Ошибки в актах приема-передачи

Правильность оформления первичных документов, поступивших от партнеров, является важным моментом в работе бухгалтера. А все потому, что учет ведется на основании документов, составленных и подписанных контрагентами. На них бухгалтер прямого влияния не имеет. Он лишь может вступить в переговоры с партнерами по поводу некачественного документа, но это не значит, что контрагент пойдет навстречу и согласится исправить найденные неточности. Акт приема-передачи не является исключением.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта приема-передачи. Различают множество разновидностей этого документа как по его назначению, так и по содержанию. Это могут быть акты приема-передачи материальных ценностей, денежных средств и других ценностей, документов, работ и т. п., которые могут быть оформлены между бывшим и будущим правообладателями в случае продажи, при взносе в уставный капитал, при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения) и при иных основаниях смены правообладателя на передаваемые ценности.

При этом необходимо учесть, что согласно п. 3 ст. 455 и ст. 506 ГК РФ существенные условия договора поставки (такие, как наименование товара и его количество) считаются согласованными, если они указаны в актах приема-передачи с указанием ссылки на договор.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Акт приема-передачи – это официальный документ, подтверждающий факт приемки или передачи товарно-материальных ценностей и документов либо фиксирующий завершение выполнения условий договора.

По сути форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому с легкостью можно варьировать с графами документа. Однако отдельные разновидности этого документа имеют свои особенности составления и оформления. Для многих разновидностей актов возможно использование унифицированных форм, несмотря на то что с 2013 года отменено их обязательное применение. В любом случае акты приема-передачи должны быть оформлены на бланке организации и утверждены распорядительным документом руководителя организации.

Заметим при этом, что при всем многообразии актов имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при их составлении. Обозначим основные из них.

Так, все акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Главное при составлении этих документов – четкое определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.

Обязательными реквизитами акта являются те, которые установлены для оформления первичных документов. Напомним их: название организации, название вида документа (например, «Акт приема-передачи основного средства»), дата составления, место составления, регистрационный номер, заголовок по тексту, подписи составителей с указанием их должностей и при необходимости места работы. Акт приема-передачи должен быть оформлен грифом его утверждения.

В результате начиная с момента подписания соответствующего договора (например, купли-продажи) у обеих сторон, участвующих в сделке, возникают определенные материальные обязанности и права по отношению друг к другу. При этом подписанный сторонами акт приема-передачи официально подтверждает исполнение в полном объеме всех материальных условий сделки, тем самым усиливая юридическую сторону события.

Заметим также, что в акте приема-передачи как основного средства, так и оборудования, товара и других материальных ценностей, как ни в каком другом документе, подробно рассматриваются качественные и количественные характеристики предмета происшедшей передачи и получения ценностей.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При передаче основного средства в акте приема-передачи для цели правильной организации бухгалтерского учета объекта ОС следует обязательно указать такие дополнительные сведения, как остаточная стоимость, амортизационная группа, срок эксплуатации.

Обозначим еще один, на наш взгляд, существенный момент. Акт приема-передачи уместно использовать также при перемещении любых ценностей с одного склада на другой, в том числе на сохранение, в рамках не только разных организаций, но и в пределах одной организации. Данный документ необходимо хранить в бухгалтерии.

Стоит заметить, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает обязательное использование акта приема-передачи, например, при поставке товаров. Однако использование утвержденного организацией документа позволяет организации избежать множества проблем, которые могут возникнуть в результате проверки ее деятельности контролирующими органами.

Напомним, что для минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит грамотно оформленным первичным документам, а акт приема-передачи – настоящая панацея для организации в части документального оформления передачи и получения товарно-материальных ценностей.

При этом заметим: существует мнение, что при наличии накладной в случае перемещения товарно-материальных ценностей отпадает необходимость в оформлении акта приема-передачи. Отчасти с этим мнением можно согласиться.

Однако стоит понимать, и подчеркнем это еще раз, что акт приема-передачи ТМЦ является единственным подтверждающим документом, в котором прописываются все характеристики передаваемых ценностей, в том числе и имеющиеся дефекты в случае их наличия. В результате этот документ способствует не только урегулированию возникших спорных ситуаций с контрагентами, но и направлен на проведение успешных сделок.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Акт приема-передачи оформляется обычно на бумажном носителе, однако совсем недавно появились форматы, которые позволяют направлять этот документ в электронном виде не только контрагентам, но и в налоговую инспекцию.

