Поделиться статьёй:
Пригарина М. В.,
практикующий юрист, начальник юридического отдела ООО «Инфа»
Прием наличных средств
без кассы и инкассация
Сдача денежных средств в банк является не правом, а обязанностью компаний. Накопление юридическим лицом остатка наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается только в определенных случаях.
Конечно же, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» несколько упростило жизнь субъектам малого предпринимательства, ведь абз. 10 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает право не устанавливать лимит. Однако вопросы остались. Кроме того, для многих компаний вопрос инкассации является, прежде всего, вопросом безопасности.
Можно ли «упрощенцу» принимать «наличку», если нет кассы?
По общему правилу, кассовые операции оформляются только при наличии кассы. Такое требование установлено Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 08.03.2015) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт». Контрольно-кассовая техника в обязательном порядке должна применяться всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Есть мнения, что, например, принятие арендной платы возможно без кассы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.05.2003 № А56-5644/03), однако подобный подход не однозначен и вызовет достаточно много споров, поэтому рискованную позицию лучше не применять.
По нашему мнению, просто принять «наличку» при отсутствии кассы нельзя.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Исключения для приема денежных средств без кассы установлены Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт».
Как быть, если «упрощенец» принял «наличку»?
Ошибки и исключения из правил случаются у всех. Но возникает вопрос: каким образом оформить приход денежных средств?
Если денежные средства поступили, то нужно оформить приход денежных средств. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
После этого, поскольку у «упрощенца» нет кассы, он должен сдать денежные средства в банк.
Чтобы не было рисков споров в отношении нарушения законодательства, если у «упрощенца» есть зарегистрированная касса, но она находится в обособленном структурном подразделении, то целесообразно оформить поступление денежных средств через данное структурное подразделение.
Некоторые компании и предприниматели находят выход из ситуации следующим образом: просят плательщика оформить платежное банковское поручение и самостоятельно вносят от имени клиента денежные средства на расчетный банковский счет.
Кроме того, сегодня во многих банках работает система «банк онлайн», что позволяет любому человеку переводить денежные средства на расчетный счет без использования наличных, и замена наличного расчета безналичным также является очень распространенным явлением, когда работник от своего имени вносит денежные средства на счет компании через «банк онлайн», при этом получая наличные средства.
Однако все эти способы являются, скорее, исключением из правил, поскольку не исключают и проверки кассовой дисциплины налоговым органом, и наложение штрафов.
Таким образом, рекомендуется:
- оформлять кассу и проводить кассовые операции через кассовый аппарат;
- сдавать наличную выручку в банк.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся, в частности, в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.
- Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Инкассация «налички»
Что представляет собой инкассация денежных средств? Данное понятие произошло от итальянского «класть в ящик» и представляет собой сбор и перевозку наличных денежных средств.
Почему инкассация может быть выгодна компании?
Во-первых, инкассация представляет безопасный способ перевозки денежных средств, и компания не подвергает риску кассира, а также исключает риск кражи денежных средств.
Во-вторых, с момента передачи денежных средств за них отвечает банк.
В-третьих, инкассация осуществляется по строгим правилам, установленным ЦБ РФ (Указание ЦБ РФ от 30.07.2014 № 3353-У).
Для инкассации денежных средств необходимо заключить договор инкассации денежных средств. Стоимость услуг различается в зависимости от тарифов банка. Но выгоднее всего по практике инкассацию осуществлять в том банке, где открыт расчетный счет.
Порядок проведения инкассации следующий:
1. Прибытие инкассатора в организацию.
При прибытии в организацию инкассатор должен предъявить кассиру:
- документы, удостоверяющие личность;
- доверенность на перевозку денежных средств;
- явочную карточку;
- сумку, закрепленную за клиентом.
Инкассатор также выдает сумку кассиру. Выдача в организации сумок с наличными деньгами инкассаторским работникам кредитной организации осуществляется по препроводительной ведомости к сумке 0402300. При этом в подтверждение приема инкассаторским работником сумки с наличными деньгами у организации остается квитанция к сумке, входящая в комплект документов препроводительной ведомости к сумке 0402300, подписанная инкассаторским работником и содержащая оттиск штампа инкассаторского работника.
При оформлении юридическим лицом расходного кассового ордера 0310002 на сумму инкассируемых наличных денег в строке «Выдать» указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника юридического лица, сформировавшего и передающего инкассаторским работникам кредитной организации сумку с наличными деньгами (письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).
Денежные средства, поступающие в кассу организации, подлежат сдаче на счета в кредитных организациях. Порядок и сроки сдачи наличных денежных средств устанавливаются кредитной организацией с учетом территориального расположения организации, режима работы и специфики деятельности. При этом денежные средства могут быть сданы в кассы кредитной организации, инкассаторам, в сберегательные кассы или в кассы почтовых отделений.
2. Действия кассира.
Кассир должен предъявить образец пломбы и передать сумку с наличными, а также накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. На сумку составляется специальная ведомость.
3. Приемка сумки инкассатором.
При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится. Также инкассатор организует перевозку денежных средств и материальных ценностей в банк.
