СЗВ-К: что это за форма
и кто сдает в 2018 году

Хотя форма СЗВ-К и утверждена в 2017 году постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 2п, она знакома бухгалтерам со стажем, которые в 2003–2004 годах сдавали аналогичную форму о стаже до 2002 года на «всех своих» работников по графику, утвержденному отделением ПФР. Тогда это называлось «конвертация», так как это был перенос сведений из трудовых книжек в персонифицированный учет. Если во время проведения «конвертации» работник увольнялся, то ему выдавали в обязательном порядке справку — подали на него конвертацию или еще нет. Связано это было, с тем, что пенсионная система переходила на персонифицированный учет, бухгалтеры стали подавать ежеквартально сведения о стаже и заработке работников, а вот в период до 2002 года такого учета не было.

Форма СЗВ-К не является отчетным документом, так как сведения в ней подаются по состоянию до 01.01.2002. Почему же в 2017 году ПФР опять вернулось к этой форме? Скорей всего, в ПФР в 2017 году занялись ревизией и актуализацией сведений на каждое застрахованное лицо. И в ситуациях, когда на наемного работника организации или индивидуального предпринимателя (а сведения о своих работниках в ПФР мы подаем ежемесячно по форме СЗВ-М) в базе ПФР отсутствуют сведения по состоянию на 01.01.2002, то ПФР направляет запрос (письмом или по электронке) руководителю организации или ИП на предоставление формы СЗВ-К на данного сотрудника или ряда сотрудников с указанием срока предоставления формы в ПФР (обычно ПФР дает на выполнение этого поручения четыре недели). Данное письмо выглядит так:

 

На основании предоставленных сведений ПФР рассчитает пенсионные баллы, заработанные сотрудником до 2002 года. А ведь сейчас размер пенсии зависит именно от количества заработанных баллов. Поэтому так необходимо подать СЗВ-К на требуемых сотрудников.

Да и штраф в размере 300–500 руб. согласно ст. 15.33.2 КоАП РФ за каждого работника, на которого забыли подать сведения или подали неверные сведения, будет неприятно платить. А еще есть ст. 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», согласно которой в случае неверного расчета пенсии на основании поданных организацией сведений ПФР имеет полное право взыскать с организации ущерб за данный расчет.

Как и все отчеты по персонифицированному учету СЗВ-К подается в ПФР:

• как на бумажном носителе, так и по электронке, если штат организации не превышает 24 человека;
• только в электронном виде, если Ваш штат превышает 24 человека.

При этом организация или ИП должны хранить у себя копию подаваемых сведений (в бумажном или электронном виде — этот пункт должен быть в Вашей учетной политике) согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Срок хранения — 75 лет.

На основании, каких документов заполняется форма СЗВ-К?

Согласно п. 31 Постановления № 2п форма СЗВ-К заполняется на основании трудовой книжки или иных документов, которые предоставил работник для подтверждения своего трудового стажа.

Перечень таких документов приведен в постановлении Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий». Ряд основных документов приведен в таблице № 1.

Таблица № 1

№	Какой период подтверждается	Документ	Код при заполнении СЗВ-К
1	Трудовой стаж на предприятиях или организациях	Трудовая книжка	РАБОТА
2	Трудовой стаж у ИП (ранее ИП не имели права вносить в трудовую книжку работника запись о приеме и увольнении, а обязаны были заключать трудовой договор, который регистрировался в ФСС и ПФР)	Трудовой договор с ИП	РАБОТА
3	Трудовой стаж на предприятиях или организациях, в случаях отсутствия трудовой книжки, или ошибок в заполнении трудовой книжки (зачеркивание записи, нечеткая печать, ошибки в датах)	Выписки из приказов, справки с мест работы, лицевые счета или ведомости на выдачу зарплаты	РАБОТА
4	Трудовой стаж в колхозах	Трудовая книжка колхозника	РАБОТА
5	Стаж службы в рядах армии	Военный билет, справки военных комиссариатов или подразделений	СЛУЖБА, СЛПРИЗ
6	Служба в органах внутренних дел и органах по контролю за оборотом наркотиков, противопожарной службы, МЧС, нацгвардии и органах уголовно-исполнительной системы	Удостоверения, справки	СЛУЖБА
7	Период проживания супругов военнослужащих, если в местах прохождения военной службы данные супруги не могли осуществлять свою трудовую деятельность	Справки военных комиссариатов или подразделений	ПРОЖСУПР

 

