Поделиться статьёй:
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | КАДРОВЫЙ ОТВЕТ
Учёт премий
Барбой А. Я.
налоговый консультант,
аудитор, лектор
профессиональных семинаров
Как правило, премии – наиболее эффективный инструмент, с помощью которого повышается мотивация работников и тем самым возрастает их производительность. Поэтому работодатели охотно включают этот вид вознаграждения в свою систему оплаты труда и готовы нести связанные с этим дополнительные расходы. Но не все виды премий могут быть учтены в расходах.
Право работодателей поощрять своих сотрудников предусмотрено абз. 4 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Однако в этом документе не определен конкретный перечень видов поощрительных выплат. Так, в ст. 191 ТК РФ перечислены лишь некоторые виды поощрений работников, добросовестно выполняющих свои обязанности. В состав таких выплат входят премия и благодарность; награждение ценным подарком либо почетной грамотой; не забыто и представление к званию «Лучший по профессии». При этом существуют и другие виды поощрений работников, которые могут быть приемлемы в каждом конкретном случае. Например, это могут быть доплаты, премии, надбавки за высокую квалификацию, знание иностранных языков, стаж работы в организации и т. п. Одним словом, каждый работодатель имеет полную свободу в выборе поощрительных выплат для своих сотрудников.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Решение о выплате непроизводственной премии принимает руководитель организации.
Следовательно, трудовым, коллективным договором либо иным внутренним нормативным документом могут быть установлены любые выплаты подобного характера. Самое главное, чтобы эти выплаты соответствовали своему прямому назначению, способствуя стимулированию работников в части повышения профессионализма и добросовестного отношения их к своим обязанностям, позволили работодателям наиболее эффективно подойти к привлечению необходимых специалистов высокой квалификации, минимизировали текучесть кадров.
Скажем сразу, что на практике один из наиболее распространенных аспектов в организации работы по выплате премий – документальное оформление системы поощрений. При этом основополагающим документом является Положение о премировании работников организации. Этот документ относится к внутренним локальным нормативным актам, которым устанавливают виды возможных премий, периодичность и основание их выплаты работникам и, конечно же, порядок расчета.
Возможность выплаты премии непроизводственного характера не обязательно отражать в положении о премировании.
Как учесть в расходах?
Организация, применяющая УСН, при выплате премий своим работникам вправе учитывать их в расходах для целей налогообложения в соответствии с пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Причем в п. 2 ст. 255 НК РФ приведен перечень некоторых видов премий, который является открытым, а это значит, что на его основании могут быть учтены и иные вознаграждения. При этом важно для цели налогообложения учесть и требования п. 1 ст. 252 НК РФ. В связи с этим «упрощенцам» необходимо в обязательном порядке установить четкие условия премирования для каждого конкретного вида поощрения. Помимо этого необходимо располагать документами, подтверждающими фактическое выполнение сотрудниками организации условий, предполагающих премирование. При этом если премия назначается и выплачивается за производственные результаты, то для этого работодателю необходимо выполнить ряд условий. Назовем основные из них.
Во-первых, необходимо разработать внутренний локальный нормативный документ. Таким документом может быть Положение о премировании либо один из пунктов коллективного договора. Условия премирования могут быть прописаны и в трудовом договоре, заключаемом с каждым сотрудником при приеме на работу. С целью минимизации претензий со стороны налоговых органов рекомендуем основания для выплаты премий устанавливать, используя показатели, которые можно реально соизмерить. Например, досрочное выполнение производственного плана, плана продаж, перевыполнение объема работ с конкретными плановыми и фактическими показателями. Важно избегать неопределенных формулировок. Например, таких как «за высокие показатели в труде». В этом документе необходимо также установить источники выплаты обозначенных премий, их размеры и порядок расчета.
Во-вторых, в соответствии со ст. 252 НК РФ в обязательном порядке должны быть в наличии документы, подтверждающие выполнение работником условий для премирования. К таким документам можно отнести служебную записку либо ходатайство с фактическими показателями работы сотрудника, представленное непосредственным руководителем.
