Учет расходов на спецодежду и СИЗ

Все организации, и «упрощенцы» в том числе, должны проходить спецоценку условий труда, по результатам которой могут возникнуть дополнительные расходы, например, на приобретение специальной одежды или средств индивидуальной защиты.

Сразу же уточним, что приобретение спецодежды – это не новые обязательства, и многие уже с ними сталкивались. Однако в силу ужесточения ответственности за нарушения в области охраны труда многие организации, в том числе и небольшие, задумались о соблюдении требований законодательства.

Одной из обязанностей является предоставление работникам спецодежды и СИЗ.

Специальная одежда призвана защищать работников от каких-либо вредных факторов и выдается работникам, занятым на работах с вредными и(или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (ст. 212 ТК РФ). В большинстве случаев выдавать ее обязывает трудовое законодательство по результатам спецоценки условий труда. К специальной одежде относятся: комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, резиновые сапоги, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и т. п. Спецодежду не нужно путать с форменной, основным отличием является то, что форменная одежда призвана выполнять представительские функции, а спецодежда – защитные.

 ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Отличие форменной одежды от специальной в том, что она демонстрирует принадлежность работника к конкретной организации или виду деятельности. Обязательность ношения форменной одежды может быть продиктована как требованиями законодательства, так и установлена решением руководства организации.

Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н утверждены Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (далее – Правила).

Пунктом 14 Правил предусмотрено, что работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики средства индивидуальной защиты выдаются в соответствии с типовыми нормами независимо от организационно-правовых форм и форм собственности работодателя, а также наличия этих профессий и должностей в иных типовых нормах.

 

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Специальная форменная одежда, свидетельствующая о принадлежности работников к организации, не является спецодеждой и другими средствами индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренными законодательством Российской Федерации.

Ответственность в области охраны труда

Все новшества в КоАП РФ, касающиеся ответственности за административные правонарушения трудового законодательства, требований охраны труда вступили в силу с 01 января 2015 года. Важным изменением, которое внесено в КоАП РФ, является увеличение срока давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства с двух месяцев до года (ст. 4.5 КоАП РФ). Это нововведение позволит контролирующим органам, а именно представителям Роструда, привлекать к административной ответственности большее количество работодателей и их должностных лиц.

Ужесточена административная ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права: ст. 5.27 КоАП РФ представлена в новой редакции. Кроме того, КоАП РФ дополнен новой ст. 5.27.1 «Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации».

Стоит отметить, что в 2015 году появилось новое наказание за нарушение трудового законодательства – это такой вид административного взыскания, как предупреждение. Оно оформляется в письменной форме и выносится, если нарушение трудового законодательства совершено впервые.

Приведем основные штрафные санкции за нарушение трудового законодательства.

Вид нарушения трудовых норм	Норма	Ответственность
		должностных лиц	лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица	юридических лиц
Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права	Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ	Предупреждение или наложение административного штрафа от 1000 до 5000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа от 1000 до 5000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа от 30 000 до 50 000 рублей
Фактическое допущение к работе лица, не уполномоченного на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор)	Часть 2 ст. 5.27 КоАП РФ	Наложение административного штрафа на граждан в размере от 3000 до 5000 рублей; на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей
Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем	Часть 3 ст. 5.27 КоАП РФ	Наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 рублей	Наложение административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 рублей	Наложение административного штрафа в размере от 50 000 до 100 000 рублей
Совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение	Часть 4 ст. 5.27 КоАП РФ	Наложение административного штрафа от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет	Наложение административного штрафа от 10 000 до 20 000 рублей	Наложение административного штрафа от 50 000 до 70 000 рублей
Совершение административного правонарушения, предусмотренного ч.ч. 2, 3 ст. 5.27 КоАП РФ, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение	Часть 5 ст. 5.27 КоАП РФ	Наложение административного штрафа на граждан в размере 5000 рублей; на должностных лиц –  дисквалификация на срок от одного года до трех лет	Наложение административного штрафа от 30 000 до 40 000 рублей	Наложение административного штрафа от 100 000 до 200 000 рублей
Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации	Часть 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 2000 до 5000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 2000 до 5000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 50 000 до 80 000 рублей
Нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее непроведение	Часть 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа от 60 000 до 80 000 рублей
Допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), обязательных психиатрических освидетельствований или при наличии медицинских противопоказаний	Часть 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ	Наложение административного штрафа в размере от 15 000 до 25 000 рублей	Наложение административного штрафа в размере от 15 000 до 25 000 рублей	Наложение административного штрафа в размере от 110 000 до 130 000 рублей
Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты	Часть 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ	Наложение административного штрафа в размере от 20 000 до 30 000 рублей	Наложение административного штрафа в размере от 20 000  до 30 000 рублей	Наложение административного штрафа в размере от 130 000 до 150 000 рублей
Совершение административных правонарушений, предусмотренных ч.ч. 1–4 ст. 5.27.1 КоАП РФ, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение	Часть 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ	Наложение административного штрафа в размере от 30 000 до 40 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет	Наложение административного штрафа в размере от 30 000 до 40 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток	Наложение административного штрафа в размере от 100 000 до 200 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток

