Поделиться статьёй:
Золотова Е. Н.,
практикующий бухгалтер
Отпуск без сохранения заработной платы.
Как рассчитать период рабочего года
Отпуск без сохранения заработной платы (его также называют отпуском за свой счет, административным отпуском или отпуском без содержания) относится к таким отпускам, использование которых для работника не является обязательным.
Во многих организациях летом наступает пора отпусков. Право работников на ежегодный оплачиваемый отпуск закреплено ст. 114 ТК РФ. Согласно ст. 115 ТК РФ продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Дополнительные отпуска предоставляются работникам с особыми условиями труда и указаны в ст. 116–119 ТК РФ. Но при предоставлении и расчете отпусков возникают различные нюансы. И первый нюанс такой: за какой период предоставляется отпуск? Многие работники считают, что отпуск предоставляется им за календарный год, то есть с 01 января по 31 декабря, и мучают своими претензиями кадровиков. На самом деле (и это указано в ст. 122 ТК РФ) отпуск предоставляется за рабочий год. В данной статье мы рассмотрим ситуации, связанные с предоставлением помимо оплачиваемых отпусков работнику еще и неоплачиваемых (без сохранения заработной платы, или, как обычно его еще называют, отпуск за свой счет).
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Инициатором отпуска без сохранения заработной платы может быть только работник. Во всех случаях для предоставления такого отпуска необходимо его письменное заявление.
Стаж работы для предоставления отпуска
Стаж для предоставления отпуска начинает исчисляться с первого дня работы каждого конкретного работника в данной организации, то есть:
- если сотрудник устроился на работу 08 февраля 2016 года, то его первым рабочим годом для предоставления отпуска будет период: 08.02.2016–07.02.2017;
- вторым рабочим годом будет период: 08.02.2017–07.02.2018;
- и т. д.
Но данный период останется неизменным, только будут меняться года, при соблюдении условия, что весь период рабочего года будет соответствовать ст. 121 ТК РФ, в которой указано: в рабочий стаж, на основании которого работодатель обязан предоставить основной оплачиваемый отпуск, включаются следующие периоды работы в течение года:
1) все фактически отработанные дни данного сотрудника;
2) все дни, в которые согласно ТК РФ или коллективным (трудовым) договорам сохраняется рабочее место данного сотрудника:
- праздничные и выходные дни в этом периоде;
- все дни, в которые данный работник находился в очередном отпуске за предыдущий период;
- оплачиваемые дни нахождения на учебе;
- все дни отсутствия на рабочем времени по причине болезни – листок временной нетрудоспособности, в том числе и отпуск по беременности и родам;
3) все дни за время вынужденного прогула при незаконном увольнении, в случае восстановления на работе;
4) все дни, когда работник был отстранен от работы из-за того, что не прошел обязательный (для данной организации) медосмотр, но при этом вины работника в этом не было;
5) дни отпусков за свой счет, но не больше 14 календарных дней за весь период рабочего года.
В этой же статье указано, что из рабочего года исключаются следующие периоды:
1) дни, в которые сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин (прогулы);
2) время отстранения от работы в соответствии со ст. 76 ТК РФ:
- появление на работе в нетрезвом виде;
- в случаях, когда работник не прошел по своей вине обязательный медосмотр или проверку знаний на безопасность труда;
- в случаях лишения сотрудника права на ношение оружия (охранник) или водительских прав (водитель) на срок до 2 месяцев, при условии, что работник не может в это время выполнять другие функции в организации;
3) дни отпусков по уходу за детьми до полутора или трех лет.
В этих случаях период рабочего года, для исчисления отпуска, меняет свои границы на исключаемые периоды.
По общему правилу просьба работника о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы не является обязательной для работодателя.
Пример 1.
А. С. Елизарова устроилась на работу 01.12.2012.
01.09.2013 она взяла очередной оплачиваемый отпуск за период с 01.12.2012 по 30.11.2013 в количестве 14 календарных дней.
01.02.2014 ушла в отпуск по беременности и родам на срок 140 календарных дней. 10.04.2014 она родила сына.
21.06.2014 ушла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.
11.10.2015 вышла из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и взяла оплачиваемый отпуск за период с 01.12.2012 по 30.11.2013 в количестве 14 календарных дней.
25.10.2015 А. С. Елизарова взяла отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет.
11.04.2017 она вышла на работу и взяла оплачиваемый отпуск за период с 01.12.2013 по 10.04.2017 в количестве:
- за период с 01.12.2013 по 20.04.2014 – (28 дн. : 12 мес. x 5 мес.) = 12 дней;
- за период с 21.06.2014 по 10.10.2015 – исключаемый;
- за период с 11.10.2015 по 24.10.2015 – (28 дн. : 12 мес. x 0,5 мес.) = 1 день;
- период с 25.10.2015 по 10.04.2017 – исключаемый.
