Поделиться статьёй:
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | КАДРОВЫЙ ОТВЕТ
Бортников В. В.,
практикующий юрист
Отчетность кадровика
Все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие в штате работников, обязаны за них отчитываться в разные государственные органы.
Одним из возможных кадровых отчетов является отчет в органы статистики по форме № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», утвержденный приказом Росстата от 24.07.2012 № 407. Хотя работодатели – индивидуальные предприниматели и «упрощенцы» как субъекты малого предпринимательства (ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ) и освобождены от представления указанного расчета, такая обязанность у них может возникнуть при проведении выборочных статистических наблюдений за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства, проводимых Росстатом, порядок проведения которых утвержден постановлением Правительства РФ от 16.02.2008 № 79.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
При наличии сотрудников работодатель независимо от формы собственности обязан представлять кадровую отчетность. Формирование такой отчетности происходит по утвержденным правилам и нормам.
Форма № П-4 заполняется отдельно по юридическому лицу и отдельно по каждому обособленному подразделению, периодичность представления отчета будет зависеть от численности этих подразделений. Для заполнения формы П-4 необходимо рассчитать среднюю численность работников. В среднюю численность работников включаются сотрудники, работающие по совместительству и договорам гражданско-правового характера. Средняя численность работников рассчитывается на основании табеля рабочего времени. Согласно п. 77 Указаний по заполнению этой формы средняя численность работников организации включает:
- среднесписочную численность работников;
- среднюю численность внешних совместителей;
- среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Среднесписочная численность
Согласно п. 78 Указаний среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца (с 1-го по 30-е или 31-е число или по 28-е или 29-е число – в феврале), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
При наличии выходных или праздничных (нерабочих) дней списочная численность принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день, в случае нескольких таких дней подряд списочная численность принимается равной ближайшему рабочему дню.
В соответствии с п. 81.5 Указаний среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.
Кадровый работник как должностное лицо несет административную ответственность за представление сведений/информации в следующие органы власти: центр занятости населения, военкомат, отделение ПФР и ФСС (осуществляет помощь в подготовке, основную работу чаще всего выполняет бухгалтерия), территориальная служба статистики.
Пример 1.
Организация имела среднесписочную численность работников в октябре 50 человек, в ноябре – 53 человека и в декабре – 61 человек. Среднесписочная численность работников за IV квартал 2014 г. составила 54 человека = ((50 + 53 + 61) : 3).
Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года, т. е. соответственно на 2, 3, 4 и т. д.
Пример 2.
Организация начала работать в октябре 2014 г. Среднесписочная численность работников составила в октябре 50 человек, в ноябре – 60, в декабре – 90 человек. Среднесписочная численность работников за период с начала года (за 12 месяцев) составила 16 человек = ((50 + 60 + 90) : 12).
К основным видам статотчетности по кадрам, прежде всего, относятся две формы: форма № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» и форма № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников».
Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.
В соответствии с п. 81.8 Указаний вновь созданные организации или организации, отработавшие неполный месяц, среднесписочную численность определяют путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы в неполном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в данном месяце.
Коммерческие и некоммерческие организации и их обособленные подразделения обязаны регулярно подавать в территориальные подразделения государственной статистики сведения о численности работников и заработной плате.
Пример 3.
Организация начала работать 29 декабря 2014 г. Списочная численность работников за декабрь составила:
- 29 декабря – 10 человек;
- 30 декабря – 13 человек;
- 31 декабря – 20 человек.
Среднесписочная численность работников в декабре составила 1 человека ((10 + 13 + 20) : 31).
Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.
Пример 4.
Организация вновь создана и начала работать в декабре 2014 г. Среднесписочная численность работников за декабрь составляла 90 человек. Следовательно, среднесписочная численность работников за IV квартал для этой организации составила 30 человек (90 : 3).
Если организация работала неполный год (сезонный характер работы или создана после января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.
Освобождены от отчетности по форме № П-4 малые предприятия и индивидуальные предприниматели. Однако они могут быть включены в выборочную проверку.
Пример 5.
Организация с сезонным характером работы начала работать в апреле и закончила в августе. Среднесписочная численность работников составляла в апреле 90 человек, в мае – 95, в июне – 93, в июле – 90, в августе – 93 человека.
Среднесписочная численность работников за год составила 38 человек ((90 + 95 + 93 + 90 + 93) : 12).
В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Полный перечень работников, включаемых в списочную численность целыми единицами, перечислен в п. 79 Указаний.
Также необходимо учесть то, что при определении среднесписочной численности работники учитываются пропорционально отработанному времени.
Списочный состав – это все постоянные, временные, сезонные работники, принятые на работу по трудовому договору, учитываемые в составе только одного предприятия. В расчет включаются все явившиеся на работу и не явившиеся по всем причинам (отпуск, болезнь, выходные и т. д.), а работающие неполное время округляются до 1 единицы.
Расчет средней численности работников за каждый календарный день производится в следующем порядке:
а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:
- 40 часов – на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);
- 36 часов – на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);
- 24 часа – на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);
б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).
Работники, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.
Внешние совместители выполняют работу на данном предприятии не более чем на 0,5 ставки и входят в списочную численность другого предприятия. Эти сотрудники рассчитываются пропорционально отработанному времени как целые единицы.
Пример 6.
