Поделиться статьёй:
Назарова А. В.,
практикующий бухгалтер
Отпускной сезон-2016
Значительных изменений в 2016 году в расчете отпускных не произошло, но, как говорится, «повторенье – мать ученья».
Как известно, при расчете среднего заработка учитываются не только оклады, но и премии, доплаты за выслугу, сложность работы, класс работника, профессиональное мастерство и привязанные к тарифным ставкам надбавки (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение)). Берутся все вышеперечисленные выплаты за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, и, если период отработан полностью, то полученный доход просто делится на 12 календарных месяцев, а потом умножается на 29,3 (ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения).
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Не учитываются при расчете среднего дневного заработка материальная помощь, оплата проезда, питания, обучения, коммунальных услуг, выплаты социального характера, командировочные, больничные, то есть те выплаты, которые начислялись работнику исходя из среднего уровня зарплаты.
Также следует помнить о том, что не все периоды времени следует включать в расчет. Время болезни, служебной командировки или предыдущего отпуска, то есть то время, в котором оплата труда начислялась исходя из среднего заработка, нужно будет исключить из расчетного периода.
При неполном отработанном периоде сумма отпускных рассчитывается несколько иначе. Для начала определяется количество дней в полностью отработанных календарных месяцах (Дполн):
|
Дполн |
 |
Ч |
 |
29,3 |
где:
Ч – число полностью отработанных месяцев;
29,3 – среднемесячное число календарных дней.
Теперь нужно понять, сколько календарных дней было в не полностью отработанных месяцах (Днеполн):
|
Днеполн |
|
29,3 |
 |
Кнеполн |
|
К |
где:
29,3 – среднемесячное число календарных дней;
Кнеполн – количество календарных дней месяца, отработанного не полностью.
К – количество отработанных календарных дней в данном месяце.
По нескольким неполным месяцам количество календарных дней определяется для каждого отдельно, а полученные значения суммируются.
Общее количество календарных дней при расчете среднего заработка (Кобщ):
|
Кобщ |
|
К полн |
 |
Кнеполн |
где:
Кполн – количество календарных дней в полностью отработанных месяцах;
Кнеполн – количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах.
Средний дневной заработок (СЗ):
|
СЗ |
|
С |
|
К |
где:
С – сумма выплат, начисленных в расчетном периоде;
К – количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.
Учет премий в расчете среднего заработка
Одним из обязательных условий включения премии в расчет среднего заработка является ее предусмотрение в системе оплаты труда, а также должное оформление данного предусмотрения, такое как положение о премировании (письмо Минтруда России от 10.07.2003 № 1139-21). Не стоит также забывать и о уже знакомом нам Положении, а именно его п. 15, который как раз посвящен премиям.
Премия премии рознь, а именно: премия по итогам квартала учитывается при расчете полностью, при условии, что период ее начисления находится в пределах расчетного периода. Если квартальная премия начислена не в расчетный период, то нужно будет взять одну месячную долю такой премии за каждый месяц, в котором рассчитывались отпускные. Премия по итогам года берется в расчет полностью, при условии отнесения ее к предшествующему отпуску году. Ежемесячные премии также учитываются при расчете, если вошли в расчетный период. Если в месяце было получено несколько премий, как правило, при расчете берут одну наибольшую. При выдаче премии после начала отпуска придется пересчитывать сумму среднего дневного заработка и выплачивать работнику разницу (письмо Роструда от 03.05.2007 № 1253-6-1).
Если расчетный период отработан не полностью, в целях расчета отпускных сумму ежемесячных и ежеквартальных премий корректировать не требуется, а вот премии по итогам года нужно рассчитать пропорционально отработанному периоду.
|
П(Р) |
|
Пн |
|
Кр |
|
Ко |
где:
П(Р) – премии, принимаемые в расчет в случае, когда расчетный период отработан не полностью;
Пн – премии, начисленные сотруднику;
Кр – количество рабочих дней в расчетном периоде по норме;
Ко – количество отработанных дней в расчетном периоде.
