Аудит трудовых книжек 

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Неточности и ошибки, отсутствие в ней обязательных сведений или информации о внесении изменений могут привести к негативным последствиям как для работодателя, так и для работника. Поэтому своевременная проверка правильности хранения и ведения трудовых книжек является немаловажным вопросом.

Несмотря на то что согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, Правительство России неоднократно возвращается к вопросу об отмене трудовых книжек по причине нецелесообразности их дальнейшего ведения и утраты актуальности. В этом случае возникает обоснованный вопрос: с чем связано такое мнение чиновников? Дело в том, что с введением в системе государственного пенсионного страхования персонифицированного учета трудовая книжка утратила свое основное предназначение – быть источником сведений о трудовом стаже, без которого в советское время невозможно было оформить трудовую пенсию.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Кроме того, с 2002 г. расчет трудовой пенсии производится исходя не из трудового стажа, а из периода, в течение которого на индивидуальный лицевой счет гражданина в Пенсионном фонде РФ поступали страховые взносы.

Вместе с тем на основании «Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденного постановлением Минтруда РФ и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па, специалисты Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии в обязательном порядке запрашивают трудовую книжку.

Требование о предъявлении трудовых книжек при оформлении трудовых пенсий обосновано тем, что пенсионная реформа в России началась лишь в 1997 году. Первым ее шагом стало введение персонифицированного учета, предполагающего обязательную регистрацию граждан в Пенсионном фонде РФ в качестве застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в результате чего у всех застрахованных граждан сейчас есть лицевые счета, на которых фиксируется информация о стаже, заработной плате и размерах уплаченных страховых взносов.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Единственным источником сведений о трудовом стаже до 01.01.2002 является форма СЗВ-К, представленная далеко не всеми работодателями и не на всех работников. Поэтому на основании п. 6 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.

Безусловно, в ближайшее время отмены трудовых книжек, о которой так много говорят, не произойдет. Этому должен предшествовать определенный переходный период. Чтобы избежать нежелательных проблем с подтверждением трудового стажа в дальнейшем, рекомендуем кадровым работникам уже сегодня задуматься о необходимости проведения аудита трудовых книжек работников в компании.

Процедура проверки трудовых книжек

Первое, что необходимо сделать, прежде чем приступить к самой проверке, – создать комиссию или назначить ответственного за проверку трудовых книжек. Поскольку унифицированной формы приказа или распоряжения законодательством не предусмотрено, составить его можно в произвольной форме.

Далее выявляем в организации лицо, ответственное за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей. Так как мы проводим внутренний аудит самостоятельно, то, конечно же, знаем, кто и за что у нас отвечает. Однако одного знания недостаточно, необходимо наличие соответствующих документов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В настоящее время в обороте используются трудовые книжки образца 2003 г., форма которых утверждена постановлением Правительства РФ № 225.

По общему правилу таковым лицом является руководитель организации (п. 45 постановления № 225). Однако руководитель вправе возложить данную обязанность на специальное уполномоченное лицо. Назначение осуществляется по приказу (распоряжению) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Если же такое лицо не назначено, ответственность возлагается на руководителя организации, индивидуального предпринимателя. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек может выглядеть следующим образом:

Далее переходим непосредственно к проверке трудовых книжек. При проверке трудовых книжек необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• соответствие бланка трудовой книжки установленному образцу;
• порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и вкладышей к ним, условий хранения;
• наличие документов, подтверждающих страховой стаж работников;
• правильность расчета страхового стажа работников;
• соответствие сведений о Ф.И.О., дате рождения работников в трудовых книжках паспортным данным;
• соответствие записей в трудовых книжках формулировкам приказов (распоряжений). Наличие сведений о документах, на основании которых внесена каждая запись о работе, с указанием даты и номера. Правильность внесения сведений о награждениях;
• отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих установленным требованиям;
• оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в соответствии с установленными требованиями;
• правильность внесения сведений об изменении наименования организации, реорганизации и т. п.;
• наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и исправления в записях;
• правильность указания наименования должностей (работы), специальностей, профессий с указанием квалификации;
• наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие статьи ТК РФ, иных федеральных законов.

