Как заполнить авансовый отчет
при перерасходе денежных средств?

В условиях роста цен достаточно сложно угадать, сколько денег нужно дать под отчет сотруднику, и поэтому часто происходит перерасход. Еще одной причиной является неправильное планирование или желание работника приобрести дополнительные товары. В любом случае перерасход необходимо правильно оформлять.

Основной документ, которым необходимо руководствоваться при выдаче денежных средств под отчет, – это Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Какими основными документами оформляется выдача денежных средств под отчет?

1. Заявление работника о выдаче денежных средств под отчет.
2. Расходный кассовый ордер, свидетельствующий о выдаче денежных средств по кассе.
3. Кассовая книга, в которой фиксируются операции по кассе.
4. Авансовый отчет, свидетельствующий о расходе денежных средств.

Работник должен отчитаться о расходовании денежных средств в течение трех дней. Данный срок рассчитывается следующим образом:

• это срок, на который выдавались денежные средства;
• срок возвращения из командировки;
• срок выхода на работу, например, если денежные средства были выданы работнику, но он заболел.

К авансовому отчету необходимо приложить подтверждающие документы:

• товарный чек;
• кассовый чек;
• бланк строгой отчетности;
• товаросопроводительные документы;
• договоры.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Порядок выдачи денежных средств под отчет выглядит следующим образом:

1. Работник формулирует те цели, на которые ему нужны денежные средства (например, направление в командировку, приобретение основных средств, канцтоваров или расходных материалов).

2. Перед тем как выдать денежные средства, бухгалтер проверяет:

• нет ли задолженности у работника по ранее выданным средствам;
• представил ли работник авансовые отчеты за ранее полученные авансы.

Если задолженность есть, то денежные средства не выдаются.

3. Работник пишет заявление на имя руководителя экономического субъекта с просьбой выдать денежные средства под отчет. Форма заявления не утверждена, однако в заявлении необходимо указать:

• сумму денежных средств;
• цели, на которые выдаются денежные средства;
• срок, на который выдаются денежные средства.

4. Руководитель и бухгалтер визируют данное заявление, чем выражают согласие на выдачу денежных средств (п. 6.3 Указания).

5. Для выдачи денежных средств оформляется кассовый ордер и передается в кассу. Право на оформление кассового ордера имеют:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир, на которого возложены соответствующие обязанности;
• руководитель экономического субъекта при отсутствии бухгалтера.

Выдачу денежных средств непосредственно из кассы осуществляет:

• кассир;
• бухгалтер;
• руководитель экономического субъекта при отсутствии бухгалтера.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

6. Нужно учесть выдачу денежных средств в кассовой книге.

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

7. Работник, расходуя денежные средства, получает на руки документы, подтверждающие расходование средств, например кассовые и товарные чеки. Необходимо заранее предупредить работника о необходимости сбора подтверждающих документов и представления их работодателю.

8. Работник заполняет и представляет работодателю отчет о расходовании денежных средств.

Идеальной является ситуация, когда сумма по авансовому отчету совпадает с выданными денежными средствами, но так, к сожалению, бывает не всегда.

Если потрачено меньше, работник должен вернуть денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. Соответственно, кассир или бухгалтер сличают, чтобы потраченные средства и возвращенные средства в кассу совпали.

Если потрачено больше, то существуют две ситуации:

• руководитель утверждает перерасход и возвращает работнику по расчетному кассовому ордеру;
• руководитель не утверждает перерасход, и, соответственно, денежные средства взыскиваются
  с работника.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

На законодательном уровне не установлен срок на возмещение работнику его перерасходованных денежных средств, потраченных на хозяйственные нужды или в командировке.

При наличии перерасхода сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Может сложиться и третья ситуация: например, работник потратил средства, но не может подтвердить расход документально, не возвращает остаток денежных средств или вообще не известно, потратил работник денежные средства или нет. В этом случае согласно ст. 137 ТК РФ возможно удержать сумму выданных денежных средств из заработной платы работника. Для этого необходимо:

• получить заявление работника о согласии на удержание денежных средств;
• в течение месяца со дня истечения срока возврата средств издать приказ руководителя об удержании;
• ознакомить работника с приказом об удержании.

Такой позиции придерживается Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0. Но на практике может произойти ситуация, при которой работник отказывается от добровольного удержания денежных средств из заработной платы. В этом случае возможно взыскать денежные средства через суд. Для суда авансовый отчет также может стать доказательством подтверждения правомерности взыскания средств, если же работодатель согласен с перерасходом, то в суд можно не подавать.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Работник, получающий наличные денежные средства под отчет, вправе предъявить авансовый отчет с подтверждающими документами, свидетельствующими об осуществлении им расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации, в безналичном порядке.