В случаях, когда премия начислялась уже с учетом неполного отработанного периода, ее следует учитывать полностью.
Доплаты и прочие надбавки, которые рассчитываются в зависимости от оклада сотрудника
Для расчета нужно будет использовать коэффициент пересчета (К).
|
К |
|
( |
Ок |
|
Дк |
) |
|
( |
Он |
|
Дн |
) |
где:
Ок – оклад в месяце последнего повышения;
Он – оклад до повышения;
Дк – доплата к окладу после повышения;
Дн – доплата к окладу до повышения.
Не нужно пересчитывать доплаты, не имеющие точного суммового значения, например, от 20 до 30% от оклада по результатам работы.
Если в организации повышение окладов и тарифных ставок происходило для всех сотрудников, согласно п. 16 Положения нужно будет увеличить начисленные до повышения выплаты, т. е. когда повышение произошло после расчетного периода, но до начала отпуска, следует откорректировать средний заработок, исчисленный за расчетный период, а вот если повышение произошло во время отпуска, то следует повысить часть отпускных со дня повышения зарплаты до окончания отпуска; если повышение произошло в расчетный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде до изменения окладов, следует умножить на специальный повышающий коэффициент (Кпов).
|
Кпов |
|
Ок |
|
Он |
При неоднократном изменении окладов в сторону повышения коэффициент будет рассчитываться как сумма оклада после последнего повышения, разделенная на оклад, действующий в каждом из месяцев расчетного периода.
Если организация-работодатель поощрила только одного или нескольких сотрудников, но не всех, то средний дневной заработок рассчитывается без поправок, а исходя из фактически начисленных сумм.
Пример 1.
Бухгалтер ООО «Прайм» собирается в отпуск с 01.06.2016 на 14 дней. Весь расчетный период был отработан ею полностью, и за него получен доход в размере 450 000 руб., из них 20 000 руб. – оплата больничного. Рассчитайте сумму отпускных для бухгалтера ООО «Прайм».
450 000 руб. – 20 000 руб. = 430 000 руб. – сумма дохода для расчета среднего дневного заработка.
430 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 1223 руб. – средний дневной заработок.
1223 руб. x 14 дней = 17 122 руб. – сумма отпускных.
17 122 руб. – 13% = 14 896 руб. – сумма отпускных к выдаче.
Представлять заявление на отпуск без сохранения заработной платы по совмещаемой должности работнику не нужно.
Пример 2.
Программист ООО «Прайм» В. В. Федотов собирается в отпуск с 04.07.2016 на 28 дней. Расчетный период отработан полностью, полученный доход составил 180 000 руб. Рассчитайте сумму отпускных.
Для расчета среднего дневного заработка берутся предыдущие месяцу отпуска отработанные 12 месяцев, значит, в данной ситуации это период с июля 2015 года по июнь 2016 года.
180 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 511 руб. 94 коп. – средний дневной заработок.
511 руб. 94 коп. x 28 дней = 14 334 руб. 50 коп. – сумма отпускных.
14 334 руб. 50 коп – 13% (НДФЛ) = 12 471 руб. – сумма отпускных к выдаче.
Не учитывать доплату за совмещение должностей при исчислении среднего заработка работника неправомерно.
Пример 3.
В ООО «Прайм», применяющем УСН, офис-менеджер 20 апреля уходила в отпуск на 14 дней. С 01.06.2015 она была в отпуске в течение 28 дней, в декабре 2015 года – на больничном 8 дней. Общий доход за последние 12 месяцев составил 343 000 руб., из них 25 400 руб. – отпускные за 2015 год, а 7200 руб. – больничный за 2015 год. Рассчитайте сумму отпускных в 2016 году.
Расчетный период составит с 01.04.2015 по 31.03.2016.
Полностью офис-менеджером отработано 10 месяцев, из неполных – в июле 2015 года – 24 календарных дня и в декабре 2015 года – 23 календарных дня.
10 мес. x 29,3 = 293 дня – количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах.
29,3 : 31 день x 24 дня = 22,68 дня – количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в июле 2015 года.
