Поделиться статьёй:
Максакова Е. Н.,
практикующий бухгалтер
Как исправить ошибку в расчете НДФЛ
за предыдущие периоды?
С 2016 года введена новая форма отчетности – 6-НДФЛ, и совсем не удивительно, что с введением новой формы компании и предприниматели могут допускать больше ошибок в отчетности, ведь всегда возникают и спорные вопросы, и моменты, в отношении которых не сложилась судебная практика и нет разъяснений Минфина.
В общем виде алгоритм выглядит следующим образом:
|
Выявление ошибки |
 |
|
Пересчет суммы НДФЛ |
|
|
Подача уточненного расчета 6-НДФЛ |
Для того чтобы исправить любую ошибку, необходимо сначала ее выявить. Выявить ошибку возможно в следующих ситуациях:
- проведение внутреннего контроля;
- проведение внешнего аудита;
- проведение внутреннего аудита;
- обращение работника с заявлением к работодателю (например, при наличии счетной ошибки).
Еще один вариант обнаружения ошибок – выявление ошибок налоговым органом. Когда вы представите расчет в инспекцию, будет проведена его камеральная проверка, и, руководствуясь контрольными соотношениями, налоговый орган может потребовать представления уточненной налоговой декларации или дачи пояснений, которые необходимо представить в течение 5 рабочих дней либо внести соответствующие исправления в форму 6-НДФЛ.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
В случае выявления противоречий в форме 6-НДФЛ налоговым органам рекомендовано направить письменное уведомление налоговым агентам о выявленных ошибках, противоречиях, несоответствиях с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок.
В некоторых случаях необходимо провести перерасчет. Рассмотрим ситуации, когда такой перерасчет необходим:
1. Пересчет отпускных.
Отпускные начисляются за 3 дня до наступления отпуска. При выплате отпускных сумма НДФЛ, приходящаяся на отпускные, должна быть удержана (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если отпускные приходятся на два месяца, то в части отпускных, приходящихся на следующий месяц, также следует исчислить НДФЛ с дохода, определенного нарастающим итогом (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Но представим себе ситуацию, что работника отозвали из отпуска, а расчет 6-НДФЛ был подан без соответствующих исправлений. В этом случае отпускные и НДФЛ необходимо пересчитать пропорционально дням отпуска, которые фактически отгулял работник, и подать уточненный расчет.
В случае, когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц, в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета.
- Письмо от 24.05.2016 № БС-4-11/9248.
2. Работник в командировке стал нерезидентом.
Напомним, что по общему правилу НДФЛ начисляется по ставке 13% для резидентов, 30% – для нерезидентов. Если длительность командировки составит более полугода, сотрудник станет нерезидентом, ведь он будет находиться за пределами РФ более 183 дней (п. 2 ст. 207 НК РФ). Поэтому организация начнет удерживать НДФЛ с его заработка по ставке 30% (Определение Самарского областного суда от 27.10.2010 № 33-10893).
Если бухгалтер применил пониженную ставку НДФЛ, то налог нужно будет пересчитать и подать уточненный расчет.
3. Иностранный работник стал резидентом.
Иностранный работник приобретает статус налогового резидента РФ, только если пробудет на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).
Если на дату начисления выплаты сотрудник является резидентом РФ, ставка НДФЛ составит 13%. В противном случае применяется ставка 30% (п.п. 1, 3 ст. 224 НК РФ). Соответственно, если работник стал резидентом, а работодатель неправильно рассчитал НДФЛ, то целесообразно представить уточненный расчет.
Разница между НДФЛ, удержанным по ставке 30%, и налогом, который вы пересчитали по ставке 13%, подлежит возврату налогоплательщику.
Иностранец должен обращаться за возвратом излишне удержанного НДФЛ в налоговую инспекцию, где он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания). Для этого он представляет налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус налогового резидента.
4. Нерезидент получил статус высококвалифицированного специалиста.
Доходы высококвалифицированных специалистов облагаются по специальной ставке 13%. Соответственно, если нерезидент получил статус высококвалифицированного специалиста, то его доходы необходимо пересчитать с учетом нового статуса.
