Поделиться статьёй:
УСН | ДОХОДЫ-РАСХОДЫ
Дронов О. Б.,
практикующий юрист
Учет телефонных звонков сотрудников
Существует множество профессий, которые просто бы не существовали, не будь мобильного телефона. И совершенно закономерно, что работодатель был вынужден задуматься об обеспечении мобильными телефонами сотрудников, в работе которых они предполагаются. Отсюда возникла новая статья расходов – на телефонные звонки, с которой мы сейчас попробуем разобраться.
Первый вариант, который может использовать работодатель, – это выдать сотруднику сим-карту, а сам мобильный телефон сотрудник использует свой. Работодатель оформляет с сотрудником договор аренды на его мобильный телефон и, установив арендную плату за него, выплачивает ее сотруднику. Работодателю это удобно, так как все оформлено документально должным образом и не вызовет лишних вопросов у проверяющих органов. А вот сотруднику это невыгодно, так как полученные им суммы арендных платежей будут считаться его доходом, и он будет обязан оплатить с них НДФЛ. К тому же, если мобильный телефон взят в аренду организацией, его могут использовать в своей работе и другие сотрудники. А так как сим-карта корпоративная, она не подразумевает совершения по ней личных звонков. Звонки по корпоративной сим-карте строго отслеживаются, так как возможна ситуация, что, совершив личный звонок за счет средств корпоративной сим-карты, сотрудник мог лишить себя возможности совершить следующий служебный звонок из-за недостатка денежных средств на счету, а это теоретически могло повлечь за собой серьезные последствия для всей организации в целом. Поэтому, если мобильный телефон берется в аренду и на нем отсутствует функция «двух сим-карт», стоит взять и личную сим-карту сотрудника в аренду – это второй вариант.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Оплата сотруднику в рамках договора аренды за использование в служебных целях мобильного телефона облагается НДФЛ, поскольку является доходом налогоплательщика – физического лица.
Тогда за служебные разговоры сотруднику будет производиться возмещение денежных средств на основе анализа детализированных счетов, при этом сотрудник не будет платить НДФЛ с таких компенсаций. Также работодатель может сначала полностью оплачивать расходы сотрудника по услугам связи, а потом уже вычитать из суммы заработной платы стоимость личных звонков, производя соответствующий анализ звонков. Работодатель не должен допускать ситуации, когда при вычитании из заработной платы работника суммы за личные звонки они превышают размер среднего заработка сотрудника, так как могут возникнуть сложности с проверяющими органами. Если договор аренды на сим-карту отсутствует и сотруднику просто возмещают расходы на связь на основе детализации звонков, работодателю будет проблематично признать такие расходы для уменьшения налогооблагаемой базы.
Также, чтобы не создавать себе лишнюю работу по анализу звонков сотрудников, работодатель может оплачивать безлимитный тариф. В таком случае, как правило, просто устанавливается допустимый лимит на период; всё, что будет потрачено сверх него, сотрудник оплачивает сам (так как во время пользования рабочей сим-картой он совершал наряду со служебными звонками и личные).
Нужно ли выплачивать компенсацию за использование имущества?
Третий вариант – сотрудник использует свой личный мобильный телефон, договор аренды с работодателем не оформляется, при этом рассчитывается сумма компенсации за использование этого телефона. Это наиболее часто используемый способ, так как, в отличие от первого, более выгоден сотруднику. С суммы компенсации не уплачивается НДФЛ, и пользоваться своим личным телефоном сотрудник может в обычном порядке, то есть без предоставления его в случае нужд организации другим сотрудникам, как это предусмотрено при первом варианте.
Как рассчитывать сумму компенсации, организация должна решить заранее. Либо это будет расчет, основанный на количестве совершаемых по этому телефону служебных звонков, либо на основе расчета нормы амортизации. Сумму компенсации лучше всего устанавливать фиксированную, исходя из покупной стоимости мобильного телефона, текущей рыночной ситуации и уровня инфляции. Расчет по количеству совершенных служебных звонков крайне кропотлив, так как нужно проводить подробную детализацию всех звонков сотрудника, исключая личные звонки. Это целесообразно, если стоимость телефона невысокая и использоваться он будет не очень длительный период. Если мобильный телефон имеет довольно высокую стоимость (более 40 000 руб.), то рассчитывать компенсацию нужно путем расчета нормы амортизации.
