Поделиться статьёй:
Свистунова О. Н.,
практикующий юрист
Отчетность кадровика
Обязанность заполнять и представлять отчеты лучше закрепить за конкретным сотрудником. При этом необходимо иметь в виду, что какие-то отчеты кадровая служба готовит сама, а какие-то совместно с бухгалтерией. Нужно четко определить это в приказе о возложении обязанности по сдаче отчетов.
При наличии сотрудников работодатель независимо от формы собственности обязан представлять кадровую отчетность. Формирование такой отчетности происходит по утвержденным правилам и нормам.
Кадровый работник как должностное лицо несет административную ответственность за представление сведений/информации в следующие органы власти: центр занятости населения, военкомат, отделение ПФР и ФСС (осуществляет помощь в подготовке, основную работу чаще всего выполняет бухгалтерия), территориальная служба статистики.
Главное управление по вопросам миграции МВД России
В МВД необходимо сообщать в следующих случаях:
1. Компания приняла на работу иностранца по трудовому договору или уволила его. Об этом необходимо сообщить в территориальный отдел управления МВД по вопросам миграции в трехдневный срок со дня заключения или расторжения трудового или гражданско-правового договора (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Форма уведомления содержится в Приложении № 20 ФМС России от 28.06.2010 № 147, уведомить можно лично или по почте.
2. Иностранный работник нарушил условия договора (пп. 7 п. 8 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Форма, по которой подается уведомление, и срок подачи документа не установлены.
3. Иностранный работник самовольно оставил место работы или место пребывания, например, выехал из России и не сообщил об этом работодателю (пп. 8 п. 8 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Причем уведомить нужно не только МВД, но и ФСБ. Срок уведомления также не установлен, но лучше сообщить в государственные органы сразу же, как работник перестал появляться на работе без уважительных причин или отвечать на телефонные звонки, а работодатель не знает, где и как найти работника.
Штраф должностному лицу (кадровику) за неуведомление: от 35 до 50 тыс. руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ). Если нарушение произошло в Москве или Санкт-Петербурге, штраф увеличивается до суммы в размере от 35 до 70 тыс. руб.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Нормативными актами утверждено достаточно много разнообразных форм: сведения о численности и заработной плате работников (1-Т), сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда (1-Т (условия труда)), сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов (1-ПР), сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (1 кадры) и пр. Однако кадровый работник будет отвечать не за все отчеты, сдаваемые в статистику, а лишь за те, за которые его назначили ответственным.
Служба занятости населения
1. О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, а также квот для инвалидов (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
Форма подачи сведений о вакансиях утверждена приказом Минтруда России от 26.02.2015 № 125н. Срок – ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам. В некоторых регионах действует своя форма отчетности.
2. О том, что в отношении компании применяются процедуры о несостоятельности (банкротстве); информацию об осуществлении деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
3. О ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров. Юридическое лицо должно уведомить за два месяца, индивидуальный предприниматель – за две недели. Если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению – за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Форма уведомления – произвольная (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
4. О введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства уведомлять необходимо в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма уведомления произвольная.
Штраф должностному лицу за неуведомление службы занятости: от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).
ПРИМЕР ИЗ СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ
В своем постановлении от 30.11.2015 № 4а-679/2015 Самарский областной суд удовлетворил требование о привлечении к ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ за непредставление сведений (информации). Лицо, привлекаемое к ответственности, не приняло все зависящие от него меры по соблюдению требований, предусмотренных законодательством в сфере занятости населения. Сведений о наличии обстоятельств, объективно препятствующих выполнению лицом установленных законом обязанностей, в материалы дела не представлено. Из материалов дела следует: в результате прокурорской проверки выявилось, что из компании уволился сотрудник. При этом управляющий, который отвечал за кадры в компании, не отправил данные сведения в ГКУ СО «Центр занятости населения г. о. Самара», также не представил в госорган информацию о вакантных местах в 2014 году и ежеквартальные отчеты. Мировой судья подверг управляющего наказанию в виде штрафа размером 300 руб.
Сведения | Сроки | ||
---|---|---|---|
Необходимые для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов | Ежемесячно | ||
О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов | Ежемесячно | ||
О применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве) | |||
О ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров | Если названные мероприятия проводятся в организации | Не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий | |
Если названные мероприятия проводит индивидуальный предприниматель | Не позднее чем за две недели до начала проведения | ||
О сокращении численности или штата работников в случае, когда сокращение может привести к массовому увольнению работников организации | Не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий | ||
О введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели | В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий | ||
О приостановке производства |
Росстат
Для того чтобы кадровой службе определить, какие отчеты нужно сдавать по компании, необходимо зайти на сайт statreg.gks.ru и заполнить карточку поиска. Если там сведений нет, нужно дождаться письма органа статистики по обычной или электронной почте. Если перечень на сайте отличается от перечня, указанного в письме, ориентироваться нужно на письмо (письмо Росстата от 17.02.2017 № 04-04-4/29-СМИ).