В связи с тем, что уже в январе текущего года появились форматы для передачи данных о ТМЦ и сведений о работах и услугах в электронном виде, в силу положений Налогового кодекса РФ акты приема-передачи, истребуемые, например, налоговым органом, можно отправить по телекоммуникационным каналам связи. Однако такой способ допускается только в том случае, если документы составлены по форматам, установленным ФНС РФ. В противном случае в инспекцию следует представить на бумажном носителе копию этого документа, заверенную организацией, с отметкой о том, что документ снабжен квалифицированной электронной подписью (см. приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

При этом сделаем оговорку, что в случаях, предусмотренных законодательством РФ или договором, когда акт приема-передачи необходимо представить на бумажном носителе, организация обязана подготовить таковой именно на бумажном носителе.

Часто встречаемые ошибки

Так, зачастую ошибки возникают со стороны того продавца, который к составлению документа подходит формально, а покупатель при приеме этих документов не проявляет должной осмотрительности.

Да, при обнаружении ошибок в первичных документах, в том числе и в актах приема-передачи, можно внести исправления. Но если документ носит двусторонний характер, то сделать это можно лишь по согласованию с участниками соответствующей хозяйственной операции путем заверения исправительных записей подписями лиц, подписавших эти документы, с указанием даты внесения исправлений.

В отдельных случаях продавец имущества с целью исправления ошибочных записей может подготовить дополнительное соглашение к уже имеющемуся акту приема-передачи, который необходимо оформить юридически грамотно. Форма этого соглашения, как и основного акта приема-передачи, должна иметь необходимые реквизиты и графы, должна быть утверждена руководителем организации и заверена подписями лиц, составивших этот документ. Желательно порядок исправления ошибок в первичных документах изложить в учетной политике организации.

ПОЗИЦИЯ ФНС

Допускаются незначительные помарки в первичных учетных документах. Однако должно соблюдаться условие: эти неточности не помешают инспекторам выявить продавца и покупателя товаров, наименование и стоимость продукции.

- Письмо от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104.

Порой может случиться и такой казус, когда стороны, заключая безвозмездные договоры, полагают, что, поскольку движения денежных средств не происходит, подобные операции не влияют на налогообложение «упрощенца», и к подготовке первичных документов относятся, мягко говоря, безответственно.

Так, если продавец основного средства отнесется формально к составлению акта приема-передачи основного средства, то в этот документ могут «вкрасться» ошибки. В частности, предыдущим собственником основного средства может быть неверно определен код ОКОФ, как следствие, будет неверно установлена амортизационная группа передаваемого объекта основного средства, и в результате у покупателя при этом могут возникнуть определенные финансовые последствия.

Отдельные ошибки могут быть выявлены и при налоговых проверках, проводимых у новых правообладателей товарно-материальных ценностей.

Порядок исправления ошибок, допущенных в актах приема-передачи ТМЦ, рассмотрим на практических примерах.

Пример 1.

ООО «Стандарт», применяющее УСН с объектом налогообложения «доходы», продает офисную мебель и является учредителем ООО «Восток», которое также применяет УСН с объектом налогообложения «доходы». Доля ООО «Стандарт» в уставном капитале ООО «Восток» составляет 20%.

13 января 2016 года ООО «Стандарт» приобрело для перепродажи партию письменных столов, каждый из которых стоимостью 37 600 руб., в т. ч. НДС – 5760 руб. 22 января по акту приема-передачи один стол стоимостью 32 000 руб., без учета НДС – 5760 руб., был безвозмездно передан ООО «Восток».

Бухгалтер организации ООО «Восток» данную хозяйственную операцию не отразил ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете, ввиду того, что состоялась всего лишь безвозмездная передача. Правильно ли поступил бухгалтер ООО «Восток»?

Нет, неправильно. И вот почему.

Во-первых, поскольку ООО «Стандарт» владеет только 20% доли в уставном капитале ООО «Восток», бухгалтер должен отразить в доходах стоимость безвозмездно полученного от учредителя имущества согласно пп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ.

