Поделиться статьёй:
Орешкина М. А.,
экономист
1-й категории
Учет расходов на ремонт при совмещении режимов
Если два переезда равны одному пожару, то ремонт равен трем. Это актуально не только для самих строительных работ, но и для учета расходов при совмещении налоговых режимов.
Следует отметить, что в Налоговом кодексе РФ отсутствуют определения понятий «текущий ремонт» и «капитальный ремонт», поэтому на практике достаточно сложно выделить текущий и капитальный ремонт.
Представим виды различий.
Отличие капитального от текущего ремонта
| Капитальный ремонт | Текущий ремонт |
|---|---|
| Капитальным ремонтом признается замена и(или) восстановление:
|
Текущий ремонт – устранение поломок, повреждений и неисправностей (письмо Минфина от 25.02.2009 № 03-03-06/1/87, п.п. 3.4, 3.11 Положения Госстроя СССР). Пунктом 3.4 Положения о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений, утвержденного постановлением Госстроя СССР от 29.12.1973 № 279 (далее – Положение о проведении ремонта), определено, что к текущему ремонту производственных зданий и сооружений относятся работы по систематическому и своевременному предохранению частей зданий и сооружений и инженерного оборудования от преждевременного износа путем проведения профилактических мероприятий и устранения мелких повреждений и неисправностей |
Таким образом, для того чтобы определить вид ремонта, необходимо, прежде всего, обратить внимание на виды работ, которые осуществляются в соответствии со сметой, а также на технические характеристики выполняемого ремонта.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Реконструкция – это работы по переустройству основного средства с целью повышения его технических и экономических показателей, в результате чего должны увеличиться производственные мощности, улучшиться качество и измениться номенклатура продукции.
Как вид ремонта влияет на его учет?
Первое отличие текущего ремонта от капитального состоит в направленности видов выполняемых работ. В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ к расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.
Второе отличие состоит в периоде осуществления текущего и капитального ремонта. Текущий ремонт проводится по мере необходимости. Например, в офисе отклеились и испачкались обои. Их необходимо заменить. Это будет текущий ремонт. Или же в результате короткого замыкания произошло возгорание проводки в офисе, ее также необходимо заменить. Это будет текущий ремонт. Обычно текущий ремонт относится к одному налоговому периоду и расходы на его осуществление списываются единовременно.
Капитальный ремонт проводится в соответствии с техническими характеристиками через определенное время после ввода в эксплуатацию здания (сооружения), то есть данные затраты считать текущими не совсем корректно. Причем различные системы, узлы и агрегаты имеют различные сроки службы. И, соответственно, срок ремонта более длительный и расходы на него относятся к нескольким периодам. А значит, в течение этого времени целесообразно списывать расходы на проведение капитального ремонта. В некоторых случаях расходы на капитальный ремонт относят на следующие периоды в бухгалтерском учете. Согласно п. 65 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида. Равномерное списание расходов после их осуществления позволяет отнести их именно к тому периоду, в течение которого будут получены доходы от использования отремонтированного объекта, что позволит объективно оценить выгоду (прибыль), связанную с эксплуатацией здания.
Третье отличие состоит в том, что при осуществлении текущего ремонта объект может, как правило, использоваться, а вот при капитальном ремонте объект не используется и поэтому требуется повторный ввод в эксплуатацию, а в некоторых случаях принимается решение о консервации объекта основных средств.
При приеме основных средств данные об объектах вносятся в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).
Ремонт при совмещении ЕНВД и ОСН
При совмещении единого налога на вмененный доход и общей системы налогообложения для признания расходов необходимо определить, относятся ли расходы к конкретному виду деятельности или к двум одновременно.
Пример 1.
ООО «Промо+» имеет два магазина, расположенные в Москве и Московской области.
В Московской области компания применяет ЕНВД.
В Москве – ОСН.
В магазине, расположенном в Московской области, компания решила сделать капитальный ремонт стоимостью 3 000 000 руб.
| ОСН | ЕНВД | |
|---|---|---|
| Признание расходов на капитальный ремонт | 0 | 3 000 000 |
На основании п. 1 ст. 346.29 НК РФ объектом обложения при применении «вмененки» признается вмененный доход налогоплательщика.
Вмененным доходом признается потенциально возможный доход, рассчитываемый с учетом совокупности условий, непосредственно влияющих на получение указанного дохода, и используемый для расчета величины ЕНВД по установленной ставке (ст. 346.27 НК РФ).
Поэтому на расчет налога по ЕНВД проведение капитального ремонта не повлияет.
