Поделиться статьёй:
Шабалина И. Ю.,
главный бухгалтер OOO «Омега-Л»
Отражение в отчетности изменения сроков отпуска
В соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков утверждается заранее, не позднее чем за две недели до начала календарного года. Однако когда сотрудник уже находится в отпуске, повлиять на дату его окончания могут различные неожиданные события. Помехой отдыху становится болезнь - отпуск на период нетрудоспособности продлевается или переносится (ст. 124 ТК РФ). Прервать отпуск бывает нужно и в связи с неотложной работой (ст. 125 ТК РФ). Отпускные сотруднику выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Получается, что меняется дата окончания уже оплаченного отпуска. Как правильно отразить изменения периода уже оплаченного и наступившего отпуска в отчетности?
На основании ст. 122 ТК РФ работодатель обязан предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск. Кадровой службой организации не позднее, чем за две недели до окончания года составляется график отпусков на следующий год. В соответствии со ст. 123 ТК РФ составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Руководитель организации утверждает согласованный с сотрудниками график отпусков. Но на практике неукоснительное соблюдение утвержденного графика отпусков в организации на протяжении всего года — это большая редкость. Есть целый список причин, по которым происходит изменения сроков отпусков, как по инициативе работника, так и по решению работодателя. К таким причинам можно отнести как личную просьбу работника, так и изменения в производственном процессе организации. Статьи 124 и 125 ТК РФ указывают, что перенос отпуска по инициативе работодателя или его продление может осуществляться только исключительно с согласия работника и при наличии соответствующих документов.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Отпуск может быть продлен в случаях, предусмотренных трудовым законодательством или локальными нормативными актами. Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, применяются в части, не противоречащей ТК РФ, и предусматривают в пункте 18 автоматическое удлинение отпуска на соответствующее количество дней болезни. Статья 124 ТК РФ допускает продление или перенос отпуска на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.
Продление отпуска
Если работник, при наличии определенных обстоятельств, не может использовать предоставленный ему отпуск по назначению, то ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, что подтверждает ст. 124 ТК РФ. В соответствии с ТК РФ к таким обстоятельствам относятся:
- временная нетрудоспособность работника в период отпуска;
- исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
- другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Трудовой кодекс указывает, что при наступлении первых двух случаев отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. Работнику необходимо известить работодателя о продлении отпуска, или согласовать с ним новые сроки отпуска. И хотя сроки переноса отпуска трудовым законодательством не закреплены, ч. 3 ст. 124 ТК РФ указывает, что запрещено переносить отпуск, к примеру, на два или три года, так как перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен.
Отпуск также должен быть продлен или перенесен при исполнении работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей. Например, работник во время своего отпуска был призван на военные сборы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»). В этом случае в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок с учетом пожеланий работника.
К другим случаям, предусмотренным трудовым законодательством, локальными нормативными актами, при которых предусмотрено продление или перенос отпуска относятся:
- учебный отпуск, согласно гл. 26 ТК РФ он является дополнительной гарантией, подлежащей обязательному предоставлению работнику. Согласно ч. 1 ст. 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования, независимо от их организационно-правовых форм, по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка. Если учебный отпуск совпал с основным, работодатель по заявлению работника должен продлить или перенести основной оплачиваемый отпуск на другой период.
- согласно ст. 128 ТК РФ предоставление отпуска без сохранения заработной платы до пяти календарных дней в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников является обязанностью работодателя, в том числе и если эти события происходят во время очередного отпуска.
Наступление выше указанных событий влечет перенос или продление отпуска только в том случае, если работник предоставил письменное заявление.
Также, кроме указанных случаев, работник имеет право обратиться с заявлением о переносе отпуска, если ему своевременно не была произведена выплата отпускных или он был предупрежден менее чем за две недели о начале отпуска. В этих случаях работнику необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением о переносе отпуска и работодатель обязан эту просьбу удовлетворить.
Продлению отпуска подлежат только случаи нетрудоспособности самого работника. Больничный лист по уходу не является основанием для изменения даты окончания отпуска.
Перенос части отпуска из-за болезни
Если работник, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, заболел, то для продления или переноса отпуска на соответствующие количество календарных дней он должен получить листок временной нетрудоспособности, проще говоря, взять больничный. При этом работник обязан немедленно уведомить работодателя о наступлении болезни любым возможным способом — по почте, телефону, по электронной почте. Также работник обязан сообщить, намерен ли он приступить к работе сразу по окончании отпуска, собирается ли его продлить или те дни отпуска, которые он болел, — перенести на другой период. Об обязанности сотрудника сообщать, о болезни во время отпуска работодателю сказано в ч. 2 п. 19 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169. Если работник не уведомил руководителя организации или кадровую службу о своей болезни во время отпуска, и продлил себе отпуск по собственной инициативе, то его отсутствие на работе будет являться нарушением трудовой дисциплины.
Если работником предоставлено заявление о продлении или переносе отпуска в связи с листом нетрудоспособности бухгалтер организации делает перерасчет выплат, которые произведены за отпуск. Если работник, заболевший во время отдыха и получивший больничный лист, принял решение продлить отпуск сразу после его окончания, то никакие изменения в бухгалтерский учет вносить не надо. Ведь на основании действующего законодательства оплата отпуска произведена не позднее трех дней до его начала, дни отдыха полностью оплачены, а начисления по листу нетрудоспособности произведут после его сдачи в бухгалтерию.