С 01 января 2016 года амортизируемым имуществом будет признаваться имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.
Если аппарат и сим-карта предоставляются работодателем. Вместе или раздельно?
Четвертый вариант – когда организация может позволить себе покупку своим сотрудникам мобильных телефонов, а не только корпоративных сим-карт. С продавцом телефонов и оператором связи заключается договор на покупку корпоративных аппаратов и предоставление корпоративной связи. В этом случае осуществляется строгий учет и мобильных телефонов, и сим-карт. Они выдаются сотрудникам под роспись, после чего сотрудник несет полную материальную ответственность за них, а в случае утери или причинения вреда имуществу организации обязан компенсировать расходы из личных средств. Как уже говорилось ранее, использование корпоративной сим-карты не разрешает совершения личных звонков. Если сотрудник пренебрегает этим правилом, то руководство имеет право потребовать написания объяснительной записки и на компенсацию израсходованных средств организации, особенно если это было замечено в крупных размерах. Если сотрудник откажется от мирного урегулирования данного вопроса, то работодатель вправе обратиться в суд. Во избежание таких конфликтов работодателю стоит сразу задуматься о целесообразности покупки мобильных телефонов с двумя сим-картами, тем более что в наши дни это уже не редкость.
При упрощенной системе состав материальных расходов определяют в соответствии со ст. 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), а в пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ как раз указаны затраты на покупку неамортизируемых объектов, которые относятся на расходы после оплаты и ввода имущества в эксплуатацию.
Расходы на мобильную связь сотрудников в рамках применения УСН
До недавних пор организациям, применяющим УСН («доходы-расходы»), учесть расходы на компенсацию по использованию телефона и на мобильную связь было крайне непросто, гораздо легче было приобрести корпоративные сим-карты и списать их покупку на расходы, чем заниматься детализацией звонков сотрудников. Однако в письме Минфина от 16.01.2015 № 03-11-11/807 говорится о том, что при УСН можно учитывать расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи. Руководствуясь также определением «электросвязи», согласно Федеральному закону от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», можно сделать вывод, что услуги сотовой связи можно включать в состав расходов при применении УСН. Важно при этом иметь правильно оформленное документальное подтверждение данных расходов: при безналичном расчете – наличие договоров или соглашений с поставщиками услуг связи, выставленные и оплаченные счета, с расшифровкой оказанных услуг и указанием тарифов; при наличном расчете – наличие кассовых, товарных чеков, квитанций, товарных накладных, оформленных надлежащим образом.
При оформлении договора аренды с сотрудниками на мобильные телефоны и сим-карты арендные платежи могут быть приняты на уменьшение единого налога согласно пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Что касается уплаты взносов во внебюджетные фонды, то на сумму компенсации и сумму оплаты услуг связи сотруднику страховые взносы, а также взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начислять не нужно.
Документальное оформление
Рассмотрим случаи по порядку.
1. Случай аренды мобильного телефона и(или) сим-карты работодателем у сотрудника. В данной ситуации важно всего лишь правильно оформить договор аренды мобильного телефона, рассчитав сумму арендных платежей с учетом текущей рыночной стоимости телефона, срока службы и износа. Важно, чтобы арендная плата не была необоснованно завышенной. Также сотрудником должны быть предоставлены подтверждающие покупку данного мобильного телефона документы (т. е. подтверждающие право его собственности на него). В случае аренды сим-карты сотрудником должно быть оформлено и подписано соглашение на просмотр детализации его звонков для разграничения служебных и личных.
Компенсации за оплату услуг мобильной связи целесообразно выплачивать на основании приказа руководителя организации, в котором должны быть изложены причины, по которым работником производятся телефонные переговоры с использованием личного мобильного телефона.