Представим себе обратную ситуацию.
Затраты на ремонт основных средств в целях налогообложения прибыли при определении расходов методом начисления относятся к прочим расходам и включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией, в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат, независимо от их оплаты.
Пример 2.
ООО «Промо+» имеет два магазина, расположенные в Москве и Московской области.
В Московской области компания применяет ЕНВД.
В Москве – ОСН.
В магазине, расположенном в Москве, компания решила сделать капитальный ремонт стоимостью 3 000 000 руб.
| ОСН | ЕНВД | |
|---|---|---|
| Признание расходов на капитальный ремонт | 3 000 000 | 0 |
В этом случае расходы принимаются в том периоде, когда они были осуществлены. В отношении принятия НДС к вычету все зависит от того, каким способом осуществляется ремонт. Если ремонт осуществляется хозяйственным методом, то есть компания самостоятельно приобретает материалы, оборудование и несет все расходы на ремонт, то вычет возможно принять после того как материалы и инструменты будут приняты к учету и будет получен счет-фактура поставщика. Если компания нанимает подрядную организацию, то НДС принимается к вычету после того как будет подписан акт о выполнении работ и будет получен счет-фактура подрядчика.
Но очень часто просто распределить расходы по виду деятельности нельзя, например, если в компании имеется только одна площадь и ведется оптовая и розничная торговля. Соответственно, необходимо вести раздельный учет доходов и расходов.
Принцип распределения общих расходов закреплен в абз.абз. 3 и 4 п. 9 ст. 274 НК РФ.
Из них следует, что расходы организации, перешедшей на уплату ЕНВД, в случае невозможности их разделения определяются пропорционально доле доходов организации от «вмененной» деятельности в ее общем доходе по всем видам деятельности.
В то же время методы распределения расходов вы вправе выбрать самостоятельно, отразив их в учетной политике (письмо Минфина России от 04.10.2006 № 03-11-04/3/431).
В частности, Минфин России допускает возможность применения метода распределения расходов пропорционально размеру площади помещений, используемых в конкретном виде деятельности. Этот подход также поддержал ФАС Московского округа в постановлении от 07.12.2009 № КА-А41/13288-09. Судьи указали, что такая методика является экономически целесообразной и не противоречит налоговому законодательству.
Пример 3.
ООО «Секрет» имеет торговую площадь, в которой ведет:
- оптовую торговлю;
- розничную торговлю.
Доля доходов от оптовой торговли составляет 60%.
Доля доходов от розничной торговли составляет 40%.
Соответственно, расходы, связанные с проведением текущего ремонта, необходимо распределить в соответствии с долями доходов.
В торговом помещении был проведен ремонт стоимостью 1 000 000 руб.
| ОСН | ЕНВД | |
|---|---|---|
| Признание расходов на текущий ремонт |
600 000 | 400 000 |
Следовательно, для целей общей системы налогообложения можно признать расходы в размере 600 000 руб. При этом возможно принять к вычету НДС по данным видам расходов. Поскольку принять к вычету НДС достаточно сложно в условиях раздельного учета, то возможно распределить расходы изначально в договоре с подрядной организацией, например, путем выделения этапов работ. Соответственно, счет-фактура на данную сумму будет являться основанием для получения налогового вычета.
При совмещении «вмененки» с другими спецрежимами, например с «упрощенкой», вам нужно вести раздельный учет имущества, обязательств и хозяйственных операций по каждому виду деятельности.
Ремонт при совмещении ЕНВД и УСН
Признать расходы на ремонт также легко, если имеются четкие показатели по ЕНВД и деятельность ведется, например, в различных помещениях, или же компания имеет легковые и грузовые автомобили и совмещает ЕНВД и УСН, и при этом можно легко обозначить и разграничить расходы на ремонт.
Пример 4.
ООО «Перевозки» осуществляет два вида услуг:
- перевозка пассажиров, в отношении которой применяется ЕНВД;
- перевозка грузов, в отношении которой применяется УСН.
У компании сломался грузовой автомобиль, был проведен капитальный ремонт двигателя на сумму 400 000 руб. Соответственно, все расходы учитываются как расходы для целей упрощенной системы налогообложения.
| УСН | ЕНВД | |
|---|---|---|
| Признание расходов на ремонт двигателя |
400 000 |
Но, как и в случае с совмещением общей системы налогообложения и единого налога на вмененный доход, часто провести разграничение по видам деятельности достаточно сложно. Распределять общехозяйственные расходы, если их невозможно отнести к конкретному виду деятельности, следует пропорционально долям доходов от каждого вида деятельности в общей сумме выручки. То есть надо определить долю доходов от каждой системы налогообложения в общих доходах, а потом результат умножить на общие расходы. Получится сумма расходов, приходящаяся на конкретную систему налогообложения.
