Безнадежная «дебиторка»

Списывать «дебиторку», нереальную для взыскания, нужно для того, чтобы не искажать данные бухгалтерского учета и чтобы бухгалтерская отчетность давала пользователям достоверную информацию о реальном финансовом состоянии компании. Чтобы избавиться от «дебиторки», нужно подготовить ряд документов.

Осуществляя предпринимательскую деятельность, организации довольно часто сталкиваются с тем, что в силу определенных обстоятельств возникает дебиторская задолженность по реализованным товарам (работам, услугам и др.), которая не погашена в срок, установленный договорными обязательствами сторон. А в ряде случаев можно даже заранее предположить, что имеющаяся дебиторская задолженность не будет погашена в срок. Такая задолженность, как правило, не обеспечена никакими гарантиями, которыми могут быть, например, залог, поручительство и др. Подобная задолженность признается сомнительной в соответствии с абз. 2 п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Исходя из требования осмотрительности, при выявлении дебиторской задолженности, в отношении которой нет уверенности в ее погашении даже в случае, если срок исполнения обязательства еще не истек, есть основания полагать, что партнеры по ним не расплатятся вовремя. В этих случаях организация обязана создавать резерв по сомнительным долгам согласно п. 6 ПБУ 1/2008 и абз. 1 п. 70 вышеназванного Положения. Об этом также сказано и в письме Минфина России от 27.01.2012 № 07-02-18/01.

При этом обращаем внимание, что этот резерв формировать обязаны все организации, в т. ч. и применяющие «упрощенку». Заметим, что величину обозначенного резерва организации устанавливают самостоятельно как на всю сумму задолженности, так и на ее часть. Ну а если организация такой резерв не создает и имеет дебиторскую задолженность, нереальную к взысканию, нужно ли ее списывать?

 Да, просто необходимо, ибо эта задолженность – одна из статей актива баланса, которая не приносит и не принесет в будущем экономической выгоды организации. Такую задолженность необходимо списать. А значит, в противном случае отчетность, включающая этот актив, не будет достоверной и не предоставит ее пользователям, как внешним, так и внутренним, информацию о реальном финансовом положении фирмы (п. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В результате напрашивается вывод, что нереальную к взысканию, т. е. сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность необходимо своевременно списывать со счетов бухгалтерского учета.

Заметим при этом, что имеющуюся сомнительную задолженность можно квалифицировать как безнадежную (нереальную к взысканию), если присутствует хотя бы одно из следующих оснований.

Основание 1. Срок исковой давности истек. При общем сроке исковой давности в три года (ст. 196 ГК РФ) организация допустила истечение этого срока. Возникает вопрос: как она могла допустить такую ситуацию? Очевидно, на протяжении трех лет ею не предпринимались никакие действия по взысканию с должника задолженности, а именно: не направлялись должнику требования об уплате долга, не проводилась с ним выверка расчетов и не предъявлялись ему для подписи акты сверки и др. В этой ситуации можно также предположить, что организацией по имеющейся задолженности не применялись правила отсчета срока исковой давности, изложенные в ст. 200 ГК РФ.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Общий срок исковой давности для взыскания долга составляет три года. Он может прерываться, если вы предпринимали попытки вернуть средства. Но вместе с тем срок давности не может превышать 10 лет со дня, когда право было нарушено.

 Так, если бы в течение трехлетнего срока исковой давности организация предпринимала какие-либо действия по взысканию задолженности с должника, то срок исковой давности прерывался бы и начинал отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ). При этом подтверждающими документами по признанию должником долга могли быть акты выверки, заявления, письменные просьбы должника и другая переписка.

Вместе с тем списание долга не может длиться бесконечно, ибо срок давности не может превышать 10 лет с момента, когда право было нарушено, даже если срок исковой давности прерывался (п. 2 ст. 196 ГК РФ). А на расходы «упрощенец» может отнести дебиторскую задолженность только по истечении 10 лет с момента просрочки.

