Расходы ГСМ для служебного авто: нормировать или нет?

Вопрос нормирования ГСМ давно является дискуссионным. Осторожные бухгалтеры предпочитают нормировать расходы во избежание споров с налоговыми органами и для того, чтобы не допустить фактов хищений бензина работниками. Другие же предпочитают не устанавливать нормы расхода для служебных автомобилей, поскольку это влечет много дополнительной работы по проверке соблюдения норм и не обязательно для коммерческих организаций, однако несколько рискованно.

Как мы знаем, расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. То есть, когда вы оплачиваете ГСМ, тогда и признаете расходы в налоговом учете.

Однако нельзя признать расходы по ГСМ без документов, например, вы заправились на заправке и потеряли чек. Все дело в том, что в этом случае расходы не будут соответствовать критериям, установленным в ст. 252 НК РФ. Итак, как же можно подтвердить расходы?

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Стоимость приобретенных ГСМ списывается в расходы на день их оплаты поставщику.

- Письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413

Во-первых, нужны документы, которые подтверждают оплату ГСМ. Это могут быть:

• договор;
• топливные карты;
• топливные талоны;
• счета на оплату;
• чеки АЗС.

В случае приобретения ГСМ за наличный расчет нужны чеки ККТ и авансовые отчеты водителей, которые берут денежные средства под отчет.

Обратите внимание: если водитель взял денежные средства под отчет, то он должен отчитаться в течение 3 дней о приобретенном топливе или же вернуть деньги в кассу.

В случае использования топливных талонов подтвердить их использование могут либо корешки талонов, либо отчеты о количестве использованного топлива. В случае приобретения топливных карт документом, подтверждающим приобретение ГСМ, будут отчеты о количестве топлива, отпущенного за месяц.

Во-вторых, необходимо подтвердить использование ГСМ. Для подтверждения использования основным документом является путевой лист. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) и утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Конечно, если «упрощенец» платит налог с доходов, то подтверждать свои расходы он не обязан, однако это правило действует только для налогового учета, ведь бухучет такие организации ведут по общим правилам.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Применять унифицированные формы путевых листов обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные «упрощенцы» могут разработать образец этого документа самостоятельно.

Нормировать расходы или нет?

Существует несколько позиций в отношении нормирования расходов.

Первая заключается в том, что расходы можно не нормировать. Согласно письму Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 затраты на содержание служебного автотранспорта для целей расчета налога относятся к прочим расходам (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Нормирование на основании установленных нормативов рассматривается Минфином как право, а не обязанность налогоплательщика. Ранее эту позицию высказывали и налоговики (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007). Есть и судебная практика в пользу налогоплательщиков, которые не нормируют расходы на ГСМ. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 25.09.2007 № КА-А41/9866-07 указано, что Налоговый кодекс не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов на приобретение ГСМ, расходов на содержание служебного транспорта какими-либо нормами.

Вторая позиция – противоположная и заключается в том, что расходы нужно нормировать исходя из нормативов, утв. Минтрансом РФ, а именно «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Данный документ устанавливает нормы для:

• расчетов нормативного значения расхода топлив по месту потребления;
• ведения статистической и оперативной отчетности;
• определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ;
• планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами;
• расчетов по налогообложению (п. 3 упомянутых Методических рекомендаций).

У данной позиции также есть сторонники среди финансистов и арбитров (см., например, письма Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 № Ф04-7500/2008).

Третья позиция заключается в том, что нормировать расходы на ГСМ необходимо исходя из технической документации или информации, предоставляемой изготовителем автомобиля, в отношении тех автомобилей, для которых нормы расхода топлив и смазочных материалов не утверждены (письмо Минфина РФ от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

И все же более безопасной с налоговой точки зрения будет позиция, в соответствии с которой компания будет нормировать списание ГСМ. Это позволяет:

• избежать споров с налоговым органом;
• установить четкий порядок расчета использования ГСМ в организации;
• избежать случаев хищений водителями ГСМ или использования на личные цели.

В качестве недостатков нормирования можно назвать следующие:

• необходимость расчета норм;
• отсутствие норм на некоторые автомобили;
• трудозатратность;
• необходимость ведения дополнительного контроля за соблюдением нормативов.

 

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики могут снять расходы на ГСМ. Тогда их обоснованность придется доказывать в суде.

Алгоритм нормирования

Алгоритм установления нормативов на основании распоряжения № АМ-23-р следующий:

1. Определите, какие автомобили имеются у вас в компании и установлены ли для них нормативы расхода топлива.

2. Рассчитайте норматив. Для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлив рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн – нормативный расход топлив, л;

Нs – базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

 

Пример 1.

Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль такси ГАЗ-24-10, работавший в горной местности на высоте 300–800 м, совершил пробег 244 км.