Получаем количество дней – 13 дней. Следующий рабочий период для получения отпуска для А. С. Елизаровой начнется с 11.04.2017.
Чтобы не запутаться с включаемыми и исключаемыми периодами рабочего стажа, кадровая служба организации должна осуществлять учет рабочего времени в ежемесячных табелях по организации или подразделению, а также учет исключаемых периодов в личной карточке сотрудника по форме, установленной в организации (унифицированные формы Т-54, Т-54а, Т-2). А также можно вести учет в программе Excel или других приспособленных программах по разработанным организацией расчетам (к сожалению, бухгалтерские программы практически все не приспособлены для такого учета).
С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.
Если отпуск без сохранения заработной платы приходится на два рабочих года
Как мы уже отметили выше, в ст. 121 ТК РФ указано, что отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) входит в расчет рабочего года в количестве, не превышающем 14 календарных дней в течение данного рабочего года.
А если отпуск за свой счет не укладывается в расчетный период? Сначала разберемся, что такое отпуск за свой счет и как он предоставляется.
Согласно ст. 128 ТК РФ, посвященной данному отпуску, отпуск без сохранения зарплаты – это особая форма социальной гарантии работнику, которая предоставляется только по его письменному заявлению по семейным или другим уважительным причинам. Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы пишется в произвольной форме, на основании данного заявления издается приказ по организации. Руководство организации имеет право потребовать документ, подтверждающий причину отпуска (например, справка-вызов на неоплачиваемую сессию в учебное заведение или копия приказа с основного места работы для совместителя) как до начала предоставления отпуска за свой счет, так и после (свидетельство о регистрации брака, рождении ребенка или смерти родственника). В случае отказа работником представить такие документы данные дни можно считать прогулами.
Поскольку отпуск без сохранения заработной платы не предполагает оплату работнику времени нахождения в отпуске, записку-расчет оформлять не нужно.
Пример 2.
01.02.2017 супруга сотрудника А. Г. Ковалева родила ребенка. А. Г. Ковалев пишет на имя генерального директора ООО «Факел» И. Ю. Бабинцевой заявление:
«Прошу Вас предоставить мне отпуск за свой счет с 01.02.2017 по 05.02.2017 в связи с рождением 01.02.2017 сына».
Максимальное количество дней, которое предоставляется за свой счет работнику по такому виду отпуска, статьей не установлено, это определяется соглашением между работником и работодателем в каждом конкретном случае.
Зато установлена обязанность работодателя предоставлять неоплаченные дни работнику по ряду причин, вне зависимости от сложившейся в данный момент рабочей ситуации на фирме. Перечень таких категорий сотрудников, с указанием количества обязательных предоставляемых дней, приведен в таблице 1.
Таблица 1.
| № | Категория сотрудника | Кол-во дней отпуска в год |
|---|---|---|
| 1 | Участник Великой Отечественной войны | 35 календарных дней |
| 2 | Работающие пенсионеры по старости | 14 календарных дней |
| 3 | Родители и супруги военнослужащих (пожарных, таможенных, правоохранительных служащих), погибших или умерших от ранений на службе | 14 календарных дней |
| 4 | Работающие инвалиды | 60 календарных дней |
| 5 | В случае рождения ребенка | 5 календарных дней |
| 6 | Регистрация брака | 5 календарных дней |
| 7 | Смерть близкого родственника | 5 календарных дней |
| 8 | Совместитель, в случае превышения количества дней отпуска по основному месту работы над отпуском по совместительству | На количество дней, составляющих разницу отпусков |
| 9 | Сотрудники, обучающиеся или поступающие в высшее учебное заведение, и которые при этом совмещают обучение и работу | От 15 календарных дней до 4 месяцев в соответствии со ст. 173 ТК РФ |
| 10 | Сотрудники, обучающиеся или поступающие в заведение для получения среднего профессионального образования, и которые при этом совмещают обучение и работу | От 10 календарных дней до 2 месяцев в соответствии со ст. 174 ТК РФ |
При этом согласно пп. «е» п. 5 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» данные неоплаченные дни не включаются в расчет среднего заработка для расчета отпускных и других выплат, основанных на среднем заработке.
Как видим, отпуска за свой счет бывают достаточно длинными даже по утвержденным основаниям, и они могут попадать на границы рабочего года сотрудника. Так что же делать в таких ситуациях?
Пример 3.
Для сотрудника ООО «Факел» К. Ю. Романова, который совмещает работу и обучение в высшем учебном заведении, периоды рабочего года составляют:
- с 01.03.2016 по 28.02.2017;
- с 01.03.2017 по 28.02.2018.
