Поделиться статьёй:
УСН | НЕ ДЕЛАЕМ ОШИБОК
Барбой А. Я., налоговый консультант, аудитор, лектор профессиональных семинаров
Бухгалтерский учет – это процесс создания информации о финансовом положении организации, необходимой заинтересованным лицам. Реализуется это через ряд строго последовательных действий.
Вся основная информация заключена в отчетности, которая строится на основе бухгалтерских регистров, где сгруппированы и систематизированы данные первичных документов. В свою очередь, регистры представляют собой таблицы, каждая из которых объединяет информацию, подобранную по определенным признакам, задаваемым содержанием бухгалтерской отчетности.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, вправе не вести бухгалтерский учет с 2013 года.
Подготовка такой информации – длительный процесс, который предполагает на основе первичной документации выполнение бухгалтером либо бухгалтерской службой ряда последовательных действий, в результате которых данные о фактах хозяйственной деятельности организации с помощью рабочего плана счетов преобразуются в элементы бухгалтерского учета, а затем и бухгалтерской отчетности.
Так, например, для составления бухгалтерской отчетности организацией, занимающейся торговой деятельностью, необходимо иметь информацию, в частности, о поступлении и реализации товаров. Эту информацию можно увидеть в специальном регистре – таблице, в которой будет не только представлено движение товаров за определенный период времени, но и его остаток на определенную дату.
Схематично процедуру бухгалтерского учета можно представить так:
Первичные документы > Бухгалтерские регистры> Бухгалтерская отчетность
При этом информация должна быть не только полной, но и достоверной, ведь она потребуется как внутренним, так и внешним пользователям.
Книга учета доходов и расходов по УСН не может заменить регистры бухгалтерского учета.
К внутренним пользователям относятся руководители организации, бухгалтерия и, конечно же, собственники. Им такая информация необходима не только для принятия управленческих решений, но и для предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности, для оценки эффективности работы организации.
Внешних пользователей можно представить в виде двух основных групп.
Так, существуют внешние пользователи с прямым финансовым интересом – сегодняшние и потенциальные банки, поставщики, инвесторы, кредиторы и пр. Они по данным отчетности делают выводы о финансовом положении организации, ее платежеспособности и ликвидности, перспективах в будущем.
Любой объект бухгалтерского учета подлежит своевременному признанию в учете. Это следует из п. 5 и 6 ПБУ 1/2008.
К внешним пользователям бухгалтерской информации с косвенным интересом также можно отнести налоговые органы, Госкомстат, Пенсионный фонд, ФСС, аудиторские фирмы, покупателей и других пользователей. При этом налоговые органы, в отличие от других ведомств, имеют право пользоваться не только отчетной, но и всей другой учетной информацией, необходимой для проверки исчисления правильности уплаты налогов. Также вся учетная информация предоставляется аудиторам, осуществляющим по договору аудиторскую проверку. Представители Пенсионного фонда и Фонда социального страхования пользуются учетной информацией, необходимой для проверки правильности отчислений в эти фонды.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Пункт 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете
При этом все сторонние пользователи, имеющие право на использование всей или части внутренней учетной информации, обязаны хранить коммерческую тайну организации. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется руководителем компании и утверждается в соответствующем приказе или распоряжении.
Счета и субсчета
Непрерывное текущее наблюдение и контроль над хозяйственными процессами, в результате которых происходит изменение в составе имущества и источников его образования, эффективно осуществлять с помощью системы счетов бухгалтерского учета.
Счета открываются на каждый экономически однородный вид имущества, источник его формирования и хозяйственную операцию, в соответствии с классификацией объектов учета.
Например, с помощью счетов бухгалтерского учета удобно вести учет и видеть движение средств организации по таким объектам учета, как «Касса», «Расчетный счет», «Основные средства», «Уставный капитал», «Выручка от реализации товаров, работ, услуг», и не только по ним. Причем все эти счета – синтетические, и учет на них ведется только в денежном выражении. Как правило, синтетические счета бухгалтерского учета соответствуют статьям баланса, и, используя их, можно сформировать баланс – основу бухгалтерской отчетности.
