Аренда автомобиля или компенсация за его использование?

«Требуется менеджер по продажам. Наличие собственного автомобиля обязательно, выплачивается компенсация». Такие объявления о приеме на работу не редкость. Действительно ли «упрощенцу» проще или выгоднее использовать в производственных целях автомобиль работника, выплачивая ему соответствующую компенсацию, чем приобретать машину в собственность или брать в аренду на организацию?

На практике в большинстве случаев между работодателем и работником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, выступает в роли арендодателя, работодатель же является арендатором автомобиля. Транспортное средство в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию (ст. 645 ГК РФ). Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора (ст. 643 ГК РФ). Государственная регистрация при его заключении не требуется.

Помимо основных пунктов (арендатор, арендодатель и объект) в договоре также целесообразно указать, в каких целях арендуется автотранспортное средство, срок аренды и сумму ежемесячно вносимой арендной платы. Но для начала необходимо составить приказ.

После издания приказа стороны согласуют условия аренды и составляют договор. Размер арендной платы может устанавливаться по усмотрению сторон договора аренды либо определяться ценами, которые устанавливаются или регулируются уполномоченными на это государственными органами или органами местного самоуправления (п. 1 ст. 424 ГК РФ). На практике распространены случаи заключения договоров аренды с условием существенного уменьшения размера арендных платежей в течение определенного периода (так называемые «арендные каникулы»).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Особенностью договора аренды транспортного средства с экипажем является обязанность арендодателя нести ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортным средством.

При согласовании размера арендной платы (цены сделки) необходимо учитывать положения раздела V.1 НК РФ. Так, в абз. 3 п. 1 ст. 105.3 НК РФ прямо указано, что цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, а также доходы (прибыль, выручка), получаемые лицами, являющимися сторонами таких сделок, признаются рыночными. Взаимозависимость лиц определяется на основании положений ст. 105.1 НК РФ. При этом к сделкам между взаимозависимыми лицами приравниваются сделки, предусмотренные пп.пп. 1–3 п. 1 ст. 105.14 НК РФ.

Факт передачи автомобиля арендодателем арендатору необходимо подтвердить актом приема-передачи, который составляется в произвольной форме.

 

Также следует обратить внимание на то, что в полисе ОСАГО могут быть указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. В случае если работодателю необходимо, чтобы им управляли другие люди, работник должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к управлению автомобилем неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре. Если к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц, то страховать автогражданскую ответственность водителей арендатора не нужно.

К сведению, если автомобилем будет управлять человек, не вписанный в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 500 руб. (ч. 1 ст. 12.37 КоАП РФ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание (спецодежда, питание и т. п.) несет арендодатель.

По окончании договора аренды возврат автомобиля также следует оформить актом приема-передачи транспортного средства, только уже арендатором арендодателю.

Не вызывает сложностей и учет арендованного автомобиля в целях применения УСН. Более того, для фирмы на «упрощенке» аренда транспортного средства сотрудника имеет свои преимущества. Компания на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» может уменьшить базу по «упрощенному» налогу на сумму арендных платежей, указанных в договоре, и расходов на техническую эксплуатацию автомобиля (например, ГСМ). При этом затраты должны быть подтверждены документами. Признать их в расходах можно только после фактической оплаты.

При любом варианте договора аренды плата за использование автомобиля будет являться доходом сотрудника, с которого нужно удержать НДФЛ. Сложнее дело обстоит со страховыми взносами. По общему правилу страховые взносы на арендные платежи не начисляются. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний нужно начислять и платить, только если это прямо прописано в договоре аренды транспортного средства с экипажем. Однако такой договор является смешанным, в нем два объекта – аренда и оказание услуг. При заключении подобного соглашения компании-арендатору придется начислить и заплатить страховые взносы с вознаграждений, выплаченных за оказание услуг перевозки и техобслуживания автомобиля. Если стоимость этих услуг не выделена в договоре отдельной суммой, взносы нужно начислить и заплатить со всей стоимости договора. Дело в том, что фирмы не вправе дифференцировать платежи и самостоятельно рассчитывать базу для начисления взносов, разделяя суммы договора аренды на собственно аренду и вознаграждение за услуги сотруднику.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Выплаты работникам по договору аренды автомобиля не являются объектом обложения страховыми взносами.

 Таким образом, при расчете налога на УСН арендные платежи учитываются в расходах в полном размере, в то время как компенсация за использование личного автомобиля работника при списании в расход лимитируется. 

 Компенсация

С работником с его согласия можно заключить письменное соглашение об использовании личного автомобиля для служебных поездок, в этом случае ему полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер и порядок выплаты определяются в самом соглашении между сторонами либо условиями трудового договора.

Однако какой бы размер компенсации ни оговорили стороны, в целях исчисления единого налога расходы на выплату компенсации за использование легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ (постановление от 08.02.2002 № 92). Причем с 2002 года они не пересматривались. Поэтому и сейчас компенсация за использование личного автотранспорта работников учитывается в размере, не превышающем:

• 1200 руб. в месяц – при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
• 1500 руб. в месяц – при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
• 600 руб. в месяц – при использовании мотоциклов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

 По мнению Минфина России, в эти смешные суммы уже включены износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт, то есть учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Поэтому дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов. Иными словами, в расходах можно учесть только 1200 руб. в месяц. К сожалению, данную точку зрения подтверждает и судебная практика.

Суммы, выплачиваемые работнику в утвержденных пределах, не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ), НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и учитываются в расходах по УСН (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Расходы на проведение технического осмотра транспортных средств, в том числе расходов по уплате госпошлины, можно отнести к числу расходов, связанных с эксплуатацией арендованного транспортного средства.

Для документального оформления отношений с работником вам понадобятся дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации работнику расходов за использование личного транспорта и приказ о выплате компенсации.

  

  

А вот для признания расходов на компенсацию, по мнению Минфина и налоговой службы, организация также должна иметь следующие документы:

• должностная инструкция, которая свидетельствует о разъездном характере работы специалиста;
• документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта, заверенная в установленном порядке;
• документы, обосновывающие расходы, например путевые листы.

Как видим, чтобы налогоплательщик мог признать в расходах незначительные суммы компенсации за использование легковых автомобилей и мотоциклов, необходимо собрать целый пакет документов. Поэтому выгоднее заключать договоры аренды.

• Назад
• Вперёд