С какого момента отсчитывать срок исковой давности

Ситуация	С какого момента отсчитывать течение срока
Дата погашения долга заранее определена (например, прописана в договоре)	Со дня, следующего после окончания установленной даты платежа
Срок исполнения обязательства договором не определен	С момента, когда вы последний раз направляли своему должнику требование об уплате задолженности
На возврат денег вы дали лицу определенное время	По окончании последнего дня этого срока

 Основание 2.Фирма-должник прекратила свой бизнес. Может случиться, что фирма-должник не отвечает на письма, звонки, не располагается по своему адресу. Возникает подозрение, что организация-должник прекратила бизнес. В этом случае нужно запросить в ИФНС выписку из ЕГРЮЛ по этой организации. Это и будет подтверждением того, что должника нет, что позволит списать долг, не дожидаясь истечения срока исковой давности. Можно также распечатать соответствующую информацию с сайта ФНС России: www.nalog.ru. Для этого нужно на этом сайте войти в раздел «Электронные сервисы» либо в раздел «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента» и ввести данные о контрагенте.

Таким образом, документально подтвердить нереальность взыскания «дебиторки» можно в т. ч. и выпиской из ЕГРЮЛ.

Основание 3. Возврат задолженности через суд. Случается, что организация пытается возвратить задолженность через суд. При этом она выиграла дело, но решение суда не удается исполнить ввиду того, что у должника нет ни денег, ни имущества для погашения долга. В этом случае судебный пристав возвращает организации исполнительный лист и представляет постановление об окончании производства, выдается также акт о невозможности взыскания долга. При наличии этих документов у организации появляется возможность списания «дебиторки».

При этом следует помнить, что в течение трех лет после получения этих документов у организации может снова появиться возможность обратиться к приставам для возврата долга, предъявив им исполнительный лист, и приставы продолжат работу по взысканию задолженности (ст. 46 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Но это возможно только в том случае, если организация располагает информацией, что у должника появились средства. В случае погашения задолженности ранее списанный долг нужно будет восстановить.

Основание 4.Отсутствие должника. Может быть и такое: смерть сотрудника либо признание его безвестно отсутствующим. Ситуация, связанная с этим, возможна тогда, когда сотрудник получил деньги в подотчет и умер либо исчез (ст.ст. 42, 45, 418 ГК РФ), и взыскать задолженность не представляется возможным. В таком случае для списания дебиторской задолженности необходимо иметь свидетельство о смерти (можно копию, заверенную нотариально) или решение суда о признании сотрудника умершим либо безвестно отсутствующим.

Основание 5. Форс-мажор. Погасить долг не представляется возможным в силу того, что произошли обстоятельства, не зависящие от воли сторон. Например, затопление, пожар и прочие непредвиденные обстоятельства (ст. 416 ГК РФ). Если эти обстоятельства будут подтверждены документально, то можно будет списать имеющуюся задолженность. Обоснованием чрезвычайных обстоятельств могут служить такие документы, как заключение либо акт соответствующей инстанции, например МЧС. Может быть также решение суда, которым доказана невозможность взыскания долга.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

В бухучете списать дебиторскую задолженность можно, если истек срок ее исковой давности или возникли иные обстоятельства, из-за которых взыскать долг нереально. Какие именно обстоятельства, вы можете определить самостоятельно и закрепить их в своей учетной политике.

Основание 6. Ликвидация фирмы-должника по решению налогового органа. Появилось еще и такое основание для списания дебиторской задолженности, на которое обращаем особое внимание. Так, с 01 сентября 2014 года по решению налоговиков может состояться исключение организации из ЕГРЮЛ из-за того, что организация не отчитывалась в течение 12 месяцев и не проводила финансовых операций хотя бы по одному счету. Эта норма появилась в результате изменений, внесенных Федеральным законом от 05.05.2014 № 99-ФЗ в ГК РФ (ст. 64.2 ГК РФ).

Итак, нами представлены главные основания, при наличии которых необходимо списать дебиторскую задолженность. Помимо этих могут быть и другие основания, при которых дебиторская задолженность становится нереальной для взыскания.

ПОЗИЦИЯ ФНС

В состав безнадежных долгов могут быть включены штрафы, пени и(или) иные санкции за нарушение обязательств, если они признаны должником.

- Письмо УФНС России по г. Москве от 08.04.2008 № 20-12/034110.

