Поделиться статьёй:
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | ТОЧНЫЙ РАСЧЕТ
Смирнова С. К.,
практикующий бухгалтер, налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов
Куда следует представлять сведения по форме 2-НДФЛ организациям, имеющим обособленные подразделения, и какой код ОКТМО указывать?
В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ справки по форме 2-НДФЛ представляются в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента. На практике же очень часто возникает вопрос, куда следует представлять сведения организациям, имеющим обособленные подразделения. Статьей 230 НК РФ не установлен порядок представления сведений налоговым агентом, имеющим обособленное подразделение, в отношении сотрудников, в них работающих.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Налоговые агенты, выплачивающие доходы физическим лицам, обязаны в срок до 01 апреля 2014 года представить в налоговые органы сведения по форме 2-НДФЛ. Форма справки, а также рекомендации по ее заполнению утв. приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (в ред. от 14.11.2013). Правила же представления таких сведений в налоговые органы содержатся в приказе ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.
На основании ст. 83 НК РФ организация, имеющая обособленные подразделения, должна встать на налоговый учет как по месту нахождения головного офиса, так и по месту нахождения каждого из своих обособленных подразделений. Однако п. 7 ст. 226 НК РФ говорит о том, куда следует перечислять НДФЛ, удержанный с доходов работников обособленных подразделений, – его надо заплатить в бюджет по месту регистрации головного отделения организации. В свою очередь, налог, удержанный из доходов сотрудников обособленных подразделений, нужно перечислить по месту постановки на учет каждого такого подразделения. Данные правила применяются независимо от того, выделены подразделения на отдельный баланс или нет.
Финансовое ведомство и налоговые органы считают, что обязанность налоговых агентов представлять справку по форме 2-НДФЛ в инспекцию по месту своего учета корреспондирует с их обязанностью уплачивать НДФЛ по месту налоговой регистрации. Это означает, что сведения о доходах сотрудников должны поступать в те же инспекции, в которые организация перечисляет НДФЛ. Причем делать это следует независимо от того, кто выплачивает доходы работникам обособленных подразделений: головной офис или подразделение, выведенное на отдельный баланс и имеющее свой расчетный счет (письма Минфина от 19.04.2013 № 03-04-06/13549, от 18.03.2013 № 03-04-06/8323, ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@).
С 01 января 2014 г. коды ОКАТО не используются. Их заменили на коды ОКТМО. Соответствующие изменения внесли и в форму справки.
Следовательно, сведения по форме 2-НДФЛ организациям, имеющим обособленные подразделения, следует подавать в налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения в отношении доходов, выплаченных работникам головного офиса, а в отношении доходов, выплаченных сотрудникам обособленных подразделений, – в инспекцию по местонахождению такого подразделения.
Кроме того, в письме ФНС России от 05.12.2012 № ЕД-4-3/20473@ даны рекомендации по порядку заполнения справок 2-НДФЛ в такой ситуации: «Как следует из Рекомендаций, при выплате дохода сотруднику, работающему в головном учреждении, в разд. 1 Справки 2-НДФЛ через разделитель «/» указываются данные о налоговом агенте: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), а также указывается код ОКТМО, на территории которого находится головное учреждение.
В Справке 2-НДФЛ, представляемой по доходам сотрудника за время его работы в обособленном подразделении, указываются ИНН учреждения, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации. При этом проставляется ОКТМО образования, на территории которого находится обособленное подразделение налогового агента».
Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется справка, получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).
Справка по форме 2-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, определяемая в соответствии со ст. 41 НК РФ.
Налоговые агенты представляют сведения в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, на электронных носителях, на бумажном носителе.
Датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные обязанности в соответствии с трудовым договором. Датой же фактического получения дохода в виде оплаты отпуска, в соответствии с п. 1 ст. 223 НК РФ, признается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.
Этот вывод подтверждается решением Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11, а также письмом Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139. Связано это с тем, что оплата отпуска не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск – это время, в течение которого работник свободен от их исполнения. Поэтому организация исчисляет и удерживает НДФЛ с отпускных не на последнее число месяца (как в случае с заработной платой), а при непосредственной выплате денег.
Переходящие суммы
Еще одна из так называемых «переходящих сумм» – это заработная плата за декабрь, выплаченная в январе. Соответственно НДФЛ будет переведен в бюджет с декабрьской зарплаты только в январе, то есть уже в следующем налоговом периоде.
Дата фактического получения доходов в виде индексации заработной платы и надбавки к окладу определяется в соответствии
с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, независимо от того, за какой месяц она была начислена.
Как упоминалось выше, датой получения дохода в виде заработной платы является последний день месяца, то есть 31 декабря. Так что, хотя фактически деньги выплачены в январе, в строках 5.3 «Налог исчисленный» и 5.4 «Налог удержанный» раздела 5 необходимо указать сумму налога с декабрьской заработной платы. По строке 5.5 «Сумма налога перечисленная» также будет отражаться сумма налога, исчисленная за декабрь, но перечисленная в бюджет в январе (письмо ФНС России от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74).