В организации пять работников в декабре были заняты на работе неполное рабочее время:
- два работника отработали по 4 часа в день, каждый из них по 22 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4,0 часа : 8 часов);
- три работника отработали по 3,2 часа в день 22, 10 и 5 рабочих дней соответственно. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 часа : 8 часов).
Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,6 человека = (0,5 x 22 + 0,5 x 22 + 0,4 x 22 + 0,4 x 10 + 0,4 x 5) : 23 рабочих дня в декабре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.
Согласно п. 80 Указаний по заполнению формы № П-4 в списочную численность не включаются работники:
- принятые на работу по совместительству из других организаций. Их учет ведется отдельно (работники, оформленные в организации на две, полторы или менее одной ставки либо как внутренние совместители, учитываются в списочной численности как один человек (внутренний совместитель учитывается один раз по месту основной работы));
- выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
- собственники данной организации, не получающие заработную плату;
- другие работники, перечисленные в обозначенном пункте.
Гражданско-правовые договоры могут заключаться с одним лицом на нескольких предприятиях одновременно (подрядный работник). На указанном предприятии такой сотрудник учитывается как полный на весь срок договора.
В соответствии с п.п. 82, 81.3 Указаний средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время.
Средняя численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, рассчитывается по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.
Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.
Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Сведения представляются в зависимости от средней численности работников (включая совместителей и гражданско-правовые договоры).
В случае заключения договора гражданско-правового характера между организацией и учебным заведением о прохождении учащимися образовательных учреждений производственной практики в организации в отчет организации включаются данные о численности и заработной плате учащихся независимо от того, как начислялась заработная плата – непосредственно учащимся или перечислялась учебному заведению.
В среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются:
- индивидуальные предприниматели, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера;
- лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров гражданско-правового характера;
- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.
Нарушение порядка представления статистической отчетности (неверные сведения, несоблюдение сроков) чревато штрафом в размере 3000–5000 руб.
Статья 13.19 КоАП РФ.
Воинский учет
В соответствии с Федеральным законом «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все организации обязаны вести воинский учет. Так же, как и в случае со статистической отчетностью, обязанность по воинскому учету вменяется только организациям. Индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности представлять отчетность в военкомат (или в ОМСУ) в силу закона.
Порядок осуществления воинского учета регулируется постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете». Основным документом, регламентирующим представление отчетности по воинскому учету граждан, являются Методические рекомендации Генерального штаба Вооруженных сил РФ по ведению воинского учета в организациях (2008 г.).
Несвоевременное представление в военкомат сведений об изменениях состава – штраф 300–1000 руб.
В целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, и обеспечения поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в документах воинского учета, ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники) организаций должны:
- направлять в 2-недельный срок в военкомат или ОМСУ сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, и о принятии или увольнении их с работы;
- направлять в 2-недельный срок по запросам военкоматов или ОМСУ необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;
- представлять ежегодно, в сентябре, в военкомат списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста;
- до 01 ноября – списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет;
- сверка не реже 1 раза в год сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета военкоматов или ОМСУ;
- вносить в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в 2-недельный срок сообщать об указанных изменениях в военкомат;
- именной список граждан женского пола, получивших подготовку по профессии (специальности, направлению подготовки) и подлежащих постановке на воинский учет;
- в течение всего календарного года организации разрабатывают план работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, и согласовывают его с военкоматом.
Работодатель обязан представлять в военкомат списки работающих мужчин 15–16-летнего возраста ежегодно, в сентябре.
Необходимо отметить, что военкоматы и ОМСУ проверяют организации на предмет полноты охвата граждан воинским учетом, качества осуществления такого учета, достоверности данных, содержащихся в личных карточках, организации и обеспечения исполнения гражданами обязанностей по воинскому учету, выполнения должностными лицами организаций требований ФЗ от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положения о воинском учете.
Периодичность проведения проверок составляет не реже одного раза в три года в организациях с численностью работающих граждан менее 500 человек.
При возникновении определенных обстоятельств работодатель обязан известить о них ЦЗН.
Ответственность за непредставление в установленный срок списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, и несообщение сведений о принятых на работу либо уволенных гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, установлена ст. 21.1, п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ, в соответствии с которыми на должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 300 до 1000 рублей.
Центр занятости населения
Взаимодействие между территориальным ЦЗН и работодателем может происходить на регулярной основе, т. к. в некоторых регионах ЦЗН обязывает работодателей представлять информацию о наличии вакантных мест даже в отсутствие вакансий (с отметкой об их отсутствии).
При возникновении определенных условий (см. таблицу на стр. …) работодатель обязан известить ЦЗН по формам, которые установлены Положением об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения, утвержденным постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 № 99. Впрочем, в регионах могут быть утверждены другие формы уведомлений, которые более адаптированы к современным программам учета.
Помимо прочего, работодатель обязан представлять отчетность в органы занятости населения. Однако обязанность по представлению такой отчетности во многом зависит от наступления определенных событий, таких как сокращение штатов, банкротство и т. д.
Основным нормативным документом, регламентирующим представление отчетов, является Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».
| Отчет | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Информация о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов | Ежемесячно | Пункт 3 ст. 25 Закона № 1032-1 |
| При принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем |
Работодатель-организация не позднее чем за 2 месяца Работодатель – индивидуальный предприниматель не позднее чем за 2 недели |
Пункт 2 ст. 25 Закона № 1032-1 |
| При введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства | В течение 3 рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий | Пункт 2 ст. 25 Закона № 1032-1 |