Как видите, теперь за необеспечение работников средствами индивидуальной защиты, например каской для защиты головы, введена специальная норма.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

По общим правилам материальные расходы при УСН принимают в порядке, предусмотренном для учета материальных расходов при общей системе налогообложения. К материальным расходам, в частности, относят затраты фирмы на приобретение спецодежды и другого имущества, не являющегося амортизируемым.

- Письмо от 19.07.2012 № 03-03-06/1/349.

Налоговый учет

Те, кто уже провел спецоценку, знают, что расходы на ее оплату не могут учитываться «упрощенцами». На этом настаивает Минфин России (письмо от 16.06.2014 № 03-11-06/2/28551). Свои выводы специалисты Минфина России основывают на том, что Налоговым кодексом установлен закрытый перечень расходов, учитываемых при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Затраты на проведение спецоценки данным перечнем не предусмотрены, а значит, их нельзя включить в расходы при налогообложении. А вот в отношении спецодежды проблем не должно возникнуть. Но есть особенности.

Итак, для признания расходов на приобретение спецодежды и СИЗ в целях налогообложения необходимо одновременное выполнение двух условий:

• проведена специальная оценка условий труда или аттестация рабочих мест по условиям труда, ее результаты подтверждают необходимость выдачи работникам спецодежды;
• спецодежда выдается в пределах норм, утвержденных организацией, а если такие нормы не утверждены, то в пределах типовых норм.

Кроме того, признание расходов на приобретение спецодежды и СИЗ в налоговом учете организации будет зависеть от их стоимости и срока полезного использования, то есть это могут быть как основные средства, так и материалы. Так, например, спецоборудование, спецприспособления и т. п. со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью, превышающей лимит, установленный в п. 1 ст. 257, п. 1 ст. 256 НК РФ, для целей налогообложения учитываются как амортизируемое имущество, по которому начисляется амортизация. При этом, как известно, «упрощенцы» амортизацию в налоговом учете не начисляют. Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств в период применения УСН принимаются к учету с момента ввода данных основных средств в эксплуатацию. Расходы списываются в течение налогового периода равными долями (п.п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Стоимость выданных работникам спецодежды и СИЗ не подлежит обложению НДФЛ.

Если работник – «срочник»

Вопрос об учете в целях налогообложения расходов на приобретение спецодежды и средств индивидуальной и коллективной защиты, в том числе в случае, если с работниками заключены срочные трудовые договоры, был рассмотрен Минфином в письме от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763. Чиновники ведомства напомнили, что в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам, в частности, относятся затраты налогоплательщика, в том числе на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ, и иного имущества, не являющегося амортизируемым.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Обязанность работодателя обеспечить приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ установлена в ст. 212 ТК РФ.

