Бухгалтер «за штатом»

Сегодня многие даже крупные компании используют внештатных бухгалтеров или аутсорсинговые компании. Плюсы в этом есть: во-первых, пропадает давление на бухгалтера со стороны генерального директора, поскольку внештатный бухгалтер более независим, во-вторых, возможно сэкономить на привлечении штатного. Но, привлекая бухгалтера «за штатом», важно помнить о рисках.

Для работодателя может быть достаточно много рисков.

1. Риск отсутствия контроля. Работодатель в случае внештатной дистанционной работы не может обсудить «тонкие моменты» с бухгалтером, оперативно решить какие-то задачи. В частности, это требуется, когда нужно правильно оформить документы, сэкономить на налогах или решить дискуссионный вопрос. Но если у бухгалтера «за штатом» большой объем работы, то не всегда можно оперативно решить вопросы, поскольку бухгалтер занимается несколькими компаниями.

2. Риск признания договора оказания услуг трудовым. Работодатель может сэкономить, если заключит договор с индивидуальным предпринимателем, который уплачивает налоги самостоятельно, или с физическим лицом, оказывающим бухгалтерские услуги по гражданско-правовому договору. Однако договор оказания услуг или гражданско-правовой договор может быть признан трудовым договором. В этом случае для работодателя возможны штрафные санкции, а также доначисление страховых взносов и НДФЛ.

Договор может быть признан трудовым:

• по обращению физического лица – исполнителя по гражданско-правовому договору (абз. 3 ч. 1 ст. 19.1 ТК РФ). Решение о признании отношений трудовыми может быть принято и после прекращения отношений по такому договору. Это следует из ч. 2 ст. 19.1 ТК РФ;
• по материалам (документам), направленным государственной инспекцией труда, иными уполномоченными в соответствии с федеральными законами органами и лицами (абз. 3 ч. 1 ст. 19.1 ТК РФ).

ВАЖНО В РАБОТЕ

ТК РФ не допускает заключения гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем.

В ряде случаев сам работник приступает к выполнению трудовых функций без оформления трудовых отношений с работодателем, например, получая пособие на бирже труда. Да и работодатель не всегда горит желанием оформлять трудовые отношения, например:

• во время испытательного срока;
• беременность сотрудника и нежелание выплачивать положенные страховые взносы;
• наличие «серых» или «черных» зарплат;
• и по многим другим причинам.

Но в этом случае нужно признать, что заключенное соглашение фактически подразумевает работу в штате. Соглашением между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, согласно ст. 56 ТК РФ является трудовой договор. В соответствии со ст. 16 ТК РФ этот документ является основанием возникновения трудовых отношений. Он по общему правилу составляется в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Но фактом заключения трудового договора может являться также и фактическое допущение работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). И даже если в течение трех рабочих дней работодатель не оформил с работником трудовой договор в письменном виде, это говорит не об отсутствии трудовых правоотношений, а о нарушении работодателем трудового законодательства. В качестве доказательств, подтверждающих факт наличия трудовых отношений, могут учитываться: свидетельские показания; штатное расписание; расчетные листки о заработной плате; табель учета рабочего времени; пропуск, выписанный на работника; письменная переписка, которую вел работник с контрагентами работодателя; другие письменные доказательства, подтверждающие факт наличия трудовых отношений.

3. Риск раскрытия конфиденциальной информации. Часто информация, которой оперирует бухгалтер, носит конфиденциальный характер, и работодатель опасается, что подобная информация «выйдет за стены компании». Штатных бухгалтеров достаточно легко привлечь к дисциплинарной ответственности согласно ст. 192 ТК РФ. Но такие предписания трудового законодательства касаются только штатных работников, а вот в отношении внештатных сотрудников норма не действует.

4. Риск временных разниц. Если внештатный бухгалтер находится в другом регионе, то с ним достаточно сложно решать вопросы из-за временных разниц, например, если разница между компанией и бухгалтером составляет 4 часа и более.

