Поделиться статьёй:
Электронный документооборот
Клочков М. Б.,
ведущий юрисконсульт ООО «Центральная Эксплуатирующая компания»
Если прежде у хозяйствующих субъектов был выбор – взаимодействовать с государственными органами в электронном или бумажном виде, то сегодня в ряде случаев они просто обязаны использовать электронный документооборот.
В России законодательно постепенно внедряется электронный документооборот, который, в частности, упрощает хозяйствующим субъектам процедуру взаимодействия с контролирующими органами.
Нормативная основа
Как указано в п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от другой стороны по договору. Таким образом, хозяйствующие субъекты вправе использовать электронные документы, заверенные электронной подписью (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Недавно Правительство России утвердило план мероприятий по совершенствованию налогового администрирования. Одним из мероприятий, в частности, является стимулирование перехода налогоплательщиков и налоговых органов на электронный документооборот.
Также применение электронных документов, в том числе первичных, разрешает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете). Так, первичные учетные документы и бухгалтерские регистры составляются на бумажных носителях или в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).
В то же время если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа и регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9, п. 7 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете).
Бухгалтерская отчетность также может составляться и представляться в электронном виде. Однако в силу п. 8 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Таким образом, несмотря на то что организации и индивидуальные предприниматели могут вести и представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде, они обязаны хранить подписанный руководителем или индивидуальным предпринимателем бумажный экземпляр такой отчетности.
Условия использования контрагентами электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и эти вопросы не относятся к компетенции ФНС России.
Электронная подпись
Отношения в области использования электронной подписи при совершении любых юридически значимых действий урегулированы в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП). Один из принципов использования электронной подписи заключается в том, что участники электронного взаимодействия вправе использовать подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида подписи не предусмотрено федеральными законами, какими-либо нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Существуют два вида электронной подписи: простая и усиленная.
Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Пункт 11.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
Документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении следующих условий:
- Подпись содержится в самом электронном документе.
- Использование простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы.
- В электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан или отправлен электронный документ.
В соглашениях или нормативных актах, регламентирующих порядок признания простой ЭП взамен собственноручной подписи, в силу Закона об ЭП необходимо закрепить правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Организация обязана обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.Пункт 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете.
Усиленная электронная подпись делится еще на два вида:
1. Неквалифицированная ЭП. Это подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
2. Квалифицированная ЭП. Это подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об ЭП.
В отличие от простой электронной подписи, которая заменяет собственноручную подпись, усиленная подпись заменяет собственноручную подпись и печать экономического субъекта.
В силу ст. 10 Закона об ЭП при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:
1. Обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей.
2. Уведомлять удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.
3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.
4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, соответствующие требованиям, установленным Законом об ЭП.
Декларация по НДС
С 2014 года плательщики НДС, в том числе налоговые агенты, обязаны подавать декларации по НДС в электронном виде. Это следует из новой редакции абз. 1 п. 5 ст. 174 НК РФ. В то же время в абз. 2 указанной нормы сказано, что налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС, сдают декларации на бумаге. А значит, «упрощенцы» – налоговые агенты могут по-прежнему сдавать декларации по НДС в бумажном виде (п.п. 2 и 5 ст. 346.11 НК РФ, см. также письмо ФНС России от 30.09.2013 № ПА-4-6/17542).
Первичные документы должны оформляться в момент совершения факта хозяйственной жизни компании, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.
Кроме того, те «упрощенцы» – налоговые агенты, которые выставляют и получают счета-фактуры при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров поручения, комиссии либо агентских договоров, также могут в 2014 году подавать декларации на бумаге. Это связано с тем, что абз. 3 п. 5 ст. 174 НК РФ, обязывающий таких лиц подавать декларацию в электронном виде, вступит в действие с 01 января 2015 года.
Тут нужно учитывать, что речь идет именно о налоговых агентах, занимающихся посредническими операциями, а не просто обо всех посредниках. У обычных посредников на УСН не возникает обязанность уплаты НДС и подачи налоговой декларации, даже если они перевыставляют счета-фактуры от покупателя к продавцу.
«Упрощенцы», которые занимаются общим учетом операций по договору простого товарищества, совместной деятельности или доверительного управления имуществом (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), а также начисляют НДС при реализации товаров (работ, услуг) в добровольном порядке, в ст. 174 НК РФ не упоминаются.
Электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены по форматам, установленным ФНС РФ.
Соответственно, если плательщик попадает в их число, то за I квартал 2014 года декларацию по НДС ему придется представить в электронном виде (письмо Минфина России от 08.10.2013 № 03-07-15/41875). Если, конечно, в I квартале 2014 года у компании будут операции, облагаемые НДС.