ВАЖНО В РАБОТЕ

В отношении вкладышей в трудовую книжку действуют те же правила, что и для трудовых книжек.

При оформлении трудовых пенсий в Пенсионном фонде РФ трудовые книжки тщательно изучаются. В связи с этим наличие неточностей и ошибок в заполнении, отсутствие необходимых сведений и печатей зачастую служит причиной нехватки оснований для подтверждения стажа граждан, в результате чего возникает необходимость представления дополнительных документов.

ПОЗИЦИЯ РОСТРУДА

Оформляя новую трудовую книжку, в нее можно внести сведения об общем и(или) непрерывном стаже работы сотрудника суммарно, без уточнения работодателей, периодов и должностей, подтвержденных соответствующими документами.

- Письмо от 30.04.2008 № 1026-6.

Постановлением Правительства № 555 определено, что при отсутствии трудовой книжки, а также если в ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, для подтверждения периодов работы принимаются:

• письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения данных правоотношений;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Кроме того, в качестве подтверждающих документов можно использовать иные документы (военный билет, выписку из индивидуального лицевого счета гражданина, предоставленную территориальным органом ПФР, и т. д.).

ВАЖНО В РАБОТЕ

При выявлении несоответствия трудовой книжки установленной форме на момент приема на работу сотруднику можно оформить на основании его письменного заявления новую трудовую книжку или направить к предыдущему работодателю для оформления дубликата.

Однако, как показывает практика, нередки случаи, когда граждане не могут восстановить свои периоды работы дополнительными документами по различным причинам: утрата документов работодателями, ликвидация работодателей, отсутствие необходимых документов в архивных учреждениях. Поэтому крайне важной задачей сотрудников кадровых служб является проверка трудовых книжек на соответствие их правилам нормативных правовых актов и исправление допущенных при заполнении ошибок.

На что следует обратить внимание при проверке соответствия трудовой книжки установленному образцу?

Во-первых, форма бланка должна соответствовать той форме, которая действовала на момент оформления трудовых отношений с работником. Во-вторых, бланк должен быть отпечатан в типографии. В-третьих, нумерация страниц не должна быть нарушена. В-четвертых, серия и номер должны быть одинаковыми на каждой странице.

Как исправить выявленные ошибки на титульном листе?

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 постановления № 225).

Способ исправления ошибки будет зависеть от того, кем была допущена ошибка (к примеру, ошибка может быть допущена бывшим работодателем), и возможности ее исправления.

ПЕРВОИСТОЧНИК

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Часть пятая ст. 65 ТК РФ.

Вариант 1. Ошибка допущена действующим работодателем. При внутренней проверке трудовых книжек обнаружена ошибка в дате рождения. В данной ситуации работнику кадровой службы необходимо зачеркнуть одной чертой прежнюю запись и внести новую (п. 23 Инструкции № 69). Далее на внутренней стороне обложки трудовой книжки внести запись следующего содержания:

Запись должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного лица и скреплена печатью.

Вариант 2. Ошибка допущена предыдущим работодателем. Согласно п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если данные в трудовой книжке не совпадают с данными паспорта даже в одной букве, при оформлении трудовой пенсии это может вызвать сомнение в принадлежности трудовой книжки фактическому владельцу.

Однако иногда обратиться к предыдущему работодателю достаточно затруднительно по объективным причинам. Например, предыдущий работодатель находится в другом городе, реорганизован или вовсе ликвидирован. В случае, когда предыдущий работодатель находится в другом городе, работник может обратиться к нему с письменным запросом на дачу разрешения исправить ошибку. На основании такого разрешения действующий работодатель может исправить ошибку вышеописанным способом. В случае реорганизации работнику необходимо заручиться справкой о прошедшей реорганизации. А вот в случае ликвидации предыдущего работодателя процедура усложняется. В данном случае работнику необходимо обратиться в суд в порядке особого производства для установления принадлежности ему этой трудовой книжки (гл. 28 ГПК РФ). На основании положительного судебного решения действующий работодатель вносит необходимые исправления. На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо внести запись со ссылкой на паспорт и судебное решение.