Если спецодежду подарил учредитель

В соответствии с п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ при определении объекта налогообложения не учитываются доходы, указанные в ст. 251 НК РФ. В силу пп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются доходы в виде имущества, полученного российской организацией безвозмездно от физического лица, если уставный капитал получающей стороны более чем на 50% состоит из вклада этого физического лица. При этом полученное имущество не признается доходом для целей налогообложения только в том случае, если в течение одного года со дня его получения указанное имущество не передается третьим лицам. Таким образом, если доля учредителя превышает 50% уставного капитала, организация вправе не отражать доход в виде безвозмездно полученных материалов и спецодежды при условии, что это имущество в течение одного года со дня его получения не будет передаваться третьим лицам.

Соответственно, если доля учредителя меньше указанного размера либо имущество планируется передать третьим лицам, «упрощенец» обязан признать доход в Книге учета доходов и расходов в момент подписания акта приема-передачи материалов и спецодежды. Оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, но не ниже затрат на приобретение материалов и спецодежды. Информация о ценах должна быть подтверждена получателем имущества документально или путем проведения независимой оценки.

Следует отметить, что использование материалов для производства продукции или при выполнении работ по договору подряда не признается передачей имущества третьим лицам, поскольку в этих случаях третьим лицам (покупателям, заказчикам) передается продукция либо результат выполненных работ. Вместе с тем выдача спецодежды в пользование работникам организации признается передачей имущества третьим лицам.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Если в момент получения материалов и спецодежды организация признала их стоимость в составе доходов, то на дату реализации указанного имущества она вправе учесть их стоимость в расходах. В случае использования имущества в иных целях (не для продажи) его стоимость в расходах не учитывается, поскольку организация не осуществляет расходов на приобретение материалов и спецодежды (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

- Письмо от 26.02.2015 № 03-11-06/2/9874.

Бухгалтерский учет

Порядок бухгалтерского учета спецодежды регулируется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специнструмента, специальных приспособлений и оборудования и спецодежды, утвержденными приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н (далее – Методические указания).

Согласно Методическим указаниям в бухгалтерском учете спецодежду, находящуюся в собственности организации, а также в хозяйственном ведении или оперативном управлении, следует учитывать на счете 10 «Материалы».

При этом в соответствии с п. 9 Методических указаний спецодежду со сроком использования более 12 месяцев можно учитывать в составе основных средств на счете 01 «Основные средства» в соответствии с требованиями ПБУ 6/01.

Тот или иной вариант бухгалтерского учета спецодежды должен быть закреплен в учетной политике организации.

Учет спецодежды в составе материалов

Если спецодежда учитывается в составе материалов, ее учет ведется по правилам, установленным Методическими указаниями, а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Аналитический учет спецодежды организуют с использованием двух субсчетов счета 10 «Материалы»:

• 10 «Специальная одежда на складе»;
• 11 «Спецодежда в эксплуатации».

При поступлении спецодежды на склад заполняется приходный ордер по форме № М-4, а в бухгалтерском учете приобретение спецодежды оформляется следующими проводками:

Дебет	Кредит	Операция
10.10	60	Оприходована спецодежда
60	51	Спецодежда оплачена поставщику

Учет спецодежды на складе может вестись по формам № М-17 или № МБ-2, № МБ-7. Спецодежда отпускается работникам на основании лимитно-заборных карт (форма М-8), накладных (форма М-15), требований-накладных (форма М-11).

Наряду с вышеназванными при необходимости организация может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению спецодежды (п. 19 Методических указаний).

При отпуске спецодежды в эксплуатацию производится запись:

Дебет 10.11 Кредит 10.10.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

- Подпункт «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Стоимость спецодежды, выданной работникам, включается в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Стоимость специальной одежды списывается на расходы одним из следующих способов:

• способом списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции (работ, услуг);
• линейным способом равномерно (ежемесячно) в течение срока полезного использования, предусмотренного в типовых отраслевых нормах.

В редких случаях для некоторых видов спецодежды типовыми отраслевыми нормами не предусмотрен срок полезного использования. Как в этом случае определить срок полезного использования, в Методических указаниях не сказано. В этой ситуации считаем возможным прописать порядок определения срока полезного использования для таких видов спецодежды в учетной политике.

Для снижения трудоемкости учетных работ п. 21 Методических указаний позволяет списывать стоимость спецодежды на расходы единовременно при условии, что срок ее эксплуатации по нормам выдачи не превышает 12 месяцев.