С 15.02.2017 К. Ю. Романов берет отпуск без сохранения содержания сроком на 90 календарных дней (по 15.05.2017) для подготовки и защиты дипломной работы.
Как видим, отпуск за свой счет попадает и на первый рабочий год, и на второй.
С первым периодом (01.03.2016–28.02.2017) в нашем случае все просто, так как на этот период попадет только 14 календарных неоплаченных дней (с 15.02.2017 по 28.02.2017), а значит, данный период считается полностью отработанным, период не сдвигается, и К. Ю. Романову полагается отпуск за данный период.
А вот на второй рабочий период (01.03.2017–28.02.2018) у К. Ю. Романова приходится 76 (90 – 14 = 76) календарных дней (с 01.03.2017 по 15.05.2017). 14 календарных дней из этого отпуска согласно ст. 121 ТК РФ принимаются для рабочего года. А значит, на 62 (76 – 14 = 62) календарных дня сдвигается второй рабочий период. То есть следующий отпуск К. Ю. Романов будет гулять не за период с 01.03.2017 по 28.02.2018, а за период с 02.05.2017 по 01.05.2018 (это в том случае, если больше в этом периоде он не возьмет неоплачиваемого отпуска, в противном случае рабочий год у него сдвинется еще раз).
При этом надо помнить, что если сотрудник взял отпуск без сохранения содержания и заболел в этот период, то лист нетрудоспособности за период отпуска за свой счет не оплачивается и период неоплачиваемого отпуска не продляется, в отличие от оплачиваемого отпуска (где и больничный оплачивается, и отпуск продляется на период болезни).
Праздники не включаются в число календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска (часть первая ст. 120 ТК РФ). Аналогичного правила для отпусков без сохранения заработной платы не предусмотрено. Поэтому если на период отпуска за свой счет приходится праздник, он считается днем такого отпуска.
Отпуск работающим пенсионерам
Как уже упоминалось в таблице 1, согласно ст. 128 ТК РФ работающие пенсионеры имеют право на дополнительный отпуск за свой счет на период от 14 календарных дней для работающих пенсионеров по старости до 60 календарных дней для работающих пенсионеров по инвалидности. Есть еще пенсионеры – участники Великой Отечественной войны (но, к сожалению, данная категория становится все малочисленнее). Для них дополнительный отпуск – это 35 календарных дней. Есть еще категории пенсионеров, которые имеют право на дополнительный неоплачиваемый отпуск в соответствии с Федеральным законом от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (далее – Закон о ветеранах). Количество предоставляемых по этому закону дней указано в таблице 2.
Таблица 2.
| № | Категория сотрудника | Кол-во неоплачиваемых дней в год | Документ, подтверждающий право на эту категорию |
|---|---|---|---|
| 1 | Работающие пенсионеры по возрасту | 14 календарных дней | Пенсионное удостоверение |
| 2 | Работающие пенсионеры по инвалидности (в том числе и инвалиды войны и боевых действий) | 60 календарных дней | Справка медико-социальной экспертизы об установлении инвалидности с указанием периода инвалидности |
| 3 | Ветераны боевых действий | 35 календарных дней | Удостоверение ветерана боевых действий. На правой внутренней стороне данного удостоверения должна быть отметка: «Предъявитель настоящего удостоверения имеет права и льготы, установленные пунктом… 1 (или 2) Закона о ветеранах» |
| 4 | Лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда» | 35 календарных дней | Удостоверение к нагрудному знаку (сам знак) |
| 5 | Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы | 21 календарный день (3 недели в году) | Книжка Героя Соц. Труда или орденская книжка |
| 6 | Герои Советского Союза и полные кавалеры ордена Славы | 21 календарный день (3 недели в году) | Книжка Героя Советского Союза или орденская книжка |
При этом суммировать эти отпуска нельзя, то есть если сотрудник-инвалид еще имеет право на дополнительный отпуск, например, по Закону о ветеранах, то предоставить ему обязаны как дополнительный отпуск то количество дней, которое положено ему по наибольшей «ставке», то есть 60 календарных дней.
Использование таких отпусков за свой счет, если они предоставлены не больше установленных законом сроков, не меняет рабочего периода. А также, так как в ст. 128 нет упоминания о рабочем годе, то данные отпуска предоставляются за календарный год. Также в ТК РФ нет обязанности работодателя предоставлять вместе очередной оплачиваемый отпуск и дополнительный неоплачиваемый отпуск, то есть работодатель может предоставить эти отпуска подряд, а может и в разные промежутки времени, данные отпуска можно и разбивать по времени на разные интервалы.
Еще один нюанс: если пенсионер не использовал полностью свое право на дополнительный неоплачиваемый отпуск, то на следующий год данный отпуск не переносится.
Следует помнить: чтобы не ошибиться с определением периода рабочего года, нужно обязательно вести кадровый учет по организации.