Для оперативного руководства хозяйственной жизнью организации и контроля над сохранностью собственности обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно. С этой целью применяют аналитический учет, вводя в систему бухгалтерского учета счета второго уровня. Они называются субсчетами.
Так, кроме данных об общей сумме, например, основных средств необходимо иметь сведения об их количестве и стоимости, конкретных видах: здания, оборудование, машины, а помимо данных о кредиторской и дебиторской задолженностях требуются данные по каждому контрагенту.
В результате для получения полной и оперативной информации по каждому объекту учета необходим аналитический учет. Его можно сформировать, вводя в рабочий план счетов субсчета, открываемые к основному бухгалтерскому счету.
Рабочий план счетов
Для грамотного ведения бухучета методом двойной записи необходимо систематизировать все применяемые в организации счета и субсчета. Для этого следует разработать рабочий план счетов.
Одним из способов формирования начальных показателей является проведение инвентаризации.
Этот документ основывается на ряде положений и требований.
Во-первых, составление рабочего плана счетов базируется на основе законодательства РФ. Это План счетов бухгалтерского учета, принятый приказом МФ РФ от 31.10.2000 № 94н, и Инструкция по его применению; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Методические указания по учету и движению отдельных видов активов; Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ).
Методику восстановления начальных остатков целесообразно прописать в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.
Во-вторых, при разработке рабочего плана счетов необходимо выдержать их классификацию, которая основывается на экономических особенностях объектов учета.
Алгоритм составления рабочего плана счетов можно свести к следующим действиям:
- Взять основной план счетов и из него выбрать те счета, которые будут использоваться в хозяйственной жизни организации.
- К тем счетам, по которым нужна аналитика, добавить необходимое количество субсчетов.
- Информацию представить в виде таблицы, которая будет являться приложением к учетной политике организации.
- Полученный документ вместе с учетной политикой должен быть утвержден руководителем организации.
Ниже приведен фрагмент рабочего плана счетов.
| Приложение к приказу об учетной политике организации | ||
|---|---|---|
| Раздел | Наименование счета | Номер счета |
| 1 | 2 | 3 |
| Внеоборотные активы | Основные средства | 01 |
| Амортизация основных средств | 02 | |
| Нематериальные активы | 04 | |
| Амортизация нематериальных активов | 05 | |
| Вложения во внеоборотные активы | 08 | |
| Производственные запасы | Материалы | 10 |
| Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям | 19 | |
| Затраты на производство | Основное производство | 20 |
| Готовая продукция и товары | Товары | 41 |
| Денежные средства | Касса | 50 |
| Расчетные счета | 51 | |
| Финансовые вложения | 58 | |
| Расчеты | Расчеты с поставщиками и подрядчиками | 60 |
| Расчеты с покупателями и заказчиками | 62 | |
| Расчеты по кредитам и займам | 66 | |
| Расчеты по налогам и сборам | 68 | |
| Расчеты по социальному страхованию и обеспечению | 69 | |
| Расчеты с персоналом по оплате труда | 70 | |
| Расчеты с разными дебиторами и кредиторами | 76 | |
| Капитал | Уставный капитал | 80 |
| Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) | 84 | |
| Финансовые результаты | Прибыли и убытки | 99 |
На основе рабочего плана счетов строятся бухгалтерские проводки путем применения метода двойной записи. Главный критерий здесь – соблюдение всех экономических особенностей тех объектов, которые должны быть учтены бухгалтерскими проводками.
Нужно напомнить, что двойная запись – это отражение каждой хозяйственной операции одновременно по двум счетам: по дебету одного и по кредиту второго, благодаря чему становится возможным избежание ошибок (не зря говорят «дебет сошелся с кредитом»). По тем же принципам составляется и бухгалтерский баланс.
В результате с помощью бухгалтерских проводок можно достаточно оперативно получить достоверную информацию о различных аспектах финансово-хозяйственной жизни организации. Удобнее всего эту информацию размещать в специальных таблицах, именуемых регистрами бухгалтерского учета.
