Однодневные командировки

Однодневная командировка законодательством РФ не запрещена. Однако именно с подобными командировками и возникает больше всего сложностей.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение) указывается, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее – командирующая организация).

Решение о направлении работника в командировку должно быть оформлено письменно

С августа 2015 года решение о направлении работника в командировку надо оформлять в письменной форме. Наиболее подходящей формой решения является распоряжение или приказ. В силу п. 7 Положения необходимо также конкретизировать вид транспорта (личный, служебный или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц), на котором работник направляется в командировку.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Приказ может быть составлен также и по унифицированным формам Т-9 и Т-9а, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. Однако, ввиду упразднения некоторых документов, сведения из таких документов желательно включать в приказ (распоряжение). Форму такого приказа (распоряжения) рекомендуется утвердить локальным актом организации.

Упразднено применение некоторых документов

С 2015 г. отменена обязанность применения командировочного удостоверения (унифицированная форма Т-10). В этой связи при направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения).

Учитывая, что письменное решение работодателя теперь является основанием для направления работника в командировку, отпала необходимость оформления служебного задания (унифицированная форма Т-10а). А отчет о выполненной работе в командировке больше не является документом, предоставляемым работодателю по итогам командировки в порядке п. 26 Положения.

Также упразднены документальные формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. В этой связи формировать и вести журнал учета работников, убывающих и прибывающих из командировки, уже не нужно.

ПОЗИЦИЯ РОСТРУДА

Норма п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте. Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Работодатель вправе установить такой порядок локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ.

- Письмо от 10.04.2015 № 831-6-1.

Некоторые детали, изменившиеся в связи с упразднением документооборота

Срок командировки, согласно п. 4 Положения, определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и(или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок определяется на основании служебной записки, которая представляется работником по возвращении из командировки, с приложением документов, подтверждающих использование соответствующего вида транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В отсутствие проездных документов срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, оформленного в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 № 490.

В отсутствие вышеуказанных документов срок подтверждается служебной запиской работника и(или) иным документом, содержащим подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Цель командировки в связи с нововведениями подлежит отражению в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Данный приказ (распоряжение) в этой части подменяет служебное задание.

Подтверждение факта выполнения работником цели командировки больше не требуется. В этом смысле законодательство РФ исходит из того, что отсутствие у работодателя нареканий по деятельности работника в командировке является достаточным подтверждением надлежащего выполнения работником цели командировки. В противном случае работника надлежит привлечь к дисциплинарной ответственности в порядке ст. 193 ТК РФ.

Таким образом, новый механизм оформления командировок выглядит следующим образом: работодатель издает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, где указывается место командирования, срок и цель командировки. На основании приказа (распоряжения) бухгалтерия работодателя выдает работнику деньги под отчет на проезд, проживание и суточные. По итогам командировки работник представляет в бухгалтерию работодателя авансовый отчет и подтверждающие (включая проездные) документы, на основании которых производится окончательный взаиморасчет с работником.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Исключение отдельных документов из «командировочного» документооборота не означает, что организация не вправе их применять в своей деятельности. При желании исключенные документы можно оставить, но их форму и применение необходимо будет закрепить во внутренних локальных актах организации.

Однодневная командировка

Как уже указывалось выше, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, работник может быть направлен работодателем в командировку даже на один день.

Однодневная командировка оформляется так же, как и обычная (многодневная) командировка. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Расходы на проезд в однодневную командировку

Организация, применяющая УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», вправе учесть в расходах выплаченную сумму на проезд (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). К расходам на проезд относятся:

• стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
• стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
• расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
• стоимость проезда до места (к станции, пристани, аэропорту) отправления в командировку и от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где работник работает.

Отметим, что в силу п. 23 Положения работнику, направленному в загранкомандировку, дополнительно возмещаются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Следовательно, налогоплательщик имеет право учесть документально подтвержденные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ), связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии, что такие возмещения предусмотрены локальными актами организации (письмо Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-06/30062).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Минфин России подготовил проект изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», согласно которому суточные заменят возмещением реальных расходов работника по командировкам в пределах РФ.

