Переплата пособия: что делать бухгалтеру

Иногда вследствие различных ситуаций бухгалтер может сделать ошибочную переплату денежных средств работнику. Даже переплата заработной платы или отпускных – ужасно неприятная ситуация, а уж переплата пособий за счет фонда социального страхования – бухгалтеру такое даже представить страшно. Так что же должен знать бухгалтер, чтобы выйти из этой ситуации?

Для начала надо разобраться, имеет ли право работодатель удержать эту переплаченную сумму, всю сумму или ее часть и в каких ситуациях.

В ст. 137 ТК РФ четко описываются ситуации, когда работодатель имеет право своим решением удержать суммы из заработной платы работника:

1) если работник получил аванс и уволился, не отработав его;

2) если работник получил денежные суммы, выданные под отчет или в качестве подъемных при переезде к месту работы в другую местность, или другие аналогичные суммы, но при этом не израсходовал их полностью (то есть авансовый отчет утвержден на сумму меньшую, чем было выдано) и не вернул в кассу предприятия;

3) если бухгалтер допустил переплату по заработной плате работника вследствие счетной ошибки;

4) если доказана вина работника в невыполнении трудовых норм или простое;

5) если работник взял отпуск авансом, а потом уволился по собственному желанию, не отработав период, за который взял отпуск.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

Суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, в том числе справки (справок) о сумме заработка, из которого исчисляются указанные пособия, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи).

Итак, как видим, ТК РФ не регламентирует переплату пособия за счет ФСС. Тогда обратимся к Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ).

Согласно п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ переплата по таким видам пособия за счет ФСС, как по больничному листу, декретные или пособия по уходу за ребенком, удерживается из дохода работника в следующих случаях:

• счетная ошибка бухгалтера;
• переплата пособия вследствие вины работника – получателя пособия, то есть данный работник представил неверные документы (справки о сумме заработка или другие справки, необходимые для получения пособия (например, с работы мужа, жены)) или скрыл от работодателя какие-то другие необходимые сведения для исчисления пособия.

В таких случаях закон разрешает удержать переплаченные суммы как при следующей выплате социального пособия, так и при выплате такому работнику заработной платы.

Производить удержания в счет погашения переплаты можно из расчета не более 20% от дохода за минусом НДФЛ (пособия, зарплаты или других денежных доходов) данного работника, при этом сумма всех удержаний из его дохода (НДФЛ, алиментов, переплаты и других удержаний) согласно ст. 138 ТК РФ не должна превышать 50% от начисленного дохода.

Если работник, в случае окончания срока получения пособия (например, по уходу за ребенком) или увольнения, больше не будет получать пособия или зарплаты у данного работодателя, то оставшуюся сумму переплаты работодатель может получить после решения суда.

Если же работодатель в нарушение п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ удержит переплату пособия, образовавшуюся по другим основаниям, а работник обратится с жалобой, то и должностное лицо, и организация будут оштрафованы по ст. 5.27 КоАП РФ.

Алгоритм действий бухгалтера

Переплату может обнаружить как сам бухгалтер, так и проверяющие из ФСС. В принципе, если ошибка обнаружится уже в ходе проверки ФСС, то алгоритм будет практически такой же, просто добавятся штрафы от ФСС (в соответствии с п. 1 ст. 47 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) в размере 20% от неуплаченных сумм) и размер пени может быть выше, так как период будет больше.

Когда обнаружится переплата, надо сначала определиться, является ли переплата следствием счетной ошибки.

Верховный суд (далее — ВС) РФ в своем Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 указал, что счетной ошибкой является:

• именно ошибка, возникшая при совершении арифметических подсчетов бухгалтера, начисляющего выплаты пособия (ошибка при складывании дохода за расчетный период для подсчета пособия, например), так как бухгалтер – тоже человек, а людям свойственно ошибаться;
• произошел сбой компьютерной программы для ведения бухгалтерии;
• сюда же входят опечатки при вводе данных в программу (при введении арифметического результата для подсчета пособия в программу механически была набрана лишняя цифра), описки и т. д.

Если же переплата возникла в ходе нижеперечисленных факторов, то такая ошибка считается несчетной:

1. Неправильного толкования законодательных норм расчета пособия:

1.1. Неправильно определен размер пособия вследствие неправильного подсчета стажа.

1.2. Неправильные суммы были взяты для расчета.

