Срок хранения бухгалтерских документов
в организации в 2016 году

Нередко мы задаемся вопросом: какие документы и в течение какого срока организация должна хранить? Должны ли мы хранить только бухгалтерские документы – первичную документацию, регистры учета и финансовую отчетность, приказы об учетной политике? Или же перечень гораздо шире, чем мы себе представляем?

Как известно, каждый факт хозяйственной деятельности организации и ИП подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Если не представляется возможным составить первичный документ при совершении факта хозяйственной жизни, то он составляется непосредственно после его окончания.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и(или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Также Законом № 402-ФЗ установлена обязанность для всех организаций и предпринимателей хранить бухгалтерские документы. Это требование установлено ст. 29 Закона № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель, а индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Документы учетной политики, равно как стандарты экономического субъекта и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в организации в течение не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Перечень документов, подлежащих хранению

Перечень документов, которые обязано хранить ООО, установлен Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также другими нормативными актами.

В ст. 50 Закона № 14-ФЗ перечислены следующие документы, подлежащие хранению:

• договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества,
  и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
• протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
• списки аффилированных лиц общества;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Точные сроки хранения первички, регистров и отчетности устанавливаются согласно правилам организации государственного архивного дела. Ориентиром при определении этих сроков должны служить перечни типовых архивных документов, в том числе Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г.

К иным документам, предусмотренным федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, можно отнести:

• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
• документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные
  с организацией и ведением бухгалтерского учета в ООО, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи
  (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ), срок хранения – не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО в последний раз;
• трудовые книжки работников ООО (ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225);
• данные бухгалтерского и налогового учета ООО и другие документы, необходимые для исчисления
  и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов; срок хранения – 4 года, если иное не предусмотрено законодательством (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Первичные учетные документы (независимо от формы их составления – на бумажном носителе или в электронном виде), а также регистры бухгалтерского учета и аудиторские заключения должны храниться не менее пяти лет после окончания отчетного периода. Для хранения налоговых учетных и отчетных документов п. 8 ст. 23 НК РФ установлен иной срок – в течение четырех лет после окончания отчетного периода. Обязанность по хранению документов бухгалтерского и налогового учета возложена на хозяйствующие субъекты.

- Информация Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Перечень документов, которые обязано хранить АО, установлен Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон № 208-ФЗ).

Общество обязано хранить следующие документы (ст. 89 Закона № 208-ФЗ):

• договор о создании общества;
• устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы
  в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положение о филиале или представительстве общества;
• годовые отчеты;
• документы бухгалтерского учета;
• документы бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
• бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
• отчеты оценщиков;
• списки аффилированных лиц общества;
• списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право
  на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных
  и муниципальных органов финансового контроля;
• проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
• уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;
• судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;
• иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Также АО обязано обеспечить ведение и хранение реестра акционеров общества в соответствии с правовыми актами Российской Федерации с момента государственной регистрации общества (п. 1 ст. 44 Закона № 208-ФЗ).

ВАЖНО В РАБОТЕ

За нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ). Если был нарушен порядок хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

Какие изменения 2016 года повлияли на срок хранения документов?

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения документов для ООО следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (правомерность установления данных сроков подтверждена решением ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11), а также иными нормативными актами.

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в Перечне и в Законе № 402-ФЗ, видим, что Перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских, а Закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухгалтерских документов без конкретизации. Но в п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит Перечень. Таким образом, принимая решение, сколько хранить тот или иной бухгалтерский документ, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в Перечне. При этом период их хранения не может быть менее пяти лет.

Важный момент: в соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Плюс ко всему в пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ говорится, что в течение четырех лет должна обеспечиваться сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Кроме того, плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Таким образом, обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно, поэтому рекомендуется применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Срок хранения платежных поручений с отметкой банка и квитанций почтовых отделений, подтверждающих перевод денежных средств (дивидендов) на имя акционеров общества, составляет не менее пяти лет. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов.

Как мы уже выше говорили, первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета могут составляться и в виде электронного документа. Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Обязанность подбирать и подшивать к соответствующим журналам операций документы, сформированные в электронном виде, законодательством не предусмотрена. Причем ООО в рамках формирования учетной политики вправе установить свои правила хранения электронных первичных документов и создания копий таких документов.

Документ	Срок хранения	НПА
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность (квартальная), аудиторские заключения	5 лет после отчетного года	Пункт 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета в ООО, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО в последний раз	Пункт 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Трудовые книжки работников ООО	До востребования. Невостребованные – 75 лет	Статья 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
Данные бухгалтерского и налогового учета ООО и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов	4 года, если иное не предусмотрено законодательством	Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно	Пункт 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта	Пункт 459 Перечня

Для документов по личному составу, созданных до 2003 г., минимальный срок хранения в организации до передачи в архив остался прежним – 75 лет со дня создания. Для более свежих личных бумаг он сокращен до 50 лет (Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). Изменения действуют с 13 марта 2016 г.

Дополнительный перечень документов, которые обязано хранить ООО, может быть установлен внутренними документами общества, решениями общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов общества (п. 1 ст. 50 Закона № 14-ФЗ).

И в заключение напомним, что на основании п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью. При создании ООО архива можно руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Таким образом, порядок хранения первичных документов экономический субъект устанавливает самостоятельно. При этом экономические субъекты могут передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие договоры.

• Назад
• Вперёд