При окончательном определении налогового статуса налогоплательщика производится перерасчет сумм налога в связи с изменением его налогового статуса с начала налогового периода, в котором произошло такое изменение. В случае если по итогам налогового периода работник организации будет признан налоговым резидентом Российской Федерации, по его доходам от источников в Российской Федерации сумму налога, ранее рассчитанную по ставке 30% как с нерезидента Российской Федерации, следует пересчитать по ставке 13%.
- Письмо от 26.03.2010 № 03-04-06/51.
5. Счетная ошибка.
Понятие счетной ошибки в Трудовом кодексе или Налоговом кодексе отсутствует. Вместе с тем важно помнить, что, несмотря на счетную ошибку, необходимо понять, произошла недоплата или переплата налога в бюджет.
Если произошла недоплата, то возможно удержать НДФЛ с работника. По закону удержать разрешается не более 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Если произошла переплата, денежные средства необходимо вернуть работнику. Для этого необходимо сообщить работнику о переплате, а также попросить работника написать соответствующее заявление о возврате денежных средств. Перечислить налог работнику работодатель обязан в течение трех месяцев после того, как получит заявление (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ), но лучше сделать это при выплате заработной платы.
НДФЛ был начислен, но не перечислен в бюджет
Причин для того, чтобы начислить и не перечислить в бюджет НДФЛ, достаточно много:
- отсутствие денежных средств у компании;
- несовпадение даты получения и перечисления заработной платы.
При выплате заработной платы датой получения дохода является последний день месяца, за который она выплачивается (п. 2 ст. 223 НК РФ). Соответственно, ошибка может возникнуть из-за того, что бухгалтер не знает, в каком периоде отражать выплаты заработной платы: в первом или втором квартале, а также, соответственно, уплату НДФЛ.
Раздел 1 заполняется по факту начисления заработной платы и НДФЛ.
Пример 1.
В случае если работникам заработная плата за март 2016 года выплачена 05.04.2016, а налог на доходы физических лиц перечислен 06.04.2016, то данная операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать данную операцию в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года.
Данная операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, а именно по строке 100 указывается 31.03.2016, по строке 110 – 05.04.2016, по строке 120 – 06.04.2015, по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели (письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).
Соответственно, если компания ошиблась в строке 020, необходимо подать соответствующие изменения в форму 6-НДФЛ.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ указываются суммы фактически выплаченных дивидендов независимо от того, за какой период они выплачиваются и в каком году было вынесено решение об их выплате.
В строке 130 был указан доход без НДФЛ
Пример 2.
Оклад работника – 20 000 руб. НДФЛ – 2600 руб.
Работник на руки получает 17 400 руб.
В строке 130 нужно указать полный размер дохода с налогом, то есть 20 000 руб.
Компания не отразила доходы по гражданско-правовым договорам, а также арендодателей – физических лиц
Выплачивая физическому лицу, не зарегистрированному в качестве предпринимателя, вознаграждение (в том числе аванс) по любому гражданско-правовому договору (ГПД), кроме договора купли-продажи, организация становится налоговым агентом по НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Кроме того, в случае аренды имущества у физлица ваша компания признается налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Соответственно, в отношении данных лиц необходимо удержать и отразить в форме 6-НДФЛ суммы выплат и суммы налога. Однако некоторые компании и предприниматели, несмотря на то, что НДФЛ был уплачен в бюджет, не отразили его в отчетности 6-НДФЛ.
Несоответствие контрольных соотношений 6-НДФЛ
Если компания неправильно применила или отразила вычеты, предоставляемые работнику, то в этом контрольные соотношения не сойдутся, и налоговый орган направит запрос налогоплательщику.
В частности, в отношении налоговых вычетов по НДФЛ должно быть соблюдено контрольное соотношение (КС): строка 020 =, > строка 030, где строка 020 «Сумма начисленного дохода» – это обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода, а строка 030 – это общая сумма налоговых вычетов.
