Уволившийся работник вернулся

Уволившиеся сотрудники иногда возвращаются на прежнее место работы. Нужно ли требовать копии личных документов, заявление на вычеты, присваивать новый табельный номер, заводить новую личную карточку и личное дело?

Трудовой договор является основным документом в отношениях между работником и работодателем. Независимо от того, что ранее стороны уже состояли в трудовых отношениях, при повторном трудоустройстве необходимо заключать новый трудовой договор. Также при повторном заключении с сотрудником трудового договора специалист кадровой службы должен потребовать у него все предусмотренные частью первой ст. 65 ТК РФ документы.

Казалось бы, зачем заново собирать все бумаги, ведь в архиве предприятия уже есть полный пакет документов, оставшихся со времени действия прошлого трудового договора? Дело в том, что сведения, содержащиеся в архивных копиях, могли устареть.

Если какие-либо существенные изменения в жизни работника происходят в период действия трудового договора, он обязан (как правило, эта обязанность предусматривается в трудовом договоре) уведомить о них работодателя. Если же сотрудник о них не уведомил и работодатель в связи с этим неправильно исчислил страховые взносы, не выполнил обязанности налогового агента, переплатил сумму пособия и т. д., ответственность за это возлагается на работника. А если в момент трудоустройства работодатель не потребовал подтверждения заявленных работником фактов, имеющих значение для исчисления выплат, налогов и взносов, а потом допустил, например, в расчете налога ошибку, то ответственность несет работодатель.

Табельный номер

Для фактического учета рабочего времени работодатели обязаны вести табель учета рабочего времени, в котором каждому работнику присваивается табельный номер. Этот номер сохраняется за сотрудником в течение всего срока его трудовой деятельности в организации. Трудовым законодательством не урегулирован порядок присвоения табельного номера. В данной ситуации полагаем, что при повторном приеме сотрудника на работу за ним может сохраниться его прежний табельный номер.

Более того, в письме Госкомтруда СССР, Минфина СССР и ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80 указано, что в случае увольнения или перевода рабочего и служащего на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 1–2 лет.

Следовательно, работодатель вправе решить самостоятельно, оставлять прежний табельный номер или нет при повторном поступлении на работу.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Вернувшемуся работнику можно присвоить тот же самый табельный номер.

Личное дело

Трудовое законодательство не содержит требования об обязательном формировании личных дел сотрудников и хранении копий документов, представленных при приеме на работу, за исключением государственных и муниципальных служащих. Однако для более удобной обработки персональных данных сотрудников работодатели формируют личные дела. Порядок формирования, как правило, закрепляется во внутренних локальных актах организации.

Если в организации ведутся личные дела работников, то при повторном приеме сотрудника заводится новое личное дело. Это следует из п. 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Согласно этому пункту крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника. А значит, личное дело заводится сразу же после издания приказа о приеме на работу, а после увольнения оно сдается в архив.

ВАЖНО В РАБОТЕ

При оформлении на работу бывшего сотрудника заводить на него новую личную карточку нужно обязательно.

Личная карточка

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) заполняется при приеме на работу и передается в архив при увольнении работника. В графе «Трудовой договор» личной карточки обязательно указываются номер и дата его составления. А датой будет являться дата заключения последнего трудового договора. Кстати, если дата подписания трудового договора отличается от даты начала работы, следует указать две даты, поскольку это имеет значение при исчислении отпускного стажа. При увольнении сотрудника в разделе XI личной карточки указывают дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что работодатель в обязательном порядке должен оформить новую личную карточку на вернувшегося работника. Более того, ни один нормативно-правовой акт не допускает возможности продолжения ведения личной карточки сотрудника.

ПОЗИЦИЯ РОСТРУДА

Применение унифицированных форм кадровой документации остается на усмотрение организации.

- Письмо от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Отпускной стаж

Срок отсутствия повторно принимаемого сотрудника на практике может варьироваться от нескольких месяцев до нескольких лет. Но бывают и случаи, что уволившиеся сотрудники желают вернуться обратно по прошествии нескольких дней или недель. А, как известно, в соответствии со ст. 114 ТК РФ работодатель обязан ежегодно предоставлять оплачиваемые отпуска. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. На основании этого возникает вопрос: сохраняется ли за повторно принимаемым сотрудником его отпускной стаж, дающий право на отпуск по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя?

Из анализа норм трудового законодательства следует, что единственным условием для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по истечении шести месяцев является наличие непрерывного трудового стажа. Исключением являются только определенные категории работников (женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работники в возрасте до 18 лет; работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев). Следовательно, независимо от количества ранее накопленного трудового стажа у данного работодателя, а также срока отсутствия сотрудника, вновь принимаемый сотрудник будет иметь право воспользоваться отпуском только по истечении шести месяцев.

