Как подготовиться к проверке трудинспекции?

Сфера трудовых отношений находится под особым контролем государства. Работодатели знают, что несоблюдение норм трудового законодательства влечет за собой негативные последствия, вплоть до привлечения к уголовной ответственности. Одним из действенных способов снижения рисков является внутренний аудит организации, который поможет подготовиться к проверке трудинспекции.

Внутренний кадровый аудит – это проверка соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.

Возможные основания проведения внутреннего кадрового аудита:

• предполагается, что может быть проведена внеплановая проверка (риск обращения работника(-ов) в компетентные органы);
• проводится работа по устранению ранее выявленных нарушений;
• смена лиц, занимающихся кадровой работой; передача кадровой работы на аутсорсинг;
• собственный плановый аудит (инвентаризация, бухгалтерский отчет, смена собственника (руководителя), реорганизационные мероприятия и др. причины);
• существенные изменения в законодательстве, требующие внесения дополнений в локальные нормативные акты организации.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если внутренний аудит организации проводится регулярно или планируется сделать регулярным, то целесообразно разработать документы, регламентирующие данную деятельность (например, инструкцию о порядке проведения внутреннего аудита или положение).

Предположим, что организацию ООО «Альфа» ожидает плановая выездная проверка ГИТ, в связи с чем руководителем организации принято решение провести внутренний кадровый аудит. Кадровую работу в ООО «Альфа» ведет один специалист (инспектор по кадрам), который подчиняется заместителю директора. Внутренняя аудиторская структура в ООО «Альфа» не создавалась. Проведение подготовки к внутреннему кадровому аудиту поручили юрисконсульту, который подчиняется непосредственно директору ООО «Альфа». Штат АУП составляет 12 человек, включая директора, заместителя директора, главного бухгалтера. ООО «Альфа» осуществляет различные виды деятельности, основным видом являются транспортные услуги.

Подготовка к проведению внутреннего аудита

В первую очередь следует определить цель внутреннего кадрового аудита. В данном случае цель можно сформулировать как минимизацию возможных рисков ООО «Альфа», связанных с неправильным ведением кадровой документации, и улучшение деятельности кадровой службы. 

В зависимости от цели кадрового аудита формируется состав комиссии (аудиторской группы). В состав комиссии обязательно входит юрисконсульт. Другие члены комиссии включаются в ее состав исходя из возможностей организации. Важно исключить ситуацию, при которой фактически проверку будет выполнять один человек, а остальные члены комиссии лишь подписывают итоговые документы. Также важно, чтобы члены комиссии были уверены, что сделанные ими отрицательные выводы не повлекут для них негативных последствий в их дальнейшей работе. Определяя состав комиссии, нужно понимать, что члены комиссии временно не смогут исполнять свои должностные обязанности, в связи с чем включение в состав комиссии некомпетентных лиц либо «тех, кого не жалко» противоречит самой цели проведения аудита. Такой аудит не даст желаемого результата, т. е. не снизит риски привлечения организации к ответственности в силу зависимости, и(или) необъективности, и(или) некомпетентности членов комиссии.

Подготовка Объем Период проверки Состав группы Работы и процедуры

Оформление Приказ

Проведение Анализ содержания и оформления представленных документов Выявление недостающих документов

Выводы Отчет, или протокол, или акт

Следующий важный момент – сроки проведения аудита. Сроки зависят от предполагаемого объема работы. Если предстоит проверить кадровую работу в целом, или за большой промежуток времени, или детально исследовать какой-то определенный участок работы (например, все трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера за последние 5 лет), то такая работа займет значительное время. В рамках нашей темы (ожидаемая проверка ГИТ) необходимо, чтобы комиссия успела проверить кадровую документацию, проанализировать содержание документов, выявить нарушения (ошибки, несоответствия) в оформлении, систематизации и хранении документов, сделать выводы по итогам проверки, подготовить рекомендации по устранению выявленных нарушений. И, собственно, необходимо, чтобы оставалось время для работы по устранению нарушений (несоответствий) и исправлению ошибок до начала проверки ГИТ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Проверки соблюдения работодателями трудового законодательства проводят непосредственно трудовые инспекторы государственных инспекций труда. О предстоящем проведении плановой проверки (документарной и выездной) и, в некоторых случаях, внеплановой выездной проверки работодатель должен быть уведомлен трудовой инспекцией заранее.

