Как избежать ошибок при списании подотчетных сумм?

Расчеты через подотчетных лиц упрощают расчеты, повышая их оперативность. Количество возможных ошибок в учете подотчетных сумм должно быть минимальным во избежание негативных последствий.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают выдачу сотруднику предприятия наличных денежных средств на определенные цели с последующим представлением отчета об их использовании. А поскольку речь идет о наличных деньгах, контролирующие органы при проверках финансово-хозяйственной деятельности организации проверяют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» очень тщательно.

На практике проверки показывают, что наиболее распространенными ошибками, которые выявляют ревизоры и налоговики, являются:

• отсутствие в организации документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм;
• списание подотчетных сумм с работников без оправдательных документов;
• несоблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами;
• нарушение целевого использования полученных денежных средств;
• расходы учтены раньше, чем была погашена задолженность перед подотчетным лицом;
• в товарном чеке не расшифровано содержание покупки и др.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Сумму уплаченного работником аванса учитывайте в расходах только после того, как будут получены товары, работы или услуги.

Отсутствие в организации документов, устанавливающих порядок выдачи и списания подотчетных сумм

Правила, касающиеся выдачи, а также авансовых отчетов по подотчетным суммам, устанавливаются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Из него следует, что в обязательном порядке должен издаваться приказ по организации, где будет отражен порядок выдачи и списания подотчетных сумм, т. к. наличные денежные средства выдаются под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия. На основании распоряжения руководителя, подтвержденного его подписью на расходном кассовом ордере или на заявлении, приложенном к нему, бухгалтер или кассир выдает деньги под отчет.

В случае если возврат таких сумм будет произведен несвоевременно либо в случае наличия израсходованной суммы, не подтвержденной документами, оформленными надлежащим образом, эта сумма будет включена в доход сотрудника, с которого будет уплачен НДФЛ.

Основные требования, предъявляемые законодательством к организациям в отношении правил выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам, таковы:

• выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги под отчет, если сотрудник организации не отчитался по предыдущей сумме аванса. На практике такие ситуации встречаются. В частности, это нарушение характерно в случае направления сотрудников в командировки, когда проездные документы приобретаются сотрудниками заранее и самостоятельно. Это нарушение порядка ведения кассовых операций, и организация может быть привлечена к ответственности согласно ст. 15.1 КоАП РФ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Расходы по авансовому отчету для работодателя считаются оплаченными только после того, как вы окончательно рассчитаетесь с подотчетным сотрудником.

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами

Получая денежные средства под отчет и оплачивая приобретенные товары, работы или услуги, сотрудник организации на основании доверенности выступает от имени юридического лица. Рассчитываясь с контрагентами, он должен знать о предельном размере расчетов наличными денежными средствами.

ЦБ РФ Указанием от 07.10.2013 № 3073-У устанавливает лимит наличных расчетов деньгами между юридическими лицами в 2016 году в размере 100 000 руб. То есть предельный размер расчетов наличными денежными средствами между контрагентами определяется именно в рамках одного договора. Следовательно, наличный расчет в рамках одного договора может быть произведен только в размере не более 100 000 руб.

Допустим, заключен договор на 117 000 руб. Лишь 100 000 руб. из них можно оплатить наличными денежными средствами. Остальная же сумма оплачивается безналичным путем.

При этом с одним контрагентом можно заключить неограниченное число договоров. Сумма денежных средств, принятая от одного контрагента в течение одного дня, определяется количеством заключенных с ним договоров. Получается, что с одним и тем же контрагентом можно рассчитаться на сумму, превышающую 100 000 руб. Но при этом каждая из сумм в пределах 100 000 руб. должна идти в оплату только одного из договоров.

Если избежать расчетов наличными денежными средствами с контрагентом не удается и сумма платежа превышает 100 000 руб., необходимо, чтобы каждая из вносимых сумм не превышала установленного размера и соответствовала отдельному договору. Это поможет избежать нарушений и, следовательно, претензий со стороны проверяющих.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если подотчетник принес товарный чек, в котором указана только общая стоимость покупки, такой документ лучше заменить, обратившись к продавцу еще раз, или самостоятельно сделать к чеку расшифровку.

Отсутствие товарного чека

Организация в процессе своей деятельности приобретает материальные ценности за наличный расчет в розничной торговле: хозяйственные товары, канцелярские принадлежности, бухгалтерские бланки, ГСМ и прочее.

Если у сотрудника организации при приобретении товара не будет доверенности, он будет выступать в качестве физического лица. Получается, что розничная торговая организация осуществляет продажу физическому лицу.

В соответствии со ст. 168 НК РФ если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы, требования по оформлению расчетных документов считаются выполненными. Накладную и счет-фактуру в магазине физическому лицу могут не предоставить.

