Поделиться статьёй:
УСН | НА ПРАКТИКЕ
Назарова А. В.,
практикующий бухгалтер
Учет приобретения топлива
по талонам на ГСМ
Организации могут приобретать горюче-смазочные материалы на автозаправочных станциях за наличный расчет, а могут по талонам или заправочным картам. При этом учет приобретения топлива по талонам имеет свои особенности.
Существует достаточно много организаций, чью деятельность нельзя представить без использования транспортного средства. И даже те организации, которые не используют транспортные средства напрямую для своей деятельности, часто имеют хотя бы одно транспортное средство на балансе для удобства сотрудников, например, для доставки их на работу или с работы, для рабочих поездок и командировок.
Поэтому вполне логично, что встает вопрос о заправке данных транспортных средств. Для организаций в этом случае есть два варианта: приобретение либо талонов на ГСМ, либо заправочных топливных карт. Руководитель организации должен учесть все плюсы и минусы того или иного способа и принять решение о способе заправки рабочего транспорта, который будет наиболее подходящим именно для его организации.
Если выбираются талоны на ГСМ, то они могут быть выданы поставщиком ГСМ на определенную сумму или на определенное количество литров ГСМ. Этот момент должен быть обязательно прописан в договоре, заключаемом с поставщиком. Кроме того, должны быть прописаны АЗС, на которых можно будет производить заправку транспортных средств. Также важно не забывать, что у всех талонов на ГСМ есть срок действия, и чтобы не понести финансовые потери, нужно заранее рассчитать и предусмотреть расход топлива в организации. В любом случае все нюансы купли-продажи ГСМ должны быть четко прописаны в договоре с поставщиком. После подписания договора поставщик выставляет счет на организацию, после оплаты которого можно непосредственно получить талоны на ГСМ. Это можно поручить представителю от организации по доверенности. Если организация выбирает такой вариант, представитель передает полученные талоны сотруднику, ответственному за их учет и выдачу.
Сотрудник, ответственный за учет и принятие талонов на ГСМ, выдает их водителям. Для контроля выданных талонов на ГСМ и заправочных карт в организациях должны быть предусмотрены ведомости на получение, в которых указываются следующие данные:
- Ф.И.О. водителей;
- реквизиты выданных карт;
- личные подписи водителей, которые ставятся при непосредственном получении талонов или карт.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
На практике применяют два вида талонов: количественные и денежные. В первых и самых распространенных указывают количество литров бензина (литровый номинал), которые можно получить на АЗС в обмен на топливный талон.
Налоговый учет
Согласно п.п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ затраты на талоны ГСМ и заправочные карты можно спокойно учитывать в расходах, при этом НДС также может быть включен в сумму, уменьшающую налоговую базу по единому налогу. Но есть несколько условий, при которых талоны на ГСМ и карты можно включать в состав расходов: во-первых, это должны быть уже оплаченные расходы; во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены.
При заправке автомобиля, если используются талоны ГСМ, водителю выдается отрывной погашенный купон со штампом АЗС, который можно использовать как основание для оприходования ГСМ (но при условии, что количество полученного топлива по талону соответствует номиналу талона). Бывает ситуация, когда бак транспортного средства не может уже вместить количество топлива, которое указано в талоне. В таком случае подтверждением расхода будет служить кассовый чек АЗС, полученный при заправке, в котором АЗС законно имеет право указывать только литры выданного топлива, без указания цены и стоимости.
Судебная практика говорит о том, что выдача кассового чека без указания цены и стоимости топлива, а с указанием только количества литров, введена в Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами (с изменениями № 1-2000, протокол ГМЭК ККМ № 3/57-2000 от 08.08.2000). Согласно п. 4 данного протокола проекты изменений № 1-2000 не имеют обязательного характера (постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-987/08-с22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22).
Поэтому нужно стараться избегать таких ситуаций, так как в большинстве случаев неиспользованная часть ГСМ по талону сгорает, что влечет финансовые потери для организации, а недополученное количество топлива никак нельзя отразить в налоговом учете.
Та же ситуация касается и заправочных карт, так как в сложившейся арбитражной практике существует мнение о том, что при использовании заправочных карт не происходит денежных расчетов между организацией – владельцем карты и АЗС (в связи с тем, что заправочная карта является бланком строгой отчетности, позволяющим получить от поставщика товар, но не подтверждающим факт оплаты, ведь заправочная карта не является платежной картой).
Организация вправе продать талоны на топливо, приобретенные, но не использованные в хозяйственной деятельности, другому юридическому лицу, если только устав ООО не содержит закрытого (исчерпывающего) перечня видов предпринимательской деятельности, которыми может заниматься организация, и в него не входит деятельность по продаже талонов на топливо.