1.3. Произошла оплата больничного листа за отработанный день сотруднику, который обратился за медицинской помощью уже после окончания рабочего дня.

1.4. Вместо оплаты пособия из расчета МРОТ был произведен расчет пособия в полном размере за дни нарушения лечебного режима, например.

1.5. Сотрудница ушла в новый отпуск по беременности и родам, не прервав отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.

1.6. Было выплачено пособие за счет ФСС за первые три дня больничного листа.

2. Пособие было выплачено в полном объеме дважды или получено однофамильцем человека, которому это пособие полагалось.

3. Была произведена ошибка в установлении зарплаты сотруднику при неправильном толковании внутренних (локальных) актов организации (была ошибочно выплачена премия или надбавка к зарплате в расчетном для пособия периоде).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Итак, бухгалтер, обнаружив переплату пособия, начинает действовать в следующем порядке.

№	Действие	Примечание
1	Составление бухгалтерской справки	В данной записке надо указать, когда и кому было переплачено пособие, вследствие какой ошибки произошла переплата пособия, должна быть указана сумма переплаты
2	Служебная записка от бухгалтера руководителю	Бухгалтер не имеет права самостоятельно решить вопрос об удержании, он обязан об ошибке доложить руководству
3	Уведомление сотрудника, если переплата произошла вследствие счетной ошибки или по вине сотрудника	Даже в разрешенных законодательством для удержания переплаты пособия ситуациях все равно следует уведомить сотрудника о предстоящем удержании переплаты и ее размере. Также в данном уведомлении надо предложить варианты погашения задолженности: путем удержания из заработной платы; путем зачета переплаты пособия на последующие выплаты пособия (ежемесячное пособие по уходу за ребенком). Кроме того, следует уведомить работника, будет ли удержание однократным, или погашать переплату пособия придется несколько месяцев из расчета не более 20% от заработка. Желательно даже в этих случаях получить письменное согласие работника на удержание (сделать отметку на уведомлении)
4	Уведомление сотрудника, если переплата произошла вследствие несчетной ошибки	Даже в таком случае есть возможность погасить переплату пособия, если сотрудник согласится добровольно ее погасить (обычно, чтобы не портить отношения с руководством, сотрудники соглашаются на добровольное погашение). В таком случае письменное согласие сотрудника должно быть обязательно (можно сделать и на уведомлении), также в этом согласии должно быть прописано: вернет ли сотрудник переплаченную сумму в кассу наличными; или он согласен на удержания из заработной платы или последующих социальных пособий (в этом случае сотрудник должен прописать, в каком размере удерживать с него переплату). При этом сотрудник, согласно письму Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1, имеет право, написав заявление, удержания переплаты погашать в размере большем, чем 20%, так как данный случай не регламентируется ст. 138 ТК РФ
5	Приказ руководства	На основании бухгалтерской справки, служебной записки и полученного согласия работника издается приказ, где указывается, как будет погашаться сумма переплаты. Если же работник отказался возмещать переплату (если это несчетная ошибка), то в приказе должно быть прописано, за счет каких источников произойдет возмещение социального пособия. Здесь есть два варианта: за счет лица, виновного в переплате; за счет чистой прибыли организации

Порядок исправления ошибок

На основании полученного приказа руководства бухгалтер делает исправительные проводки в бухгалтерском учете на дату приказа.

