+7 (8442) 26-64-41

г. Волгоград улица Ангарская дом 17 офис 609

Долженко Д.А.

Долженко Д. А.,
ведущий юрист
ООО «Актуальный менеджмент»

Как взаимодействовать с налоговиками
при выемке документов?

Многие налогоплательщики как огня боятся выемки документов, ведь документы обеспечивают бесперебойную деятельность компании. Изъятие документов производится на основании постановления, в котором имеется перечень документов, подлежащих изъятию. Присутствие должностных лиц (директора, гл. бухгалтера), а также понятых при изъятии обязательно. Какие еще действия обязательны и как себя вести, мы рассмотрим в данном материале.

В п. 1 ст. 94 НК РФ говорится, что выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Причины для выемки:

  • проверяемый налогоплательщик не представил документы по требованию в срок либо отказался их представить. На этом основании налоговики могут изъять лишь те документы, которые были истребованы. Кроме того, в этом случае провести выемку можно не ранее окончания срока, отведенного налогоплательщику для подачи документов в инспекцию. Это правило действует и тогда, когда налогоплательщик заявил инспекторам, что отказывается от представления документов. Ведь никто не мешает ему передумать и представить документы в отведенный срок;
  • если налогоплательщик нарушил установленный срок представления документов, налоговики имеют право изъять их подлинники даже после составления справки о выездной проверке;
  • у «выездников» есть достаточные основания полагать, что необходимые для проверки документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены. ФНС считает, что они не должны пояснять, в чем эта угроза заключается. Однако суды часто признают выемку незаконной, если налоговики не приводят доказательств наличия такой угрозы. А усмотреть угрозу уничтожения, сокрытия либо замены подлинников проверяющие могут, в частности, тогда, когда налогоплательщик отказывается впустить их на свою территорию либо мешает им знакомиться с подлинниками документов в ходе проверки;
  • налоговики не могут провести выемку документов и предметов, находящихся в жилых помещениях проверяемого физического лица, не являющегося ИП;
  • для проведения отдельных контрольных мероприятий (например, для почерковедческой экспертизы) одних копий документов недостаточно, требуются подлинники. В этом случае у налоговиков также должны быть достаточные основания полагать, что документы могут быть уничтожены (заменены). Кстати, некоторые суды принимают как надлежащие доказательства, в частности, и документы, изъятые в ходе дополнительных мероприятий, и результаты экспертиз, проведенных на их основании.

Других оснований для выемки нет. Например, не является поводом для изъятия документов неявка директора организации в ИФНС для дачи пояснений.

krugВАЖНО В РАБОТЕ

Выемка документов и предметов в ночное время не допускается. Ночным временем является промежуток с 22.00 до 06.00 по местному времени.

В Налоговом кодексе не раскрыто понятие «достаточные основания». В связи с этим рекомендуем руководствоваться разъяснениями налогового ведомства, представленными в письме от 17.07.2013 № АС-4-2/12837 (представлены в таблице с примерами из судебной практики):

Случаи, когда может быть назначена выемка документовОснования
Возникновение обстоятельств, при которых у контролеров есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (постановление АС МО от 23.05.2016 № Ф05-5784/2016 (определением ВС РФ от 26.09.2016 № 305-КГ16-11358 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления)) Необеспечение возможности проверяющим ознакомиться с подлинниками документов на территории (в помещении) проверяемого лица по его месту нахождения (по месту нахождения филиала, представительства, иного обособленного подразделения)
Необеспечение возможности контролерам ознакомиться с подлинниками документов по месту нахождения налогового органа
Недостаточное количество копий документов проверяемого лица для проведения мероприятий налогового контроля (п. 8 ст. 94 НК РФ)
Иные случаи
При отказе проверяемого лица представить запрашиваемые при проведении выездной проверки документы или непредставлении их в установленные сроки (см., к примеру, постановление АС МО от 30.06.2016 № Ф05-8637/2016 (определением ВС РФ от 28.10.2016 № 305-КГ16-13774 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления))  
При воспрепятствовании доступу налоговиков, проводящих проверку, на территорию или в помещение проверяемого лица (п. 2.4 письма ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок»)  
При необходимости получить документы, имеющие отношение к предмету налоговой проверки Для проведения экспертизы
Для приобщения документов к материалам проверки в качестве вещественных доказательств
В иных целях налогового контроля

Изъятие документов производится на основании постановления о производстве выемки. По общему правилу, закрепленному в ст. 94 НК РФ, оригиналы документов не изымаются; изъятие подлинников допускается исключительно в случаях, когда имеются основания полагать, что документы будут утрачены, скрыты или уничтожены. При этом в случае изъятия подлинников с них изготавливаются копии, которые после заверения передаются лицу, у которого было произведено изъятие, не позднее пяти рабочих дней с момента изъятия.