Таким образом, возможны три варианта списания спецодежды, учитываемой в составе материалов: единовременно, способом списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции (работ, услуг) или линейным способом. Выбранный порядок списания необходимо закрепить в учетной политике организации.

Выданная спецодежда является собственностью организации, поэтому ее выдача и возврат должны отражаться в личной карточке работника, форма которой приведена в приложении к Правилам.

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам спецодежды с применением программных средств, главное, чтобы электронная форма учетной карточки соответствовала установленной форме (п. 13 Правил). Вместо личной подписи работника в электронной форме карточки учета выдачи спецодежды могут быть указаны номер и дата документа бухгалтерского учета о получении спецодежды, на котором имеется личная подпись работника.

Пример.

Сотруднику 02 марта 2015 г. выдали по накладной-требованию (форма № М-11) костюм х/б стоимостью 1500 руб. (срок носки – 9 мес.). 31 июля 2015 г. он увольняется и сдает костюм.

Учетной политикой организации предусмотрено единовременное списание на расходы стоимости спецодежды со сроком носки менее 12 месяцев.

Факт выдачи спецодежды фиксируется в личной карточке работника, одновременно оформляются проводки:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
10.11	10.10.	1500	Сотруднику выдан костюм
20 (26, 44 и пр.)	10.11	1500	Стоимость костюма единовременно списана на расходы

При возврате работником костюма никаких проводок не делается.

Если в учетной политике организации установлено, что списание всей спецодежды (независимо от срока эксплуатации) производится линейным способом, то ежемесячно на расходы нужно списывать 166,67 руб. (1500 руб. : 9 мес.). При выдаче костюма в бухгалтерском учете делают проводку:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
10.11	10.10	1500	Сотруднику выдан костюм
Ежемесячно, начиная с марта, делается проводка:
20 (26, 44 и пр.)	10.11	166,67	Списана на расходы часть стоимости костюма

За 5 месяцев (с марта по июль) на расходы будет списано 833,35 руб. (166,67 руб. х 5 мес.). Остаточная стоимость костюма к моменту сдачи его на склад составит 666,65 руб. (1500 руб. – 833,35 руб.). Процент износа составит 56% (833,35 руб. : 1500 руб. х 100).

При возврате на склад следует сделать проводку:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
10.10	10.11	666,65	Сотрудником сдан на склад костюм по остаточной стоимости

Если работник сдает на склад спецодежду, стоимость которой не полностью списана в расходы, ежемесячное списание ее стоимости на расходы следует прекратить, поскольку спецодежда не используется. Если эта спецодежда будет выдана другому работнику, то списание ее стоимости на расходы следует продолжить исходя из остаточной стоимости и оставшегося нормативного срока носки. Не приостанавливать списание стоимости спецодежды можно в том случае, если костюм выдается другому работнику в этом же месяце.

Учет спецодежды в составе основных средств

Дорогостоящая спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев может приниматься к бухгалтерскому учету по правилам ПБУ 6/01. Для принятия такой спецодежды к учету в составе основных средств должны выполняться требования п.п. 4 и 5 ПБУ 6/01. Первоначальная стоимость спецодежды формируется на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Приобретение спецодежды оформляется следующими проводками:

Дебет	Кредит	Операция
08	60	Получена спецодежда
60	51	Спецодежда оплачена поставщику
01	08	Спецодежда принята к учету в составе основных средств
Стоимость спецодежды погашается путем начисления амортизации:
20 (25, 26, 44 и др.)	02	Начислена амортизация

При этом по временно не используемой спецодежде начисление амортизации не приостанавливается.

Если спецодежда становится непригодной для использования, то она подлежит списанию. Определение непригодности и решение вопроса о списании спецодежды принимается инвентаризационной комиссией организации. Результаты принятого комиссией решения о списании спецодежды оформляются актом на списание основных средств (формы № ОС-4 или № ОС-4б). Руководителем организации утверждается акт, на основании которого бухгалтер в инвентарной карточке производит отметку о выбытии объекта.

Списание спецодежды оформляется проводкой:

Дебет 91 Кредит 01.

• Назад
• Вперёд