№	Ситуация	Дебет счетов	Кредит счетов	Содержание проводки
1	Были ошибочно оплачены первые три дня листка по временной нетрудоспособности за счет ФСС (в данном случае работник практически ничего не теряет, так как фактически суммы удержанного пособия за счет ФСС и начисленного пособия за счет работодателя будут совпадать)	69.1	70	Сторнируется переплата пособия
		20, 26, 44	70	Начисление пособия за 3 первых дня за счет работодателя (в дебет счетов отнесения зарплаты на издержки производства)
		70	68.1	Перерасчет НДФЛ при необходимости
		91.2	69.1	Начислены пени в ФСС согласно п. 6 ст. 25 Федерального закона № 212-ФЗ из расчета 1/300 ставки рефинансирования с суммы переплаченного пособия за каждый день просрочки (так как оплата первых трех дней пособия за счет работодателя не облагается страховыми взносами, а равно и оплата пособия за счет средств ФСС, то доначислений по ПФР, ФОМС и ФСС делать не надо)
		69.1	51	Перечислены переплаченное пособие и пени с недоимки
		70	68.1	Перерасчет НДФЛ при необходимости
2	Были переплачены декретные или пособия по уходу за ребенком, единовременные пособия, так как данные пособия не облагаются НДФЛ, то его корректировать не надо	69.1	70	Сторнируется переплата пособия
		73	70	Сумма пособия, подлежащая удержанию по приказу
		50	73	Возврат в кассу работником переплаченного пособия
		70	73	Или произведены удержания переплаты из заработной платы
		91.2	73	Списана переплата за счет чистой прибыли, если приказом руководителя принято такое решение
		91.2	69.1	Начислены пени с переплаченного пособия ФСС согласно п. 6 ст. 25 Федерального закона № 212-ФЗ
		69.1	51	Перечислено переплаченное пособие и пени с недоимки
3	Переплачено пособие по временной нетрудоспособности по причине завышенной зарплаты (как вследствие счетной ошибки, так и вследствие неправильного расчетного периода). Так как из социальных пособий только пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, то при получении согласия на удержание переплаты (в данном уведомлении укажите, что произошла переплата по НДФЛ) возьмите с сотрудника заявление на возврат данного налога согласно п. 1 ст. 231 НК РФ	20, 26, 44	70	Сторнируется пособие за 3 первых дня за счет работодателя (если оно было начислено)
		69.1	70	Сторнируется переплата пособия
		70	68.1	Перерасчет НДФЛ с суммы переплаченного больничного листа. Перечислять или выплачивать работнику эту сумму НДФЛ не надо, просто сумма налога уменьшит сумму переплаты к удержанию. Так как в месяце возврата переплаты и НДФЛ бухгалтер просто уменьшит сумму дохода и налога с нее по данному работнику, то никаких дополнительных корректировок в налоговой карточке и соответственно в справке 2-НДФЛ делать не надо
		73	70	Сумма пособия, подлежащая удержанию по приказу
		91.2	69.1	Согласно п. 6 ст. 25 Федерального закона № 212-ФЗ начислены пени в ФСС с суммы переплаченного пособия за каждый день просрочки
		69.1	51	Перечислены переплаченное пособие и пени с недоимки
		73	70	Сумма пособия, подлежащая удержанию по приказу
		50	73	Возврат в кассу работником переплаченного пособия
		70	73	Или произведены удержания переплаты из заработной платы
		91.2	73	Списана переплата за счет чистой прибыли, если приказом руководителя принято такое решение

Пример 1.

Начальник отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминская сдала в бухгалтерию в конце января 2016 г. два листка по временной нетрудоспособности:

• с 12.01.2016 по 20.01.2016 – по уходу за больным ребенком (3 г. 10 мес.) – амбулаторно;
• с 21.01.2016 по 27.01.2016 – заболевание.

Расчетный период – 2014–2015 гг. – 730 календарных дней.

Заработная плата за этот период – 600 000 (2014 г.) + 600 000 (2015 г.) = 1 200 000,00 руб., что меньше максимума за этот период – 624 000 (2014 г.) + 670 000 (2015 г.) = 1 294 000,00 руб.

Страховой стаж С. Н. Каминской по состоянию на 12.01.2016 составил 15 лет 4 мес., поэтому ей следует оплачивать пособия по временной нетрудоспособности из расчета 100% от среднемесячной зарплаты.

При расчете данных больничных листов бухгалтер не обратил внимания на то, что 2-й лист временной нетрудоспособности выдан самой С. Н. Каминской – по ее заболеванию, а значит первые 3 дня больничного листа должны быть оплачены за счет ООО «Ланит».

Итак, рассмотрим, какие проводки сделал бухгалтер первоначально и какие исправления он внес потом.