Самые распространенные отчеты – это сведения о численности и заработной плате и движении работников и сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке.
1. Отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате и движении работников). Такой отчет должны сдавать почти все организации, кроме малых предприятий.
Если в компании больше 15 работников, сведения подаются раз в месяц. Если меньше 15, то раз в квартал. Форма для 2017 года утверждена приказом Росстата от 02.08.2016 № 379. С января 2018 года для отчетов будет действовать форма, которая утверждена приказом Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».
Если у юридического лица есть обособленные подразделения, форма заполняется по каждому подразделению.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Как заполнять форму, определено в Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-4, утвержденных приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.
2. Отчет по форме 57-Т (сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям). Подается юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), которые осуществляют все виды экономической деятельности (кроме финансовой и страховой деятельности; государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных и экстерриториальных организаций). Сведения подаются раз в два года. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 26.06.2017 № 430.
3. Отчет П-4 (НЗ) (сведения о неполной занятости и движении работников). Подается всеми компаниями, кроме малых предприятий, раз в квартал. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 02.08.2016 № 379.
4. Отчет 1-Т (сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда). Отчет подают все юридические лица, кроме малых предприятий, раз в год. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 01.09.2017 № 566.
Нарушение порядка представления статистической информации или представление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную ст. 13.19 КоАП РФ, а также ст. 3 Закона Российской Федерации от 13.05.1992 № 2761-1 «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности». Штраф должностному лицу компании – от 10 до 20 тыс. руб.
ПРИМЕР ИЗ СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ
Должностным лицом, уполномоченным представлять статистическую информацию в Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Республике Мордовия от имени МРО «Всероссийское добровольное пожарное общество» на основании приказа общества от 11.01.2016 № 02/16, являлся экономист-сметчик Ч. Она указанную обязанность не исполнила и была привлечена территориальным органом статистики к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях как должностное лицо, ответственное за представление статистической информации. Должностному лицу назначили штраф в размере 10 тыс. руб. Верховный суд Республики Мордовия в своем постановлении от 14.09.2016 № 4а-174/2016 в требовании об отмене актов о привлечении к ответственности по ст. 13.19 КоАП РФ (непредставление первичных статистических данных) отказал.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Определить число работников, которые должны вести воинский учет в организации, поможет п. 12 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
Военкомат
Сотрудник, который отвечает за ведение воинского учета, направляет в военкомат или орган местного самоуправления, если военкомат отсутствует, следующие сведения:
1. Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы или из образовательных учреждений, нужно направить в течение двух недель (пп. «а» п. 32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Сведения направляются по форме, указанной в Приложении № 9 к «Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях» (утв. Генштабом Вооруженных сил РФ 11.07.2017).
2. Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (пп. «б» п. 32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
3. Отчет по форме № 6. Его представляют ежегодно. В него входят списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 01 ноября – списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.
Если кадровик этого не сделает, его могут оштрафовать на сумму от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1, ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).
Ответственный за ведение воинского учета сотрудник должен направлять в военкомат или орган местного самоуправления (в случае отсутствия военкомата) следующие сведения:
В двухнедельный срок |
Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных учреждений) |
||
Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять, — по запросам соответствующих военных комиссариатов и(или) органов местного самоуправления |
|||
Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья |
Пенсионный фонд РФ
1. Отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Отчет необходимо представлять каждый месяц, до 15 числа каждого месяца (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). В отчет включают сведения обо всех лицах, с которыми в отчетном периоде у компании были действующие трудовые или гражданско-правовые договоры.
2. Сведения для оформления пенсий по форме СЗВ-СТАЖ. Данные передаются о застрахованном лице, подавшем заявление о назначении пенсии. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.
Непредставление в установленный законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования срок либо отказ от представления в органы Пенсионного фонда Российской Федерации оформленных в установленном порядке сведений (документов), необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
По Информации ПФ РФ от 26.01.2017 «О разъяснении представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета», на сайте фонда в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, которые в значительной степени облегчают процесс сдачи отчетов для плательщиков страховых взносов.
Налоговая инспекция
Сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ).
Эти сведения необходимо представлять ежегодно всем организациям и предпринимателям, кроме тех, которые не привлекали наемных сотрудников в прошлом году (не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована)).
Форма утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов и(или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).