Как исправить выявленные ошибки в разделе «Сведения о работе»?

Процедура исправления ошибок в сведениях о работе отличается от процедуры исправления ошибок на титульном листе. Так, в соответствии с п. 30 постановления № 225 в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Принимая трудовую книжку для рассмотрения, специалисты ПФР в обязательном порядке проверяют все записи в ней. При возникновении сомнений по каким-либо вопросам, в том числе и по надлежащему оформлению трудовых книжек и вкладышей в них, ПФР вправе требовать от граждан документы о стаже, необходимые для назначения пенсии.

В соответствии с п. 1.2 Инструкции № 69 при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Пример 1.

Работник принят в организацию на должность кладовщика. Однако в трудовой книжке ему ошибочно записали «сторож». Как правильно внести исправления?

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
3	09	01	2014	Общество с ограниченной ответственностью «Литера» (ООО «Литера»)
				Принят на должность «сторож»	Приказ от 09.01.2014
					№ 10-к
4	09	01	2014	Запись за номером 3 недействительна	Приказ от 09.01.2014
				Принят на должность кладовщика	№ 10-к

Пример 2.

Предыдущий работодатель допустил ошибку в разделе «Сведения о работе» – неправильно указал должность. Вместе с тем новый работодатель уже внес запись о приеме на работу. Как правильно внести исправления?

В инструкции № 69 указано, что запись о признании записи недействительной вносится после соответствующей последней в данном разделе. Однако, по нашему мнению, такая запись может быть внесена в любой момент, в том числе и после других записей. Как отмечалось ранее, исправление неправильной записи производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Следовательно, исправить такую запись возможно двумя способами.

1-й способ – отправить работника за официальным запросом к предыдущему работодателю. Например, если ошибка была допущена в наименовании должности, у предыдущего работодателя необходимо запросить справку о наименовании должности с приложением копии приказа о приеме на работу.

2-й способ – выдать трудовую книжку работнику на руки, для того чтобы он обратился к предыдущему работодателю с заявлением о внесении изменений в трудовую книжку. Однако данный способ связан с определенными рисками, поскольку единственный случай получения работником трудовой книжки на руки – это увольнение (п. 41 постановления № 225, часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ). В случае утери работником трудовой книжки ответственность будет лежать на работодателе. Поэтому мы рекомендуем использовать на практике 1-й способ.

Трудовая книжка пришла в негодность

При проверке трудовых книжек может обнаружиться, что некоторые трудовые книжки пришли в негодность. В данном случае работодателю необходимо позаботиться об оформлении дубликатов таких трудовых книжек. Если трудовая книжка пришла в негодность, работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Обязанность по выдаче дубликата закреплена в п. 33 постановления № 225, в соответствии с которым, если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат. Титульный лист дубликата заполняется в общеустановленном порядке. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если организация, допустившая ошибку или неточность в трудовой книжке, ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов; если реорганизована – обязательно наличие подтверждающей этот факт справки от правопреемника.

Не забудьте в дубликате отразить сведения (п. 34 постановления № 225):

• об общем и(или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Прежде всего вносится запись об общем и непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

- Пункт 7.2 Инструкции № 69.

После этого общий и непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общий трудовой стаж составил 2 года 10 дней
1	10	01	2013	Принят в общество с ограниченной	Справка ООО «Дождь»
				ответственностью «Дождь»	от 01.10.2014
				сторожем
2	27	12	2013	Трудовой договор расторгнут	Справка ООО «Дождь»
				по инициативе работника, пункт 3	от 01.10.2014
				части первой статьи 77 Трудового
				кодекса Российской Федерации
3	28	12	2013	Принят в общество с ограниченной
				ответственностью «Литера»	Приказ
				кладовщиком	от 28.12.2013 № 36-п

Если трудовая книжка утеряна

В соответствии с п. 31 постановления № 225 лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Форма такого заявления может выглядеть следующим образом:

• Назад
• Вперёд