальные члены комиссии лишь подписывают итоговые документы. Также важно, чтобы члены комиссии были уверены, что сделанные ими отрицательные выводы не повлекут для них негативных последствий в их дальнейшей работе. Определяя состав комиссии, нужно понимать, что члены комиссии временно не смогут исполнять свои должностные обязанности, в связи с чем включение в состав комиссии некомпетентных лиц либо «тех, кого не жалко» противоречит самой цели проведения аудита. Такой аудит не даст желаемого результата, т. е. не снизит риски привлечения организации к ответственности в силу зависимости, и(или) необъективности, и(или) некомпетентности членов комиссии.

Шаг 3. Устанавливаются сроки проведения внутреннего кадрового аудита

Сроки зависят от предполагаемого объема работы. Если предстоит проверить кадровую работу в целом, или за большой промежуток времени, или детально исследовать какой-то определенный участок работы (например, все трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера за последние 5 лет), то такая работа займет значительное время.

Шаг 4. Составляется план проверки

Пример плана проверки:

1) выявить отсутствующие локальные нормативные акты, наличие которых является обязательным для организации;

2) проверить кадровую документацию, связанную с оформлением приема на работу, движением кадров, прекращением (расторжением) трудового договора, на соответствие нормативным требованиям (по форме и содержанию);

3) провести аудит трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера;

4) составить рекомендации по оперативному устранению выявленных недостатков и нарушений.

Шаг 5. Издается приказ

Пример приказа

Члены комиссии знакомятся с приказом под роспись.

Шаг 6. Собственно проведение аудита

В ходе проведения проверки кадровой документации комиссия может ориентироваться на основные проверяемые гострудинспекцией моменты:

  1. Коллективные договоры и соглашения.
  2. Трудовые договоры.
  3. Рабочее время и время отдыха.
  4. Оплата труда.
  5. Гарантии и компенсации.
  6. Дисциплина труда и трудовой распорядок.
  7. Материальная ответственность сторон трудового договора.
  8. Регулирование труда женщин и лиц с семейными обязанностями.
  9. Регулирование труда работников в возрасте до 18 лет.
  10. Особенности регулирования труда других категорий работников.
  11. Целевое использование средств на мероприятия по охране труда.
  12. Проведение медицинских осмотров работников.
  13. Обучение и инструктирование работников по охране труда.
  14. Обеспечение работников СИЗ и коллективной защиты.
  15. Проведение аттестации рабочих мест по условиям труда.
  16. Санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников.
  17. Обеспечение работников, занятых во вредных и(или) опасных условиях труда, лечебно-профилактическим питанием, молоком или другими равноценными пищевыми продуктами.
  18. Соблюдение установленного порядка расследования, оформления и учета несчастных случаев на производстве.

В ходе проведения аудита члены комиссии используют составленные ими чек-листы (т. е. контрольные списки) и номенклатуру дел организации. 

Шаг 7. Подведение итогов проверки

Результаты проверки оформляются в виде отчета, который передается на рассмотрение директору. Рекомендации комиссии, изложенные в отчете на отдельном листе, передаются инспектору по кадрам и являются основанием для оперативного устранения выявленных нарушений и недостатков.
Пример отчета

 

 

Поделиться