+7 (8442) 26-64-41

г. Волгоград улица Ангарская дом 17 офис 609

Гаврилина И. Э.

Гаврилина И. Э.,
консультант коммерческого директора
по налоговым
и экономическим вопросам

 

Первичные документы в электронном виде

Электронные документы все больше и больше входят в нашу жизнь. Интернет-технологии сделали возможным и поиск партнера в Интернете, и согласование текста договора, и обмен претензиями и первичными документами. Но для многих остается недосягаемой целью переход на электронный документооборот. Ведь недостаточно просто отсканировать документ, нужна электронная цифровая подпись.

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и(или) в виде электронного документа.

Первичный документ вне зависимости от того, составлен ли он на бумажном носителе или в электронном виде, должен содержать обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и(или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи уполномоченных лиц.

То есть документ из серии: «Максим, мы тебе поставили 1700 подшипников по цене 13 000 рублей вчера», который направлен по мейлу, не будет являться первичным документом, несмотря на то, что мы указали количество подшипников и их цену, и при этом документ был направлен с использованием электронного документооборота.

krugПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Таким образом, именно в договоре целесообразно прописывать, какие документы мы используем, на электронных или на бумажных носителях.

Какие еще можно дать рекомендации?

1. Помните, что некоторые документы можно формировать только в электронном виде.

Доступ к полным текстам статей осуществляется по подписке. Несколько статей каждого номера находятся в открытом доступе. Также Вы можете получить один из номеров журнала бесплатно. Если Вам понравился наш журнал, информацию по подписке можно получить здесь. Вот список подписок, которые позволяют читать эту статью:

Годовой доступ к электронной версии журнала "Упрощенная бухгалтерия" (5700 руб.) - Войти и оплатить

Поделиться