1. Определяются:

• цель служебной командировки (в соответствии с п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем) ;

• работник, который будет направлен в служебную командировку.

Когда Вы выберите работника, которого хотите направить в служебную командировку, выясните, можно ли его направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего задания в частности.

Не всякого работника можно направить в командировку. Некоторых работников запрещено направлять в служебные командировки (ст. ст. 259, 268, 203 ТК РФ и др.). А некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. ст. 259, 264 ТК РФ).

Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст.259 ТК РФ).

Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.

Один экземпляр уведомления вручается работнику под роспись. На уведомлении (экземпляре) работник пишет, что он с ним ознакомлен и либо согласен на командировку, и командировка не запрещена ему в соответствии с медицинским заключением (тогда процедура продолжается), ставит дату и подпись, либо не согласен (и тогда процедура прекращается), ставит дату и подпись.

2. Оформление служебного задания для направления работника в командировку.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, а также руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Если у работодателя принято регистрировать служебные задания в специальном журнале (например, в журнале регистрации служебных заданий), то его регистрируют в установленном порядке.

Работника знакомят со служебным заданием.

3. Издание приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

4. Регистрация приказа (распоряжения) о направлении в командировку в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

5. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о направлении в командировку под роспись.

6. Оформление и выдача работнику командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

Обычно командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем.

Если у работодателя принято регистрировать командировочные удостоверения в соответствующем журнале (например, в журнале регистрации командировочных удостоверений), то командировочное удостоверение регистрируют в установленном порядке.

Затем оно вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

7. Выдача работнику денежного аванса на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

8. При выбытии работника в служебную командировку делается соответствующая запись в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Согласно п.1 «Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н, учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, форма которого предусмотрена приложением № 2, утвержденным данным приказом.

В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Шаги, которые проходят после возвращения работника из командировки

Дни служебной командировки работника необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Работник по возвращении из служебной командировки предоставляет работодателю в течение 3 рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировокой.

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

 Краткий отчет о выполнении служебного задания пишется работникам в специальной графе служебного задания. Ниже расписываются работник и руководитель его структурного подразделения.