Бухгалтерский учет
Талоны на ГСМ принимаются к учету по фактической стоимости без НДС, согласно п.п. 5 и 6 ПБУ 5/01.
| Дебет | Кредит | Операция |
|---|---|---|
| 10 | 60 | На основании акта приемки-передачи оприходованы талоны ГСМ (на счете 10 «Материалы» открывается субсчет «Талоны ГСМ полученные») |
| 10 «Материалы» субсч. «Талоны ГСМ выданные» | 10 «Материалы» субсч. «Талоны ГСМ полученные» | На основании книги учета движения талонов ГСМ талоны выданы водителям |
| 10 «Материалы» субсч. «ГСМ в бензобаках транспортных средств» | 10 «Материалы» субсч. «Талоны на ГСМ выданные» | На основании отрывного купона к талону ГСМ и кассового чека АЗС оприходован бензин, полученный водителем на АЗС на заправку транспортного средства |
| Приобретение денежных талонов следует учитывать в кассе организации | ||
| 50 «Касса» субсч. «Денежные документы» | 60 | На основании акта приемки-передачи получены талоны на ГСМ |
| 71 | 50 «Касса» субсч. «Денежные документы» | На основании книги учета и движения талонов ГСМ выданы талоны сотруднику |
| 10 | 71 | На основании кассового чека АЗС и отрывного купона к талону ГСМ оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам |
| Если организация использует талоны, на которых ГСМ учитывается не по сумме денежных средств, а по литрам, или заправочные карты, то в бухгалтерском учете их следует отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по стоимости приобретения либо по условной оценке в 1 рубль за 1 талон или карту | ||
| 006 «Бланки строгой отчетности» субсч. «Заправочные карты» | На основании акта приемки-передачи оприходованы заправочные карты | |
| 006 «Бланки строгой отчетности» субсч. «Заправочные карты» | На основании книги учета приема и выдачи заправочных карт выдана карта водителю | |
| 10 | 60 | На основании кассового чека АЗС оприходованы фактически полученные ГСМ |
| Для списания ГСМ в организации делается следующая проводка: | ||
| 20, 23, 26, 44 | 10 «Материалы» субсч. «ГСМ в бензобаках транспортных средств» | На основании путевого листа списана стоимость израсходованного ГСМ |
Пример 1.
ООО «Союз» 01.05.2015 заключило договор с поставщиком топлива и приобрело денежный талон на ГСМ стоимостью 1000 руб. Все документы (счет-фактура и накладная) оформлены должным образом.
04.05.2015 талон был выдан водителю служебного ТС, что было задокументировано в книге учета и движения талонов ГСМ. Водитель заправил ТС в тот же день. Путевые листы в организации составляются заранее. В связи с этим 30.05.2015 водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, по которому он израсходовал всю сумму талона. Этот расход соответствует нормам, принятым в организации.
Нужно сделать следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 60 | 51 | 1000 | Оплачен талон на бензин |
| 10 «Материалы» субсч. «Талоны на ГСМ полученные» | 60 | 1000 | Оприходован талон на бензин |
| 04.05.2015 | |||
| 10 «Материалы» субсч. «Талоны на ГСМ выданные» | 10 «Материалы» субсч. «Талоны на ГСМ полученные» | 1000 | На основании книги учета и движения талонов ГСМ водителю выдан талон |
| 10 «Материалы» субсч. «ГСМ в бензобаках транспортных средств» | 10 «Материалы» субсч. «Талоны на ГСМ выданные» | 1000 | На основании кассового чека АЗС и отрывного купона к талону ГСМ оприходован бензин, заправленный в бак ТС |
| 30.05.2015 бухгалтер ООО «Союз», руководствуясь расчетом средней стоимости 1 л ГСМ, подтвердил равенство средней стоимости 1 л ГСМ покупной стоимости | |||
| 26 | 10 «Материалы» субсч. «ГСМ в бензобаках транспортных средств» | 1000 | На основании путевого листа списаны фактически израсходованные ГСМ |
Пример 2.
Приказом руководителя в организации установлены следующие правила получения ГСМ: выдавать денежные средства под отчет водителям на ГСМ еженедельно при использовании транспортного средства для нужд организации.
В связи с данным приказом водителю организации выдали 16.11.2015 2000 руб. на ГСМ. 23.11.2015 водитель представил авансовый отчет с приложенными кассовыми чеками АЗС:
| Дата | Сумма, руб. |
|---|---|
| 17.11.2015 | 500 |
| 18.11.2015 | 900 |
| 20.11.2015 | 600 |
Бухгалтером будут сделаны следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 71 | 50 | 2000 | Выданы наличные денежные средства под отчет водителю ТС |
| 10 | 60 | 2000 | Приняты к учету приобретенные ГСМ |
| 26 | 10 «Материалы» субсч. «ГСМ в бензобаках транспортных средств» | 2000 | Списана стоимость ГСМ на расходы |
Пример 3.