Для списания подотчетной суммы с сотрудника фирмы необходим, помимо чека ККТ, и товарный чек. В кассовом чеке содержится информация об организации-продавце: наименование, ИНН и общая сумма покупки. В товарном чеке расшифровывается перечень приобретенных товаров, т. е. он служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке (сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу). Например, приобретены хозяйственные товары на сумму 3000 (три тысячи) руб. 00 коп., а именно: стиральный порошок «БиМакс автомат» в количестве 10 уп. по цене 300 руб. 00 коп. за 1 уп., т. е. 3000 руб. 00 коп.

В бухгалтерии на основании товарного чека данный приобретенный товар будет оприходован.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Правильно заполненный товарный чек фактически представляет собой товарную накладную и будет являться обязательным первичным документом, служащим основанием для принятия приобретенных ценностей на учет.

Однако нужно иметь в виду, что ККТ, имея все необходимые сведения, может включать в том числе и перечень приобретенных товаров. Такого чека будет достаточно. Но, чтобы исключить вопросы со стороны проверяющего органа, можно приложить и товарный чек.

В том случае, если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, необходимо составить акт и отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный – накладной, которая отражает получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека эту роль будет выполнять акт, составленный представителями организации.

Отсутствие документов, подтверждающих расходование сумм, выданных под отчет

Денежные средства, которые сотрудник получает под отчет, носят целевой характер, то есть они должны расходоваться строго на определенные цели. Когда сотрудник отчитывается, в бухгалтерию организации он в обязательном порядке представляет авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов о произведенных расходах.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник обязан указать сведения о себе, а на оборотной стороне заполняет графы 1–6 о фактически произведенных расходах в конкретных суммах с приложением документов, которые эти расходы и подтверждают. Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются в хронологическом порядке. Затем бухгалтерия организации проверяет правильность оформления и достоверность расходов, указанных в авансовом отчете. Утверждает проверенный авансовый отчет руководитель предприятия.

Если при налоговой проверке будет установлено, что приобретенное имущество фактически не принималось организацией к учету, а документы подотчетное лицо прилагало к авансовому отчету, то указанные суммы будут включены в доход данного физического лица и налоговый орган потребует удержать с этих сумм НДФЛ.

Зачастую при проведении проверок авансовых отчетов сотрудников проверяющие органы сталкиваются с нечитаемой информацией. Как правило, это касается чеков контрольно-кассовой техники. В некоторых моделях ККТ используется метод термопечати, при котором чернила выцветают по прошествии некоторого времени. Именно поэтому по истечении достаточно большого периода времени информацию, которую содержал чек ККТ, восстановить бывает довольно сложно. В авансовом отчете должен иметься товарный чек, содержащий необходимую информацию, или необходимо заведомо сделать ксерокопию чека ККТ и приложить к авансовому отчету. В противном случае расходы подотчетного лица будут признаны неподтвержденными. Налоговые органы по поводу ксерокопирования документов не возражают, на это указывает письмо УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636@.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Проверка авансовых отчетов по служебным командировкам

Статья 167 ТК РФ гарантирует командированному сотруднику учреждения сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также то, что работодатель возместит ему расходы, связанные со служебной командировкой. Статьей 168 ТК РФ определено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В случае утери командированным сотрудником проездных документов или документов, которые подтвердили бы расходы по найму жилья, руководитель организации имеет право разрешить оплату неподтвержденных расходов в пределах норм, установленных законодательством. Если возмещение неподтвержденных расходов производится сотрудникам в размере фактических затрат, это может привести к претензиям со стороны проверяющих органов.

Возмещение работнику расходов на служебную командировку предусмотрено ст. 168 ТК РФ. Также порядок и размеры возмещения подобных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами работодателя.

Проезд к месту служебной командировки и обратно возмещается работнику в размере произведенных фактических расходов. Они должны быть подтверждены проездными документами.

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда к постоянному месту работы. Если, при необходимости, командированный сотрудник останавливался по пути следования, то возмещение расходов по найму жилья будет производиться лишь при наличии подтверждающих документов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если подотчетный работник оплатил расходы чужой картой, попросите его написать пояснительную записку о том, что деньги владельцу карты за покупку он вернул.

Расходы подотчетного лица оплачены чужой банковской картой

Для всех «упрощенцев» это вполне актуальная проблема. Допустим, работник составил авансовый отчет, приложил документы на приобретение чего-либо и чек на оплату. При проверке обнаруживается, что в чеке ККТ указаны данные банковской карты не конкретного подотчетного лица, а кого-то другого. Вдобавок в чеке ККТ указывается Ф.И.О. того лица, кому принадлежит карта.

Если подотчетное лицо оплатило расходы чужой картой, ему придется написать объяснительную записку о том, что за произведенную покупку деньги владельцу карты он вернул.

Сумму такого авансового отчета придется исключить из налоговой базы и включить ее же в доход данного работника. Затем доход обложить НДФЛ и начислить с него страховые взносы.