Субъекты малого предпринимательства вправе не раскрывать в бухгалтерской отчетности информацию об отложенных налоговых активах и отложенных налоговых обязательствах.
Регистры бухгалтерского учета
Эти формы должны содержать обязательные реквизиты:
- наименование регистра;
- наименование организации;
- период, за который составлен регистр;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра.
Каждый бухгалтер самостоятельно решает, какие регистры целесообразно вести, но, как показывает практика, регистры ведутся в разрезе счетов бухгалтерского учета с различной детализацией и выборкой данных (анализ счета, карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость). При этом предусматриваются и сводные регистры, в которых приводится обобщенная информация по нескольким счетам учета (например, отчет по проводкам, журнал хозяйственных операций и другие общие формы).
Регистры бухгалтерского учета составляются как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Кроме того, в бухгалтерских прикладных программах есть всевозможные справочники, используемые для заполнения документов и различных расчетов по тем или иным хозяйственным операциям. Формально это тоже регистры, используемые для составления документов бухгалтерского и налогового учета.
У регистров бухгалтерского учета есть несколько предназначений, кроме группировки и систематизации информации.
Так, регистры бухучета могут понадобиться и при ведении налогового учета. Для этого организация вправе самостоятельно дополнить регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета.
В бухгалтерских программах также предусмотрено формирование налоговых регистров одновременно с ведением бухгалтерских. К тому же налогоплательщик, представляющий в ФНС пояснения относительно выявленных ошибок в декларации, вправе дополнительно представить выписки из регистров бухгалтерского учета (п. 4 ст. 88 НК РФ). Тут стоит помнить, что основным налоговым регистром «упрощенца» является Книга учета доходов и расходов.
Есть и еще один аспект в значимости регистров бухгалтерского учета: непредставление по требованию налоговиков регистров бухгалтерского и налогового учета может привести к серьезным штрафным санкциям по всем известной ст. 120 НК РФ.
Бухучет начинается с формирования учетной политики. В ней отражают принципы ведения учета на конкретном предприятии по тем аспектам, по которым законодательство допускает несколько вариантов учета или вообще не регламентирует.
В связи с тем, что многие малые организации только начали вести бухгалтерский учет, у них вполне резонно может возникнуть вопрос: с чего же начать ведение бухгалтерского учета?
На первом этапе рекомендуется, прежде всего, оценить предполагаемый объем работы, то есть планируемое количество операций. Если их немного, можно регистры бухгалтерского учета разработать самостоятельно, к примеру, в программе Excel. Но так можно поступить тем организациям, у которых в месяц будет не более 30 операций и нет производства продукции (работ, услуг), связанного с большими затратами материальных ресурсов. Если же финансово-хозяйственных операций больше, то лучше вести бухучет в специальной бухгалтерской программе.
При выборе программы стоит обратить внимание на то, чтобы она подходила для организации, то есть учитывала специфику ее деятельности. К примеру, если компания занимается торговлей, следует учесть, есть ли в ней первичные документы для торговой деятельности (накладные для приемки и продажи товаров и др.). Если же деятельность связана с грузоперевозками, необходимо наличие транспортных документов.
И, безусловно, лучше, если бухгалтерская программа будет «научена» правилам налогового учета при УСН. Это облегчит расчет «упрощенного» налога и заполнение декларации по нему.
Форма бухгалтерского учета с использованием регистров предполагает регистрацию фактов хозяйственной деятельности в комплекте упрощенных ведомостей. Каждую ведомость, как правило, применяют для учета операций по какому-либо из используемых бухгалтерских счетов. Данная форма рекомендована малым предприятиям, осуществляющим производство продукции (работ, услуг).
- Пункт 4.2 информации от 19.07.2011 № ПЗ-3/2012
Следующий этап – разработка и утверждение руководителем организации учетной политики и рабочего плана счетов. Учетная политика – документ, в котором необходимо закрепить основные принципы организации учета, а также обозначить свой выбор в тех случаях, когда бухгалтерское законодательство дает такое право. Это, к примеру, могут быть методы начисления амортизации, стоимостный критерий отнесения имущества к амортизируемым основным средствам, способ определения стоимости материалов или товаров при их списании.