Если премия начислена работникам по случаю праздника, дня рождения, юбилейной даты и т. п., носит разовый и непроизводственный характер, то расходы на выплату такой премии следует отнести к прочим расходам.
В-третьих, не следует забывать и о перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения, которые поименованы в ст. 270 НК РФ. Это относится к премиям, выплачиваемым работникам за счет чистой прибыли, средств специального назначения и целевых поступлений. Иными словами, если даже выплата подобных премий предусмотрена соответствующим внутренним локальным нормативным актом, то организация все равно не вправе учитывать их в составе расходов для цели налогообложения.
В-четвертых, для формирования полного комплекта документов, подтверждающих расходы по назначению и выплате премий, необходимо оформить соответствующий приказ либо распоряжение руководителя. Для оформления этого документа можно наряду с типовыми формами № Т-11 или № Т-11а (для премирования группы сотрудников) использовать и самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем организации.
Премия непроизводственного характера облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ.
Довольно-таки часто организации выплачивают своим сотрудникам еще и премии по итогам работы за календарный год – так называемую тринадцатую зарплату. Эта премия по своей сути является также стимулирующей выплатой, ибо она направлена на повышение мотивации сотрудников и их по-ощрение.
Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что при соблюдении указанных условий организации, применяющие УСН, вправе учитывать в составе расходов на оплату труда все виды премий производственного характера. К тому же в целях минимизации налоговых рисков «упрощенца» они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Напомним, что в налоговом учете при УСН такие расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, когда была произведена их фактическая выплата работникам (ст. 347.17 НК РФ).
Обычно премии выплачиваются в денежной форме в месяце, следующем за месяцем их начисления, зачастую вместе с заработной платой.
В каких случаях премия является гарантированной выплатой?
Так, если в соответствующем внутреннем локальном нормативном документе определена регулярность выплаты премии (раз в месяц, квартал, ежегодно), то такая премия является для работников гарантированной денежной выплатой. В этом случае работодатель не вправе уклониться от такой выплаты, ибо добровольно принял на себя такую обязанность.
Если же в вышеобозначенных документах условие о выплате премии сформулировано не как прямая обязанность работодателя, а лишь упомянуто о его праве начислять ее в соответствии с принятой в организации системой оплаты труда, то такая формулировка снимает с него обязанность по регулярной выплате премии. При этом в случае ее выплаты оформление руководителем соответствующего приказа также необходимо.
Как видим, для того чтобы не возникло проблем в будущем, работодателю следует быть предельно внимательным при оформлении не только трудового договора с работником, но и иных кадровых документов. В трудовом договоре можно прописать следующий пункт, посвященный премиям:
Любые непроизводственные премии, даже если они не предусмотрены трудовым договором (или) коллективным договором или же локальным нормативным актом, а выплачиваются по приказу руководителя, включаются в базу для начисления страховых взносов.
«Премирование работников ООО «Стандарт» осуществляется согласно действующему в организации положению о премировании и в соответствии с приказом руководителя. До заключения настоящего договора руководитель знакомит работника с содержанием этого положения, согласие с которым претендент выражает посредством своей подписи».
…..
Положение же о премировании должно иметь свою структуру, определяемую работодателем, поскольку типовой формы такого документа нет. Однако, руководствуясь сложившейся практикой, укажем на отдельные обязательные моменты, которые необходимы в его содержании и которые необходимо учесть при его составлении. Основные рекомендации по оформлению этого важного документа представим в пошаговом оформлении.
Трудовое законодательство напрямую предусматривает выплату только премий за добросовестное исполнение трудовых обязанностей.
Шаг 1. На этом этапе руководитель должен установить, кому и за что выплачивать премии. В положении желательно показать не только максимальный перечень премий, но и условия премирования, указать и категории премируемых работников с разбивкой их по должностям либо отделам. Необходимо указать и виды премий: единовременные (разовые) либо периодические (ежемесячные, квартальные, годовые).
Не лишним будет обозначить в этом документе и условия, при которых можно лишить работника премии. Желательно в этом положении предусмотреть и соответствующий документооборот.