2. Компенсация за использование имущества (без договора аренды). Здесь работодателю разумнее всего прописывать фиксированную сумму компенсационных выплат, которая рассчитывается и утверждается приказом руководителя, а также по соглашению обеих сторон сделки. Также в трудовом договоре с сотрудником можно отразить тот факт, что сотрудник для работы в данной организации будет использовать свой личный мобильный телефон, за что ему будет выплачиваться компенсация, установленная соглашением сторон и приказом руководителя.
В случаях использования личного имущества сотрудника должны быть четко определены его должностные обязанности и характер работы; служебными заданиями должна быть подтверждена необходимость использования данного имущества.
По поводу документального подтверждения принадлежности используемого имущества сотрудники контролирующих органов разъясняют, что работник, получающий компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, должен предоставить организации документы, подтверждающие его право собственности на это имущество.
3. Мобильный телефон и сим-карты – собственность организации. Документальное оформление здесь сначала идет между организацией и поставщиком: договор на покупку корпоративных мобильных телефонов, на покупку сим-карт с оператором связи, все закрывающие документы (счет, акт или кассовые и товарные чеки). Далее должно быть налажено ведение учетных регистров, на которых будет отражаться каждое купленное устройство. Предоставление корпоративного телефона сотруднику стоит также отразить в трудовом договоре, а его выдачу отметить в личной карточке сотрудника и в соответствующем регистре учета с подписью самого сотрудника. Это избавит от лишних сложностей в случае передачи сотрудником своего телефона в пользование другому сотруднику или утери мобильного телефона или сим-карты.
При любом случае использования мобильного телефона и сим-карты для служебных целей расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы. Необходимыми документами для обоснования служебного характера звонков, при условии, что сам мобильный телефон принадлежит организации, будут договор с оператором связи, приказ руководителя с указанием должностей работников, подключаемых к сетям операторов связи по условиям производственной необходимости, а также детализированные счета операторов связи. Наличие последних требовалось исходя из смысла письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2. На тот момент считалось, что так проверяющим органам проще отслеживать служебные звонки. Однако отсутствие детализации счетов не следует считать нарушением и производить отказ от признания таких звонков в расходах, так как в НК РФ не содержится специального перечня документов для подтверждения расходов на служебные звонки.
Пример 1.
01.09.2015 К. В. Федукина, устроившись на работу в ООО «Связь+», согласилась на предложение руководителя пользоваться в служебных целях своим личным мобильным телефоном, при условии выплаты ей компенсации за его износ. Данное соглашение было оформлено документально.
К. В. Федукина предоставила документы (кассовый чек) от 01.08.2015 на покупку своего мобильного телефона, по которым его стоимость составляет 10 999 руб. Состояние телефона – отличное.
Рассчитаем сумму компенсации.
Пусть в сентябре 2015 г. К. В. Федукина совершила 100 служебных телефонных звонков на сумму 1000 руб., подтверждением чего служит предоставленная выписка мобильного оператора связи и проведенный по ней анализ детализации звонков. Всего за месяц с телефона было совершено 150 звонков.
По согласованию с руководителем было решено, учитывая все вышеизложенные факты, установить компенсацию за один звонок в размере 6 руб. Соответственно, за сентябрь 2015 г. сумма компенсации составит: 6 руб. x 100 = 600 руб.
Пример 2.
Когда мобильный телефон стоит более 40 000 руб., стоит рассчитывать норму амортизации.
Пусть у того же сотрудника К. В. Федукиной телефон стоит не 10 999 руб., а 40 999 руб. Прочие условия оставим теми же.
Согласно постановлению Правительства от 01.01.2002 № 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» данный мобильный телефон будет относиться к 3-й амортизационной группе. Пусть в учетной политике ООО «Связь+» объекты 3-й амортизационной группы имеют срок полезного использования 35 месяцев. Рассчитаем норму амортизационных отчислений за месяц:
1 : 35 = 0,028 x 100% = 2,8%.
Теперь сами амортизационные отчисления:
40 999 руб. x 2,8% = 1148 руб.
Сумма в 1148 руб. и будет ежемесячной компенсацией сотруднику К. В. Федукиной за использование ее мобильного телефона в служебных целях.
