Какая ответственность предусмотрена
за уничтожение «первички»?

ПРОБЛЕМА 

Организация по решению руководства уничтожила все первичные учетные документы, налоговые и бухгалтерские регистры, а также налоговую и бухгалтерскую отчетность за 2012 год и более ранние периоды.

РЕШЕНИЕ

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена прежде всего Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50), а также ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения – 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других – большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению, например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):

• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет (п.п. 394, 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п.п. 397, 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• расчеты, заключения, справки, переписка к договорам, соглашениям хранятся не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 455 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня);
• регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) – 5 лет (ст. 361 Перечня);
• документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями – 5 лет (ст. 366 Перечня);
• ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов –
  5 лет (ст. 300 Перечня);
• договоры, соглашения – 5 лет (ст. 436 Перечня);
• сроки хранения документов, связанных с транспортным обслуживанием, указаны в разделе 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь» Перечня;
• таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) – 5 лет (ст. 757 Перечня); спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования – 5 лет (ст. 756 Перечня);
• документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов – 10 лет (ст. 506 Перечня);
• переписка по вопросам импорта – 10–15 лет (ст. 507 Перечня).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ.

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (например, счета-фактуры – 4 года (ст. 368 Перечня)).

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 специальными нормами, обязывают плательщиков, соответственно, налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Некоторые расходы для целей налогообложения учитываются в течение длительного периода (например, амортизация основных средств и нематериальных активов) или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

• убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
• убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ и определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно см. письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

• цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
• стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и(или) имущества, полученного безвозмездно, и(или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ);
• цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
• стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13).

Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость. То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета.

Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – постановление № 1137). В соответствии с п. 24 Приложения № 4 к постановлению № 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения № 5 к постановлению № 1137).

Таким образом, срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи. Срок хранения счетов-фактур, как мы отметили выше, согласно ст. 368 Перечня, составляет 4 года, что соответствует НК РФ.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетний срок по общему правилу отсчитывается не со дня составления первичного документа, а с первого числа отчетного (налогового) периода, следующего за тем, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Например, если исходить из норм налогового законодательства, то договоры должны храниться в течение 4 лет после окончания того года, в котором они прекратили свое действие, и т. п. Вместе с тем Перечнем установлены разные сроки для разных видов договоров (см., например, ст.ст. 85, 123, 125, 159, 172, 191, 337, 340, 365, 407, 436, 826 Перечня и т. д.).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Ответственность организации

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Налоговые органы при реализации своих полномочий вправе требовать от налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Поскольку период времени, за который налоговым органом могут быть истребованы документы, законодателем не ограничен, можно сделать вывод, что налоговый орган может истребовать документы, которые должны храниться в организации, в соответствии с нормативными актами, как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету.

В данном случае можно сделать вывод, что организация в настоящее время должна иметь в наличии документы за период с 01.01.2012 по 31.12.2016.

То есть налогоплательщик при проведении выездной налоговой проверки, согласно п. 12 ст. 89 НК РФ, обязан обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную налоговую проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов за вышеуказанный период. Соответственно, представить документы за 2012 год организация не сможет.

Отказ проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную п. 1 ст. 126 НК РФ, в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (при отсутствии признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст.ст. 119, 129.4, 129.6 и п. 1.1 ст. 126 НК РФ) (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Кроме того, отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое предусмотрена ответственность в виде штрафа, минимальный размер которого составляет 10 000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ); если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ); а в случае, когда это повлекло занижение налоговой базы, – до 20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

На должностных лиц организации за непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов, необходимых для осуществления налогового контроля, может быть наложен административный штраф, предусмотренный ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, в размере от 300 до 500 руб.

При этом на основании ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, в том числе порядка и сроков хранения учетных документов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей (повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет).

 

• Назад
• Вперёд