Суточные

Относительно выплат суточных при однодневной командировке необходимо отметить, что в силу абз. 4 п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вместо суточных работнику (командированному на один день по территории РФ) возмещаются дополнительные расходы исходя из дня направления работника в однодневную командировку. Если этот день является рабочим, то работник получает за этот день средний заработок (ст. 167 ТК РФ). А если выходной или праздничный день, то работник получает оплату за работу в выходной (нерабочий праздничный) день.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При однодневной командировке работник в тот же день возвращается к месту постоянного жительства, поэтому суточные ему на основании указанной выше нормы не полагаются.

Пример 1.

В мае 2015 года ООО «Стар» направило своего работника С. С. Павлова в командировку. Срок командировки – 1 рабочий день (18 мая 2015 года). За время командировки организация должна начислить С. С. Павлову зарплату исходя из его среднего заработка. Расчетный период: май 2014 года – апрель 2015 года (245 рабочих дней). Должностной оклад – 25 000 руб.

За этот период произошли следующие события:

• в июне 2014 года С. С. Павлов был в учебном отпуске (18 рабочих дней). За этот месяц сотруднику начислено: исходя из среднего заработка – 12 500 руб.; по должностному окладу – 1315,79 руб.;
• в сентябре 2014 года С. С. Павлов находился в отпуске весь месяц (22 рабочих дня). За этот месяц ему не начисляли зарплату;
• в январе 2015 года он проболел 5 (пять) рабочих дней. Зарплата за этот месяц начислена в размере
  16 666,67 руб.

Периоды болезни и отпусков, а также суммы, начисленные за эти периоды, из расчета среднего заработка нужно исключить. Общее количество дней, исключаемых из расчетного периода, – 45 дней (18 + 22 + 5).

Средний дневной заработок С. С. Павлова за указанный период составляет: 1214,91 руб./день (25 000 руб. x 9 мес. + 1315,79 руб. + 16 666,67 руб.) : 200 дней. Следовательно, за период однодневной командировки работнику должна быть начислена сумма в размере 1214,91 руб.

В бухучете организации пройдут следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
26, 44	70	1214,91	Оплачен средний заработок работнику за период нахождения в командировке

Пунктом 20 Положения указывается, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для командировок на территории иностранных государств, определяемой в порядке ст. 168 ТК РФ. В этот период также включается время нахождения в пути, в том числе и время вынужденной остановки (п. 9 Положения).

В бухгалтерском учете командировочные расходы по однодневным командировкам отражаются так же, как по многодневным командировкам.

 ПОЗИЦИЯ МИНТРУДА

Возмещение работнику затрат, связанных с командировкой и понесенных с разрешения работодателя, не облагается НДФЛ и страховыми взносами при условии их целевого назначения и документального подтверждения.

- Письмо от 01.04.2015 № 17-3/В-156.

 

Пример 2.

14 сентября 2015 года ООО «Стар» запланировало однодневную командировку своего работника С. С. Павлова в г. Волгоград. Цель командировки – переговоры и заключение договора с потенциальным покупателем. Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась организацией через расчетный счет.

Под отчет на командировочные расходы С. С. Павлову было выдано из кассы организации 1214,91 руб. (из расчета среднего дневного заработка работника).

В бухучете организации пройдут следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
76	51	7500	Оплачена стоимость авиабилетов
50/3	76	7500	Получены авиабилеты
71	50	1214,91	Выданы деньги работнику

Пример 3.

По итогам командировки работника у него остались неизрасходованные денежные средства. Остаток не использованных в командировке денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим организация издала приказ об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.

В бухучете организации пройдут следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
71	50	21 000	Выдано под отчет работнику на командировочные расходы
26, 44	71	15 000	Сдан авансовый отчет
94	71	6000	Отражена сумма не возвращенного в срок аванса
73	94	6000	Сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо
70	73	6000	Не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы

Если работник вернулся из такой командировки и часть времени работал, как оформлять табель и оплачивать такой день?

Пунктом 4 Положения предусмотрено, что вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. За день выезда в командировку работнику выплачивается средний заработок независимо от того, трудился работник в этот день или нет. Это связано с тем, что в период командировки (включая дни нахождения в пути и время вынужденной остановки в пути) за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ, абз. 1 п. 9 Положения).

В таком же порядке оплачивается труд работника и в том случае, если он прибыл из командировки утром и приступил к работе. Письмом Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 разъяснено, что иной подход – выплата работнику заработной платы за это время, даже в тех случаях, когда ее размер больше, чем размер среднего заработка, будет противоречить положениям Трудового кодекса РФ.

• Назад
• Вперёд