Нужно рассчитать норму расхода топлива для транспортного средства ВАЗ 2114 с пробегом в 50 000 км, если базовая норма составляет 8,3 л / 100 км и поправочный коэффициент 40% по городу и 20% по трассе. Сезонный (зимний) поправочный коэффициент составляет 12% (с 01 ноября по 15 апреля).
Лето:
8,3 л / 100 км + 20% = 9,96 л / 100 км – расход при езде по трассе;
8,3 л / 100 км + 40% = 11,62 л / 100 км – расход при езде по городу.
Зима:
8,3 л / 100 км + 20% + 12% = 11,15 л / 100 км – расход при езде по трассе;
8,3 л / 100 км + 40% + 12% = 13,01 л / 100 км – расход при езде по городу.
При использовании кондиционера и климат-контроля нельзя применять зимнюю надбавку одновременно с надбавкой за кондиционер, ее следует отменять. Надбавку за климат-контроль можно применять вместе с зимней.
Документальное оформление
Документальное оформление приобретения талонов ГСМ и заправочных карт начинается с приказа руководителя, в котором помимо факта необходимости приобретения и формы талонов и заправочных карт должны быть указаны лица, которым могут выдаваться данные талоны и карты, то есть список подотчетных лиц. Также необходимо для учета движения талонов и карт назначить сотрудника, который будет вести ведомость (либо книгу учета и движения талонов ГСМ и заправочных карт), в которой будет указана дата получения сотрудником талонов или карты, данные получившего сотрудника и реквизиты выданной карты, чтобы в случае их утери легко было выявить виновного. Типовой формы данной книги или ведомости не предусмотрено, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.
После выбора поставщика с ним заключается договор, в котором необходимо учесть все нюансы: наличной или безналичной будет оплата, талоны или карты это будут, на денежные средства или литры будут талоны и карты, какая сеть АЗС и по каким адресам будет предоставлять ГСМ и, пожалуй, самое важное – возможен ли возврат по просроченным и недозаправленным талонам и картам.
Далее выставляется счет на организацию либо производится оплата наличными (в этом случае предоставляется чек или квитанция об оплате), а затем по актам приемки-передачи талоны или карты передаются сотруднику, на имя которого в организации выписывается доверенность на их получение. Далее талоны и карты передаются лицу, ведущему их учет в книге учета и движения, а потом – водителям под роспись. В момент заправки транспортного средства по талонам и картам водитель берет на АЗС отрывной купон от талона и кассовый чек, чтобы можно было подтвердить момент расхода талона или израсходованное количество топлива с карты. В договоре с поставщиком можно предусмотреть составление акта взаимозачетов по окончании расчетного периода.
Дальнейшее оприходование происходит по первичным документам, которыми может служить даже отрывной купон талона ГСМ, если он соответствует требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Вообще формы первичных документов могут быть разработаны организацией самостоятельно, если будут соблюдены условия их реквизитов и это будет прописано в учетной политике организации.
Если оплата ГСМ производится безналичным путем, необходимо наличие выписки банка и платежного поручения. Товарной накладной, как правило, подтверждается факт получения организацией ГСМ, для этого используется унифицированная форма ТОРГ-12.
Обязательно документальное подтверждение израсходованного количества ГСМ. Такой документ, как путевые листы, как раз используется для подтверждения расхода. Бланки путевых листов разработаны и утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. В организации устанавливаются нормы расхода топлива для каждого вида транспортного средства.
Расчет количества топлива, списываемого на затраты на основании путевого листа, производится следующим образом:
|
Остаток топлива |
 |
Количество топлива, |
 |
Остаток топлива |
С 14.07.2015 распоряжением Минтранса России № НА-80-р были внесены корректировки в коэффициенты, в связи с чем у организация появилась возможность списывать ГСМ в большем объеме. Но базовые нормы остались прежними.
Для большинства транспортных средств существуют базовые нормы, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Расчет базовых норм происходит с учетом типа и назначения транспортного средства, его конструкторских особенностей, массы, вида топлива и режима движения. Так как нормы разрабатываются при условии использования хорошего дорожного покрытия и прямой трассы, их необходимо регулярно корректировать.
Для корректировки норм существуют специальные коэффициенты, значение которых также можно найти в вышеуказанном распоряжении. Они составляются с учетом климата и дорожного покрытия.
В том случае, когда для транспортного средства нет подходящей нормы, организация может установить ее сама, для этого можно просто сделать тестовый заезд и зафиксировать показания, оформив их актом произвольной формы.