4. Передача денежных средств в банк.
Инкассация наличных денег кредитной организацией, в которой не открыт банковский счет клиенту, вносящему наличные деньги, помимо действий по приему сумок с наличными деньгами клиентов, их транспортировке в кредитную организацию и обработке наличных денег, включает в себя перевод денежных средств. При этом в указанном случае кредитная организация осуществляет переводы денежных средств в целях выполнения условий заключаемых между ней и клиентами договоров, на основании которых осуществляются инкассация наличных денег и кассовое обслуживание, со своего корреспондентского счета в суммах принятых от клиентов наличных денег, указанных в препроводительных ведомостях к сумкам 0402300, в соответствии с содержащимися в данных договорах реквизитами (письмо Банка России от 17.05.2014 № 01-29/3816).
Кассир в банке производит пересчет наличности. При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег.
В акте указываются: фирменное наименование банковской организации; дата; наименование компании, сдавшей денежные средства; причина вскрытия упаковки; сумма наличных денежных средств по данным кассовых документов; фактическая сумма наличных денежных средств; сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличности.
Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.
Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна.
Отражение операций в бухгалтерском учете
Выручка от продажи товаров признается доходом от обычных видов деятельности (п. 5 ПБУ 9/99). В данном случае выручка принимается к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств (п. 6 ПБУ 9/99). Поскольку выручка должна поступать в кассу, то она отражается на счете 50, предназначенном именно для кассовых операций.
Пример 1.
Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом», применяющее упрощенную систему налогообложения, сдает денежные средства один раз в три дня в банк. При этом общество заключило с банком договор инкассации.
Стоимость инкассаторских услуг составляет 0,3% от суммы инкассируемых средств.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 50 | 90-1 | 250 000 | Отражена наличная выручка |
| 57 | 50 | 250 000 | Сдана наличная выручка в банк |
| 51 | 57 | 250 000 | Зачислены денежные средства на расчетный счет |
| 91.2 | 51 | 750 | Списана комиссия за инкассацию |
Если инкассация проводится по нескольким адресам, например, у «упрощенца» имеются обособленные структурные подразделения, то в этом случае списание комиссии будет происходить единовременно в конце месяца по акту оказанных услуг.
В этом случае в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 76 | 51 | 1000 | Оплачены услуги специализированной организации |
| 91.2 | 76 | 1000 | Признаны услуги специализированной организации |
Как говорилось ранее, также могут возникнуть ситуации, когда была обнаружена недостача или излишек денежных средств. Что делать в этом случае?
Пример 2.
Бухгалтер компании неправильно произвела расчет и вложила лишнюю купюру. В банке был выявлен излишек денежных средств.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 50 | 90-1 | 250 000 | Отражена наличная выручка |
| 57 | 50 | 250 000 | Сдана наличная выручка в банк |
| 51 | 57 | 250 000 | Зачислены денежные средства на расчетный счет |
| 57 | 91-1 | 1000 | Отражена сумма излишков, выявленных банком |
Пример 3.
Бухгалтер неправильно посчитал денежные средства, и в результате образовалась недостача.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 50 | 90-1 | 250 000 | Отражена наличная выручка |
| 57 | 50 | 250 000 | Сдана наличная выручка в банк |
| 51 | 57 | 249 000 | Зачислены денежные средства на расчетный счет |
| 94 | 57 | 1000 | Отражена недостача |
Аналогичные проводки будут сделаны в учете и в случае выявления, например, фальшивой купюры.
В период с момента передачи денежных средств инкассаторам или непосредственно кредитным организациям, сберегательным кассам или почтовым отделениям сданные денежные средства учитывают на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути».
Ошибки при сдаче наличности в банк
При сдаче наличности в банк могут возникнуть различного рода ошибки. Приведем примеры:
- учредитель выдал заем компании, а денежные средства были отражены как выручка и сданы в банк;
- клиент ошибочно заплатил большую сумму, чем та, которая была отражена в качестве выручки и сдана в банк;
- была инкассирована сумма, полученная для выдачи заработной платы.
На самом деле перечислять подобные ошибки можно бесконечно, важно их исправить в учете. Исправить ошибку в бухгалтерском учете возможно путем сторнирования операции.
Если были выявлены ошибки в сопроводительных документах (например, инкассаторы приехали, но бухгалтер понимает, что была допущена ошибка), неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке. В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.
Однако намного хуже, если бухгалтер не заметит ошибку.
Дело в том, что если бухгалтер или кассир нарушили порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью (например, произвели расчеты наличными с другой организацией сверх установленного лимита (100 000 руб. в рамках одного договора с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем) или не оприходовали в кассу полученную из банка или от контрагентов денежную наличность), на должностных лиц организации будет наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб., а на саму организацию – от 40 000 до 50 000 руб.
В заключение необходимо отметить, что операции с наличными денежными средствами всегда вызывают определенные риски. И всегда лучше перепроверить несколько раз средства, инкассируемые организацией, во избежание как ошибок, так и штрафов. Также целесообразно избегать операций по кассе, если касса фактически отсутствует.