Поделиться статьёй:
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | КАДРОВЫЙ ОТВЕТ
Верстакова Е. В.,
практикующий бухгалтер
Дистанционные работники
Как и любой наемный труд, дистанционная работа подлежит контролю со стороны государства. При этом дистанционная работа имеет специфику, а дистанционные работники – особый статус.
Основополагающим нормативным актом во взаимоотношениях между дистанционным наемным работником и работодателем является ТК РФ, в частности его гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционная работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
Иными словами, это работа вне офиса компании, с возможностью не появляться там по правилам, прописанным в коллективном договоре компании, но с обязанностью иметь определенный вид связи с работодателем, будь то «скайп», социальная сеть, электронная почта и т. д.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Дистанционная работа является одной из гибких форм занятости, не требующих постоянного присутствия на рабочем месте. Отметим, что гибкий, эффективно функционирующий рынок труда является важнейшей составляющей инновационной экономики. Об этом говорится в параграфе 6 раздела 3 Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утв. распоряжением Правительства РФ от 17.11.2008 № 1662-р.
Стоит обратить внимание, что с дистанционными работниками заключается именно трудовой договор, а не гражданско-правовой. А это означает, что в штатном расписании организации должна быть предусмотрена вакансия на должность, которая предполагается быть дистанционной. После найма работника с ним заключается трудовой договор, в котором обязательно прописывается режим и порядок работы дистанционного сотрудника, порядок оплаты его работы, а также способы коммуникации с ним.
Очень близкое понятие к удаленной работе – понятие фриланса (от англ. freelancer – «вольный» работник). Этих работников отличает от дистанционных количество работодателей, а точнее, заказчиков работ. Дистанционный работник принимается в штат и работает по трудовому договору на одного работодателя. Он может работать и на нескольких, но во всех остальных случаях (кроме первого) работа будет работой по совместительству. Фрилансер же работает не на работодателя, а принимает заказы от покупателей его услуг. Это уже работа не по трудовому, а по гражданско-правовому договору, и регулируется она соответственно не ТК РФ, а ГК РФ. Условия работы у дистанционных работников и фрилансеров практически совпадают. Фрилансеры также посредством телекоммуникационных каналов связи принимают техническое задание на работу и сдают его через оговоренное в договоре время.
Что касается услуг, которые могут оказывать фрилансеры или дистанционные сотрудники, законодательство никоим образом не ограничивает перечень работ и услуг, которые могут оказываться этими лицами. Главным фактором здесь будет являться условие договора, в котором будет обозначено, каким образом принимаются работы и какого они должны быть качества.
Преимущества и недостатки дистанционной работы для работодателя
| Преимущества | Недостатки |
|---|---|
|
|
Преимущества и недостатки дистанционной работы для сотрудника
| Преимущества | Недостатки |
|---|---|
|
|
Организации рабочего процесса при дистанционной работе помогает развитие информационных технологий. Посредством электронного документооборота работодатель имеет возможность поручать работнику задания, оперативно корректировать результаты его работы и т. д.
Порядок взаимодействия работодателя с дистанционным работником
Порядок взаимодействия работодателя и дистанционного сотрудника описан также в ст. 312.2 ТК РФ. Данный порядок предусматривает обмен как бумажными документами, так и электронными. Причем речь идет не только о документах, связанных с исполнением сотрудником своих обязанностей. Обмен трудовыми договорами также может быть осуществлен в электронном виде. У работодателя при электронном обмене трудовым договором с дистанционным работником возникает обязанность выслать договор на бумажном носителе со своей подписью и печатью в адрес дистанционного работника по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В свою очередь работник при приеме на работу также может всю документацию, предусмотренную ст. 65 ТК РФ, предоставить следующим образом: в адрес работодателя отправляются нотариально заверенные копии документов сотрудника заказным письмом с уведомлением о вручении.