29,3 : 31 день x 23 дня = 21,74 дня – количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в декабре 2015 года.
293 дня + 22,68 дня + 21,74 дня = 337,42 дня – общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка.
343 000 руб. – 25 400 руб. – 7200 руб. = 310 400 руб. – сумма дохода для расчета среднего дневного заработка.
310 400 руб. : 337,42 дня = 919 руб. 92 коп. – средний дневной заработок.
919 руб. 92 коп. x 14 дней = 12 879 руб. – сумма отпускных за 2016 год.
12 879 руб. – 13% (НДФЛ) = 11 204 руб. 65 коп. – сумма отпускных к выдаче.
Расходы на оплату стоимости проезда несовершеннолетнего ребенка, который из места использования работником отпуска не возвращается, компенсации не подлежат.
Пример 4.
В ООО «Прайм», применяющем УСН, уборщица была в отпуске с 11.01.2016 28 дней. Расчетный период с января 2015 года по декабрь 2015 года отработан полностью. Заработная плата за этот период составила 102 000 руб. В марте 2016 года уборщица получила премию по итогам работы за 2015 год в размере 5000 руб. Нужно рассчитать сумму отпускных за январь 2016 года.
102 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 290 руб. 10 коп. – средний дневной заработок.
290 руб. 10 коп. x 28 дней = 8123 руб. – сумма отпускных 2016 года.
8123 руб. – 13% (НДФЛ) = 7067 руб. – сумма отпускных 2016 года к выдаче.
Так как годовая премия была получена уборщицей после ухода в отпуск, то следует пересчитать ее средний заработок.
102 000 руб. + 5000 руб. = 107 000 руб.
107 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 304 руб. 32 коп. – средний дневной заработок.
304 руб. 32 коп. x 28 дней = 8521 руб. – сумма отпускных 2016 года.
8521 руб. – 13% (НДФЛ) = 7413 руб. 31 коп. – сумма отпускных 2016 года к выдаче.
7413 руб. 31 коп. – 7067 руб. = 346 руб. 31 коп. – доплата.
Предоставление отпуска с последующим увольнением является правом, а не обязанностью работодателя, за исключением случая, если работник подал заявление об увольнении перед отпуском, предусмотренным графиком отпусков.
Пример 5.
В ООО «Прайм» работает дизайнер. Согласно положению о премировании в марте 2016 года ему была начислена премия за I квартал без учета отработанного времени в размере 3000 руб., а в апреле 2016 года – премия за апрель в сумме 4000 руб. С 15.05.2016 дизайнер уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период с 01.05.2015 по 30.04.2016 отработан не полностью, а именно: в марте 2016 года он 7 рабочих дней болел. За расчетный период доход дизайнера составил 250 000 руб. без премий. В 250 000 руб. вошла сумма в 3400 руб. – это выплаты по болезни. Рассчитаем сумму отпускных дизайнера за 2016 год.
11 мес. x 29,3 = 322,3 дня – количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах.
29,3 : 31 день x 24 дня = 22,68 дня – количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в марте 2015 года.
322,3 дня + 22,68 дня = 344,98 дня – общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка.
Теперь о премиях. Так как апрель 2016 года входит в расчетный период, то и премия в размере 4000 руб. учитывается при расчете среднего дневного заработка.
Квартальную премию придется пересчитать, так как в марте 2016 года дизайнер был на больничном.
3000 руб. : 56 раб. дней x 49 раб. дней = 2625 руб. – премия для расчета среднего дневного заработка.
250 000 руб. – 3400 руб. + 3000 руб. + 2625 руб. = 252 225 руб. – доход для расчета среднего дневного заработка.
252 225 руб. : 344,98 дня = 731 руб. 13 коп. – средний дневной заработок.
731 руб. 13 коп. x 14 дней = 10 236 руб. – сумма отпускных 2016 года.
10 236 руб. – 13% (НДФЛ) = 8905 руб. – сумма отпускных 2016 года к выдаче.