Распределять расходы следует ежемесячно исходя из показателей выручки (дохода) и расходов за месяц. А впоследствии суммы расходов, исчисленных по итогам месяца, суммировать нарастающим итогом с начала года до отчетной даты. Связано это с тем, что при определении налоговой базы по «упрощенному» налогу доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 5 ст. 346.18 НК РФ). Подобное мнение также содержится в письме Минфина России от 27.08.2014 № 03-11-11/42698.
Пример 5.
ООО «Транспортные услуги» осуществляет два вида услуг:
- перевозка пассажиров, в отношении которой применяется ЕНВД;
- перевозка грузов, в отношении которой применяется УСН.
Распределить сумму доходов и расходов по видам транспорта не представляется возможным, поскольку весь автотранспорт занят как в деятельности по ЕНВД, так и в деятельности, относящейся к УСН.
Сумма доходов от ЕНВД – 50%.
Сумма доходов от УСН – 50%.
В течение двух месяцев осуществлялся ремонт автомобиля. Стоимость ремонта составила 400 000 руб.
Соответственно, распределение расходов на ремонт будет осуществляться следующим образом:
| УСН | ЕНВД | |
|---|---|---|
| Признание расходов на ремонт двигателя (июль) |
100 000 | 100 000 |
| Признание расходов на ремонт двигателя (август) |
100 000 | 100 000 |
Обратите внимание: проблемы могут возникнуть в части расчета периода получения доходов и расходов, поскольку этот период не совпадает при применении упрощенной системы налогообложения и едином налоге на вмененный доход. Минфин считает, что распределять доходы необходимо ежемесячно (письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-11-11/42698). В целях применения указанного пункта ст. 346.18 НК РФ распределение суммы расходов, не относящихся к конкретным видам деятельности, между различными видами деятельности осуществляется ежемесячно исходя из показателей выручки (дохода) и расходов за месяц. При исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, суммы расходов, исчисленных по итогам месяца по удельному весу выручки, полученной от видов деятельности, не переведенных на уплату единого налога на вмененный доход, в общей сумме выручки, полученной от всех видов деятельности, суммируются нарастающим итогом за период с начала налогового периода до отчетной даты.
Документооборот при осуществлении текущего или капитального ремонта кардинально не отличается.
Документооборот
Важно понимать, что существует документооборот, связанный с налоговым учетом. К таким документам, в частности, относится учетная политика, которая закрепляет порядок осуществления учета доходов и расходов, ведения раздельного учета при совмещении налоговых режимов. Также в учетной политике можно отразить особенности осуществления расходов, например, если создается специальный резерв на ремонт. Если вы создаете резерв предстоящих расходов на ремонт амортизируемых (собственных) основных средств, то сумма фактически осуществленных затрат на проведение ремонта списывается за счет такого резерва (абз. 5 п. 2 ст. 324 НК РФ). Расходами в целях налогообложения в течение всего налогового периода признаются отчисления в резерв. Напомним, что отчисления в резерв включаются в налоговую базу равными частями на последнее число отчетного (налогового) периода (абз. 4 п. 2 ст. 324 НК РФ).
Также необходимо отличать гражданско-правовые и первичные документы, которые необходимы как для оформления взаимодействия с контрагентом, так и для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Важно понять следующее:
- осуществляется ли ремонт в собственном помещении или в арендуемом;
- каким методом осуществляется ремонт: хозяйственным способом или для осуществления ремонта будет привлекаться подрядная организация.
Если ремонт проводится в собственном помещении, то все расходы, как правило, несет собственник помещения.
Если ремонт проводится в арендованном помещении, то, соответственно, расходы могут как включаться в дальнейшем в арендную плату, так и быть дополнительной обязанностью арендатора. Для того чтобы это понять, необходимо внимательно изучить договор аренды. По общему правилу, в соответствии с п. 2 ст. 616 ГК РФ арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды. То есть в обязанности арендатора входит текущий ремонт (не капитальный) – это ремонт, который предупреждает преждевременный износ объекта аренды. Он состоит в систематическом и своевременном проведении работ по предохранению имущества от преждевременного износа и устранению возникающих повреждений и неисправностей. Так, текущий ремонт арендуемых помещений включает побелку, окраску, ремонт пола, стен и т. д. (постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.07.2010 № А05-16646/2009).