№	Содержание проводки	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Проводки, сделанные бухгалтером в январе 2016 года
1	Начислено пособие по уходу за больным ребенком за период с 12.01.2016 по 20.01.2016: (1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 9 дн. = 14 794,52 руб.)	69.1	70	14 794,52
2	Начислено пособие по временной нетрудоспособности за период с 21.01.2016 по 27.01.2016: (1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 7 дн. = 11 506,85 руб.)	69.1	70	11 506,85
3	Удержан НДФЛ с общей суммы пособия – 26 301,37 руб. (14 794,52 руб. + 11 506,85 руб.) с учетом стандартного вычета 1400 (имеется 1 ребенок) = (26 301,37 руб. – 1 400,00 руб.) x 13% = 3237 руб.	70	68.1	3237,00
4	10.02.2016 – выдано из кассы пособие (26 301,37 руб. – 3237 руб.) = 23 064,37 руб.	70	50	23 064,37
При начислении зарплаты за февраль 2016 года бухгалтер обнаружил свою ошибку, сделал расчет в бухгалтерской справке, но поскольку сумма начисленного пособия за счет работодателя совпадает с удержанной суммой пособия за счет ФСС, то согласия работника на проведение данной операции не требуется. Кроме того, не возникает переплаты по НДФЛ. Там же в справке бухгалтер рассчитал сумму пени в ФСС и 28.02.2016 перечислил сумму удержанного пособия и начисленных пени в ФСС. После этого сделал корректирующие проводки за январь, но данные проводки проведены 28.02.2016.
1	Итак, сначала сторнируем оплату за 3 дня листка нетрудоспособности за период с 21.01.2016 по 23.01.2016: (1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 3 дн. = 4931,51 руб.)	69.1	70	4931,51
2	Начислена оплата за 3 дня листка нетрудоспособности за счет работодателя за период с 21.01.2016 по 23.01.2016: (1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 3 дн. = 4931,51 руб.)	44	70	4931,51
3	Начислены пени в ФСС за период с 16.02.2016 по 28.02.2016 (когда была перечислена сумма пособия): 4931,51 руб. x 1/300 x 11% x 13 дн. = 23,51 руб.	91.2	69.1	23,51
4	Перечислены пени и пособие в ФСС – 4931,51 руб. + 23,51 руб. = 4955,02 руб.	69.1	51	4955,02

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При отсутствии оснований, предусмотренных частью первой ст. 243 ТК РФ, в связи с ошибочным перечислением денежных средств бухгалтер может быть привлечен к материальной ответственности в пределах своего среднего месячного заработка.

Пример 2.

Начальник отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминская сдала в бухгалтерию в конце февраля 2016 г. листок по временной нетрудоспособности:

- с 08.02.2016 по 24.02.2016 – по уходу за больным ребенком (3 г. 11 мес.) – амбулаторно.

Расчетный период и сумма дохода за этот период остались прежними, стаж увеличился на 1 месяц, но это не меняет процентную ставку оплаты больничного листа.

При расчете данного больничного листа бухгалтер не обратил внимания на отметку на листке – амбулаторно. Согласно пп. 1 п. 3 ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ при уходе за больным ребенком амбулаторно по стажу оплачиваются первые 10 календарных дней, а последующие – из расчета 50% от среднемесячной зарплаты.

В таблице отражены первоначальные бухгалтерские проводки и корректирующие. 

