Отчетность кадровика

Обязанность заполнять и представлять отчеты лучше закрепить за конкретным сотрудником. При этом необходимо иметь в виду, что какие-то отчеты кадровая служба готовит сама, а какие-то совместно с бухгалтерией. Нужно четко определить это в приказе о возложении обязанности по сдаче отчетов.

При наличии сотрудников работодатель независимо от формы собственности обязан представлять кадровую отчетность. Формирование такой отчетности происходит по утвержденным правилам и нормам.

Кадровый работник как должностное лицо несет административную ответственность за представление сведений/информации в следующие органы власти: центр занятости населения, военкомат, отделение ПФР и ФСС (осуществляет помощь в подготовке, основную работу чаще всего выполняет бухгалтерия), территориальная служба статистики.

Главное управление по вопросам миграции МВД России

В МВД необходимо сообщать в следующих случаях:

1. Компания приняла на работу иностранца по трудовому договору или уволила его. Об этом необходимо сообщить в территориальный отдел управления МВД по вопросам миграции в трехдневный срок со дня заключения или расторжения трудового или гражданско-правового договора (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Форма уведомления содержится в Приложении № 20 ФМС России от 28.06.2010 № 147, уведомить можно лично или по почте.

2. Иностранный работник нарушил условия договора (пп. 7 п. 8 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Форма, по которой подается уведомление, и срок подачи документа не установлены.

3. Иностранный работник самовольно оставил место работы или место пребывания, например, выехал из России и не сообщил об этом работодателю (пп. 8 п. 8 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Причем уведомить нужно не только МВД, но и ФСБ. Срок уведомления также не установлен, но лучше сообщить в государственные органы сразу же, как работник перестал появляться на работе без уважительных причин или отвечать на телефонные звонки, а работодатель не знает, где и как найти работника.

Штраф должностному лицу (кадровику) за неуведомление: от 35 до 50 тыс. руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ). Если нарушение произошло в Москве или Санкт-Петербурге, штраф увеличивается до суммы в размере от 35 до 70 тыс. руб.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Нормативными актами утверждено достаточно много разнообразных форм: сведения о численности и заработной плате работников (1-Т), сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда (1-Т (условия труда)), сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов (1-ПР), сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (1 кадры) и пр. Однако кадровый работник будет отвечать не за все отчеты, сдаваемые в статистику, а лишь за те, за которые его назначили ответственным.

Служба занятости населения

1. О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, а также квот для инвалидов (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

Форма подачи сведений о вакансиях утверждена приказом Минтруда России от 26.02.2015 № 125н. Срок – ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам. В некоторых регионах действует своя форма отчетности.

2. О том, что в отношении компании применяются процедуры о несостоятельности (банкротстве); информацию об осуществлении деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

3. О ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров. Юридическое лицо должно уведомить за два месяца, индивидуальный предприниматель – за две недели. Если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению – за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Форма уведомления – произвольная (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

4. О введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства уведомлять необходимо в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма уведомления произвольная.

Штраф должностному лицу за неуведомление службы занятости: от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).

Сведения	Сроки
Необходимые для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов	Ежемесячно
О наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов		Ежемесячно
О применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве)
О ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров		Если названные мероприятия проводятся в организации	Не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий
		Если названные мероприятия проводит индивидуальный предприниматель	Не позднее чем за две недели до начала проведения
О сокращении численности или штата работников в случае, когда сокращение может привести к массовому увольнению работников организации		Не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий
О введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели		В течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий
О приостановке производства

Росстат

Для того чтобы кадровой службе определить, какие отчеты нужно сдавать по компании, необходимо зайти на сайт statreg.gks.ru и заполнить карточку поиска. Если там сведений нет, нужно дождаться письма органа статистики по обычной или электронной почте. Если перечень на сайте отличается от перечня, указанного в письме, ориентироваться нужно на письмо (письмо Росстата от 17.02.2017 № 04-04-4/29-СМИ).

Самые распространенные отчеты – это сведения о численности и заработной плате и движении работников и сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке.

1. Отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате и движении работников). Такой отчет должны сдавать почти все организации, кроме малых предприятий.

Если в компании больше 15 работников, сведения подаются раз в месяц. Если меньше 15, то раз в квартал. Форма для 2017 года утверждена приказом Росстата от 02.08.2016 № 379. С января 2018 года для отчетов будет действовать форма, которая утверждена приказом Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».

Если у юридического лица есть обособленные подразделения, форма заполняется по каждому подразделению.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Как заполнять форму, определено в Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-4, утвержденных приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.

2. Отчет по форме 57-Т (сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям). Подается юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), которые осуществляют все виды экономической деятельности (кроме финансовой и страховой деятельности; государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных и экстерриториальных организаций). Сведения подаются раз в два года. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 26.06.2017 № 430.

3. Отчет П-4 (НЗ) (сведения о неполной занятости и движении работников). Подается всеми компаниями, кроме малых предприятий, раз в квартал. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 02.08.2016 № 379.

4. Отчет 1-Т (сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда). Отчет подают все юридические лица, кроме малых предприятий, раз в год. Форма отчета утверждена приказом Росстата от 01.09.2017 № 566.

Нарушение порядка представления статистической информации или представление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную ст. 13.19 КоАП РФ, а также ст. 3 Закона Российской Федерации от 13.05.1992 № 2761-1 «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности». Штраф должностному лицу компании – от 10 до 20 тыс. руб.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Определить число работников, которые должны вести воинский учет в организации, поможет п. 12 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Военкомат

Сотрудник, который отвечает за ведение воинского учета, направляет в военкомат или орган местного самоуправления, если военкомат отсутствует, следующие сведения:

1. Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы или из образовательных учреждений, нужно направить в течение двух недель (пп. «а» п. 32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).

Сведения направляются по форме, указанной в Приложении № 9 к «Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях» (утв. Генштабом Вооруженных сил РФ 11.07.2017).

2. Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (пп. «б» п. 32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).

3. Отчет по форме № 6. Его представляют ежегодно. В него входят списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 01 ноября – списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Если кадровик этого не сделает, его могут оштрафовать на сумму от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1, ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

Ответственный за ведение воинского учета сотрудник должен направлять в военкомат или орган местного самоуправления (в случае отсутствия военкомата) следующие сведения:

В двухнедельный срок		Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных учреждений)
		Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять, — по запросам соответствующих военных комиссариатов и(или) органов местного самоуправления
		Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья

Пенсионный фонд РФ

1. Отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Отчет необходимо представлять каждый месяц, до 15 числа каждого месяца (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). В отчет включают сведения обо всех лицах, с которыми в отчетном периоде у компании были действующие трудовые или гражданско-правовые договоры.

2. Сведения для оформления пенсий по форме СЗВ-СТАЖ. Данные передаются о застрахованном лице, подавшем заявление о назначении пенсии. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Непредставление в установленный законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования срок либо отказ от представления в органы Пенсионного фонда Российской Федерации оформленных в установленном порядке сведений (документов), необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

По Информации ПФ РФ от 26.01.2017 «О разъяснении представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета», на сайте фонда в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, которые в значительной степени облегчают процесс сдачи отчетов для плательщиков страховых взносов.

Налоговая инспекция

Сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Эти сведения необходимо представлять ежегодно всем организациям и предпринимателям, кроме тех, которые не привлекали наемных сотрудников в прошлом году (не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована)).

Форма утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в установленном порядке документов и(или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

• Назад
• Вперёд