5. Налоговые риски. Часто внешний бухгалтер не устраняет налоговые риски, поскольку если работает в другом регионе, не может посещать налоговый орган, проводить сверку взаиморасчетов с ИФНС, отвезти документы на бумажных носителях, которые хранятся в организации. Таким образом, за работу бухгалтера приходится отвечать руководителю экономического субъекта, который часто не понимает, каким образом получились те или иные цифры.

Компания может участвовать в налоговых правоотношениях как лично, так и через уполномоченного представителя. То есть, другими словами, даже если фирма доверяет составление и подачу отчетности другому лицу, участником правоотношения все равно остается именно она. Соответственно, ответственность за нарушения нести тоже ей, даже если неприятность возникла фактически по вине представителя (который, например, пропустил срок подачи декларации или неверно высчитал какой-либо показатель).

6. Риски неоказания дополнительных услуг. Часто компании требуются дополнительные услуги:

• постановка бухгалтерского учета, формирование учетной политики, обусловленных спецификой хозяйствования, структурой, размерами, отраслевой принадлежностью и другими особенностями и дающих возможность своевременного получения данных для планирования, анализа, контроля показателей работы, формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• работа по ведению регистров бухгалтерского учета имущества организации (основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых вложений, затрат на производство и др.), обязательств и других источников имущества, финансовых, расчетных, кредитных операций на основе передовых информационных технологий, прогрессивных форм, методов и способов учета и контроля;
• своевременность и точность учета доходов и расходов организации, продажи продукции, работ, услуг, выявления финансовых результатов;
• ведение управленческого учета, в рамках которого составляются калькуляции фактической себестоимости продукции, работ, услуг, ведется учет по центрам ответственности, прибыли, сегментам деятельности, формируется внутренняя управленческая отчетность и представляется в соответствии с управленческими нуждами;
• своевременность расчета и погашения задолженности по налогам и сборам в федеральный, региональный и местный бюджеты, по страховым взносам в государственные внебюджетные социальные фонды, платежам в кредитные организации, средствам на финансирование капитальных вложений, задолженностям по ссудам;
• рациональное расходование фонда оплаты труда, ведение расчетов по оплате труда работников.

Внешний бухгалтер может не захотеть оказывать подобные дополнительные услуги в рамках своей оплаты.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Предмет договора об оказании услуг и трудовая функция работника совпадают – это ведение бухгалтерского учета. С позиций Федерального закона «О бухгалтерском учете» результат исполнения любого из договоров должен быть одинаковым.

«Работать» или «исполнять»?

Оформить бухгалтера «за штатом» возможно, используя два основных варианта:

• гражданско-правовой договор или трудовой договор, предусматривающий дистанционную работу;
• договор оказания услуг с предпринимателем или компанией.

В первом случае фактически бухгалтер выполняет трудовую функцию.

Гражданско-правовой договор относится к сделкам и представляет собой соглашение об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 153, п. 1 ст. 154, п. 1 ст. 420 ГК РФ).

Дистанционной признают работу, которую работник может выполнять вне стационарного рабочего места (например, дома, в транспорте, в кафе, в другом городе, за границей и т. д.), получая от работодателя задания с помощью сети Интернет и других информационных и телекоммуникационных технологий (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор, в отличие от гражданско-правового, имеет следующие признаки:

1) личное выполнение работником трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности) или конкретного вида поручаемой работы;

2) право работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы не ниже установленного МРОТ;

3) подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка;

4) выплата заработной платы 2 раза в месяц;

5) следование локальным нормативным актам работодателя.

Во втором случае заключается договор оказания бухгалтерских услуг.

Договор на оказание бухгалтерских услуг – это договор возмездного оказания услуг, по которому ваша организация (заказчик) может поручить исполнителю ведение бухгалтерского и(или) налогового учета, а также представление отчетности в ИФНС.

В этом случае внешний бухгалтер выступает в качестве исполнителя.