Облагаемая база по страховым взносам для вновь принятого сотрудника

Минтруд России в письме от 05.03.2014 № 17-3/В-96 дал разъяснения о том, как рассчитать базу по страховым взносам, если работник в течение года сначала уволился, а потом опять вернулся в вашу компанию. Здесь в базу по взносам нужно включать все выплаты этому сотруднику с начала года, начисленные в вашей организации.

Вывод Минтруда основан на п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, где сказано, что объектом обложения страховыми взносами признаются все выплаты и иные вознаграждения, которые компания начисляет в пользу своих работников. Раз ваша фирма как страхователь осталась та же, значит, все выплаты сотруднику до увольнения и после (в пределах календарного года) нужно сложить.

Нужно ли включать в базу по страховым взносам выплаты при увольнении? Если у вас есть сотрудники, которые в течение года были уволены, а затем снова приняты в вашу организацию, в расчет по страховым взносам нужно включить все суммы, которые вы им выплатили с начала года. Однако компенсации при увольнении, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск, взносами не облагаются (при условии, что они установлены законодательством РФ и выплачиваются в пределах норм, указанных в законе). Поэтому когда вы будете считать страховые взносы вновь принятого сотрудника, исключите из базы по страховым взносам компенсации при увольнении, если они были. К таким выплатам относятся, например, выходные пособия в связи с ликвидацией компании, сокращением штата или отказом работника продолжать сотрудничество в связи с изменением условий трудового договора (ст. 178 ТК РФ). Кроме этого, в вашем трудовом или коллективном договоре могут быть установлены и другие случаи, когда работникам выплачивается выходное пособие в связи с увольнением (абз. 11 ст. 178 ТК РФ). Так вот суммы выплат, установленные в вашем договоре, также не нужно включать в базу для расчета страховых взносов.

А вот если вы выплатили работнику компенсацию, которая не предусмотрена Трудовым кодексом, или же ее сумма превысила установленный законом лимит, такие суммы нужно включить в расчет (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Стоит ли принимать во внимание доходы, начисленные другими работодателями? Вполне вероятно, что пока сотрудник у вас не работал, он трудился в другом месте и получал там вознаграждение от нового работодателя. Так вот выплаты, которые были в промежутке между работой в вашей организации, учитывать не нужно. Каждый из работодателей определяет базу по страховым взносам самостоятельно. Несмотря на то что узнать о доходах работника в другой организации не проблема, для вашей работы начисленные ему суммы значения не имеют, поскольку каждый работодатель исчисляет взносы, ориентируясь только на собственные начисления (письмо Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 76-19).

Пример.

Расчет суммы страховых взносов за май 2015 года для сотрудника, который был уволен, а затем снова принят на работу.

О. С. Петрова работала в ООО «Оптик Интерком» с начала 2015 года. Фирма применяет общий тариф страховых взносов. 03 марта 2015 года сотрудник уволился и с 11 марта по 12 мая 2015 года работал в ООО «ИТЦ XXI Век». А затем снова вернулся на работу в ООО «Оптик Интерком» с 19 мая 2015 года.

Все начисления в пользу О. С. Петровой за 2015 год представлены в таблице.

Выплаты	Сумма выплат
Заработная плата в ООО «Оптик Интерком» с 01.01.2015 по 03.03.2015	70 000 руб.
Компенсация за неиспользованный отпуск в ООО «Оптик Интерком»	3000 руб.
Заработная плата в ООО «ИТЦ XXI Век» с 11.03.2015 по 12.05.2015	40 520 руб.
Заработная плата в ООО «Оптик Интерком» с 19.05.2015 по 31.05.2015	18 420 руб.

Бухгалтер рассчитал сумму страховых взносов за О. С. Петрову, начисленную за май 2015 года, в следующих суммах:

• в ПФР – 20 112 руб. [(70 000 руб. + 3000 руб. + 18 420 руб.) х 22%];
• в ФСС РФ – 2651 руб. [(70 000 руб. + 3000 руб. + 18 420 руб.) х 2,9%];
• в ФФОМС – 4662 руб. [(70 000 руб. + 3000 руб. + 18 420 руб.) х 5,1%].

31 мая 2015 года бухгалтер ООО «Оптик Интерком» начислил взносы за май следующими проводками:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
44	69	4052	Начислены взносы в ПФР за май 2015 года
44	69	534	Начислены взносы в ФСС РФ за май 2015 года
44	69	939	Начислены взносы в ФФОМС за май 2015 года

Точно так же не нужно учитывать выплаты у другого работодателя, если сотрудник впервые принят к вам на работу не с начала года. Начинайте считать базу по страховым взносам, как будто доходов у него прежде не было. Ведь в законе сказано, что база складывается только из доходов сотрудника, полученных у одного работодателя (ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это правило действует и в том случае, когда работник одновременно трудится в нескольких фирмах – каждый из работодателей определяет свою базу по страховым взносам независимо друг от друга.

• Назад
• Вперёд