Чтобы аудит был результативным, следует составить план проверки с указанием конкретных мероприятий и сроков их выполнения; в противном случае либо цель аудита может быть не достигнута, либо сроки проверки могут быть нарушены.

Допустим, перед комиссией были поставлены следующие задачи:

1) выявить отсутствующие локальные нормативные акты, наличие которых является обязательным для организации;

2) проверить кадровую документацию, связанную с оформлением приема на работу, движением кадров, прекращением (расторжением) трудового договора, на соответствие нормативным требованиям (по форме и содержанию);

3) провести аудит трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера;

4) составить рекомендации по оперативному устранению выявленных недостатков и нарушений.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Общее ограничение срока проведения каждой проверки трудовой инспекцией составляет 20 рабочих дней.

- Часть 1 ст. 13 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ.

Подготовка к внутреннему аудиту завершается изданием соответствующего приказа и ознакомлением с приказом членов комиссии под роспись.

 

Процедура внутреннего кадрового аудита

При проведении любого аудита удобно, а иногда и необходимо использовать номенклатуру дел организации. Номенклатура дел составляется и утверждается в конце текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года. В качестве основы для номенклатуры отдела кадров можно взять раздел 7 («Трудовые отношения») и раздел 8 («Кадровое обеспечение») Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, ОМСУ и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. При формировании собственного перечня кадровой документации целесообразно учитывать:

1) виды деятельности своей организации (ОКВЭД);

2) контингент организации (иностранные граждане, женщины, пенсионеры, инвалиды, несовершеннолетние и др.);

3) условия труда (нормальные или отклоняющиеся от нормальных).

ПЕРВОИСТОЧНИК

Номенклатура – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

- Основные правила работы архивов организаций, Коллегия Росархива, 06.02.2002.

В ходе проведения аудита члены комиссии используют составленные ими чек-листы (т. е. контрольные списки) и номенклатуру дел организации. Результаты проверки оформляются в виде отчета, который передается на рассмотрение директору ООО «Альфа». Рекомендации комиссии, изложенные в отчете на отдельном листе, передаются инспектору по кадрам и являются основанием для оперативного устранения выявленных нарушений и недостатков.

ПОЗИЦИЯ ФСС

В силу положений приказа № 558 на организации не возлагается обязанность по созданию всех указанных в нем документов; в нем определяются сроки хранения тех документов, которые могут образоваться в процессе деятельности организации.

Решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11.

Предположим, что комиссия пришла к следующим выводам:

 

ВАЖНО В РАБОТЕ

Внеплановая проверка в большинстве случаев проводится по обращениям граждан о нарушении работодателем трудового законодательства.

Общие рекомендации по улучшению работы с кадровой документацией

В ходе проведения проверки кадровой документации комиссия может учитывать основные показатели деятельности ГИТ (отчеты и информацию о результатах проведенных проверок), которые позволяют определить объем проверяемых ГИТ документов, в частности:

1. Коллективные договоры и соглашения.
2. Трудовые договоры.
3. Рабочее время и время отдыха.
4. Оплата труда.
5. Гарантии и компенсации.
6. Дисциплина труда и трудовой распорядок.
7. Материальная ответственность сторон трудового договора.
8. Регулирование труда женщин и лиц с семейными обязанностями.
9. Регулирование труда работников в возрасте до 18 лет.
10. Особенности регулирования труда других категорий работников.
11. Целевое использование средств на мероприятия по охране труда.
12. Проведение медицинских осмотров работников.
13. Обучение и инструктирование работников по охране труда.
14. Обеспечение работников СИЗ и коллективной защиты.
15. Проведение аттестации рабочих мест по условиям труда.
16. Санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников.
17. Обеспечение работников, занятых во вредных и(или) опасных условиях труда, лечебно-профилактическим питанием, молоком или другими равноценными пищевыми продуктами.
18. Соблюдение установленного порядка расследования, оформления и учета несчастных случаев на производстве.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если инспектором проводится документарная проверка, то в определенных случаях он вправе перевести ее в выездную.