Как исправлять ошибки

В рассматриваемом выше случае, когда расходы подотчетного лица оплачены чужой банковской картой, сотрудник должен написать пояснительную записку с указанием, что покупку делал его родственник или друг по его поручению. Также необходимо приложить расписку человека, чьей картой было оплачено, где будет подтверждение о том, что деньги свои он от подотчетного лица получил и претензий не имеет. Лишь тогда появятся доказательства того, что расходы действительно оплачены за счет средств вашей организации, которые и были выданы под отчет. Такие рекомендации дают финансовое и налоговое ведомства в письме Минфина России от 11.10.2012 № 03-03-07/46, а также ФНС России в письме от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876.

Пример 1.

Если в товарном чеке не расшифровано содержание покупки.

При составлении авансового отчета сотрудник прикладывает чек ККТ на общую сумму и товарный чек, но в данном товарном чеке не указаны конкретные названия приобретенных товаров. Имеется только обобщенное наименование, например, «хозтовары на сумму 1300 руб.». В чеке ККТ также указана только общая стоимость.

Учитывать расходы по документу без названий конкретных товаров нежелательно. Все расходы должны быть документально подтверждены согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ. И документы следует оформлять в соответствии с законодательством РФ. К обязательным реквизитам первичного документа относятся: наименование и количество приобретенных товаров, работ или услуг согласно пп.пп. 4 и 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если сотрудник приложил к авансовому отчету товарный чек, в котором указана только общая стоимость покупки, то такой документ необходимо заменить. Для этого целесообразно будет обратиться к организации-продавцу еще раз или самостоятельно сделать к чеку расшифровку.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если в чеке ККТ указаны названия всех товаров, цены, количество и стоимость, то товарный чек не обязателен, ведь вся информация, необходимая для учета, уже есть в кассовом чеке. Правда, такие чеки выдают не все продавцы, а лишь крупные супермаркеты.

В таких случаях подотчетному лицу надлежит это проверять сразу и на месте. Ведь если налоговики при проверке произведут доначисление с аванса НДФЛ, то удержать его придется из зарплаты подотчетного лица.

Далее организации-продавцу надлежит переписать товарный чек.

Но если поменять товарный чек окажется проблематично, можно составить внутренний документ. Например, это может быть расшифровка к товарному чеку. В нем само подотчетное лицо пропишет наименование, количество, цену и общую стоимость купленных товаров. Поскольку документ будет оформлен правильно, то и проблем с учетом расходов быть не должно.

Работник доплатил «из кармана»

Достаточно часто встречается ситуация, когда работник получил деньги под отчет, но на оплату покупки данной суммы не хватило. Сотрудник добавил свои деньги. Следовательно, по авансовому отчету получился перерасход.

Это говорит о том, что нельзя учитывать всю сумму покупки в налоговых затратах при упрощенной системе, пока не рассчитались с подотчетным лицом. Ведь в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. Оплаченными же они будут, когда у фирмы не будет задолженности перед подотчетным лицом в данном случае. Это видно из п. 2 ст. 346.17 НК РФ. В нашем случае: при перерасходе есть долг перед работником, потому неправомерно будет учитывать расходы до погашения долга.

Это подтверждает письмо Минфина России от 17.01.2012 № 03-11-11/4. Поэтому списать всю сумму расходов можно лишь тогда, когда организация рассчиталась с подотчетным лицом, когда были выполнены прочие условия и имеются подтверждающие документы.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Подотчетные расходы считаются оплаченными работодателем, если сотрудник не вносил свои личные деньги. А если вносил, сначала нужно возместить ему перерасход и только потом учитывать расходы в налоговой базе при УСН.

Пример 2.

И. И. Иванов является сотрудником ООО «ВЕСТА». 15 июля он получил под отчет 1000 руб. для покупки офисной бумаги. 18 июля работник приобрел бумагу за 1100 руб. и составил авансовый отчет. К отчету он приложил товарный чек и чек ККТ на покупку товара. 19 июля руководитель ООО «ВЕСТА» утвердил отчет, и бухгалтерия оприходовала офисную бумагу и тут же передала в пользование. А 20 июля бухгалтер-кассир выдала И. И. Иванову сумму перерасхода по авансовому отчету – 100 руб. (1100 руб. – 1000 руб.).

Стоимость бумаги нужно отразить в материальных расходах сразу после оприходования и оплаты товара. Это подтверждается пп. 5 п. 1 ст. 346.16 и пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Офисная бумага была оприходована 19 июля, а оплачена полностью 20 июля – только после погашения задолженности перед сотрудником. Подотчетное лицо приложило к отчету товарный чек и чек ККТ. Этих документов достаточно для учета расходов. Поэтому 20 июля ООО «ВЕСТА» отразит в Книге учета стоимость офисной бумаги – 1100 руб.