Что касается ознакомления сотрудника с положениями организации, с которыми есть обязанность ознакомиться под роспись, то тут ситуация обстоит следующим образом. При приеме на работу дистанционного сотрудника ему оформляется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись. Такая же должна быть и у работодателя. Разумеется, что право использования этой подписи должно быть строго ограничено, т. е. со стороны сотрудника подписывать документы ЭЦП может только непосредственно нанятый работник, а со стороны работодателя – уполномоченное приказом руководителя лицо либо сам руководитель, если фирма небольшая. Таким образом, весь обмен документами, в т. ч. и ознакомление под роспись сотрудника с локальными нормативными актами, осуществляется при помощи ЭЦП.
Отличительными признаками дистанционной работы являются:
- выполнение работником трудовой функции вне территории, прямо или косвенно контролируемой работодателем;
- осуществление коммуникаций между работником и работодателем, в т. ч. через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования (в т. ч. через Интернет).
Страховое обеспечение по социальному страхованию
Дистанционные работники, как и работники, принятые на работу в привычных для нас условиях, подлежат обязательному страхованию. Согласно ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ заработная плата дистанционного работника относится к выплатам, облагаемым страховыми взносами, то есть с начисленных сумм сотрудникам, работающим дистанционно, работодатель уплачивает страховые взносы в Фонд социального страхования (страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством), в Пенсионный фонд и в Фонд обязательного медицинского страхования. А это означает, что дистанционный работник получает такое же страховое обеспечение, как и любой другой сотрудник, работающий в штате организации.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами работником, впервые заключающим трудовой договор, данный работник получает страховое свидетельство государственного пенсионного страхования самостоятельно.
- Часть 4 ст. 312.2 ТК РФ.
При наступлении случая нетрудоспособности или материнства дистанционный работник должен предоставить работодателю оригиналы соответствующих документов, например лист временной нетрудоспособности. Для того чтобы оригиналы не были утеряны, документы необходимо отправить почтой России заказным письмом с уведомлением.
Порядок выдачи копий документов
Согласно ст. 62 ТК РФ каждый сотрудник имеет право на получение копий документов, связанных с его работой. Это могут быть приказ о приеме на работу или о переводе на другую работу/должность, приказ об увольнении, выписка из трудовой книжки или непосредственно копия трудовой книжки, справки о заработной плате, справка 2-НДФЛ и т. д. Как правило, требуются копии, заверенные уполномоченным лицом или руководителем организации, поэтому работодатель в таком случае обязан в течение 3 рабочих дней после получения письменного заявления сотрудника (оно может быть подано электронно) выслать надлежащим образом оформленные документы в адрес работника заказным письмом с уведомлением о вручении. Сотрудник может отметить в заявлении, что документы необходимо выслать с помощью электронного документооборота, например, если они нужны срочно.
Отметим, что в связи с необходимостью обмена бумажными документами в определенных случаях работник будет тратить свои деньги на почтовую пересылку документов, но порядок возмещения работодателем таких почтовых расходов ТК РФ не предусмотрен.
Трудовая книжка дистанционного работника
В отношении дистанционных работников трудовая книжка не обязательна:
- по соглашению между работником и работодателем сведения о дистанционной работе могут
не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, соответственно, при заключении трудового договора о дистанционной работе впервые трудовая книжка ему может не выдаваться. В этом случае основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе (ч.ч. 2, 6 ст. 312.2 ТК РФ); - при отсутствии такого соглашения дистанционный работник должен представить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением
(ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ).
Так что при наличии указанного соглашения между работодателем и дистанционным работником не нужно оформлять трудовую книжку работнику, который трудоустраивается впервые, как того требует п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, или же делать записи о дистанционной работе в уже имеющейся у работника трудовой книжке.
При отсутствии такого соглашения действия с трудовой книжкой осуществляются в соответствии с общеустановленным порядком.
Прием на работу дистанционного работника должен быть оформлен надлежащим образом в соответствии с общими требованиями, установленными Трудовым кодексом РФ в отношении всех категорий работников, а также с учетом специфики дистанционной работы, предусмотренной гл. 49.1 ТК РФ.
Возникает ли обособленное подразделение
Отметим сразу, что точного ответа на этот вопрос нет. Законодательство на эту тему неоднозначно. Так, согласно ст. 11 НК РФ обособленное подразделение организации – любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Таким образом, место, где дистанционный сотрудник осуществляет свои трудовые функции, является обособленным подразделением организации.