Что проверять?

Минимальный перечень обязательных документов, который должен быть в организации и у ИП-работодателя:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Положение о защите персональных данных работников.
3. Инструкции по охране труда.
4. Журнал прохождения инструктажа по охране труда.
5. Трудовые договоры.
6. Трудовые книжки.
7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
8. Штатное расписание.
9. Графики отпусков.
10. Приказы по основной деятельности.
11. Приказы по личному составу.
12. Личные карточки № Т-2.
13. Табели учета рабочего времени.

ВАЖНО В РАБОТЕ

О проведении внеплановой выездной проверки работодатель должен быть уведомлен трудовой инспекцией не менее чем за 24 часа до ее начала любым доступным способом.

Другие локальные нормативные акты и кадровые документы могут быть включены в перечень обязательных документов работодателя при необходимости (например, если в трудовых договорах отсутствуют условия о системе оплаты труда, то Положение об оплате труда становится обязательным документом).

Сколько вы платите?

Не исключено, что при проверке ГИТ могут быть заданы вопросы относительно размера заработной платы отдельных работников организации. Если месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), ниже МРОТ, то данный факт может расцениваться как нарушение трудового законодательства. Однако если работник выполняет работу, которая имеет меньшую нагрузку (по норме времени и труда), то выплата работнику заработной платы менее МРОТ не может свидетельствовать о нарушении ст. 133 ТК РФ.

ПОЗИЦИЯ РОСТРУДА

Лишь в исключительных случаях акт проверки составляется непосредственно у работодателя.

- Письмо от 30.04.2013 № ПГ/3526-3-2.

Например, уборщица убирает помещение офиса площадью 73 кв. м, режим работы – через день, время уборки – полтора часа. Такая работа может быть оплачена ниже МРОТ. Другая ситуация: ГИТ полагает, что заработная плата водителя 10 тыс. руб. в месяц существенно ниже средней заработной платы по отрасли. В этом случае работодатель может привести доводы о том, что данный водитель работает в нормальных условиях: легковой автомобиль Нива-Шевроле 2013 г., водитель закреплен за главным бухгалтером, осуществляет поездки в черте города несколько раз в день, сверхурочных нет, вахты нет, других отклонений от нормальных условий труда тоже нет. При таких обстоятельствах размер заработной платы водителя соответствует количеству и качеству затраченного труда, а также сложности выполняемой работы.

ВАЖНО В РАБОТЕ

В отличие от налоговых проверок, в отношении трудовых проверок законодательство не устанавливает ограничений по временному периоду, за который инспекторы могут проверить документы работодателя. Поэтому трудовые инспекторы вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников.

Что предпринять?

Для того чтобы максимально снизить риски при проведении проверки организации (ИП-работодателя) Гострудинспекцией, целесообразно выполнение следующих условий:

1. Кадровую работу поручить компетентному лицу, которое знает и понимает специфику деятельности своей организации, знает, понимает и умеет применять нормы действующего законодательства и обладает возможностью высказывать руководству свое независимое мнение в конфликтной ситуации между работником и работодателем; то же самое относится к специалисту по охране труда; в противном случае кадровая служба лишь оформляет кадровые документы, и зачастую это происходит в нарушение действующего законодательства по устному распоряжению руководства.

2. Организация (ИП-работодатель) располагает полным перечнем обязательной документации (данный перечень не зависит от особенностей производственной деятельности, формы собственности, организационно-правовой формы).

3. Организация (ИП-работодатель) располагает необходимым перечнем документации, зависящим от особенностей производственной деятельности.

4. Организация (ИП-работодатель) своевременно вносит изменения и дополнения в кадровую документацию в соответствии с изменениями законодательства.

Штрафы-2015

С 01 января 2015 года административная ответственность за нарушение законодательства об охране труда, в том числе порядка проведения специальной оценки условий труда, будет предусматриваться ст. 5.27.1 КоАП РФ. Также устанавливается административная ответственность работодателя и его должностных лиц за неоформление трудового договора с работником либо необоснованное заключение гражданско-правового договора, связанного с использованием личного труда, по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ.

• Назад
• Вперёд