Если ошибку установит инспекция, составляется акт в порядке, предусмотренном ст. 101.4 НК РФ для принятия решения о привлечении к ответственности в соответствии с п. 1.2 ст. 126 НК РФ.
При заполнении не допускается: исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать на бумажном носителе, скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
Как исправить ошибку, если работник уже уволился?
Исправление ошибки в форме 6-НДФЛ, если работник уволился, зависит от вида ошибки.
Если ошибка была допущена только в форме 6-НДФЛ, а расчет произведен правильно, то, соответственно, достаточно подать уточненный расчет.
Если бухгалтер обнаружил переплату, т. е. налог был излишне удержан, то необходимо в налоговый орган представить уточненную справку 2-НДФЛ и форму 6-НДФЛ. Кроме того, работник может вернуть из бюджета переплату, для этого ему нужно подать заявление и декларацию. Нужно также сообщить работнику об излишне удержанном налоге, ведь работник может не знать об этом факте, поэтому в произвольной форме нужно направить письмо сотруднику с указанием факта переплаты и представлением справки 2-НДФЛ.
Если образовалась недоимка, то в этом случае работодателю фактически не с чего удерживать налог. Возможно направить работнику письмо с просьбой вернуть недоимку. Однако большинство уволенных работников не столь сознательны и не возвращают недоплаченный налог бывшему работодателю. В таком случае остается или взыскание суммы в судебном порядке, или уведомление налогового органа о невозможности удержания налога. Большинство работодателей, конечно, выбирают второй вариант. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Информацию с указанием сумм дохода, с которого не удержан налог, и размера неудержанного НДФЛ необходимо представлять не позднее 01 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ), то есть если налог не был удержан в 2016 году, то соответствующую справку нужно подать в 2017 году. Ранее эти сведения нужно было подать в течение месяца после окончания года.
В соответствии с п. 4 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ физическое лицо, с доходов которого не был удержан НДФЛ, должно самостоятельно:
- не позднее 30 апреля года, следующего за годом, в котором получен доход, представить в свою налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ;
- не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом, уплатить налог.
При этом необходимо учитывать, что уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ).
Организация может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ, а также ей могут быть начислены пени за период с момента, когда налог должен был быть удержан и перечислен в бюджет, до наступления срока, в который обязанность по уплате налога должна быть исполнена налогоплательщиком самостоятельно по итогам соответствующего налогового периода (ст. 75 НК РФ, п. 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
Если отчет по форме 6-НДФЛ подан позже установленного срока, налоговики составляют акт в порядке, установленном ст. 101.4 НК РФ для принятия решения о привлечении к ответственности, предусмотренной п. 1.2 ст. 126 НК РФ.
Нужно ли исправлять 6-НДФЛ?
Подавать уточенный расчет 6-НДФЛ необходимо не всегда. Например, если ошибка была допущена в разделе 2 или компания переплатила налог, то уточненный расчет подавать не требуется.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период по строкам 100–140 отражаются только те операции, которые произведены именно в этом отчетном периоде. Операции, произведенные в предыдущие отчетные периоды, в данном разделе не отражаются.
К основным случаям, когда необходимо подать уточненный расчет, относятся:
- если вы обнаружили в форме 6-НДФЛ ошибки, которые привели к занижению суммы налога к уплате;
- если ИФНС в ходе камеральной проверки обнаружила ошибки в форме 6-НДФЛ и потребовала представить пояснения или уточненную декларацию.
Пример 3.
В компанию устроился работник, который проходил обучение за рубежом. Бухгалтер не проверил резидентство работника и начислял ему НДФЛ по ставке 13%.
Раздел 1 формы 6-НДФЛ был заполнен следующим образом:
После того как работник принес диплом иностранного образца, работодатель пересчитал налог по ставке 30% и уплатил в бюджет.
Также необходимо подать форму 6-НДФЛ.
В заключение необходимо отметить, что в отношении ошибок по форме 6-НДФЛ судебная практика еще не сложилась и только формируется, а следовательно, понять, какие ошибки являются существенными, а какие нет, практически невозможно.