В случае представления налоговой декларации (расчета) через уполномоченного представителя, в том числе которым подтверждаются достоверность и полнота сведений, указанных в налоговой декларации (расчете), в налоговый орган должна быть представлена соответствующая доверенность, подтверждающая полномочия представителя в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, которые ему переданы налогоплательщиком (письмо Минфина России от 13.10.2016 № 03-02-08/59759).

Трудовой договор необходимо заключить, если бухгалтер на этом настаивает, а вот договор оказания услуг выгодно заключать, когда бухгалтер является предпринимателем или представляет компанию.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

За налоговое нарушение несет ответственность лицо, являющееся работником. А вот исполнитель не является субъектом налогового нарушения. Субъектом налогового правоотношения является сам налогоплательщик независимо от того, лично он участвует в этом правоотношении либо через законного или уполномоченного представителя. В связи с этим при решении вопроса о привлечении налогоплательщика к ответственности за то или иное нарушение законодательства о налогах и сборах действия (бездействие) его представителя расцениваются как действия (бездействие) самого налогоплательщика. За ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей в сфере налогообложения законный или уполномоченный представитель отвечает перед доверителем по правилам соответственно гражданского, семейного или трудового законодательства.

- Письмо от 13.10.2016 № 03-02-08/59759.

«Автономия» не приветствуется

Не все компании выступают за «автономию» бухгалтерского учета. Для этого есть ряд причин.

Во-первых, в настоящее время в Российской Федерации недостаточно распространен электронный документооборот и многие компании продолжают вести учет на бумажных носителях. Достаточно сложно договориться с контрагентом о том, что весь документооборот от подписания договора до актов будет вестись в электронном виде.

Во-вторых, для бухгалтера также очень важно наладить взаимодействие с другими подразделениями, например, финансовым директором, юристами, плановым отделом, менеджерами по продажам, а если бухгалтер является внештатным сотрудником, то, соответственно, у него просто нет на это времени.

В-третьих, в российских компаниях часто используется авторитарный принцип управления организацией, и для руководителя важно, чтобы работник был всегда в зоне видимости, чтобы возможно было его контролировать, а задания нужно выполнять «вчера». Руководители требуют неукоснительного выполнения распоряжений, даже если расходы не относятся для целей налогообложения.

Вместе с тем, за рубежом автономные бухгалтеры являются обычной практикой, поскольку дистанционный бухгалтер может обеспечить независимое принятие решений, ведет бухгалтерский учет в соответствии с внутренними убеждениями, профессиональными знаниями, а не «по указке сверху».

Инструменты и денежное довольствие

Основным инструментом для бухгалтера «за штатом» является Интернет. Так, сегодня как штатные, так и внештатные бухгалтеры используют:

• интернет-банкинг;
• электронный документооборот.

Банки предоставляют следующие возможности:

• узнать сумму на своих счетах и вкладах;
• переводить денежные средства со своего счета другим лицам;
• открыть вклад как в валюте, так и в рублях;
• совершать обмен валюты;
• оплачивать поступающие счета;
• получать различную справочную информацию;
• некоторые другие возможности.

Еще одним распространенным инструментом является отчетность в электронном виде. Сегодня обязательно сдают отчетность в электронном виде не все компании, а плательщики НДС (по общему правилу «упрощенцы» не являются плательщиками данного налога) и те, у кого численность более 25 человек. Другие декларации сдают в ИФНС электронно, если среднесписочная численность работников за прошлый год больше 100 человек. Организации, зарегистрированные в текущем году, сдают электронную отчетность при численности работников свыше 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Расчет 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ сдавайте в электронном виде, если в отчетном периоде доходы от вас получили 25 и более человек (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС от 05.11.2015 № БС-4-11/19263).

Новый расчет по страховым взносам в электронном виде сдают организации со средней численностью работников за прошлый год больше 25 человек.

Еще одним инструментом внештатного бухгалтера является электронный документооборот.

Электронный документооборот – это один из способов организации работы с документами, когда они формируются без использования бумажных носителей. Система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. Электронный документооборот (документооборот) – последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по представлению налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности)) (приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Электронный документооборот может быть организован в части следующих документов: контракты; акты выполненных работ; накладные; счета-фактуры; переписка с контрагентами; пояснения в налоговый орган и многие другие.