В ходе производства выемки составляется протокол выемки, копия которого вручается по завершении лицу, у которого произведена выемка.

Анализ налогового законодательства и судебной практики позволяет сделать вывод о том, что при осуществлении камеральной налоговой проверки в отдельных случаях возможна выемка документов и предметов. Выемка производится налоговыми органами для того, чтобы выявить и подтвердить достаточными доказательствами нарушения налогового законодательства.

krugВАЖНО В РАБОТЕ

Формальное указание инспекцией в постановлении на наличие оснований, предусмотренных п. 14 ст. 89 НК РФ и ст. 94 НК РФ, само по себе не может свидетельствовать о том, что такие основания для производства выемки у нее имелись.

Налоговики должны мотивировать свое решение

Согласно п. 1 ст. 94 НК РФ выемка документов производится на основании мотивированного постановления должностного лица инспекции, осуществляющего выездную проверку.

В соответствии с п. 14 ст. 89 НК РФ при наличии у должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов. Также согласно п. 8 ст. 94 НК РФ, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники.

При этом п. 4 ст. 93 НК РФ предусмотрено, что в случае отказа или непредставления документов по требованию в установленные сроки должностное лицо налогового органа производит выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст. 94 НК РФ.

ФНС России отметила, что в п. 1 ст. 94 НК РФ отсутствует требование о том, что в мотивированном постановлении должны быть обязательно указаны конкретные документы. Судебная практика говорит о том, что достаточно ссылки инспекции на наличие оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушения, могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

Также отмечается, что выемка документов может быть произведена, только если у налогового органа имеются доказательства возможного уничтожения, сокрытия, изменения или замены налогоплательщиком документов после получения требования об их представлении.

krugПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Необходимость проведения почерковедческой экспертизы на предмет достоверности подписей конкретных лиц является достаточным основанием для проведения выемки документов.

Когда будут изъяты подлинники документов?

В п. 8 ст. 94 НК РФ предусмотрена возможность выемки подлинников документов, а не их копий. Такое право возникает у должностного лица налогового органа в тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены. Порядок выемки подлинников документов тот же, что установлен и для изъятия копий документов. При изъятии подлинников документов должностное лицо налогового органа изготавливает с них копии, заверяет эти копии и передает лицу, у которого изымаются документы. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Еще один очень важный момент. В Кодексе отсутствует норма об обязанности инспекторов вернуть изъятые в рамках процедуры выемки оригиналы документов. Срок возврата изъятых бумаг в Налоговом кодексе не прописан. Поэтому налоговики могут держать их у себя сколь угодно долго.

Во избежание их невозврата компании следует направить в инспекцию, осуществившую выемку документов, письмо с просьбой вернуть изъятые подлинники.

Если налоговики все же откажутся возвращать документы, то вернуть их можно будет через суд, объяснив при этом арбитрам все негативные последствия для компании, к которым привел либо может привести такой невозврат оригиналов.

krugПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Выемка документов оформляется протоколом, составленным с соблюдением требований, предусмотренных ст. 99 НК РФ. Форма протокола приведена в приложении к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@.

Присутствие понятых обязательно!

При проведении выемки документов обязательно присутствие понятых в количестве не менее двух человек (абз. 1 п. 3 ст. 94, п. 2 ст. 98 НК РФ). В дальнейшем они будут удостоверять своими подписями в протоколе выемки факты, содержание и результаты действий, которые произведены (п. 5 ст. 98 НК РФ).

Не допускается участие в качестве понятых должностных лиц налоговых органов (п. 4 ст. 98 НК РФ). При этом работники компании могут быть понятыми, что подтверждает и судебная практика (постановление ФАС МО от 18.07.2003 № КА-А40/4842-03).