Заметим, что в бухучете п. 77 Положения № 34 жестких требований не устанавливает, поэтому все основания, которые организация считает для себя приемлемыми, рекомендуем закрепить в учетной политике. Однако для того, чтобы грамотно списать дебиторскую задолженность, одних оснований недостаточно. Необходимо подготовить еще и соответствующие первичные документы. К ним относятся:

• акт инвентаризации расчетов со всеми дебиторами и кредиторами, в т. ч. с покупателями и поставщиками. Этот документ необходим, ибо только по результатам инвентаризации выявляется дебиторская задолженность. Форма этого документа может быть произвольная, а также можно применить и унифицированную (№ ИНВ-17), добавив при необходимости дополнительные графы, которые могут потребоваться, например, для сумм, которые взыскать не представляется возможным, т. к. унифицированная форма содержит графы лишь для отражения долгов с истекшим сроком исковой давности;
• бухгалтерская справка. В этом документе необходимо указать не только все сведения о задолженности, но и объяснить причину ее списания;
• приказ руководителя о списании «дебиторки», в котором необходимо обозначить списываемую сумму задолженности.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Подтверждать нереальность взыскания «дебиторки» надо специальными документами. Например, если фирма ликвидирована и ее долг невозможно получить назад, подойдет выписка из ЕГРЮЛ.

Бухгалтерский учет

Рассмотрим два варианта списания дебиторской задолженности: за счет резерва по сомнительным долгам и без создания такового.

Вариант 1. В случае создания резерва по сомнительным долгам списание «дебиторки» производится за счет этого резерва. При этом в бухучете дается следующая проводка:

Дебет 63 Кредит 62 (76, 73, 71…) – списана «дебиторка» за счет резерва.

Напомним, что при создании в бухучете резерва по сомнительным долгам дается следующая запись:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 63 «Создан резерв по сомнительным долгам».

Вариант 2. Если резерв не был создан или его величины недостаточно, то списать дебиторскую задолженность можно сразу на прочие расходы согласно п. 11 ПБУ 10/99. При этом бухгалтерская запись будет следующей:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 62 (76, 73, 71…) – дебиторская задолженность, в т. ч. не покрытая резервом, отнесена на финансовые результаты.

Заметим, что списанная задолженность независимо от даты списания должна быть отнесена на расходы к моменту составления бухгалтерской отчетности.

Обратите внимание: списание сомнительной либо безнадежной дебиторской задолженности вовсе не является аннулированием долга. Поэтому рекомендуем продолжать держать ее на учете в течение пяти лет с момента списания, но уже на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». При этом дается следующая запись:

Дебет 007 – отражена списанная дебиторская задолженность.

В течение этого времени необходимо следить за изменением имущественного положения должника, чтобы не пропустить возможность взыскать с него задолженность. Если весь долг либо его часть будет возвращена, то на поступившую сумму нужно будет восстановить резерв в случае, если «дебиторка» была списана за счет резерва. При этом нужно дать в бухучете следующую проводку:

Дебет 63 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы» – восстановлен резерв в части погашения дебиторской задолженности.

При этом ранее данную проводку по списанию задолженности за счет резерва Дебет 63 К62 (76,73,71…) дать красным сторно.

А также необходимо на величину возвращенного долга уменьшить остаток на забалансовом счете, сделав следующую запись:

Кредит 007 – списан сомнительный долг, погашенный должником.

ВАЖНО В РАБОТЕ

В налоговом учете при УСН сумма списанной «дебиторки» не отражается, поскольку не является расходом при «упрощенке».

Налоговый учет

В налоговом учете «упрощенца» сумму списанной дебиторской задолженности нельзя признать расходом, ибо такой вид затрат не поименован в закрытом перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Это значит, что в налоговом учете при УСН сумма списанной дебиторской задолженности не отражается.

Пример 1.

ООО «Стандарт» применяет УСН. 01 октября 2014 г. организация поставила товары ООО «Сигма» на сумму 500 000 руб. Деньги за поставленный товар в соответствии с условиями договора должны были прийти в течение 30 дней после отгрузки. По состоянию на 02 ноября 2014 г. оплата от ООО «Сигма» так и не поступила. Согласно учетной политике ООО «Стандарт» задолженность, не погашенная в срок, является сомнительной. Поскольку эта задолженность единственная, по ней ООО «Стандарт» в соответствии с принятой в организации учетной политикой создает резерв сомнительных долгов в полной сумме долга. Организация формирует только годовую бухгалтерскую отчетность.