Рекомендуется очень хорошо продумать содержание данного документа, ведь учетная политика применяется последовательно из года в год.
Внутренний контроль
Правильность ведения бухучета поможет вам проверить внутренний контроль, который рекомендовано вводить в организациях новым Законом о бухучете.
Обратите внимание на то, что речь идет о контроле совершаемых фактов хозяйственной жизни, а для экономических субъектов, бухгалтерская финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту, – и о внутреннем контроле ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).
Напомним, что ранее организация внутреннего контроля, в том числе создание службы внутреннего контроля, являлась правом организаций.
Порядок исправления бухгалтерских ошибок прописан в ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»
С чего начать
Нужно также упомянуть о первых бухгалтерских проводках вновь созданной организации. Ведь даже если еще не началась активная хозяйственная жизнь организации, прошедшей регистрацию, первичные документы у нее уже есть, а значит, есть и бухгалтерские проводки.
В этот период у компании уже имеются учредительные документы, а в них обозначен размер уставного капитала (либо доли в процентах) по каждому учредителю. Есть также и кассовые документы, и реквизиты расчетного счета организации, свидетельствующие об оплаченных суммах. А следовательно, бухгалтер имеет возможность сделать и первые записи методом двойной записи в соответствующих регистрах бухгалтерского учета.
Ошибку, допущенную в текущем году, нужно исправлять корректировочной проводкой в том месяце, в котором вы ее обнаружили. То есть если в мае вы увидели, что в феврале неверно списали стоимость проданных товаров, внести исправления нужно в мае.
Пример.
13 января 2014 года ООО «Стандарт» получило документы по зарегистрированному предприятию. Величина уставного капитала в соответствии с учредительными документами составила 60 000 руб. с разбивкой по учредителям.
При этом величина уставного капитала учредителя Иванова В. П., составила 40 000 руб. А величина уставного капитала учредителя Петрова И. В. – 20 000 руб.
- 20 января Иванов В. П. внес в кассу 20 000 руб. (ПКО № 1);
- 20 января выдано 20 000 руб. бухгалтеру Сидоровой И. А. для зачисления этой суммы на расчетный счет организации (РКО № 1);
- 21 января Петров И. В. внес в кассу 10 000 руб. (ПКО № 2);
- 21 января выдано 10 000 руб. бухгалтеру Сидоровой И. А. для зачисления этой суммы на расчетный счет организации (РКО № 2).
Организацией получены выписки банка:
- от 21 января – на сумму 20 000 руб.;
- от 22 января – на сумму 10 000 руб.
| № п/п | Дата | Наименование операции | Сумма | Проводка | Ф.И.О. | Наименование регистров бухучета | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | По дебету/По кредиту | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1. | 13 января 2014 | Уставный капитал зарегистрирован | 40 000 | 75.1 | 80 | Иванов В. П. | Расчеты с учредителями/Уставный капитал |
| 2. | 13 января 2014 | Уставный капитал зарегистрирован | 20 000 | 75.1 | 80 | Петров И. В. | Расчеты с учредителями/Уставный капитал |
| 3. | 20 января 2014 | Оплата уставного капитала 50% | 20 000 | 50.1 | 75.1 | Иванов В. П. | Касса/Расчеты с учредителями |
| 4. | 20 января 2014 | Денежные средства выданы из кассы | 20 000 | 57 | 50.1 | Сидорова И. А. | Переводы в пути/Касса |
| 5 | 21 января 2014 | Оплата уставного капитала 50% | 10 000 | 50.1 | 75.1 | Петров И. В. | Касса/Расчеты с учредителями |
| 6. | 21 января 2014 | Денежные средства выданы из кассы | 10 000 | 57 | 50.1 | Сидорова И. А. | Переводы в пути/Касса |
| 7. | 21 января 2014 | Денежные средства зачислены на р./сч. | 20 000 | 51 | 57 | - | Расч. счет/Переводы в пути |
| 8. | 22 января 2014 | Денежные средства зачислены на р./сч. | 10 000 | 51 | 57 | - | Расч. счет/Переводы в пути |