Проверка первичных документов
и регистров бухгалтерского учета упрощенца

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Для организаций, применяющих УСН, ведение бухгалтерского учета является обязательным. Это означает, что «упрощенцам» необходимо разработать и утвердить учетную политику организации. А так же вести бухгалтерский учет и представлять налоговую и бухгалтерскую отчетность в инспекцию.

Необходимость вести бухгалтерский учет накладывает на предпринимателя дополнительные обязанности. В целях соблюдения Федерального закона о бухгалтерском учете в организации стоит сформировать положение о документообороте. Такое положение поможет упорядочить поступление и ведение первичной документации, отражение хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах.

На практике всё гораздо сложнее. Первичные документы довольно часто поступают в бухгалтерию с опозданием, в некоторых содержатся ошибки. Бухгалтеру даже в небольшой организации, применяющей упрощенную систему налогообложения, приходится периодически проводить проверку первичной документации, правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и налогового учета. Чаще всего такой анализ документооборота необходим при составлении годовой отчетности, при подготовке к проверкам со стороны контролирующих органов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Что нужно сделать в ходе проверки первичных документов и регистров бухгалтерского учета

Бухгалтерские документы отражают хозяйственные операции и подтверждаются оформленным первичным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Первичные документы должны быть не только правильно оформлены и соответствовать утвержденным формам, но и отражать реальность сделки. В связи с введением в 2017 году ст. 54.1 НК РФ, налогоплательщикам следует очень внимательно относиться к оформлению первичных документов.

В поступивших в бухгалтерию документах не должно быть дописок другими чернилами, орфографических ошибок, факсимильных подписей, смазанных печатей. Такие документы следует заменить.

Применяемые в организации формы первичных документов должны быть закреплены учетной политикой. Все эти формы на основании Закона № 402-ФЗ должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование первичного документа;
• дата составления;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ошибки в реквизитах или их отсутствие в документе могут привести к претензиям со стороны контролеров.

Первичные документы должны быть не только оформлены в соответствии с действующим законодательством, но и содержать достоверную информацию. Если с представленным документом всё в порядке, бухгалтеру необходимо отразить его в регистрах учета. Чтобы удостовериться в правильности ведения бухгалтерского и налогового учета, сотруднику финансовой службы необходимо провести анализ следующих действий:

• правильность, своевременность отражения на бухгалтерских счетах и в налоговых регистрах произведенных хозяйственных операций;
• ведения учета основных средств, НМА, своевременность их инвентаризации в соответствии с принятой учетной политикой, проверка начисленной амортизации;
• проверка расходования финансов, материальных запасов;
• проверка ведения документооборота;
• проверка соблюдения кассовой дисциплины;
• сверка с контрагентами;
• Налоговые и бухгалтерские регистры организация имеет право разработать самостоятельно, но, согласно ст. 10 Закона № 402-ФЗ, они должны содержать обязательные реквизиты:
• наименование организации, составившей регистр;
• даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
• единица измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Внутренняя проверка

Согласно Закону № 402-ФЗ организации обязаны организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

При этом четкие указания, как проводить подобный контроль в законе отсутствуют.

В документе № ПЗ-11/2013 от 25.12.2013 Минфина РФ содержатся общие рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности. В документе Минфин РФ определяет внутренний контроль в организации как некий процесс, способный выявить:

• эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
• достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
• соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Для организаций применяющих УСН рекомендовано осуществлять следующие мероприятия внутреннего контроля:

• проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету; сверка данных с контрагентами;
• проверка учета персонала;
• инвентаризация;
• соблюдением установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• компьютерная обработка информации.

Своевременное проведение внутреннего контроля бухгалтерской службы организации поможет избежать многих проблем.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию получателя за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Внешняя проверка

Бухгалтерская и налоговая отчетность так же может подвергаться внешней проверке. Одними из тех, кто имеет право затребовать документы, являются представители аудиторских компаний.