В качестве понятых проверяющие могут пригласить любых незаинтересованных лиц (п. 2 ст. 98 НК РФ).

Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Также понятые должны будут по окончании выемки подписать протокол. Они имеют право внести в него или приложить к нему свои замечания.

krugПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если налогоплательщик отказывается подписать постановление о производстве выемки документов, об этом делается запись в протоколе, заверенная подписями ревизоров и понятыми.

А если не подчиниться закону…

Что будет, если не пустить налоговиков?

На законных основаниях можно не пускать на свою территорию инспекторов только до тех пор, пока налоговая не предъявила:

  • решение о проведении выездной проверки;
  • служебные удостоверения сотрудников, названных в решении.

Решение могут направить и по почте заказным письмом. Но, придя на проверку, инспекторы все равно предъявляют решение и удостоверения. Предупреждать же вас о выездной проверке заранее никто не будет: такой обязанности у налоговиков просто нет. Иногда спрашивают: могут ли налоговики начать проверку, если нет директора (уехал в командировку, в отпуск, заболел и т. д.)? Да, могут. Директор или уполномоченный представитель компании вправе присутствовать при проведении проверки, в том числе при осмотре помещений. У налоговиков есть корреспондирующая с этим правом обязанность: в силу нормы п. 2 ст. 22 НК РФ они должны обеспечить возможность такого присутствия. Но проверяющие не обязаны бегать за директором, чтобы, например, вручить ему лично решение о проведении проверки или требование о представлении документов. Ревизоры могут передать документы секретарю, и в таком случае их получение подтвердит штамп организации. Ссылаться на то, что получение решений и требований налогового органа заказным письмом не тождественно их вручению руководителю или уполномоченному представителю компании, тоже бессмысленно: внутреннюю работу компании организует именно ее руководитель. Поэтому, какой бы сотрудник организации ни расписался в получении заказного письма, содержащиеся в нем документы все равно будут считаться врученными.

Если удостоверения и решение о проверке у ревизоров в наличии, то препятствование их проходу в ваши помещения (в офис, цех, на склад и т. д.) незаконно. Если же вы все-таки не пустите ревизоров, то руководитель проверяющей бригады прежде всего составит акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц, проводящих проверку, на территорию или в помещение налогоплательщика. Отказ подписать документ ничего не даст: налоговики просто сделают в акте отметку о том, что руководитель или представитель компании от подписи отказался.

Последствия:

1. Со дня составления акта и до дня возобновления проверки приостанавливается течение срока давности привлечения к налоговой ответственности. Напомним, что срок давности составляет 3 года и отсчитывается, в зависимости от вида правонарушения, со дня его совершения либо со следующего дня после окончания налогового периода, в котором совершено нарушение.

2. Препятствование осмотру помещений дает ревизорам право рассчитать обязательства вашей компании перед бюджетом по имеющимся у них данным или по данным аналогичных налогоплательщиков. Такой способ расчета с высокой степенью вероятности может повлечь доначисления.

3. Отказ допустить проверяющих на свою территорию может рассматриваться как основание для выемки документов.

4. Налоговики могут оштрафовать руководителя организации на 10 000 руб. На практике бывает, что в таких случаях к административной ответственности привлекают только саму компанию. Штраф – от 5000 до 10 000 руб.

Впустили, но документы не дали. При непредставлении необходимых для проверки документов более двух месяцев проверяющие тоже вправе рассчитать обязательства компании перед бюджетом расчетным путем. В частности, если вы не обеспечите ревизорам возможность ознакомиться с подлинниками документов, вам просто откажут в учете налоговых расходов и вычетов по НДС.

Также стоит отметить, что в случае отказа от добровольной выдачи документов ревизор производит выемку принудительно.

krugВАЖНО В РАБОТЕ

Пунктом 5 ст. 94 НК РФ установлено: не подлежат изъятию у налогоплательщика документы, не имеющие отношения к предмету проверки. При обращении в судебные органы подобные действия проверяющих могут быть признаны незаконными.

Что можно, а что нельзя ревизорам?