Во-вторых, обратим внимание на цену, указанную в первичном документе, т. к. в акт приема-передачи «вкралась» ошибка, которую организация-продавец исправила. Для этого им было подготовлено дополнительное соглашение, оформленное к акту приема-передачи, которым изменена стоимость переданного имущества, ибо стоимость безвозмездно переданного стола должна включать в себя НДС, т. к. ввиду применения УСН налог нельзя принять к вычету, поэтому в дополнительном документе следует указать его фактическую цену с учетом НДС – 37 600 руб. Этот документ необходимо подготовить на бланке организации и заверить подписями сторон.

В-третьих, в бухгалтерский учет необходимо внести изменения. Эту хозяйственную операцию следует отразить в виде следующих бухгалтерских записей:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
60	91	37 600	Получен внереализационный доход
10	60	37 600	Получено имущество

В-четвертых, в налоговом учете также необходимо внести изменения. Эта величина должна найти отражение в Книге доходов и расходов в размере 37 600 руб.

Это связано с тем, что в бухгалтерском учете должны находить отражение все хозяйственные операции, проводимые в соответствии с полученными первичными документами (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ в ред. от 04.11.2014). А в налоговой базе согласно п. 1 ст. 346.15 НК РФ должна отражаться не только выручка от реализации, но и внереализационные доходы, поименованные в ст. 250 НК РФ. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ стоимость безвозмездно полученного имущества должна быть определена исходя из рыночных цен. Поскольку в нашем примере известна фактическая цена приобретения, то она и будет участвовать при налогообложении у приобретателя имущества. Следовательно, 22 января 2016 года, в день подписания акта приема-передачи, согласно п. 1 ст. 346.17 НК РФ нужно было отнести на доходы 37 600 руб. Из-за того, что бухгалтер этого не сделал, база по единому налогу на эту сумму оказалась заниженной, в итоге налог не доплачен на 2256 руб. (37 600 руб. х 6%).

Из этого примера сделаем вывод, что основой налогового учета являются первичные документы, используемые в бухгалтерском учете.

Следовательно, ошибки, имеющиеся в первичных документах, приводят к искажению данных как бухгалтерского, так и налогового учета.

При этом стоит заметить, что налоговую систему организации можно рассматривать как одного из пользователей бухгалтерской информации.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом № 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота.

- Письмо от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Пример 2.

ООО «Сигма» применяет УСН «доходы минус расходы». В январе 2016 года организация приобрела у ООО «Магнит» бывший в эксплуатации электродвигатель. Объект основного средства принят к учету 25 января по его первоначальной стоимости в размере 177 000 руб. с учетом НДС. В этот же день сторонами был подписан акт приема-передачи по форме ОС-1. Согласно акту, представленному продавцом, прежний владелец относил рассматриваемое имущество к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования 75 месяцев. До реализации объект ОС находился в эксплуатации у предыдущего собственника 15 месяцев.

Однако исходя из технических характеристик и документации к передаваемому объекту ОС следует, что данный объект ОС нужно включить в пятую амортизационную группу, минимальный срок полезного использования которого составляет 85 месяцев.

К тому же на балансе ООО «Сигма» уже числятся приобретенные ранее у других поставщиков подобные электродвигатели. В соответствии с классификацией ОС при вводе их в эксплуатацию они были включены в пятую амортизационную группу. Согласно учетной политике амортизация в организации начисляется линейным методом.

Возникает вполне резонный вопрос: нужно ли вносить изменения в акт приема-передачи, подписанный с ООО «Магнит»?

Как ни странно, официальных разъяснений компетентных органов по рассматриваемой проблеме немного, и те не едины в своем мнении. Арбитражная практика, к сожалению, по этому вопросу также немногочисленна. К тому же мнения судей разных округов не отличаются единством, а на высшем уровне подобная проблема пока не рассматривалась.

Однако полагаем, что выход из сложившейся ситуации все-таки есть.

Так, с одной стороны, приобретая объекты ОС, можно положиться на грамотность продавца, ибо у нового собственника нет обязанности исправлять ошибки предыдущего. Но, с другой стороны, отсутствие обязанности не свидетельствует об отсутствии права. И это право, очевидно, может возникнуть при ухудшении финансового положения покупателя.