Окончание табл. № 1

№	Какой период подтверждается	Документ	Код при заполнении СЗВ-К
8	Период проживания за границей супругов дипломатов и членов дипмиссий, посольств и т.п.	Справки госорганов, которые направляют на работу дипломатов и других аналогичных работников	ПРЗАГР
9	Работа по гражданско-правовому договору	Договора гражданско-правового характера	ДОГОВОР
10	Работа по авторским или лицензионным договорам	Авторские или лицензионные договора	ДОГОВОР
11	Период безработицы, общественные работы, периоды переездов по направлениям службы занятости	Справка службы занятости	БЕЗР
12	Период ухода за ребенком–инвалидом, нетрудоспособным членом семьи или лицом, которому исполнилось 80 лет	Решение ПФР или соцзащиты	УХОД-ИНВД, ТРУДЛИЦО
13	Работа по найму в качестве домработницы, няни и т.п. у граждан	Договор с нанимателем — гражданином	РАБОТА
14	Период работы в крестьянско-фермерском хозяйстве (КФХ)	Запись в трудовую книжку о работе в КФХ подтверждают органы местного самоуправления	РАБОТА
15	Период работы пастухом	Договор между пастухом и коллективом граждан	РАБОТА
16	Период индивидуальной трудовой деятельности	Удостоверение или патент, выданный исполкомом	РАБОТА
17	Период творческой деятельности	Справка организации, которая выплатила вознаграждение за произведение искусств	РАБОТА
18	Период работы в традиционных отраслях в общинах коренных малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока	Документ о работе выдает община	РАБОТА
19	Содержание под стражей и в местах лишения свободы лиц, которых реабилитировали или признали необоснованно репрессированными	Документ о реабилитации и документ с места отбывания наказания	РЕАБИЛИТ, ПЕРЕСМОТР
20	Период работы нотариусом, частным детективом или адвокатом	Документ ПФР, подтверждающий оплату обязательных платежей	РАБОТА
21	Учеба в высших и среднеспециальных заведениях	Диплом, зачетная книжка	ДВСТО

Если работник не может предоставить документ в случае его утери или утраты по форс-мажорным обстоятельствам (стихийное бедствие: наводнение, пожар, землетрясение, ураган и т.п.), и нет возможности его восстановить, то такой период работы могут подтвердить свидетели (не менее двух свидетелей), с которыми данный работник трудился в данном месте, в таком случае в СЗВ-К проставляется код «РАБСВПК».

Особенности заполнения формы СЗВ-К

Итак, пришел запрос из Вашего отделения ПФР на предоставление в их адрес через четыре недели заполненных форм СЗВ-К на трех Ваших сотрудников.

Ваше первое действие — выяснить, работают ли указанные граждане в Вашей организации. Дело в том, что запросы ПФР формируют на основании имеющихся у них отчетов персонифицированного учета за прошедший отчетный период. Скорей всего это будет СЗВ-М за прошлый месяц.

Второе Ваше действие — запросить трудовые книжки данных сотрудников в отделе кадров.

Итак, Вы сразу выяснили:

• один из трех сотрудников к моменту получения запроса уволился, а, значит, на данный момент у Вас уже нет его трудовой книжки, а, следовательно, и возможности заполнить СЗВ-К;
• второй сотрудник работает, но его трудовой стаж начался уже после 01.01.2002. Следовательно, заполнять по данному сотруднику форму СЗВ-К тоже не надо;
• только третий сотрудник имеет в трудовой книжке записи о стаже ранее 01.01.2002. Вот на этого сотрудника и заполняется форма СЗВ-К.

На первых двух сотрудников требуется составить письма в ПФР о невозможности предоставления по ним СЗВ-К. Примеры этих писем приведем ниже.

На третьего сотрудника заполняем данную форму согласно п. 31 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденная Постановлением № 2п (далее Инструкция). То есть вносить сведения о его стаже надо в хронологическом порядке: от первой записи и до той записи, которая будет последней перед датой 01.01.2002.

После заполнения всех данных из трудовой книжки необходимо подсчитать стаж согласно п. 33 Инструкции, а еще не забыть ознакомить данного работника с заполненной формой СЗВ-К.

Работник расписывается на отправляемом в ПФР экземпляре СЗВ-К; второй экземпляр выдается работнику на руки; третий экземпляр остается на хранения в бухгалтерии.