Бухгалтерские проводки будут следующие:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
15 июля
71	50	1000	Выданы деньги под отчет И. И. Иванову
19 июля
10	71	1100	Оприходована офисная бумага, купленная подотчетным лицом
20	10	1100	Списана в пользование офисная бумага
20 июля
71	50	100	Выдана И. И. Иванову сумма перерасхода по авансовому отчету

Из всего этого следует, что расходы по авансовому отчету для работодателя считаются оплаченными только после того, как окончательно произойдет расчет с подотчетным сотрудником согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Если же сумма перерасхода будет возмещена сотруднику уже в следующем периоде, то для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты. Можно поступить так: списать стоимость покупки за минусом перерасхода сразу после утверждения авансового отчета, оставшуюся же часть – в день, когда вы выплатите причитающуюся сумму работнику. А для учета расходов необходимы подтверждающие их документы и выполнение прочих необходимых условий. Это следует из п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если работник потратил меньшую сумму, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть в кассу.

Для плательщиков УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» характерна ошибка по списанию расходов на товар, который еще не поступил. Допустим, сотрудник внес контрагенту аванс под будущую поставку. Он потратил деньги, полученные в подотчет. Теперь ему необходимо составить авансовый отчет. Но документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица еще нет, так как товар ему еще не отгружен. Потому и приложить к авансовому отчету он сможет лишь чек ККТ, квитанцию к приходному кассовому ордеру или любой другой документ, подтверждающий оплату.

Будет допущена ошибка, если в налоговой базе при УСН потраченные деньги будут отражены в качестве расхода на дату утверждения авансового отчета. Полностью затраты еще не подтверждены, подотчетное лицо ничего не купило и не получило, а только внесло аванс под будущую поставку.

Сумму уплаченного работником аванса необходимо учесть в расходах лишь после того, как будут получены товары, работы или услуги.

Учесть расходы в налоговой базе при УСН нужно будет не на дату утверждения отчета, а позднее, когда товар будет получен и оприходован, работы или услуги выполнены, затем товар уже будет реализован покупателю в соответствии с пп.пп. 5 и 23 п. 1 ст. 346.16, пп.пп. 1 и 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. В организации же будут все необходимые документы.

Если работник не получал деньги под отчет, а приобрел имущество для фирмы за свои средства, составлять авансовый отчет будет ошибкой. Поскольку аванс сотруднику не выдавался, он должен написать заявление с просьбой о возмещении расходов. Он должен будет приложить также все документы, подтверждающие покупку. Если руководитель организации утвердит заявление сотрудника, из кассы предприятия ему необходимо будет выдать требуемую сумму. Затем нужно будет отразить покупку в расходах, если все документы правильно оформлены и выполнены условия.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности за несвоевременную сдачу авансового отчета. При этом необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарных взысканий, установленный в ст. 193 ТК РФ. В частности, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не будет представлено, составляется соответствующий акт.

Пример 3.

В. П. Петракова, работающая в ООО «ВКС», 01 августа получила под отчет наличные в сумме 7000 руб. на покупку товаров для перепродажи. Однако на складе поставщика нужных товаров не оказалось, поэтому она лишь заказала эти товары, чтобы получить их через две недели, и 10 августа внесла предоплату – 1000 руб.

17 августа В. П. Петракова составила авансовый отчет и приложила к нему документ на уплату аванса 1000 руб. Оставшаяся сумма 6000 руб. (7000 руб. – 1000 руб.) была возвращена в кассу. Выданные авансы в налоговом учете при УСН не отражаются. Стоимость товаров организация должна будет отразить в расходах только после того, как они будут оприходованы, полностью оплачены и реализованы покупателю согласно пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

В бухгалтерском учете ООО «ВКС» будут сделаны следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
01 августа
71	50	7000	Выданы деньги под отчет В. П. Петраковой
17 августа
60 субсчет «Авансы выданные»	71	1000	Внесена предоплата за товар за счет подотчетных средств
50	71	6000	Получен от В. П. Петраковой остаток подотчетной суммы

Если из приложенных к авансовому отчету документов не ясно, что именно покупал работник, в таком виде отчет лучше не принимать. Подотчетное лицо должно получить у продавца товарный чек или накладную, где и будут перечислены все приобретенные товары с ценой и количеством.

Подотчетные расходы будут считаться оплаченными в организации, если сотрудник не вносил свои личные деньги. Если же это произошло, то сначала необходимо возместить сотруднику перерасход и лишь потом учитывать расходы в налоговой базе при УСН.

Если подотчетное лицо оплатило поставщику сумму в счет будущей поставки, отражать расходы в налоговом учете при УСН на дату утверждения отчета нельзя. Необходимо дождаться, когда товары, работы или услуги будут получены, товары же – еще и реализованы.

• Назад
• Вперёд