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

• централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
• сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;
• единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т. п.);
• сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
• быстроту подписания документов;
• возможность круглосуточно в режиме oнлайн осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
• быстрый поиск документов;
• аудит доступа пользователей к документам.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Для того чтобы применять электронный документооборот, необходимо оформить электронную цифровую подпись. Документ в электронном виде будет считаться равнозначным документу на бумажном носителе, только если он подписан электронной цифровой подписью. А вот скан-копии не будут равны бумажным документам.

В отношении вознаграждения внештатному бухгалтеру важно ориентироваться на рыночные цены. Обычно внештатные бухгалтеры подразумевают меньшую оплату и экономию.

Приведем примеры заработных плат по регионам для ориентира.

Специалисты с аттестатом профессионального бухгалтера и стажем работы главным бухгалтером не менее 3 лет зарабатывают в столице до 120 000 руб., в Санкт-Петербурге – до 100 000 руб. В зависимости от специфики компании-работодателя может потребоваться знание основ внешнеэкономической деятельности или навыки ведения бухгалтерии для нескольких юридических лиц.

Диапазон заработных плат

Город	Уровень дохода, руб.	Требования и пожелания к профессиональным навыкам
Москва	80 000–120 000	- Наличие аттестата профессионального бухгалтера - Опыт работы главным бухгалтером от 3 лет Возможные пожелания: - знание основ ВЭД - опыт ведения бухгалтерии для нескольких юридических лиц Портрет соискателя в 3 диапазоне 72% соискателей в настоящее время имеют работу средний стаж работы на последнем месте 2 года 5 месяцев средний возраст соискателя 41 год
Санкт-Петербург	68 000–100 000
Волгоград	42 000–64 000
Воронеж	44 000–66 000
Екатеринбург	55 000–83 000
Казань	44 000–66 000
Красноярск	50 000–74 000
Нижний Новгород	48 000–72 000
Новосибирск	54 000–82 000
Пермь	44 000–66 000
Омск	50 000–74 000
Ростов-на-Дону	50 000–75 000
Самара	52 000–75 000
Уфа	44 000–66 000
Челябинск	50 000–76 000

Соответственно, внештатный бухгалтер может обойтись компании на 20–25% дешевле.

Риск для бухгалтера

Для бухгалтера работа «за штатом» также имеет свои риски.

1. Временный характер работы. Часто развивающиеся компании берут бухгалтера «за штат» и в дальнейшем меняют его на штатного специалиста, что является риском.

2. Отсутствие права на отпуск. На гражданско-правовые договоры и договоры оказания услуг не распространяются условия Трудового кодекса. Кроме того, нельзя получить компенсацию при увольнении. Если заключенные договоры соответствуют признакам гражданско-правовых отношений, нормы трудового законодательства на них не распространяются и обязанность выплачивать компенсацию за неиспользованные отпуска не возникает, поскольку таковые вообще отсутствуют.

3. Неоплаченные больничные. Пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается работникам, которые трудятся на основании трудового договора (п. 1 ч. 1 ст. 2, ч. 1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Пример.

Главный бухгалтер А. И. Шестова является внештатным сотрудником организации «Альфа». Она на долгосрочной основе оказывает организации бухгалтерские услуги по гражданско-правовому договору.

С 07 по 14 августа А. И. Шестова болела и не сотрудничала с организацией. Однако пособие по временной нетрудоспособности организация ей не выплачивала, поскольку А. И. Шестова не состоит с организацией в трудовых отношениях.

В заключение отметим, что, вопреки распространенному мнению, суды не проявляют готовности признавать подобные отношения трудовыми. Например, об этом свидетельствует апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.2016 № 33-45186/2016. Поэтому если договор оказания услуг будет регламентировать все нюансы отношений сторон с необходимыми оговорками в терминах гражданского права, то переквалификация договору не грозит.

• Назад
• Вперёд