Регистрация и хранение электронных документов
Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о нем. При этом можно руководствоваться постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее – Правила). Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
При выемке (изъятии) первичных учетных документов (в том числе и электронных) в документооборот включаются их копии, заверенные представителями изымающего органа. Копии должны быть изготовлены в момент изъятия или (если выемку производит налоговая инспекция) в течение пяти дней после изъятия.
Пункт 8 ст. 94 НК РФ.
Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка. Для автоматического заполнения карточки ответственные за это работники могут создавать электронные справочники, в которые вносятся перечень подразделений и лиц организации, осуществляющих документооборот, наименования контрагентов и государственных органов, участвующих в этом документообороте. В электронную карточку могут заноситься следующие сведения:
1. Адресант – информация об отправителе или создателе документа.
2. Адресат – получатель документа.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ. Для созданных в организации документов это поле может заполняться из справочника, а для поступающих документов – вручную.
4. Вид документа – отчет, письмо, договор, акт. Перечень документов также может быть установлен справочником.
5. Дата документа. При регистрации документа, созданного в организации, она проставляется автоматически, при регистрации поступившего документа – пишется дата его поступ-ления.
6. Номер документа также может проставляться автоматичес-ки. При этом он может быть порядковым или содержать коды подразделения, его составившего.
График документооборота – это схема, которая описывает движение первичных документов в фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.
7. Дата поступления документа при регистрации проставляется автоматически. При этом может фиксироваться и время поступления документа.
8. Входящий номер документа – порядковый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации, как правило, автоматически. Если документ поступил и на бумажном носителе, на нем проставляется номер, присвоенный при получении по электронным каналам, чтобы не создавать путаницы и облегчить поиск в дальнейшем.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование документа либо аннотация к нему. Заполняется вручную и содержит краткую информацию, изложенную в документе. Также при помощи справочников-рубрикаторов можно отнести документ к определенной теме.
11. Индекс дела – выбирается номер дела по номенклатуре.
12. Сведения о переадресации документа – заносятся сведения о внутренней переадресации документов по исполнителям, согласно резолюции руководителя.
Документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа – исполнитель согласно резолюции или указанию в самом документе и дата исполнения.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя – повторяет предыдущий пункт.
18. Отметка о конфиденциальности – заполняется в соответствии с реквизитом документа: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.
Для осуществления электронного документооборота организация в первую очередь должна приобрести электронную подпись (если таковой у нее не было), получить сертификат ключа, заключить соглашение об обмене электронными документами с контрагентами, а также договор с оператором. При этом все участники электронного документооборота должны быть подключены к одному оператору. Реестр операторов размещен на сайте ФНС.
Что касается хранения электронных документов, то оно осуществляется согласно разработанной в организации номенклатуре дел и с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу. Храниться должны не только сами документы, но и сведения о документах, содержащихся в электронных карточках.
В локальном нормативном акте работодатель с учетом действующих в организации программно-технических средств определяет место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения.
Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи на архивное хранение. Сроки хранения таких документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе и устанавливаются нормативными правовыми актами. К ним, в частности, относятся Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, и др.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, на основании акта, утверждаемого руководителем, они подлежат уничтожению.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Также вопросы хранения документов регулируются Законом о бухгалтерском учете. Однако данный Закон не конкретизирует, в какой именно форме должны храниться документы. Следовательно, указанные ранее нормы распространяются на правоотношения, связанные с хранением электронных документов.
Финансовые ведомства не настаивают на хранении документов на бумажном носителе, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти. Статьей 93 НК РФ предусмотрено, что в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (письмо Минфина РФ от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202). Если же электронные документы составлены не по утвержденным форматам, экономический субъект вправе представить документ на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании его квалифицированной электронной подписью (письмо Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).
Расходы
В закрытом перечне расходов, которые «упрощенцы» могут учесть при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ), затраты по оформлению электронной подписи прямо не поименованы. Однако Минфин в своих разъяснениях неоднократно указывал, что эти расходы могут быть учтены в составе расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (письма Минфина России от 09.10.2007 № 03-11-04/2/250, от 02.04.2007 № 03-11-04/2/79). Таким образом, затраты на приобретение сертификата ключа электронной подписи и ежемесячные платежи за передачу отчетности организация на УСН вправе учесть в расходах при исчислении налога.
Для введения электронного документооборота внутри организации работодатель издает приказ и утверждает положение или правила
об электронном документообороте.
Кроме того, при введении электронного документооборота не обойтись без специализированного программного обеспечения и его обслуживания. В пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ указаны затраты, связанные с приобретением прав на программы для ЭВМ и базы данных. Следовательно, стоимость программного обеспечения и расходы на услуги спецоператора удастся списать в соответствии с этим подпунктом.