Но в том случае, если работник принял решение перенести отпуск на другие удобные для него дни, бухгалтер обязан внести в расчеты соответствующие корректировки. На основании предоставленного листа нетрудоспособности излишние отпускные сторнируются, и составляется соответствующая бухгалтерская справка. Востребованные дни «недогуляного» отпуска будут оплачены исходя из вновь исчисленного среднего заработка.
В том случае, если сотрудник подал заявление на увольнение и принял решение отгулять положенные дни отдыха, но во время отпуска заболел, то больничный лист, полученный за это время, подлежит оплате. Но продлить или перенести отпуск в этом случае нельзя.
В соответствии со ст. 124 ТК РФ, не является основанием для продления ежегодного оплачиваемого отпуска, несмотря на наличие выданного работнику листка нетрудоспособности, заболевание ребенка сотрудника, другого члена его семьи.
Перенос части отпуска в связи с досрочным выходом на работу
Прервать отпуск работника бывает нужно и в связи с неотложной работой (ст. 125 ТК РФ), но лишь при том условии, что сотрудник согласен прервать свой отдых (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Работодатель вправе определить самостоятельно перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, так как законодательно он не установлен, главное — это согласие работника прервать свой отдых. Однако не все работники могут быть отозваны из оплачиваемого отпуска, даже если они сами не возражают против этого. Работники, занятые на вредном или опасном производстве, беременные женщины, несовершеннолетние сотрудники не могут быть отозваны из ежегодного оплачиваемого отпуска.
Если работник отказался досрочно выйти из отпуска, то это нельзя считать нарушением трудовой дисциплины и к нему не могут быть применены дисциплинарные наказания.
- Пункт 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2.
Если на предприятии возникла ситуация, при которой необходимо вызвать сотрудника из отпуска, то кадровая служба должна подготовить соответствующие документы. В соответствии со ст. 125 ТК РФ составляется служебная записка, в которой указываются веская причины, по которым работник отзывается из отпуска. Если работник дает своё согласие, то руководитель издает приказ о прерывании отпуска. Что касается выплаченных отпускных, то работнику предлагается: или добровольно внести в кассу организации излишне выплаченные суммы или зачесть в счет предстоящей заработной платы. Это сотрудник может указать в собственноручно написанном заявлении. Также необходимо кадровой службе внести изменения в график отпусков.
Продление и перенос отпуска:
особенности учета и отражение в отчетности
При продлении срока отпуска или его переносе у бухгалтера возникает много вопросов. Как не ошибиться при отражении этих операций в учете, а затем и в отчетности? Рассмотрим ситуацию, связанную с продлением ежегодного оплачиваемого отпуска.
Пример
Сотруднику ООО «САРОС » Шулейкину М.Н. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 10.07.2017 по 23.07.2017. Отпускных за 14 дней начислено 26 713,56 руб. НДФЛ исчислен и удержан по состоянию на 05.07.2017 в сумме 3473,00 руб. Выплата отпускных в сумме 20240,56 руб. осуществлена 05.07.2017 путем перечисления на банковскую карту. Шулейкин М.Н. заболел 17.07.2017 и получил листок нетрудоспособности, который 21.07.2017 был закрыт. Сотрудник своевременно предупредил руководителя, о том, что заболел, и согласовал продление отпуска на 5 дней по окончании болезни. Шулейкин М.М. вышел на работу по окончании продленного отпуска 31.07.2017 (с учетом выходных и праздничных дней) и предъявил в бухгалтерию листок нетрудоспособности за период с 17.07.2017 по 21.07.2017. Пособие по временной нетрудоспособности Шулейкину М.Н. не выплачивалось, так как оно было полностью «перекрыто» сторнированными отпускными. 25 июля в день выдачи «аванса» сотруднику выплат не полагалось, а 10.08.2017 Шулейкин М.Н. получил зарплату за июль, уменьшенную на сумму задолженности.
Бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Операция |
|---|---|---|
| 20 (25,26) | 70 | сторнируете отпускные за период с 17.07.2017 по 21.07.17 (если в организации не создан резерв предстоящих отпусков) 9540 руб. 55 коп (НДФЛ 1240) |
| Рассчитан больничный лист 8756,14 (НДФЛ 1138): | ||
| 69 | 70 | начислены первые 3 дня б/л за счет работодателя |
| 69 | 70 | начислен б/л за счет ФСС |
| 20 (25,26) | 70 | продлен отпуск на количество дней временной нетрудоспособности. |
Так как сумма сторно отпускных равна сумме продления отпуска, то начисленные страховые взносы не изменятся.
Но много вопросов остается с НДФЛ в такой ситуации. Дата получения отпускных — дата их выплаты работнику, а отпускные были выплачены перед отпуском целиком. Как следует из инструкции по заполнению формы 6НДФЛ (приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) сумма удержанного при выплате отпускных налога, указанная в расчете 6-НДФЛ (строка 140 раздела 2 и строка 070 раздела 1), корректировке не подлежит. Корректируется исключительно сумма начисленного дохода (строки 130 и 020) и исчисленного с него налога (строка 040).
Рассмотрим, как будет заполнен раздел 2 расчета 6-НДФЛ по выплатам из нашего примера:
По отпускным:
- Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 05.07.2017.
- Строка 110 «Дата удержания налога» — 05.07.2017.
- Строка 120 «Срок перечисления налога» — 31.07.2017.
- Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 17173,01 (26713,56 руб. – 9540,55 руб.).
- Строка 140 «Сумма удержанного налога» — 3473 руб.
- По больничному пособию:
- Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 25.07.2017.
- Строка 110 «Дата удержания налога» — 25.07.2017.
- Строка 120 «Срок перечисления налога» — 01.08.2017.
- Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 8756,14 руб.
- Строка 140 «Сумма удержанного налога» — 0 (1138-1240) руб.