Ввиду того, что при составлении отчетности за 2014 г. задолженность ООО «Сигма» признана сомнительной, бухгалтер списал «дебиторку» за счет образованного резерва. При этом 31 декабря 2014 года сделал следующую запись:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
91, субсчет «Прочие расходы»	63	500 000	Создан резерв по сомнительным долгам
63	62	500 000	Сомнительная задолженность списана за счет созданного резерва
007		500 000	Отражена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом
В налоговом учете «упрощенца» списание дебиторской задолженности бухгалтер организации не показал, ибо факт истечения срока по требованию, связанному с оплатой реализованных товаров (работ, услуг), не влияет на налогообложение, т. к. такие расходы не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Что касается расходов, связанных с отгрузкой покупателю товаров, то нет оснований для восстановления ранее правомерно признанных расходов. 10 января 2015 г. ООО «Сигма» оплатило половину долга. На эту же дату бухгалтер сделал проводки:
51	62, субсчет «Расчеты по отгруженным товарам»	250 000	Поступили деньги от ООО «Сигма» за поставленные товары
63	62	250 000	Красное сторно резерва в связи с частичным возвращением долга
63	91, субсчет «Прочие доходы»	250 000	Восстановлен резерв в части погашенной дебиторской задолженности
	007	250 000	Уменьшена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом

Пример 2.

ООО «Восток», применяющее УСН, в декабре 2011 года поставило ООО «Север» товары на сумму 700 000 руб. По договору поставки покупатель должен был оплатить полученный товар до 30 декабря 2011 года включительно. В установленный срок деньги не поступили. В течение трех лет ООО «Восток» не принимало никаких попыток взыскать с ООО «Север» сумму дебиторской задолженности. 31 декабря 2014 года срок исковой давности истек.

31 декабря 2014 года руководитель ООО «Восток» принял решение о списании дебиторской задолженности в связи с истекшим сроком исковой давности. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки он издал приказ о списании задолженности за счет средств созданного резерва по сомнительным долгам, неиспользованный остаток которого на этот момент составил 500 000 руб., а оставшуюся сумму – за счет финансового результата.

В бухгалтерском учете ООО «Восток» были даны следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
63	62	500 000	Списана часть «дебиторки», покрытая резервом
91	62	200 000	За счет финансового результата списана другая часть «дебиторки», не покрытая резервом
007		700 000	За балансом отражена сумма списанной дебиторской задолженности

Представим ситуацию, когда дебиторская задолженность организации возникла в сумме предоплаты (аванса), перечисленной поставщику, который своевременно не отгрузил в адрес покупателя требуемые товарно-материальные ценности. В результате образовалась сомнительная дебиторская задолженность, признанная безнадежной, т. к. не была обеспечена соответствующими гарантиями.

Пример 3.

15 января 2012 года ООО «Витязь» перечислило поставщику ООО «Авангард» аванс в сумме 150 000 руб. А поставщик, получив предоплату, не удосужился согласно условиям договора до 30 января 2012 года произвести отгрузку соответствующих товарно-материальных ценностей в адрес своего покупателя – ООО «Витязь». При этом требование о расторжении договора и возврате аванса поставщику не предъявлялось. А возникшая дебиторская задолженность признана сомнительной. При этом в бухгалтерском учете резерв по сомнительным долгам не создавался. В связи с истечением срока исковой давности 16 января 2015 года задолженность признана безнадежной.

В бухгалтерском учете были даны следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
91, «Прочие доходы и расходы»	60/ав субсчет «Расчеты по авансам выданным»	150 000	Безнадежная дебиторская задолженность списана на финансовый результат
007		150 000	За балансом отражена сумма списанной дебиторской задолженности

Документооборот

Так, сомнительная или безнадежная дебиторская задолженность выявляется при инвентаризации расчетов, поэтому для списания такой задолженности, как было сказано выше, необходим акт инвентаризации (см. в качестве образца унифицированную форму № ИНВ-17).

На основании акта и иных документов, подтверждающих задолженности, составляется бухгалтерская справка.

 

 

Если причиной возникновения дебиторской задолженности является ликвидация юридического лица, к бухгалтерской справке прикладывается копия свидетельства о ликвидации или выписка из ЕГРЮЛ.

При списании дебиторской задолженности вследствие истечения срока исковой давности в бухгалтерской справке необходимо показать расчет этого срока.

При этом необходим еще один документ – приказ руководителя о списании дебиторской задолженности.

 

 

• Назад
• Вперёд