Если срок хранения документов истек

 Каждый бухгалтер сталкивался с проблемой хранения накопившихся «отработанных» документов. Выход из этой ситуации – их уничтожение или передача в архив. При решении избавиться от ненужных документов, как показывает практика, возникает множество вопросов.

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, прописана, прежде всего, в Федеральных законах от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле (ч. 1 ст. 17).

ПЕРВОИСТОЧНИК

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых документов, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Для осуществления правильного документооборота бухгалтеру необходимо пользоваться следующими нормативно-правовыми документами:

• Закон об архивном деле;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, далее – Положение № 105;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень;
• Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), далее – Правила.

В организации должны быть решены все вопросы по организации этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения. Выбранные способы ведения хранения необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативно-правовом акте, например в положении о документообороте.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Абзац 3 п. 1.4 Перечня № 558.

Сколько хранить

До того как предпринимать какие-либо действия, необходимо определиться со сроком хранения документов.

В настоящее время конкретные виды документов, образовавшихся в процессе деятельности, с указанием сроков их хранения установлены Перечнем (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), в котором приводится минимальный срок хранения документов. При этом Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

Так, в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ указано, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

В письме от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 специалисты финансового ведомства отметили, что указанные в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля соблюдения налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) законодательства о налогах и сборах, в том числе посредством проведения проверок.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных одразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Прямое указание о хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности содержится в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). При этом минимальный срок обозначен не менее 5 лет после отчетного периода, но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. Согласно разъяснениям Минфина России (письма от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610) данный срок организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, проходила налоговая проверка или нет.

Плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение 6 лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату взносов (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Обратите внимание: требование о хранении бланков строгой отчетности (БСО), копий документов или корешков (если БСО содержит отрывные части) не менее 5 лет в систематизированном виде установлено п. 19 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Перечень № 558 распространяется на все виды организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Таким образом, во избежание возможных конфликтов правильнее руководствоваться тем документом, который устанавливает более длительный срок хранения.

Обязанность по хранению документов бухгалтерского учета возложена на руководителя организации. Индивидуальный же предприниматель самостоятельно несет ответственность за хранение документов бухучета (если таковой, конечно, ведется) (ст.ст. 7 и 29 Закона № 402-ФЗ). Также ИП не стоит забывать о том, что документы необходимо хранить даже после прекращения деятельности в качестве ИП (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), так как существует риск проведения выездных налоговых проверок физических лиц, утративших статус ИП, в отношении их предпринимательской деятельности (письмо Минфина России от 23.01.2012 № 03-02-08/6). Это подтверждается и судебной практикой (определение Конституционного суда РФ от 25.01.2007 № 95-О-О).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.

Минфин России в письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на электронных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

При решении вопроса о сроках хранения отдельных документов также следует учесть особенности применяемой системы налогообложения. Так, в связи с наличием специальной нормы п. 3 ст. 346.16 в НК РФ особо следует уделить внимание документам, касающимся приобретения основных средств, формирования их первоначальной стоимости. Данная норма содержит положения о пересчете налоговой базы в случае реализации (приобретения) основных средств и нематериальных активов со сроком полезного использования свыше 15 лет – до истечения 10 лет с момента их приобретения (сооружения, изготовления, создания самим налогоплательщиком). Таким образом, организации целесообразно обеспечить хранение первичных документов, относящихся к основным средствам, в течение всего срока, пока данные ОС (или прочее имущество) числятся на ее балансе, что подтверждается письмом Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В комиссию входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.

Также следует помнить, что, согласно п. 7 ст. 346.18 НК РФ, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка. В частности, это применяется к организациям, применяющим общую систему налогообложения, такие разъяснения представлены в письме Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Передача в архив

Документы, срок хранения которых еще не истек, можно сдать на хранение в государственный или частный архив. Для этого необходимо заключить соответствующий договор.

Поскольку документы временного хранения (например, первичные документы) со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (3.3.2 Правил).

Необходимость в передаче в сторонний архив возникает, в частности, при ликвидации организации (прекращении деятельности в качестве ИП) или в случае, если документов много и держать их негде.

В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Для этого необходимо сформировать документы в дела. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату (п. 3.5.1 Правил).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Формы листа-заверителя и внутренней описи документов утверждены правилами (Приложения 9, 10).

Также в правилах содержатся основные требования к формированию дел:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года.

Исключение составляют: переходящие; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы какого-либо лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Порядок формирования дел зависит от сроков хранения документов (п. 3.6.2 Правил).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Так, дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, в которое входит:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В данном разделе были озвучены лишь некоторые моменты подготовки документов для передачи в архив. Более подробно ознакомиться с данной процедурой можно в разделах 3.6, 3.7 Правил.

Уничтожение документов

Как упоминалось ранее, документы с истекшим сроком хранения экономический субъект вправе уничтожить. Сделать это можно как самостоятельно любым удобным способом (разорвать вручную или выбросить, сжечь), так и передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Но для начала необходимо провести экспертизу ценности документов, которая заключается в отборе документов для хранения и уничтожения.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Состав комиссии должен состоять из числа наиболее квалифицированных работников в количествене менее трех человек, в обязательном порядке в состав комиссии должно входить лицо, ответственное за архив.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. По результатам экспертизы комиссия отбирает документы с истекшим сроком хранения и составляет акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются согласно п. 2.4.7 Правил на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2014 году организация может готовить к уничтожению документы, минимальный срок хранения которых составляет 5 лет, то есть датированные не позднее 2008 года.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Уничтожение документов по истечении указанного срока хранения является правом, а не обязанностью организации.

Документальное оформление уничтожения должно выглядеть следующим образом.

1. Обществом должен быть издан приказ о создании комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности компании.

2. По итогам работы комиссии формируются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда подлежат включению документы, хранящиеся в архиве организации и ее структурных подразделениях) (см. образец в конце статьи).

3. Комиссия должна рассмотреть и утвердить описи и акт, которые утверждаются руководителем организации.

4. Передать документы на утилизацию по накладной.

 

• Назад
• Вперёд