Но, как говорилось выше, дистанционная работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
В Трудовом кодексе РФ есть понятие «рабочее место» (часть шестая ст. 209 ТК РФ), но нет такого понятия, как «стационарное рабочее место».
Минфин России в своем письме от 17.07.2013 № 03-02-07/1/27861 разъясняет, что в определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, указанных в п. 2 ст. 11 НК РФ. В соответствии с п. 9 ст. 83 НК РФ в случае возникновения у налогоплательщика затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе решение на основе представленных им сведений принимается налоговым органом. Налогоплательщик вправе обратиться в налоговый орган по месту нахождения организации или налоговый орган по месту осуществления деятельности организации, который принимает указанное решение исходя из представленных организацией документов о выполнении ее работниками дистанционной работы.
Таким образом, по сути, решение о подразделении остается за налоговым органом.
Понятия «рабочее место» и «стационарное рабочее место»
| Понятие | Содержание | Основание |
|---|---|---|
| Рабочее место | Место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя |
Часть 6 ст. 209 ТК РФ |
| Стационарное рабочее место | Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца | Абзац 20 п. 2 ст. 11 НК РФ |
| Стационарное рабочее место монтажника санитарно-технических систем и оборудования:
- находится в отдельном помещении; - оборудуется верстаком с кассетами для технической документации, ящиками с набором необходимого инструмента, рабочим столом, стулом, наждачным и трубогибочным станками, набором защитных средств, обусловленных правилами техники безопасности; - оборудуется специальной сигнализацией |
Пункт 2.1.6 Рекомендаций по нормированию и оплате труда работников гостиничного, банно-прачечного хозяйств и ритуального обслуживания населения, утв. приказом Минстроя России от 15.11.1994 № 11 |
|
| Стационарное рабочее место рабочего, занятого на ремонтно-строительных работах: - находится в отдельном помещении; - оборудуется в зависимости от характера деятельности: верстаком и ящиками с набором необходимого оборудования, инструмента, рабочим столом и стулом, различными стендами и электрическими панелями, стеллажами для размещения и хранения приспособлений, инструмента, вспомогательных материалов |
Пункт 2.5 Нормативов численности работников оздоровительных комплексов (пансионатов и домов отдыха) предприятий, организаций и учреждений отраслей народного хозяйства, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 08.01.1990 № 12/2-24 |
|
| Стационарное рабочее место в слесарной мастерской слесаря-ремонтника, занятого ремонтом спортивно-технологического оборудования, оборудуется верстаком, сверлильным станком, стеллажами, слесарным и столярным инструментом | Пункт 2.1.9 Нормативов численности работников, занятых техническим обслуживанием специализированных спортивных сооружений, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.04.1987 № 258/12-1 |
Воспользовавшись определениями стационарного рабочего места из других нормативных правовых актов, можно сделать вывод, что рабочим местом дистанционного работника будет любое место, не отвечающее признакам, перечисленным в вышеуказанной таблице. Это значит, что дистанционный сотрудник может работать (при наличии под рукой компьютера и доступа в Интернет) и дома, и в кафе, и на даче, и на пляже, и в поезде и т. д.
Немало особенностей имеют трудовые отношения с иностранным дистанционным работником. О них мы расскажем в одном из ближайших номеров журнала «Упрощенная бухгалтерия».
Отправляем дистанционного работника в командировку
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Поскольку дистанционный работник является штатным сотрудником организации, то на него распространяются нормы тех же локальных нормативных актов организации и соответственно нормы законодательства РФ.
Во-первых, за ним сохраняется его рабочее место на время командировки, время нахождения в командировке оплачивается исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев.
Что касается командировочных расходов, таких как проезд, проживание, суточные и т. д., в ст. 167 ТК РФ сказано, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений, определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ.