№	Содержание проводки	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Проводки, сделанные бухгалтером в феврале 2016 года
1	Начислено пособие по уходу за больным ребенком за период с 08.02.2016 по 24.02.2016: (1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 17 дн. = 27 945,21 руб.)	69.1	70	27 945,21
2	Удержан НДФЛ с пособия – с учетом стандартного вычета 1400 (имеется 1 ребенок) = (27 945,21 руб. – 1400,00 руб.) x 13% = 3451 руб.	70	68.1	3451,00
3	10.03.2016 – выдано из кассы пособие (27 945,21 руб. – 3451 руб.) = 24 494,21 руб.	70	50	24 494,21
При начислении зарплаты за март 2016 г. бухгалтер обнаружил свою ошибку, сделал расчет в бухгалтерской справке (рисунок 1), на основании данной справки была составлена служебная записка (рисунок 2). Так как данная ошибка не является счетной, то бухгалтер выписал С. Н. Каминской уведомление (рисунок 3) о переплате. Кроме того, возникла переплата по НДФЛ, и С. Н. Каминская написала заявление на возврат НДФЛ (рисунок 4). На основании служебной записки, бухгалтерской справки и уведомления С. Н. Каминской был составлен приказ (рисунок 5). Там же, в справке, бухгалтер рассчитал сумму пени в ФСС и 31.03.2016 перечислил сумму удержанного пособия и начисленных пени в ФСС. После этого сделал корректирующие проводки за февраль, но данные проводки проведены 31.03.2016.
1	Итак, сначала сторнируем пособие по уходу за больным ребенком за период с 08.02.2016 по 24.02.2016: (1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 17 дн. = 27 945,21 руб.)	69.1	70	27 945,21
2	Начисляем правильно пособие по уходу за больным ребенком за период с 08.02.2016 по 24.02.2016: - за период с 08.02.2016 по 17.02.2016 – 100% от среднемесячной оплаты труда (по стажу) – 1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 10 дн. x 100% = 16 438,36 руб.; - за период с 18.02.2016 по 24.02.2016 – 50% от среднемесячной оплаты труда – 1 200 000,00 руб. : 730 дн. x 7 дн. x 50% = 5753,42 руб. Итого начислено пособия: (16 438,36 руб. + 5753,42 руб.) = 22 191,78 руб.	69.1	70	22 191,78
3	Отражена сумма переплаченного пособия, которая удерживается согласно приказу (27 945,21 руб. – 22 191,78 руб.) = 5753,43 руб.	73	70	5753,43
4	Возврат НДФЛ с пособия. Сначала рассчитаем правильный НДФЛ (22 191,78 руб. – 1400,00 руб.) x 13% = 2703 руб. Получается переплата НДФЛ (3451 руб. – 2703 руб.) = 748 руб. Эта сумма уменьшит сумму удержания из заработной платы, и фактически Каминская получит меньше на (5753,43 руб. – 748 руб.) = 5005,43 руб.	70	68.1	748,00
5	Удержана переплата пособия из заработной платы за март	70	73	5753,43
3	Начислены пени в ФСС за период с 16.03.2016 по 31.03.2016 (когда была перечислена сумма пособия): 5753,43 руб. x 1/300 x 11% x 16 дн. = 33,75 руб.	91.2	69.1	33,75
4	Перечислены пени и пособие в ФСС – 5753,43 руб. + 33,75 руб. = 5787,18 руб.	69.1	51	5 787,18

Документальное оформление

Бухгалтер заполнил бухгалтерскую справку.

Рисунок 1.

Потом на основании данной справки составим служебную записку (рисунок 2).

Рисунок 2.

Уведомление (рисунок 3) С. Н. Каминской о переплате с предложением добровольно погасить переплату.

 

Рисунок 3.

В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ С. Н. Каминская написала заявление на возврат НДФЛ (рисунок 4).

 

Рисунок 4.

И последнее – приказ по организации о погашении переплаты (рисунок 5).

Рисунок 5.

Как исправить отчетность, если ошибка обнаружена после ее сдачи?

Если бухгалтер обнаружил свои ошибки до момента сдачи отчета, то он просто в отчетности укажет правильные суммы пособий. А вот если отчетность по форме 4-ФСС уже сдана, то в таком случае бухгалтер обязан не только вернуть переплату фонду и оплатить пени, но и подать корректирующий отчет (указав номер корректировки на титульном листе) за тот период, в котором произошли изменения. Да и бланк отчета, согласно ч. 5 ст. 17 Федерального закона № 212-ФЗ, надо использовать тот, который действовал в корректируемом периоде.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Уточненный отчет проверяющие используют при проведении проверок организации (как выездных, так и камеральных).

Отчет в ФСС заполняется полностью, с внесением следующих изменений:

• бухгалтер должен внести изменения в таблицу 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и расходы, осуществляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации за счет межбюджетных трансферов из федерального бюджета, предоставляемых бюджету Фонда социального страхования Российской Федерации» по соответствующей строке, а также изменив итоговую по данному разделу строку 15;
• измененные данные этой строки надо также отразить по строке 15 таблицы 1 «Расходы
  по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи
  с материнством».

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Поскольку пособия за счет ФСС не облагаются такими взносами, как ПФР и ФОМС, переплата пособия никак не влияет на налогооблагаемую базу по этим фондам, следовательно, подавать корректирующую отчетность в Пенсионный фонд не надо.

Не забывайте, что и в текущую отчетность придется внести изменения, отразив сумму возвращенной переплаты по строке 4 таблицы 1 «Начислено страховых взносов плательщиком страховых взносов (страхователем) за прошлые расчетные периоды». Связано это с тем, что после окончания приема отчетности за текущий период электронная база ФСС закрывается, дабы нельзя было внести в нее изменения.

• Назад
• Вперёд