Есть определенный список прав проверяющих:

  • требовать предъявления документов, которые необходимы для проверки;
  • брать устные и письменные объяснения сотрудников и руководителей ревизуемых объектов;
  • изымать документы и акты, которые подтверждают факты расхищения ценностей и денег;
  • осматривать все склады и помещения, в которых хранятся денежные средства и другие ценности;
  • проводить инвентаризацию;
  • опечатывать выбранные документы и помещения;
  • требовать от сотрудников и руководства ревизуемой организации объяснений по возникшим вопросам;
  • проверять правильное списание бракованной продукции, материалов на издержки, в том числе
    и расход средств на зарплату и другие затраты;
  • при необходимости консультироваться со специалистами;
  • выносить предписания об устранении выявленных нарушений или недостатков;
  • предлагать заказчику ревизии варианты дисциплинарных взысканий, освобождения от работы, возмещения нанесенного ущерба;
  • сообщать в правоохранительные органы обо всех случаях недостач через заказчика ревизии.

Ревизор не может выходить за установленные рамки.

Обязанности проверяющих:

  • перед ревизией необходимо поставить в известность о начале проверки руководителя ревизуемой организации;
  • в ходе мероприятия нужно информировать его о выявленных нарушениях и недостатках и принятии мер для их устранения;
  • проводить контроль законности финансовых и хозяйственных операций, сохранности собственности;
  • совершать проверку соблюдения дисциплины, постановку и достоверность бухгалтерского учета;
  • контролировать качество, правильность и фактическое наличие первичных документов;
  • выявлять бесхозяйственность, расточительность, растраты, хищения, недостачи;
  • отмечать случаи незаконного расходования товарно-материальных ценностей и бюджетных денежных средств в личных целях и т. д.;
  • в обязанности ревизора входит объективно и предельно точно констатировать выявленные факты нарушений (и их причины), указывая виновных лиц и размер причиненного ущерба;
  • сообщать и обсуждать результаты проверки с сотрудниками ревизуемой организации;
  • проверять полномочия работников и законность их действий;
  • соблюдать информационную конфиденциальность;
  • оформлять результаты проверки в письменном виде, согласно установленным нормам;
  • ревизоры должны быть корректны, но находиться с сотрудниками проверяемой организации только
    в деловых отношениях;
  • соблюдать самодисциплину;
  • повышать квалификацию;
  • проверять своевременное выполнение предписаний, выданных после результатов предыдущей ревизии.

krugПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Копия протокола выемки документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы были изъяты, заказным письмом (с описью вложения) с уведомлением о получении.

Законодательные рамки для ревизора. Официальное лицо во время проверок – ревизор. Должностные обязанности его имеют определенные правила при проведении ревизии. К основным относятся: непрерывность; гласность; активность; обоснованность; внезапность. При соблюдении всех этих правил вкупе получается окончательный результат ревизии.

Что не может делать ревизор? Обязанности ревизора имеют некоторые ограничения. Проводящему контроль и учет лицу строго запрещается: оказывать любое давление; высказывать обвинительные суждения; угрожать каким-либо наказанием; давать собственную оценку должностным лицам; высказывать личные предположения; поддаваться на возможные провокации; прикасаться и брать в личное пользование материальные ценности; привлекать к ревизии сотрудников ревизуемого предприятия; вести неделовые отношения; участвовать в корпоративах и других увеселительных мероприятиях (днях рождения и т. д.) проверяемой организации.

Налоговые органы могут привлекаться к уголовной ответственности за разглашение конфиденциальной информации, полученной во время проверки, а также за сокрытие данных о выявленных нарушениях, злоупотреблениях, фактах хищения или бесхозяйственности. На ревизора может быть заведено уголовное дело, если проверяющий использовал свое служебное положение в личных корыстных целях.

При сокрытии в процессе ревизии фактов хищения имущества и денежных средств путем внесения в акт ревизии ложных сведений или исправлений, искажающих содержание документов, ревизор может нести уголовную ответственность (например, по ст. 292 УК РФ – служебный подлог и др.).

krugПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если организация, у которой производится выемка, отказывается подписать протокол, она имеет право представить мотивированное объяснение отказа. Если же налогоплательщик данным правом не воспользуется, этот момент также будет запротоколирован.

Оформление результатов выемки

Чтобы провести выемку, инспекция оформляет постановление, форма которого утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@. Выносит постановление инспектор, который непосредственно проводит выездную налоговую проверку, а утверждает его руководитель инспекции (его заместитель). Об этом говорится в п. 1 ст. 94 Налогового кодекса РФ.