При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением должность этого работника становится вакантной после окончания такого отпуска, поскольку днем увольнения в таком случае считается последний день отпуска.
Пример 6.
Директор ООО «Прайм» отработал период с мая 2015 года по апрель 2016 года полностью. Оклад директора составляет 38 000 руб. в месяц без дополнительных выплат. В сентябре 2015 года оклад директора повысился до 40 000 руб., а в феврале 2016 года – до 45 000 руб. Данное повышение коснулось организации в целом, так как по итогам работы было выявлено значительное увеличение выручки. Директор ушел в отпуск 10.05.2016 на 28 дней. Рассчитайте его отпускные за 2016 год.
Определим коэффициент повышения:
45 000 руб. : 38 000 руб. = 1,18 – с мая 2015 года по август 2015 года.
45 000 руб. : 40 000 руб = 1,13 – с сентября 2015 года по январь 2016 года.
38 000 руб. x 1,18 x 4 мес. = 179 360 руб. – индексированный доход для расчета среднего заработка за май 2015 года – август 2015 года.
40 000 руб. x 1,13 x 5 мес. = 226 000 руб. – индексированный доход для расчета среднего заработка за сентябрь 2015 года – январь 2016 года.
45 000 руб. x 3 мес. = 135 000 руб. – доход для расчета среднего заработка за февраль 2016 года – апрель 2016 года.
179 360 руб. + 226 000 руб. + 135 000 руб. = 540 360 руб. – общий доход для расчета среднего заработка.
540 360 руб. : 12 мес. : 29,3 = 1536 руб. 86 коп. – средний дневной заработок.
1536 руб. 86 коп. x 28 дней = 43 032 руб. – сумма отпускных 2016 года.
43 032 руб. – 13% = 37 438 руб. – сумма отпускных 2016 года к выдаче.
Работодатель обязан предоставлять учебный отпуск только тем работникам, которые впервые заочно или очно-заочно получают соответствующий уровень образования (общее, среднее или высшее профессиональное, аспирантура) по программам, имеющим государственную аккредитацию.
Пример 7.
Слесарь ООО «Прайм» хочет уйти в отпуск 28.05.2016 на 8 дней. Расчетный период с мая 2015 года по апрель 2016 года отработан полностью. Оклад слесаря составляет 6500 руб., но предусмотрена ежемесячная надбавка за срочность выполнения работ в размере от 10 до 15% от оклада. Пусть в мае – октябре 2015 года данная надбавка составила 10%, а в ноябре 2015 года – апреле 2016 года – 15%. Вдобавок с мая 2016 года у слесаря повысилась зарплата до 8000 руб. (повышение было в целом по организации). Нужно рассчитать сумму отпускных за 2016 год.
Так как повышение оклада произошло в мае 2016 года до начала отпуска, но в расчетный период не вошло, следует рассчитать коэффициент повышения:
8000 руб. : 6500 руб. = 1,23.
Надбавки корректировать не нужно, так как они не имеют конкретного значения, а установлены в диапазоне от 10 до 15%.
6500 руб. x 12 мес. : 12 мес. : 29,3 = 221 руб. 84 коп. – средний дневной заработок, рассчитанный исходя из выплат, которые корректируются.
221 руб. 84 коп. x 8 дней = 1774 руб. 72 коп. – корректируемая сумма отпускных.
1774 руб. 72 коп. x 1,23 = 2183 руб. – скорректированная сумма отпускных.
6500 руб. x 10% = 650 руб.
6500 руб. x 15% = 975 руб.
650 руб. x 6 мес. + 975 руб. x 6 мес. = 9750 руб. – надбавки.
9750 руб. : 12 мес. : 29,3 = 27 руб. 73 коп. – средний дневной заработок, рассчитанный исходя из выплат, которые не корректируются.
27 руб. 73 коп. x 8 дней = 221 руб. 84 коп. – некорректируемая сумма отпускных.
2183 руб. + 221 руб. 84 коп. = 2405 руб. – общая сумма отпускных за 2016 год.
2405 руб. – 13% = 2092 руб. – отпускные за 2016 год к выдаче.