Нужно обратить внимание, что при заполнении справки 2-НДФЛ за 2013 год в строке 5.5 указывается налог, перечисленный в 2013 году. При этом в январе 2013 года, возможно, была оплачена сумма налога за декабрь 2012 года, которая уже была отражена по строке 5.5 справки 2-НДФЛ за 2012 год.
Порядок заполнения
Ранее действовал налоговый регистр по форме 1-НДФЛ, содержавший сведения, позволявшие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых ему доходов и предоставленных налоговых вычетов. На основании данного регистра и заполнялись справки 2-НДФЛ. В настоящее время форма регистра не утверждена, поэтому бухгалтеры при разработке собственной формы налогового регистра вполне могут взять за основу 1-НДФЛ.
Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, в справке по форме 2-НДФЛ разделы 3–5 должны быть заполнены для каждой из ставок налога.
Статьей 208 НК РФ закреплен перечень налогооблагаемых доходов работников, которые указываются в разд. 3 справки 2-НДФЛ. В табличной части данного раздела справки последовательно отражаются суммы доходов, полученных налогоплательщиком в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу. В графе «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца – налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, которая определяется согласно нормам ст. 223 НК РФ.
Надо обратить внимание, что каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов содержатся в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Например, код заработной платы – «2000», отпускных – «2012». Если в утвержденном перечне необходимый код дохода найти не удалось, следует ставить доход с кодом «4800» – иные выплаты.
Если в вашей компании трудятся иностранные работники или работники, часто выезжающие в длительные загранкомандировки, то их налоговый статус в течение года может меняться с нерезидента на резидента РФ и наоборот.
Что касается не облагаемых налогом доходов, их перечень содержится в ст. 217 НК РФ. Это два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и выплаты, которые не облагаются этим налогом только в пределах лимитов (вычетов). Например, НДФЛ не удерживается с детских пособий, материальной помощи, выплаченной работодателями членам семьи умершего или вышедшего на пенсию сотрудника, в связи со смертью члена (членов) его семьи, выходных пособий, предусмотренных законодательством. Поскольку эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать их в справке 2-НДФЛ не надо.
Второй вид – это доходы, облагаемые в пределах лимитов (вычетов). Это могут быть, например, материальная помощь или стоимость подарка. Данные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах 4000 руб. за налоговый период (за год). Подобные доходы заносятся в раздел 3 справки как облагаемые доходы, но напротив позиции в этом случае требуется указать, какой вычет применяется – его код и сумму. Если это материальная помощь, в графе 4 таблицы указывается код «503», а в графе 5 – 4000 руб.
Как упоминалось выше, налоговая база для исчисления НДФЛ определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых ст. 224 НК РФ установлены различные налоговые ставки (13, 30, 9, 15 и 35%). В связи с этим в заголовке разделов 3 и 5 (в специальных строках) указывается ставка налога, в отношении которой он заполняется. В случае, когда налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
Организация обязана удержать начисленную сумму налога из доходов работника перед выплатой дохода. Сумму исчисленного и удержанного налога нужно перечислить в бюджет не позднее дня перечисления дохода со счетов компании.
Пункты 4, 6 ст. 226 НК РФ.
Надо обратить внимание, что при этом заполняется одна справка по форме 2-НДФЛ. Например, налоговый агент выплачивал в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 13 и 30%. В такой ситуации последовательно заполняются раздел 3 справки для ставки 13%, а затем – для ставки 30%. Кроме того, если справка по форме 2-НДФЛ не может быть размещена на одной странице, заполняется необходимое количество страниц.
Налоговый агент не смог удержать налог
На практике может возникнуть ситуация, когда у налогового агента нет возможности удержать у физического лица НДФЛ. В данном случае, на основании п. 5 ст. 226 НК РФ, он обязан сообщить об этом налогоплательщику, а также в ФНС по месту своего учета.
Сделать это надо не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором сотрудник (физическое лицо) получило доход. Сообщение в налоговые органы представляется по форме 2-НДФЛ. При этом в поле «Признак» необходимо проставить цифру 2.
Если организация выплачивает доход индивидуальному предпринимателю, справку по форме 2-НДФЛ она не представляет, поскольку, на основании п. 2 ст. 227 НК РФ, ИП исчисляют и уплачивают НДФЛ самостоятельно. При этом в документах, являющихся основанием для выплаты дохода, должно быть отражено, что выплата была произведена индивидуальному предпринимателю в рамках осуществления им предпринимательской деятельности.
Удержали больше, чем нужно
Также следует обратить внимание, что факт излишне удержанного НДФЛ, обнаруженный в следующем налоговом периоде, влечет за собой необходимость подачи в ФНС уточненных сведений по форме 2-НДФЛ.
