Письма отдела кадров

Сотрудникам отдела кадров помимо основных функций, таких как оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством; учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; регистрация, хранение, заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам; ведение и хранение личных дел сотрудников, подготовка к сдаче и сдача в архив; составление графика отпусков и контроль его исполнения; оформление и регистрация больничных листов и другие, иногда приходится составлять письма в различные организации, органы власти и самим работникам.

Прежде всего, стоит сказать, что основное назначение письма как документа – передача информации, поэтому письма могут быть нескольких видов: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и т. д. В практике отдела кадров написать письмо требуется чаще всего при необходимости:

• сопровождения каких-либо документов, пересылаемых адресату, например трудовой книжки (сопроводительное письмо);
• ответа на запросы из различных организаций и граждан (письмо-ответ);
• выяснения какой-либо информации (письмо-запрос).

Так, письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в деятельности организации. Как правило, письма принято писать на фирменных бланках организации, где уже имеются реквизиты отправителя. Не стоит пренебрегать внешним видом бланка, так как он является важнейшей составляющей фирменного стиля, наличие которого является признаком хорошего тона и элементом престижа, поэтому к его оформлению следует подойти ответственно.

Приступая к составлению текста письма, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• излагайте суть дела простыми короткими предложениями;
• употребляйте термины в общепринятом значении, избегая двоякого толкования;
• не применяйте устаревшие слова и слова из профессионального жаргона.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) в письмах используются следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим Вашего содействия», «направляем на рассмотрение», «предоставляем по запросу»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить», «сообщаю
  о возможности»);
• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ведомство считает возможным», «совет директоров предлагает»).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Желательно, чтобы письмо касалось одного вопроса. Если же необходимо затронуть несколько вопросов, желательно, чтобы они были тематически взаимосвязаны.

Как уже было сказано, оформление письма производится на фирменном бланке, который, в зависимости от учредительных документов организации, может содержать следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30-2003):

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации, ОГРН и ИНН/КПП юридического лица;
• наименование организации и справочные данные о ней;
• дату документа и регистрационный номер;
• ссылку на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем);
• место составления или издания документа;
• сведения об адресате;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметку о наличии приложения;
• подпись и отметку об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Существует несколько видов деловых писем, разница в том, какую информацию мы хотим получить. Рассмотрим некоторые примеры.

Письмо-просьба

В данном письме излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Например, организации-работодателю необходимо узнать дополнительную информацию о соискателе от его прежнего работодателя. Настаивать в данном случае бесполезно, возможно, данная информация будет являться конфиденциальной.

 

 

Также данным письмом можно получить информацию о подтверждении/опровержении обучения сотрудника в учебном заведении, о подлинности листка нетрудоспособности (действительно ли сотрудник находился в стационаре или наблюдался амбулаторно) и т. д.

Сопроводительное письмо

Назначение данных писем в том, чтобы донести до адресата информацию о названии и объеме прилагаемых документов и материалов. Подобного рода письма оправдывают себя в тех случаях, когда содержат дополнительные разъяснения к приложенному документу. Структура сопроводительного письма предполагает наличие ссылки на приложение.

 

 

 

Письмо-запрос

Данный вид письма составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно о наличии, например, определенного количества трудовых книжек, канцтоваров, условиях поставки, сроках поставки, способе доставки; при необходимости получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т. п.

В отличие от письма-просьбы, в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.

 

Письмо-отказ

К сожалению, бывают такие ситуации, в которых приходится писать письма-отказы. Рассмотрим на примере отказа в приеме на работу. Дабы облегчить себе работу по написанию данного письма, возьмите данные, предоставленные соискателем (резюме, автобиография, анкета), сопоставьте их с должностной инструкцией, и можно приступать к написанию письма.

 

 

Письмо-подтверждение

Основное назначение таких писем – подтвердить адресату получение от него соответствующей информации, а также они служат для подтверждения готовности автора к совершению тех или иных ранее согласованных действий.

Письма-подтверждения в большинстве случаев состоят из одного абзаца, несущего в себе всю необходимую информацию. Принято дополнять указанный абзац заключительной формулой вежливости (такое же правило действует в отношении некоторых других видов деловых писем).

 

 

Письмо-поздравление

Достаточно распространенный вид писем. К сожалению, не всегда есть возможность поздравить лично с профессиональными праздниками, назначением на должность, награждением и т. д. Вот тогда на помощь и приходят письма-поздравления. Как правило, такие письма должны дойти до адресата своевременно, т. е. в день соответствующего события; носить личный характер и включать слова «поздравляю», «поздравляем».

 

 

Письмо-уведомление

ТК РФ содержит целый перечень случаев, когда работодатель обязан письменно уведомить работников, например, о начале отпуска, о переводе на другую работу, о сокращении и т. д. Такие письма содержат, кроме прочего, предложения адресату.

 

 

Что касается сроков подготовки писем и ответов на них, стоит отметить, что в случае подготовки ответа на запрос контролирующих органов письмо должно быть написано в сроки, определенные в ранее полученном от такого органа письме.

Для обычного письма – не более месяца, т. е. 30 дней с момента поступления письма в организацию. В случае поступления писем, в которых указан срок предоставления ответа, – срок, учитывающий время, необходимое для подготовки и доставки ответа. А для срочных письменных обращений, например телеграмм, – двое суток с момента их получения.

И, конечно же, для удобства сроки ответов на письма лучше закрепить в локальном нормативном акте организации.

• Назад
• Вперёд