Таким образом, дистанционный сотрудник имеет право на компенсацию вышеуказанных трат. Для налогообложения эти траты согласно ст. 346.14 НК РФ могут включаться в расходы и уменьшать налогооблагаемую базу по налогу УСН. Однако в НК РФ дан закрытый перечень того, что относится к командировочным расходам (п. 13 ст. 346.14 НК РФ):
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника
на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); - суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Возникает очевидный вопрос: является ли командировкой поездка сотрудника до места нахождения работодателя? Ответ – да. Поскольку местом его работы является место его нахождения, то поездка в другую местность (другой населенный пункт) будет являться командировкой. А значит, сохраняются все вышеуказанные гарантии.
Для того чтобы работодателю выполнить требования по охране труда дистанционных работников, нужно:
- провести вводный инструктаж по охране труда с таким работником;
- внести сведения о проведении вводного инструктажа по охране труда в регистрационную форму (например, в журнал регистрации инструктажей, форма которого разработана работодателем самостоятельно).
Учитывая специфику дистанционной работы, проводить вводный инструктаж можно путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (часть пятая ст. 312.1 ТК РФ).
О применении районных коэффициентов
Если дистанционный работник физически находится на территории, относимой к Крайнему Северу, то возникает вопрос о применении районных коэффициентов к его заработной плате. Ведь фактически дистанционный работник выполняет свои трудовые функции по месту своего нахождения, а не по месту нахождения работодателя.
Писем контролирующих органов на предмет разъяснения применения районных коэффициентов за работу в особых климатических условиях нам найти не удалось. Однако есть судебная практика на эту тему. Так, в определении Верховного суда от 06.05.2011 № 78-В11-16 отмечается, что, как следует из преамбулы Закона Российской Федерации от 19.02.1993 № 4520-I «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», его целью является установление государственных гарантий и компенсаций, необходимых для возмещения дополнительных материальных и физиологических затрат гражданам в связи с работой и проживанием в экстремальных природно-климатических условиях Севера. Исходя из системного толкования преамбулы указанного Закона, ч. 2 ст. 146, ст.ст. 148, 315 и всей гл. 50 ТК РФ, устанавливающих повышенную оплату труда за работу в особых климатических условиях, положений ч. 3 ст. 37 Конституции РФ, предусматривающей право на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации, выводы суда кассационной инстанции о том, что выплата районного коэффициента и процентной надбавки связана только с местностью, в которой находится организация, а не с местностью, в которой лицо выполняет трудовые обязанности, являются неправильными, не соответствующими указанным положениям закона.
Проще говоря, дистанционный работник имеет право на надбавки к заработной плате в виде применения районных коэффициентов за работу в особых климатических условиях.
В отношении условий труда надомников и дистанционных работников специальную оценку условий труда не проводят.
СОУТ
Согласно ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» СОУТ не проводится в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями – физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями. Таким образом, двоякой трактовки быть не может, специальная оценка в отношении труда дистанционных сотрудников любых организаций, в том числе применяющих УСН, не производится.
Принципиальные отличия дистанционных работников и надомников
| Особенности | Дистанционные работники | Надомники |
|---|---|---|
| Регулирование труда | Глава 49.1 ТК РФ | Глава 49 ТК РФ, постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17-99 «Об утверждении Положения об условиях труда надомников» |
| Отличительный признак работы | Использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в т. ч. Интернета, для:
|
Нет |
| Направленность труда |
|
|
| Привлечение к работе членов семьи работника | Главой 49.1 ТК РФ такая возможность не закреплена, но проконтролировать исполнение трудовых обязанностей лично работником работодатель не сможет | Возможно, но между ними и работодателем трудовые отношения не возникают |
| Рабочее место | Любое место вне места расположения работодателя, его подразделений, территорий, объектов, вне стационарного рабочего места (дом, дача или гараж работника, арендованное работником рабочее место в каком-то совместном офисе, где параллельно трудится несколько дистанционных работников, кафе, пляж и др.) | Место жительства работника |
| Форма трудового договора, дополнительных соглашений к нему | Либо на бумажном носителе, либо в электронном виде | Только на бумажном носителе |
| Электронный документооборот | Предусмотрен | Не предусмотрен |
| Наличие ограничений по состоянию здоровья | Нет | Есть (ст. 311 ТК РФ) |
| Установление графика работы | Самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре |
Самостоятельно |