Проверка кассы 

К наиболее частым нарушениям относятся неоприходование денежных средств, неправильное ведение кассовой книги, а также нецелевое расходование наличной выручки. В случае если проверка кассы выявит нарушения кассовой дисциплины, то компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а директора – на сумму от 4000 до 5000 руб. Как проходит проверка кассовой дисциплины и на что нужно обратить внимание еще до проверки – вот главные вопросы.

Сначала необходимо разобраться, кто осуществляет контроль кассовой дисциплины. В ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт» предусмотрено, что налоговые органы:

• осуществляют контроль соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями требований к применению контрольно-кассовой дисциплины;
• осуществляют контроль полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
• проверяют документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки
  и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;
• проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
• налагают штрафы.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» не предусматривает обязанности банков производить контроль соблюдения организациями правил ведения кассовых операций.

Многие компании и предприниматели считают, что налоговый орган может прийти на проверку кассы только во время выездной проверки, однако это не так. Проводимые налоговыми органами проверки применения контрольно-кассовой техники также имеют самостоятельный предмет проверки. Законом № 54-ФЗ не установлено ограничение на проведение такой проверки одновременно с проведением выездной налоговой проверки (письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-02-08/26094), то есть фактически налоговики могут прийти проверить кассу в любое время.

Какими правами наделены налоговые органы во время проверки кассы?

Согласно Административному регламенту исполнения соответствующей функции ФНС (приказ Минфина РФ от 17.10.2011 № 132н) налоговый инспектор имеет право:

• беспрепятственного доступа к ККТ;
• проверки накопителей фискальной памяти и программно-аппаратных средств;
• получения документации о ККТ, связанной с проверкой исправности, проведением ремонта, хранением и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники;
• проверки бланков строгой отчетности и документов на этих бланках;
• получения объяснений;
• проведения проверки кассовых чеков, выдачи по требованию покупателя товарного чека, квитанции или иного документа.

Чаще всего представитель налогового органа под видом покупателя приобретает товар, и если кассир не выбьет чек, то это будет нарушением кассовой дисциплины. Еще одно распространенное нарушение – не сданная в банк наличность.

Кроме того, часто встречаются нарушения, связанные с самой контрольно-кассовой техникой, например, если кассовая техника зарегистрирована по одному адресу, а используется по другому адресу, где расположено обособленное структурное подразделение. Такая ситуация может произойти, если, например, касса сломалась, а провести перерегистрацию или купить новую кассу некогда.

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Осуществлять проверки соблюдения кассовой дисциплины (за исключением случаев, связанных с проверкой применения контрольно-кассовой техники) налоговые органы, по нашему мнению, не вправе, однако в случае обнаружения нарушений установленного порядка ведения кассовых операций они вправе принять решение о привлечении организации, ее должностных лиц (руководителя, главного бухгалтера) или индивидуального предпринимателя к административной ответственности.

Четкий порядок проведения надзорных мероприятий в отношении ККТ не прописан. Однако проверка может проводиться по следующему алгоритму:

1. В компанию приходит инспектор и предъявляет удостоверение.
2. Инспектор предъявляет решение о проведении проверки ККТ.
3. Инспектор проводит проверку кассовой дисциплины.
4. Если выявлены нарушения, инспектор составляет акт.
5. Если налогоплательщик не оспорил акт, по результатам выносится решение и могут налагаться штрафные санкции.

Альтернативным вариантом является контрольная закупка как способ проверки ККТ. Приобретение должностными лицами налоговых органов товаров для личного пользования в ходе проверки расценивается как проверочная закупка, притом что налоговые органы не наделены правом проводить оперативно-розыскные мероприятия (письмо ФНС России от 17.10.2012 № АС-4-2/17581).

ПОЗИЦИЯ СУДА

Налоговые органы, осуществившие контрольную закупку, действуют в пределах полномочий, определенных Законом № 54-ФЗ, который не содержит каких-либо запретов или ограничений действий налоговых органов по осуществлению предусмотренной законом обязанности контроля его соблюдения, в том числе запрета на осуществление контрольной закупки.

- Постановление Верховного суда Российской Федерации от 29.07.2009 № 41-АД09-3.

Пример.

У кассира А. К. Ивановой сломался кассовый аппарат. В чеках стали пропечатываться непонятные данные. Кассир сообщила об этом генеральному директору и вызвала специалиста по ремонту кассовой техники.

В данный момент пришел покупатель и попросил продать зеркало. Продавец записала сумму в тетрадке в надежде в дальнейшем занести данные в кассовый аппарат.

Данные действия кассира во время контрольной проверки являются неправомерными. Директор компании был привлечен к ответственности – штрафу в размере 5000 руб.

Общий срок осуществления государственной функции контроля кассовой дисциплины в каждом конкретном случае устанавливается руководителем (заместителем руководителя) инспекции. При этом срок осуществления контроля полноты учета выручки денежных средств не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому объекту поручения, а срок осуществления контроля ККТ не может превышать 5 рабочих дней и исчисляется с даты выписки поручения.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Какой-либо ответственности за ошибочный расчет лимита ни Указанием № 3210-У, ни законодательством об административных нарушениях не установлено, однако, по мнению контролирующих органов, некорректное применение формулы расчета может привести к нарушению порядка ведения кассовых операций.

Последствия неправильного расчета лимита остатка наличности

По общему правилу, юридические лица должны рассчитывать и соблюдать лимит остатка наличности по кассе. Это означает, что по согласованному с банком лимиту в кассе на конец дня должно оставаться именно столько денег, сколько установлено по лимиту.

Соответственно, нарушениями являются:

• неправильное установление лимита;
• фактическое несоблюдение лимита.