Помимо отметки руководителя инспекции (его заместителя) об утверждении постановления о производстве выемки, в этом документе должны быть указаны:

  • дата и место составления;
  • Ф.И.О. и должность инспектора, который вынес постановление;
  • полное и сокращенное наименования организации (ответственного участника консолидированной группы), в которой проводится выездная проверка, ее ИНН и КПП;
  • мотивы проведения выемки;
  • полное и сокращенное наименования организации, в которой назначена выемка, ее ИНН и КПП;
  • описание изымаемых документов (предметов).

    Такие реквизиты предусмотрены приложением 19 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@.

    В конце процедуры выемки документов инспекторы составляют протокол о производстве выемки, изъятия документов и предметов по установленной форме (приложение № 20 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@), соответствующей требованиям ст. 99 Кодекса (п. 6 ст. 94 НК РФ).

    В протоколе перечисляют и подробно описывают изъятые документы, а также отражают все действия, произведенные во время выемки. Документ должен иметь следующие данные (п. 2 ст. 99 НК РФ):

  • место и дату составления;
  • время начала и окончания выемки документов;
  • должность, Ф.И.О. инспектора, который составил протокол;
  • сведения о лицах, которые участвовали в выемке (их Ф.И.О., адрес, гражданство и т. п.);
  • сведения об объектах выемки (изъятых документах);
  • подробное описание результатов выемки документов.

Налоговики перечисляют и описывают изъятые документы либо в самом протоколе, либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества. Все изымаемые документы предъявляют понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки документов, и в случае необходимости упаковывают на месте выемки (п.п. 7, 9 ст. 94 НК РФ).

Как указывают суды, отсутствие подробной описи изъятых документов (например, указание лишь коробок) является основанием для признания выемки документов незаконной.

При изъятии документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган обязан вернуть оригиналы документов в течение пяти рабочих дней после изъятия.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика. В случае отказа налогоплательщика скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка в протоколе выемки документов и предметов.

Если налогоплательщик, у которого производится выемка, отказывается подписать протокол, он вправе представить мотивированное объяснение причин отказа, которое прилагается к протоколу. Если такое объяснение не было представлено, то в протоколе производится соответствующая запись, заверенная проверяющими и понятыми.

Копия протокола выемки документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты, заказным письмом (с описью вложения) с уведомлением о получении.

Знание процедуры проведения и документирования выемки документов может помочь налогоплательщикам отстоять свои права, в том числе и в судебном порядке. Так, поводом для иска после выемки документов может быть:

  • нарушение процедуры проведения выемки;
  • невозврат или неполный возврат документов;
  • утеря документов.

krugПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Выемка документов, осуществленная в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля, в частности для проведения почерковедческой экспертизы, не противоречит нормам налогового законодательства.

Когда должна быть проведена выемка?

Выемка документов должна производиться после истечения срока добровольного представления документов, а именно на следующий день после вручения требования. Представление налогоплательщиком документов, истребованных в ходе выездной налоговой проверки, производится в 5-дневный срок со дня получения такого требования.

В период приостановления выездной проверки ИФНС не должна возвращать налогоплательщику изъятые подлинники документов.

Что касается возврата изъятых подлинников, то в НК РФ нет ни порядка, ни сроков, ни самой такой обязанности для налоговиков, при условии, что они передали налогоплательщику заверенные копии документов. Поэтому формально у проверяемых лиц даже после окончания выездной проверки нет законного права требовать обратно документы, изъятые при выемке.

Но по-хорошему, если проверка завершена, то налоговикам оригиналы больше не нужны, за исключением случаев, когда документы передаются в следственные органы или в суд. Поэтому вы можете обратиться к ним с просьбой вернуть изъятое. Если они вам откажут, тогда можно требовать возврата подлинников документов через суд. Однако будьте готовы доказать, что их отсутствие привело к каким-то негативным для вас последствиям.

В целом, по практике выемка осуществляется тогда, когда есть основания полагать, что имеют место факты сокрытия информации. Поэтому важно предоставлять всю информацию по запросам налогового органа своевременно, что в некоторых случаях будет способствовать снижению рисков выемки документов и предметов.

Поделиться