В письме ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-3/15317 разъяснен порядок представления уточненных сведений. Так, при оформлении уточненной справки по форме 2-НДФЛ в полях «№ _» и «от___» следует указать номер ранее представленной справки и новую дату ее составления. То есть фактически после того, как компания вернет переплату по НДФЛ уволенному сотруднику за прошлый налоговый период (год), ей нужно составить новую справку с прежним номером, но обновленными суммами налога и датой составления. Если первичная справка 2-НДФЛ еще не была представлена в ИФНС, новую справку можно составить с учетом перерасчета. Тогда представлять уточненные сведения нет необходимости.
Наряду с индивидуальными предпринимателями не представляют сведения по форме 2-НДФЛ организации, занимающиеся игорным бизнесом. На основании п. 1 ст. 228 НК РФ физическое лицо самостоятельно должно рассчитать и заплатить НДФЛ с выигрышей по результатам игр, основанных
на риске (например, выигрыш в лотерею, казино, игровые автоматы и т. д.).
Также в документе разъяснено, что изменения после перерасчета должны отражаться по строкам:
- 5.3 «Сумма налога исчисленная»;
- 5.4 «Сумма налога удержанная»;
- 5.5 «Сумма налога перечисленная». По данной строке нужно отразить не фактически перечисленную сумму НДФЛ, а сумму налога, подлежащую уплате в бюджет после уточнения налоговых обязательств бывшего работника.
Строку 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» в уточненной справке заполнять не нужно.
Есть и еще один важный момент. Возвратить сумму НДФЛ, излишне удержанную из доходов, агент обязан только налогоплательщику. Финансовое ведомство в письме от 07.03.2013 № 03-04-06/7028 обращает внимание на то, что излишне удержанный НДФЛ не возвращается иным лицам, так как законодательством не установлен возврат суммы НДФЛ наследникам умершего физического лица.
Организация не обязана представлять в налоговые органы сведения о доходах, полученных физическими лицами, в отношении которых она не признается налоговым агентом.
Пример.
Доходы сотрудника ООО «Маска» Давыдова Д. Н., облагаемые по ставке 13%, за 2013 г. составили:
- заработная плата с января 2013 г. по декабрь 2013 г. – 630 000 руб. (55 000 руб. в месяц);
- за апрель 2013 г.: заработная плата – 35 000 руб., пособие по временной нетрудоспособности – 18 000 руб.;
- в октябре 2013 г. выдана материальная помощь в размере 5000 руб. (вычет в размере 4000 руб. предоставляется на основании п. 28 ст. 217 НК РФ);
- в декабре 2013 г. Давыдову Д. Н. предоставлен очередной ежегодный отпуск с 26.12.2013 по 20.01.2014. Сумма отпускных составила 47 000 руб. (НДФЛ (13%) – 6110 руб.). Сумма отпускных работнику переведена на банковскую карту 20 декабря 2013 г., в этот же день НДФЛ (13%) перечислен в бюджет в размере 6110 руб. Несмотря на то что отпуск Давыдова Д. Н. заканчивается в 2014 г., сумму начисленных и выплаченных отпускных бухгалтер ООО «Маска» отразит в налогооблагаемых доходах за 2013 г.
Заработная плата за декабрь 2013 г. в размере 45 000 руб. выплачена 12 января 2014 г., в тот же день перечислен НДФЛ (13%) в сумме 5850 руб.
Налоговые агенты по заявлениям физических лиц согласно п. 3 ст. 230 НК РФ должны представить справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ.
Доходы, облагаемые по иным ставкам, Давыдову Д. Н. не выплачивались.
С января 2013 г. по май 2013 г. Давыдову Д. Н. предоставлялся стандартный налоговый вычет на одного ребенка в размере 1400 руб.
Определим налоговую базу по НДФЛ сотрудника ООО «Маска». Общая сумма вычетов равна 11 000 руб. = (4000 руб. + 7000 руб.). Следовательно, налоговая база (строка 5.2 раздела 5 справки 2-НДФЛ) составит 634 000 руб. = (645 000 руб. – 11 000 руб.). Сумма исчисленного налога 82 420 руб. = (634 000 руб. х 13 : 100).
По условиям нашего примера все доходы Давыдову Д. Н. выплачены и налог удержан, сумма удержанного налога (строка 5.4) также будет равна 82 420 руб. Поскольку налог за декабрь 2013 г. уплачен в январе 2014 г., сумма налога перечисленного (строка 5.5) составит 82 420 руб. = (76 570 руб. + 5850 руб.).
Таким образом, показатели по строкам 5.3, 5.4, 5.5 будут одинаковыми. На основании указных данных заполним 2-НДФЛ.
Посмотреть и скачать: СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА за 2013 год № 1 от 01.03.2014