Поделиться статьёй:
Письмо УФНС России по г. Москве
от 28 октября 2010 г. № 16-15/113462@
Вопрос: Строительная организация направляет сотрудников в командировки по России на 40 дней и более для выполнения подрядных строительно-монтажных работ. Каков порядок учета расходов на командировки в целях налогообложения прибыли?
Ответ: В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 регулировался порядок направления сотрудников в служебные командировки в пределах СССР (далее - Инструкция).
В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командировки работников определялся руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен был превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могли устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик.
Статьей 423 ТК РФ предусмотрено, что до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего СССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, постановлением Верховного Совета РСФСР от 12.12.91 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат Трудовому кодексу РФ.
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение), вступившее в силу 25 октября 2008 года, которое определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
Согласно пункту 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения).
Таким образом, действующим законодательством Российской Федерации не ограничивается срок нахождения работника организации в производственной командировке.
При этом статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности:
на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Вместе с тем по общему правилу согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. Хозяйственной операцией в отношении командировочных расходов является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). В случаях командировок по территории РФ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
о найме жилого помещения;
о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
об иных расходах, которые связаны с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков.
Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и соответственно указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.
| Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса |
О.В. Черничук |