В этой ситуации считаем, что нужно внести изменения в акт приема-передачи, на основании которого можно четко обозначить пятую амортизационную группу. Если бывший собственник не пожелает вносить изменения или не захочет представить новый документ, сопровождающий сделку, то ООО «Сигма» может смело установить срок полезного использования приобретенного объекта исходя из классификации ОС и его технических характеристик. Однако в данном случае, на наш взгляд, следует запастись доказательствами того, что организация пыталась заполучить нужные документы.

Вывод. Реальный и документально подтвержденный срок эксплуатации бывшего в эксплуатации приобретенного объекта ОС «упрощенцу» нужно установить для цели бухгалтерского учета, ибо это окажет влияние не только на величину остаточной стоимости объекта, но и отразится в конечном итоге на величине финансового результата деятельности организации.

Что касается налогового учета, то в связи с тем, что объект ОС приобретен для производственной деятельности организации, то согласно п. 4 ст. 346.16 НК РФ расходы на приобретение амортизируемых основных средств включаются в расходы для цели налогообложения «упрощенца» независимо от группы амортизации.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.

- Письмо от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Нужно ли подписывать акт при оказании услуг?

Скажем сразу, что гл. 39 ГК РФ не только не содержит указаний о необходимости составлять акты приема-передачи в подтверждение исполнения договора возмездного оказания услуг, но и не содержит обязательных требований к тому, какими доказательствами должен обосновываться факт оказания услуг. К тому же подчеркнем, что положения ст. 779 ГК РФ даже не предусматривают документа, свидетельствующего о передаче результатов работы заказчику в случае, если определенная деятельность исполнителя не имеет овеществленного результата. К сожалению, и судебная практика не предоставляет нам единого мнения по этому вопросу.

Остается констатировать тот факт, что в договоре возмездного оказания услуг необходимо предусмотреть пункт, согласно которому результаты работы будут переданы заказчику двусторонним актом приема-передачи услуг. При этом, по нашему мнению, согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ обозначенный акт приема-передачи услуг признается надлежаще оформленным, если в нем приведены не только названия оказанных услуг, но и их конкретное описание, объем и цель оказания этих услуг. Суды исходят из того, что акт приема-передачи услуг, оформленный ненадлежащим образом, не может подтверждать произведенные расходы для цели налогообложения. В поддержку этой позиции можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012. Аналогичные выводы содержат постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.09.2013 № А46-29654/2012, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 № А33-15933/2008 и др.

ПОЗИЦИЯ СУДА

Действия налогоплательщика, подписавшего акт, в котором не конкретизированы виды и способы предоставления услуг, сроки и периодичность их приема-сдачи, а также отсутствуют сведения о фактическом объеме оказанных услуг и порядке определения их стоимости, направлены на получение необоснованной налоговой выгоды.

- Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.04.2014 № А79-3311/2013.

Акт приема-передачи документов

Так, существует вид актов приема-передачи, который подразумевает перемещение документов. Это документ, который обладает юридической силой, и он является обязательной составляющей договора по документообороту. Ведь многие организации обмениваются очень серьезными документами, оформление которых стоит дорого, и их наличие регламентирует особые виды деятельности. Утеря таких бумаг чревата закрытием бизнеса. Поэтому передача лицензий, свидетельств, разрешений и пр. должна происходить только с оформлением актов приема-передачи, ибо в них вносится полный список документов, подлежащих передаче, с указанием названия, серии и номера. Также обязательно нужно указывать вид документа – подлинник это или копия.

Причем необходимо учесть, что любое перемещение документов подразумевает составление акта. При этом движение документов не только в одну сторону, но и в другую, т. е. обратно.

Таким образом, передаем на хранение – составляем акт, передаем назад владельцу – также составляем акт. Заметим при этом, что на акте в обязательном порядке указываются фамилия и должность того лица, который проводил сверку передаваемых документов, и дата их передачи.

Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что в целях минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит юридически грамотно оформленным первичным документам, ибо первичные документы находятся в самом начале цепочки учетного процесса.

• Назад