Таким образом, вопрос признания расходов на ремонт может быть урегулирован в договоре аренды.
Кроме того, документооборот зависит от того, каким способом проводится ремонт.
Если ремонт проводится самостоятельно, то основными расходами будут:
- расходы на приобретение материалов;
- расходы на приобретение оборудования (например, если необходимо провести циклевку полов);
- расходы на оплату труда рабочих, осуществляющих ремонт.
Расходы на приобретение материалов и оборудования возможно подтвердить:
- контрольно-кассовыми чеками;
- товарными чеками;
- договорами с поставщиками;
- накладными ТОРГ-12;
- актами приемки-передачи.
Если говорить о подрядном способе осуществления ремонтных работ, то в этом случае необходимо заключить договор подряда с соответствующей подрядной организацией, имеющей членство в саморегулируемой организации. Согласно ст. 702 ГК РФ по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. Соответственно, в договоре важно определить результат работ, а также порядок оплаты. В качестве важных дополнений к договору могут прикладываться:
- смета, определяющая сметную стоимость работ;
- календарный план;
- этапы работ.
Смета представляет собой расчет, в котором детально указываются виды работ, их объем и стоимость, стоимость предоставляемых подрядчиком материалов и оборудования и др. Общая цена работы по договору определяется путем сложения всех статей сметы. Смета может содержаться в тексте договора подряда, а может быть оформлена в виде приложения к нему. Составление сметы защищает в первую очередь интересы заказчика, поскольку смета позволяет детально зафиксировать стоимость как всей работы, так и ее отдельных этапов или видов работ, получить представление о составе цены, о соотношении издержек и вознаграждения подрядчика, о наименовании, количестве и стоимости предоставляемых подрядчиком материалов и оборудования.
Подтверждать выполнение работ будут акты КС-2, КС-3. В силу положений п. 2 ст. 272 НК РФ датой осуществления материальных расходов будет признана дата подписания актов по формам № № КС-2 и КС-3.
Акт КС-2 применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений. Акт составляется на основании данных Журнала учета выполненных работ (форма № КС-6а) в необходимом количестве экземпляров. Акт подписывается уполномоченными представителями сторон, имеющих право подписи (производителя работ и заказчика (генподрядчика)).
На основании данных Акта о приемке выполненных работ заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3), которая применяется для расчетов с заказчиком за выполненные работы.
Справка составляется в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр – для подрядчика, второй – для заказчика (застройщика, генподрядчика). В адрес финансирующего банка и инвестора Справка представляется только по их требованию.
Выполненные работы и затраты в Справке отражаются исходя из договорной стоимости.
Справка по форме № КС-3 составляется на выполненные в отчетном периоде строительные и монтажные работы, работы по капитальному ремонту зданий и сооружений, другие подрядные работы и представляется субподрядчиком генподрядчику, генподрядчиком заказчику (застройщику).
В стоимость выполненных работ и затрат включается стоимость строительно-монтажных работ, предусмотренных сметой, а также прочие затраты, не включаемые в единичные расценки на строительные работы и в ценники на монтажные работы (рост стоимости материалов, заработной платы, тарифов, расходов на эксплуатацию машин и механизмов, дополнительные затраты при производстве работ в зимнее время, средства на выплату надбавок за подвижной и разъездной характер работы, надбавки за работу на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах, изменение условий организации строительства и т. п.).
В графе 4 стоимость работ и затрат указывается нарастающим итогом с начала выполнения работ, включая отчетный период.
В графе 5 стоимость работ и затрат указывается нарастающим итогом с начала года, включая отчетный период.
В графе 6 выделяются данные за отчетный период.
Акты могут быть составлены и по другой форме, но для целей учета важна детализация выполненных ремонтных работ, а также дата их выполнения.
При осуществлении текущего ремонта объект, как правило, эксплуатируется, поэтому ввод в эксплуатацию не требуется. А вот капитальный ремонт часто связан с необходимостью повторного ввода объекта в эксплуатацию. В этом случае факт ввода в эксплуатацию подтверждается актом ввода в эксплуатацию, подписанным комиссией.
В заключение необходимо отметить, что при проведении как текущего, так и капитального ремонта очень важно спланировать его осуществление, выбрать надежную подрядную организацию, прописать в учетной политике порядок распределения расходов, проконтролировать сбор и наличие подтверждающих документов. В этом случае ремонт пройдет «без сучка и задоринки».