Пример 3.
В ООО «Мобайл» работает сотрудник В. В. Филиппов, занимающий должность супервайзера. В его обязанности входят частые разъезды по различным торговым точкам организации. Также для работы ему необходимо пользоваться Интернетом. В организации установлено, что сотрудник на должности «супервайзер» ежемесячно получает компенсацию за услуги мобильной связи в размере 500 руб. Вдобавок к этому в феврале и марте действует поправочный коэффициент 1,5 в связи с увеличением количества заданий ввиду праздничных дат и, соответственно, увеличением телефонных звонков по служебным обязанностям. На август также установлен поправочный коэффициент – 1,2. За услуги Интернета предусмотрена компенсация в размере 0,5 средней стоимости абонентской платы за мобильный Интернет.
Расходы В. В. Филиппова:
| Мобильная связь | Сумма, руб. | Интернет | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| февраль | 780 | февраль | 410 |
| март | 940 | март | 410 |
| апрель | 630 | апрель | 410 |
Рассчитаем сумму компенсации.
Февраль:
- за мобильную связь: 500 x 1,5 = 750 руб.;
- за Интернет: 410 x 0,5 = 205 руб.
Итого компенсация: 955 руб.
Март:
- за мобильную связь: 500 x 1,5 = 750 руб.;
- за Интернет: 410 x 0,5 = 205 руб.
Итого компенсация: 955 руб.
Апрель:
- за мобильную связь: 500 руб.;
- за Интернет: 410 x 0,5 = 205 руб.
Итого компенсация: 705 руб.
Компенсация за использование для служебных целей личного имущества работника формирует расходы по обычным видам деятельности организации и включается в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг.
- Пункты 5, 7, 9 ПБУ 10/99.
Бухгалтерский учет операций
Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с работниками (кроме расчетов по заработной плате) используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При использовании организацией личных мобильных телефонов сотрудников для служебных целей и выплаты им компенсации за это сумму ежемесячной компенсации следует отражать проводкой Д 26 (иные счета затрат – 20, 44, 23, 25) К 73 на сумму компенсации.
Например, сотруднику организации предоставляется компенсация за использование личного мобильного телефона и расходы связи в размере 1000 руб. в месяц. Организация оплачивает счет за услуги мобильного оператора полностью, а в конце месяца по результатам анализа детализации звонков вычитает стоимость личных звонков сотрудника из его заработной платы. Проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма (руб.) | Операция |
|---|---|---|---|
| 26 (20, 44, 23, 25) | 60 | 5000 | Проведена детализация счетов от оператора связи, и стоимость служебных звонков за месяц отнесена на расходы |
| 73 | 60 | 2000 | Отражена стоимость личных звонков сотрудника согласно детализации звонков |
| Целесообразно открывать субсчет на счете 73 для учета используемого в служебных целях имущества сотрудников. Например, счет 73.1 «Расчеты по использованию личного имущества сотрудника» | |||
| 60 | 51 | 7000 | Организация оплатила счет за услуги связи |
| 70 | 73.1 | 1000 | Из заработной платы сотрудника удержана сумма затрат на личные звонки, за вычетом компенсации за использование личного мобильного телефона в служебных целях |
| 26 (20, 44, 23, 25) | 73.1 | 1000 | Отражена компенсация сотруднику за использование личного мобильного телефона в служебных целях |
Выплачиваем компенсацию:
| Дебет | Кредит | Сумма (руб.) | Операция |
|---|---|---|---|
| 26 (20, 44, 23, 25) | 60 | 5000 | Проведена детализация счетов от оператора связи, и стоимость служебных звонков за месяц отнесена на расходы |
| 60 | 51 | 5000 | Организация оплатила счет за услуги связи по служебным звонкам |
| 26 (20, 44, 23, 25) | 73.1 | 1000 | Отражена компенсация сотруднику за использование личного мобильного телефона в служебных целях |
| 73.1 | 50 (51) | 1000 | Выплачена компенсация сотруднику за использование личного мобильного телефона в служебных целях |