Для заполнения СЗВ-К можно использовать бухгалтерское программное обеспечение (обычно формы отчетности входят в состав бухгалтерских программ) или программу, которую бесплатно предлагает ПФР на своем сайте в разделе «Страхователям» выбираем подраздел «Работодателям», а в нем — «Бесплатные программы…».

Если бы СЗВ-К в данный период заполнялся бы не на одного сотрудника, а на несколько, то все «одномоментно» и «однотиповые» заполненные бланки формируют в отдельный пакет с сопроводительной ведомостью из Постановления № 2п — АДВ-6-1 «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР». Типы СЗВ-К рассмотрим в таблице № 2.

Таблица № 2

№	Тип формы СЗВ-К	Особенность этого типа
1	Исходная	Данная СЗВ-К на этого сотрудника Вашей организацией заполняется впервые
2	Исходная	ПФР вернула для исправления ошибок СЗВ-К и Вы сдаете отчет повторно (после исправления ошибок)
2	Корректирующая	Ваш бухгалтер сам обнаружил свою ошибку в отправленном СЗВ-К, поэтому должен сдать СЗВ-К повторно с исправлениями
3	Отменяющая	Все поданные данные в предыдущей СЗВ-К были неверны, поэтому заполняются повторно эти ошибочные данные в форме «Отменяющая», одновременно с ней подается «Исходная» с верными данными

Есть еще нюанс — если организация подает СЗВ-К одновременно на сотрудников с обычной трудовой деятельностью и на сотрудников, имеющих право на досрочную пенсию (например, по роду своей работы), то на них формируются разные пакеты АДВ-6-1.

Пример № 1: Сотрудник к моменту получения запроса из ПФР на СЗВ-К уволился.

Решение: пишем письмо в ПФР приблизительно такого содержания:

На Ваше требование № 5 от 05.02.2018 о предоставлении формы СЗВ-К на нашего сотрудника Иванова Ивана Ивановича ООО «Февраль» сообщает Вам нижеследующее:

Иванов Иван Иванович, 25.07.1965 рождения, СНИЛС 555-555-555 55, уволился из ООО «Февраль» 04.02.2018 (Приказ об увольнении № 1 от 04.02.2018)

Трудовую книжку Иванов Иван Иванович получил на руки в день увольнения — 04.02.2018.

В связи с этим выполнить Ваше требование о предоставлении сведений о трудовом стаже до 01.01.2002 по форме СЗВ-К на Иванова Ивана Ивановича не представляется возможным.

Пример № 2: Сотрудник до 01.01.2002 не имел трудового стажа.

Решение: пишем письмо в ПФР приблизительно такого содержания:

На Ваше требование № 5 от 05.02.2018 о предоставлении формы СЗВ-К на нашего сотрудника Петрова Петра Петровича ООО «Февраль» сообщает Вам нижеследующее:

Петров Петр Петрович, 12.02.1980 рождения, СНИЛС 111-111-111 11 по состоянию на 01.01.2002 не имел трудового стажа.

Трудовая книжка заведена в ООО «Апрель» 01.03.2002.

В связи с этим выполнить Ваше требование о предоставлении сведений о трудовом стаже до 01.01.2002 по форме СЗВ-К на Петрова Петра Петровича не представляется возможным.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Отказ от представления, представление в неполном объёме или искажение сведений по форме СЗВ-К влечёт наложение на должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя) административного штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Пример № 3: Сотрудник до 01.01.2002 имеет трудовой стаж.

При этом имеем такие сведения: Сотрудник — Алексеев Алексей Алексеевич, 16.04.1975 года рождения, СНИЛС 222-222-222 22.

01.08.1993–31.07.1995 — служба в армии по призыву.

01.09.1995–31.05.2000 — учеба в ВУЗе.

01.07.2000–30.09.2001 — работа врачом-хирургом в ожоговом центре города Анадырь.

Следующая запись датируется уже после 01.01.2002, поэтому кода территориальных условий на 31.12.2001 мы не ставим.

При этом учитываем в соответствии с Постановлением № 2п:

• территориальные условия — город Анадырь находится на Чукотке, то есть район Крайнего Севера;
• работу с вредными условиями — должность врача в ожоговом центре.

Заполняем на него СЗВ-К по форме:

Скачать: Форма_СЗВ-К

 

Конечно, все ситуации рассмотреть в одной статье не возможно. Перечень льготных профессий приведен в Постановлении № 2п, но надеюсь, что сложных случаев в Вашей работе не будет. В крайнем случае, можно запросить консультацию у работников ПФР.

• Назад
• Вперёд