Исходные данные:

• базовая норма расхода топлива для легкового автомобиля ГАЗ-24-10 составляет Нs = 13,0 л/100 км;
• надбавка за работу в горной местности на высоте над уровнем моря от 300 до 800 м составляет D = 5%.

Нормативный расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 13,0 x 244 x (1 + 0,01 x 5) = 33,3 л

3. Установите надбавки к данному тарифу. Не секрет, что, например, в городах, когда водитель стоит в пробке, или же в зимнее время расход может быть выше. Превышение расхода топлива может быть связано с использованием автомобиля в агрессивной городской среде, в пробках, с сезонными факторами, если автомобиль используется в зимний период. В этом случае компания может самостоятельно варьировать нормы, принятые в компании, в зависимости от коэффициентов сезонности и городского режима работы. Реальный расход может отличаться в зависимости от условий эксплуатации.

В зимний период:	В городах с населением:	Для старых автомобилей:
юг: +5...+7 %; центр, Урал: +10...+12 %; Сибирь, Север: +15 %; Крайний Север: +18 %...+20 %	свыше 3 млн чел.: +25 %; от 1 до 3 млн чел.: +20 %; от 250 тыс. до 1 млн чел.: +15 %; от 100 до 250 тыс. чел.: +10 %	cтарше 5 лет, пробег больше 100 тыс. км: +5 %; cтарше 8 лет, пробег больше 150 тыс. км: +10 %; при использовании кондиционера или климат-контроля: +7 %; при использовании прицепа: с дизельным двигателем: +1,3 л/100 км; с бензиновым двигателем: +2 л/100 км

 Пример 2.

Организация, расположенная в г. Москве, имеет на балансе автомобиль Hyundai Santa Fe 2.4 GLS 4WD (4L-2,351-145-5M).

Если компания воспользуется нормами, установленными распоряжением № АМ-23-р, то нормативный расход топлива составит:

• базовая норма расхода топлива (Hs) для данного автомобиля — 11,4 л/100 км;
• пробег автомобиля в летний период — 50 км (на всем протяжении следования автомобиля используется система «климат-контроль»).

Рассчитаем нормируемое значение расхода топлива согласно рекомендациям Минтранса. Для этого используется следующая формула:

Q_н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где Q_н — нормативный расход топлив, л;

Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Поправочный коэффициент (D) равен 37 = 25 + 5 + 7:

• работа в городе с населением свыше 3 млн чел.: 25 %;
• автомобиль находится в эксплуатации более пяти лет с общим пробегом более 100 тыс. км: 5 %;
• при движении автомобиля использовалась система «климат-контроль»: до 7 % от базовой нормы.

Q_н = 0,01 × 11,4 л/100 км × 50 км × (1 + 0,01 × 37) = 7,8 л

Таким образом, норма на 100 км будет составлять 15,6 л = 7,8 л × 2.

Сравним данную величину с нормой, установленной распоряжением № АМ-23-р:

• базовая норма: 11,4 л/100 км;
• норма с учетом коэффициентов: 15,6 л/100 км.

4. Утвердите норму расхода топлива приказом по компании.

5. Доведите норматив до сотрудников.

6. Проведите проверку фактического использования ГСМ. Конечно, многие скептически относятся к данной проверке, однако ни для кого не секрет, что многие водители используют автомобили в личных целях, для дополнительного заработка, особенно если речь идет о легковом автомобиле представительского класса. Но и руководители частенько используют автомобиль не только для деловых поездок. В результате налоговые органы могут предъявить компании штрафные санкции за необоснованное увеличение расходов. Кроме того, такие незапланированные поездки могут значительно увеличить расходы компании, поэтому важно проводить проверку использования автомобиля для производственных целей. Это можно сделать в следующей форме:

Проверка использования автомобиля для производственных целей
Марка автомобиля	Фактический расход топлива, л	Нормы расхода на основании путевых листов, л	Перерасход, л	Сумма (из расчета 30 руб. за 1 л), руб.
ВАЗ-21093	54	20	34	1020
ВАЗ-2107	32	32	0	0
Рено «Логан»	125	125	0	0

Таким образом, в случае перерасхода водитель будет платить из собственного кармана.

МНЕНИЕ МИНФИНА

Расходы на ГСМ должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документальное оформление

Документальным подтверждением установления норм расхода ГСМ в компании будут следующие документы:

• приказ об утверждении норм расхода топлива и ГСМ;
• учетная политика компании;
• путевой лист (см. образец). Кроме путевого листа компания может использовать иные документы, подтверждающие производственный характер работы. Например, если сотрудник использует собственный автомобиль, то производственная необходимость может подтверждаться договором с поставщиком, чеками, авансовыми отчетами водителя.

 

• Назад
• Вперёд