Исключением являются только субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У, п.п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если организация – субъект малого предпринимательства не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.

Напомним, что в отношении субъектов малого предпринимательства речь идет не об «упрощенцах», а о субъектах малого предпринимательства, к которым относятся следующие (см. таблицу).

Субъекты малого предпринимательства

Критерий	Предельное значение
	Микропредприятие	Малое предприятие
Суммарная доля участия в уставном капитале организации РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, общественных, религиозных организаций, фондов	25%
Суммарная доля участия в уставном капитале организации иностранных организаций	49%
Суммарная доля участия в уставном капитале организации других организаций, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства	49%
Средняя численность работников за предшествующий календарный год	15 человек	100 человек
Выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС за предшествующий календарный год	120 млн руб.	800 млн руб.

Однако если «упрощенец» установил лимит и неправильно его рассчитал или не соблюдает, то в этом случае компания также может быть привлечена к ответственности.

Таким образом, рекомендуется:

• не устанавливать лимиты;
• в случае претензий налогового органа написать возражения на акт налоговой проверки.

 

В случае если налоговый орган не согласится с доводами компании, можно оспорить решение в вышестоящем органе или в суде.

Например, существует положительная судебная практика, если налоговый орган допустил нарушения.

ПОЗИЦИЯ СУДА

Неприменение работодателем ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов или невыдача бланка строгой отчетности вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей его работником не является обстоятельством, освобождающим самого работодателя от ответственности за административное правонарушение по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ.

- Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2015 № А21-3844/2014.

Порядок проведения проверки кассовых операций

Прежде всего, налоговый орган проверяет, соблюдается ли кассовая дисциплина, то есть всегда ли кассир выдает чек.

Кроме того, проверке подлежит факт отражения выручки в учете. Также налоговый орган может проверить наличие денежных сумм и приходно-расходных документов в кассе или у подотчетного лица, осуществляющего кассовые операции; бланки и документы строгой отчетности; лимитированные чеки; расчет лимита остатка кассы.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

В некоторых случаях представители налогового органа проверяют наличие письменных договоров о материальной ответственности с лицами, которые ведут кассы.

В целом законодательно перечень вопросов, проверяемых во время проверки кассы, не определен и является открытым, поэтому необходимо быть готовым ко всему.

ПОЗИЦИЯ СУДА

Наличие по одному и тому же факту совершения противоправных действий (бездействия) постановления о назначении административного наказания является обстоятельством, исключающим производство по делу об административном правонарушении. При таких обстоятельствах вывод суда о том, что постановление должностного лица от 26.03.2014 № <...>, не может быть признан законным и подлежит отмене с прекращением производства по делу об административном правонарушении в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ, так как должностное лицо за совершение противоправных действий уже привлечено к административной ответственности.

- Постановление Пермского краевого суда от 29.08.2014 по делу № 4А-610/2014.

Проверка выдачи кассовых чеков

В рамках контроля кассовой дисциплины налоговый орган не только проверяет сам факт выдачи чека или бланка строгой отчетности, но и содержание чека.

Так, кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование документа – кассовый чек;

2) наименование оплаченного товара (работ, услуг);

3) общую сумму принятых денежных средств;

4) размер вознаграждения, уплачиваемого плательщиком, в случае его взимания;

5) дату, время приема денежных средств, номера кассового чека и контрольно-кассовой техники;

6) адрес места приема денежных средств;

7) наименование и место нахождения платежного агента, принявшего денежные средства, и его идентификационный номер налогоплательщика;

8) номера контактных телефонов поставщика и оператора по приему платежей, а также платежного субагента в случае приема платежа платежным субагентом (ст. 5 Федерального закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

На бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам.

К обязательным реквизитам бланка строгой отчетности относятся:

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма – для организации; фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и(или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель) (постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (ред. от 15.04.2014) «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).

Таким образом, компания должна удостовериться в том, что чек или БСО содержат все необходимые реквизиты.

ПОЗИЦИЯ СУДА

Товарный чек, не содержащий реквизитов продавца (в частности, ввиду отсутствия на чеке печати продавца), не является надлежащим доказательством заключения договора розничной купли-продажи.

- Постановление ФАС Уральского округа от 14.09.2010 № Ф09-7354/10-С6.

Проверяющие проверят и возможность выдачи вместо чека бланка строгой отчетности. Напомним, что перечень таких случаев является очень ограниченным, все они перечислены в Законе № 54-ФЗ.

Кроме того, важно проверить порядок выдачи чека или бланка строгой отчетности.

В случае применения документов наличные денежные расчеты и(или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники осуществляются в следующем порядке:

а) при оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):

• заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
• получает от клиента денежные средства;
• называет сумму полученных денежных средств и помещает их отдельно на виду у клиента;
• подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
• называет сумму сдачи и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры
  и разменные монеты выдаются одновременно;

б) при оплате услуг с использованием платежной карты уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):

• получает от клиента платежную карту;
• заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
• вставляет платежную карту в устройство для считывания информации с платежных карт и получает подтверждение оплаты по платежной карте;
• подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
• возвращает клиенту платежную карту вместе с документом и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты;

в) при осуществлении смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая – с использованием платежной карты, выдача документа и сдачи, а также возврат платежной карты производятся одновременно.

В заключение необходимо отметить: чтобы компании обезопасить себя, в том числе от недобросовестных работников, необходимо самостоятельно проводить внутренний контроль и инвентаризацию касс, а также аудит. Это позволит избежать неприятных ситуаций с контрольными закупками или плановыми проверками касс.

• Назад
• Вперёд