Как заполнить авансовый отчет при перерасходе денежных средств?

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо. Для этого применяется унифицированная форма АО-1, но может применяться и форма, разработанная компанией самостоятельно. Наиболее привычной является форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.  На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Если применяется стандартная форма отчета, то начать ее заполнение необходимо со стандартных данных:

• наименования организации;
• даты составления документа;
• фамилии и инициалов;
• должности;
• табельного номера;
• назначения аванса.

Также необходимо указать фактически потраченную сумму денежных средств, на обороте бланка будут перечислены подтверждающие документы с указанием сумм. Все документы, подтверждающие перерасход денежных средств, прилагаются к отчету в том порядке, который определен в самом отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

Скачать: Форма авансового отчета

Ситуация 1 – работодатель подтверждает перерасход по командировке.

В ООО «Марушка» финансист О. П. Максимов был направлен в командировку в Санкт-Петербург. Из кассы ему были выданы денежные средства – 25 000 руб.

Вместе с тем работник потратил 33 000 руб.

Перерасход произошел ввиду отказа в брони в гостинице, которую предварительно забронировал работник. Также во время командирования был привлечен переводчик. Расходы на переводчика составили 5000 руб.

В результате перерасход составил 8000 руб.

Перерасход подтвержден документально и согласован с руководителем компании.

12.04.2016 кассир произвел возврат денежных средств в размере 8000 руб.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если работнику наличные деньги из кассы под отчет не выдавались, то возмещение понесенных им расходов (отражаемое в рассматриваемой ситуации как перерасход по авансовому отчету) наличными денежными средствами не может осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу в виде выручки. Для этих целей следует использовать наличные деньги в кассе, не являющиеся наличной выручкой.

Ситуация 2 – работодатель не подтверждает перерасход денежных средств.

В ООО «Марушка» работает инспектор по кадрам О. М. Новоселова.

01 апреля 2016 года инспектор по кадрам получила денежные средства в размере 2000 руб. на приобретение бланков трудовых книжек.

Инспектором были приобретены бланки на сумму 5000 руб. При этом бланки были приобретены с рук, подтверждающих документов нет. По результатам внутренней юридической экспертизы бланки были признаны фальшивыми.

Перерасход составляет 3000 руб.

Инспектор по кадрам отказывается возмещать денежные средства в кассу и не может представить подтверждающие документы. Работодатель принимает решение о наложении дисциплинарного взыскания на инспектора по кадрам в виде выговора на основании ст.ст. 192, 193 ТК РФ, решено не взыскивать средства в судебном порядке.

Ситуация 3 – работник потратил часть средств на собственные цели.

В ООО «Марушка» работает технолог по производству М. П. Иванова. Технологу были выданы 12 апреля 2016 года денежные средства в размере 15 000 руб. для приобретения продуктов питания.

Технологом были потрачены средства в размере 15 000 руб.

Вместе с тем на склад поступили продукты питания на сумму 13 000 руб., что подтверждено показаниями кладовщика.

По данному факту собрана комиссия в лице:

• главного бухгалтера;
• кладовщика;
• финансиста;
• юриста.

При подготовке объяснений технолог подтвердила, что 2000 рублей были потрачены на личные цели – для закупки продуктов питания для домашнего хозяйства.

По заявлению технолога по производству М. П. Ивановой, денежные средства в размере 2000 руб. были внесены в кассу предприятия. Технологу по производству на основании ст. 192 ТК РФ было вынесено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Данный пример подтверждает, что важно проверить не только документальное использование денежных средств, но и фактические расходы (например, недобросовестные работники иногда завышают расходы на проезд на такси, а также на приобретение основных средств и материалов). Подобные случаи должны четко пресекаться. В некоторых компаниях в локальных актах установлено, что перерасход не может составлять более определенной суммы или определенного процента.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Наличие задолженности по подотчетным суммам не является основанием для отказа уволить работника по его желанию (часть третья ст. 77 ТК РФ), а также не может служить оправданием продления свыше двух недель срока предупреждения об увольнении. В этой ситуации работодатель должен удовлетворить просьбу работника, содержащуюся в заявлении, об увольнении в сроки, определенные в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса. Если на момент увольнения претензии к работнику остаются, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, а затем он может обратиться в суд с иском о взыскании задолженности.

В заключение необходимо отметить, что в условиях кризиса, безусловно, любой перерасход несет негативные последствия, в связи с чем руководство компании и бухгалтерия должны следить как за сроками представления авансовых отчетов, так и за их содержанием, наличием подтверждающих документов. Не менее важной является дальнейшая работа в отношении неподтвержденных сумм перерасхода, взыскания данных сумм с работников.

• Назад
• Вперёд