На основании Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» целью аудиторской проверки является заключение о достоверности бухгалтерской и налоговой отчетности проверяемой организации и соответствии ведения учета законодательным актам. На основании Положения о признании международных стандартов аудита, подлежащими применению на территории Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.06.2015 № 576, и приказов Минфина России от 24.10.2016 № 192н и от 09.11.2016 № 207н мнение аудитора может способствовать формированию доверия к отчетности, однако оно не указывает на эффективность управления предприятием и не дает прогнозов на будущее. Если организация не попадает под обязательный аудит, то чаще всего проверка проводится по инициативе учредителей.

Проверить правильность ведения бухгалтерского и налогового учета вправе и контролирующие органы. Для проведения проверки контролеры выписывают соответствующее требование. Существует несколько видов проверок:

• выездная;
• камеральная;
• встречная.

При камеральной проверке запрашиваются регистры, пояснения, ведомости. При выездной проверке контролеры делают заключение на основании оригиналов «первички», бухгалтерских и налоговых регистров. При встречной проверке происходит сопоставление первичных документов контрагентов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Исправительная запись должна содержать дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Правильность внесения исправлений

Что делать, если при проверке бухгалтер обнаружил ошибки в регистрах бухгалтерского учета? Ведь они могут быть обернуться для организации налоговыми финансовыми взысканиями. Чтобы этого избежать, бухгалтер должен своевременно их обнаружить и исправить. Исправление ошибок в бухгалтерском учете регламентируется Законом № 402-ФЗ и ПБУ 22/2010.

На основании ст. 9 и 10 Закона № 402-ФЗ, разд. 4 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» и письма Минфина России от 31.03.09 № 03-07-14/38 для исправления ошибок в первичных документах неправильное слово или сумму необходимо зачеркнуть тонкой линией так, чтобы можно было прочитать первоначальный вариант, а сверху аккуратно написать правильное значение. Исправление необходимо заверить подписью лица, которое ответственно за ведение регистра, проставить дату и печать компании. Однако нельзя вносить изменения в первичные документы в одностороннем порядке.

Исправления выявленных ошибок в бухгалтерском учете и налоговой отчетности определяется ПБУ 22/2010. Метод исправления ошибки зависит от момента ее обнаружения и от её существенности.

Чтобы исправить выявленные ошибки необходимо совершить следующие действия:

1. Определить, влияет ли ошибка на экономические результаты деятельности. Если происходит искажение финансового результата, ошибка является существенной.

2. Бухгалтер составляет справку о внесении исправлений в учет организации на основании п. 8.1 информации Минфина России от 25.12.2013 № ПЗ-11/2013 бухгалтерская справка является документом для оформления процедур внутреннего контроля. Форма справки разрабатывается организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике.

3. К справке необходимо приложить копии неправильно оформленных первичных документов, из-за которых произошла ошибка.

4. Необходимо внести исправления в первичные документы, в соответствии с установленными законодательством правилами.

5. Бухгалтер составляет дополнительную проводку на разность между правильной и ошибочной суммой хозяйственной операции.

6. Бухгалтер аннулирует ошибочную запись способом «красное сторно» и делает правильную проводку.

7. Очень важно решить вопрос о дате внесения исправлений в регистры бухгалтерского учета. Дата зависит от того, в какой момент выявлена ошибка в учете — до или после утверждения годовой бухгалтерской отчетности. Если ошибка выявлена до окончания отчетного года, исправления вносятся в том месяце, когда она была обнаружена. Если бухгалтерская отчетность не утверждена, исправления вносятся декабрем того года, за который она составляется. Если отчетность утверждена, исправления вносятся в текущем году.

8. Если обнаруженная ошибка привела к искажению финансового результата прошедшего периода, то в текущем году на счете 91 «Прочие доходы и расходы» делается исправительная запись.

Внутренний контроль бухгалтерских и налоговых регистров, своевременное исправление выявленных ошибок поможет избежать претензий со стороны фискальных органов.

• Назад
• Вперёд