Шаг 2. На втором этапе следует определиться с размерами премиальных выплат. При этом премии могут быть как фиксированными, так и расчетными с установленным алгоритмом расчета. А также желательно прописать в положении, что размер премии в каждом конкретном случае назначает руководитель организации с определением ее предела. Например, не более величины оклада сотрудника.
Шаг 3. Порядок учета премий. На этом этапе важно определить период выплаты премий, ибо, работая на УСН, организация применяет кассовый метод учета расходов в соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Исходя из изложенного, важно помнить, что премии уменьшают налоговую базу при УСН только в том случае, если они связаны с производственными результатами, ибо такая премия – составляющая заработной платы. Это требование ст. 255 НК РФ является обязательным для «упрощенцев» на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
Виды, размеры и прочие ключевые моменты процедуры премирования в организации могут быть регламентированы локальным нормативным актом, например положением о премировании.
Премия после увольнения
Считаем необходимым указать, что премия выплачивается только тем работникам, которые на момент начисления премии состоят в трудовых отношениях. Работодатель имеет на это полное право. Это означает, что уволившимся работникам организация вправе премии не выплачивать. Такое условие, прописанное в соответствующем внутреннем локальном нормативном акте, не может рассматриваться в качестве ущемляющего права работников.
При желании работодатель также может поступить и иначе, т. е. премировать уволившихся работников, а в качестве оснований для выплаты премии установить, что на момент начисления премии считать трудовые отношения продолжающимися.
Отсылка в трудовом договоре к действующему у работодателя локальному нормативному акту означает, что соответствующие выплаты предусмотрены договором.
Работники, ознакомившись с этим условием путем подписания трудового договора или ознакомившись с соответствующим внутренним локальным нормативным актом работодателя, вправе принимать решение о начале (продолжении) или прекращении трудовых отношений с этим работодателем. В случае несогласия с принятым работодателем решением и уволившись раньше времени, до начисления премии, они тем самым соглашаются с неполучением ее, даже не подкрепив свое мнение подписью.
Пример из практики.
Выдержка из Положения о премировании, утвержденного генеральным директором ООО «Стандарт»: «Премия предусмотрена для работника, проработавшего в отчетном году в организации более одного месяца». Работник уволился до издания приказа о выплате премии по п. 3 ст. 77 ТК РФ по заявлению об увольнении (по собственному желанию).
Возник спор между руководителем и работником, решение по которому было принято в судебном порядке. Суд учел тот факт, что на момент издания приказа о выплате премии за 2013 год трудовые отношения между сторонами отсутствовали, что дало основание суду принять решение не в пользу уволившегося работника.
Отношения по оплате труда можно считать установленными, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма заработной платы причитается ему за фактически выполненный объем работы.
Премия по решению директора
Зачастую на практике случается, что решение о премировании принимает генеральный директор исходя из своих субъективных суждений. К тому же эти выплаты порой не подкрепляются никакими расчетами. В этом случае для цели налогообложения УСН эти выплаты не принимаются, ибо они необоснованы, документально не подтверждены, а значит, не удовлетворяют п. 1 ст. 252, ст.ст. 255, 346.16 НК РФ, даже если они носят производственный характер.
К расходам на оплату труда относятся начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.
Пункт 2 ст. 255 НК РФ.
Премии к празднику
Тут же возникает вопрос: можно ли для цели налогообложения «упрощенца» отнести на расходы премии сотрудникам организации, выплачиваемые в связи с профессиональными праздниками, знаменательными датами, персональными юбилейными датами, а также поощрения сотрудников за успехи в спорте и т. д.? По мнению финансистов и контролирующих органов, эти премии нельзя относить на расходы для целей налогообложения, ибо эти выплаты не зависят от результатов выполненных работ (см. письма Минфина России от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329, от 28.05.2012 № 03-03-06/1/281, от 23.04.2012 № 03-03-06/2/42). Арбитры также принимают позицию финансистов и контролирующих органов и указывают, что подобные выплаты не связаны с конкретными результатами труда и носят разовый характер, а значит, не могут быть учтены в составе расходов (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.05.2012 № А74-2038/201).