Для каждой организации, располагающей сотрудниками, существует обязанность по ведению кадрового учета и составлению по нему определенной документации. Это локальные нормативные акты, факультативные нормативные акты, документы, регламентирующие отношения с сотрудниками и содержащие информацию о них, приказы по кадрам, приказы по основной деятельности и прочие. Кроме того, организации-работодатели обязаны отчитываться в органы статистики и иные контролирующие органы.

Согласно ТК РФ каждая организация должна иметь определенный перечень локальных нормативных актов. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкция по технике безопасности и положение о защите персональных данных работника, график отпусков. Для некоторых из них, например для графика отпусков, существует унифицированная форма Т-7. Также для организаций со сменным графиком работы должен быть график сменности, а для организаций со сдельной оплатой труда – положение о нормировании труда и положение о нормах выработки.

Организация может на свое усмотрение дополнить обязательный список актов еще какими-нибудь актами, логичными именно для данной организации. Это могут быть должностные инструкции для сотрудников, коллективный договор, положение о персонале, положения о структурных подразделениях, положение об аттестации (если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания), альбом форм документов по учету кадров. Очень удобным факультативным актом в крупных организациях может стать инструкция по кадровому делопроизводству, так как она существенно упростит работу с линейными и функциональными менеджерами.

К документам, которыми необходимо оформлять отношения с сотрудниками, и документам, содержащим информацию о сотрудниках, можно отнести такие, как трудовой договор, личные карточки, трудовые книжки.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах: один для работодателя, другой для сотрудника.

Даже если в организации нет целого кадрового отдела, то в любом случае есть сотрудник, выполняющий обязанности кадровика. Именно на нем лежит ответственность по подготовке проектов приказов по кадрам, организации их визирования соответствующими должностными лицами и передаче на подписание руководителю организации. Данные приказы по кадрам регистрируются и хранятся отдельно от остальных приказов организации.

Кроме унифицированных форм приказов сотруднику-кадровику необходимо самостоятельно разработать собственную унифицированную форму для данной организации либо составлять в произвольной форме такие приказы, как: о совмещении должностей (профессий), о привлечении к сверхурочным работам, о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей, о наложении взысканий, о досрочном снятии взысканий, об изменении персональных данных работника, о присвоении разряда, о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни, о дежурствах, об установлении или снятии персональных надбавок, об изменении режима работы.

Конечно, не обязательно использовать весь перечень данных приказов, но надо помнить, что при наличии подобной документации вопросов у проверяющих органов, особенно трудовой инспекции, точно не возникнет.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Личная карточка по форме Т-2 заводится на сотрудника и содержит основные данные о нем (образование, квалификация и т. п.). Не обязательным, но удобным является ведение личных дел на сотрудников. В случае принятия решения о ведении личных дел в организации оформлять их нужно по правилам, предусмотренным непосредственно для этих целей. Но можно просто, для удобства работы, завести отдельные папки на каждого сотрудника и в них хранить все личные данные. В том числе туда можно поместить личные карточки.

Помимо вышеописанных форм документации существуют приказы по основной деятельности организации, которые также ведутся сотрудником-кадровиком. Это могут быть приказы об утверждении штатного расписания или внесении в него изменений, о внесении изменений (дополнений) в график отпусков, о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты, об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Все перечисленные виды документов необходимо регистрировать либо вручную, с помощью журнала регистрации или с помощью картотек, либо с помощью компьютерных программ.

Кадровые документы регистрируются только с помощью журналов. Также можно вести книги учета сверхурочных работ, использованных и неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленных работникам отгулов и т. д.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Непредставление в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников в установленный срок признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа в размере 200 руб.

Заполняем сведения о среднесписочной численности за 2016 год

Существует отчет, который нужно сдавать организациям сразу после выхода с новогодних каникул, – это отчет о среднесписочной численности работников. Успеть сдать его нужно до 20 января. Освобождены от сдачи данного отчета ИП, не имеющие сотрудников. Остальные организации представляют этот отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии. За непредставление или несвоевременное представление существующего отчета предусмотрены штрафные санкции. Сдается данный отчет в налоговые органы по месту регистрации организации. Способы подачи могут быть различными: лично, через представителя на бумажном носителе (обязательно наличие доверенности), по почте ценным письмом с описью вложений либо в электронном формате с помощью электронного документооборота.

Рассчитывается среднесписочная численность несложно:

1. Определяем месячную среднесписочную численность сотрудников, проработавших полные дни. Для этого нужно посчитать количество работников по каждому календарному дню, а потом суммировать показатели каждого дня и поделить на общее количество дней месяца. Полученный результат нельзя округлять.

Если в организации нет сотрудников, а есть только директор, то среднесписочная численность будет равна 1. За выходные дни (субботу и воскресенье) количество работников проставляется как за предшествующий рабочий день. Из расчета не следует исключать тех сотрудников, которые отсутствовали на работе по причине отпуска, командировки или болезни.

Пример 1.

Пусть в январе в организации работало 5 сотрудников. Четверо из них отработали 31 день, а пятый – 21 день.

Среднесписочная численность работников за январь составит: (4 x 31 + 1 x 21) : 31 = 4,6.

2. Находим месячную среднесписочную численность работников, отработавших неполные рабочие дни. Нормы рабочего времени принимаются в организации. Возможны следующие нормы:

• 8 час. при 40-часовой рабочей неделе и 5 рабочих днях в неделю;
• 9,6 час. при 48-часовой рабочей неделе и 5 рабочих днях в неделю;
• 8 час. при 48-часовой неделе и 6 рабочих днях в неделю.

Полученный результат округлять не нужно.

Пример 2.

В организацию принят сотрудник на условиях работы при 8-часовом рабочем дне на 2 часа в день на 16 рабочих дней в месяц. Рассчитаем среднесписочную численность: 32 : 8 : 16 = 0,25.

3. Вычисляем среднесписочную численность работников за год. Для этого просто суммируем все полученные до этого результаты (пункты 1 и 2) и делим на 12. Полученный результат округлить можно.

При расчете среднесписочной численности не нужно включать в вычисления внешних совместителей, работающих по гражданско-правовым договорам; находящихся в неоплачиваемом учебном отпуске, отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком; направленных на оплачиваемое организацией обучение с отрывом от работы и получающих стипендию от организации; собственников организации, не имеющих заработной платы.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Сведения представляются в налоговый орган по месту нахождения организации или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Такие сведения определяются в целом по организации, включая обособленные подразделения.

- Письмо от 14.02.2012 № 03-02-07/1-38.

Отчетность в органы занятости населения

Далеко не все организации знакомы со своими обязанностями перед службой занятости. А между тем в службу занятости должны ежемесячно представляться сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) и выполнении квоты по приему на работу инвалидов.

Помимо этого, данные в службу занятости должны представляться в случае банкротства организации, в случае принятия решения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства (в течение 3 дней), в случае ликвидации организации (срок – за 2 месяца), при сокращении штата работников, расторжении трудовых договоров, в случаях массового увольнения (срок – не позднее чем за 3 месяца).

Непредставление данных сведений может повлечь за собой предупреждение, наложение штрафа как на организацию (от 3000 до 5000 руб.), так и на руководителя (от 300 до 500 руб.).

Формы представляемых отчетов могут быть следующие:

• заявление-анкета на предоставление государственной услуги;
• сведения о потребности в работниках;
• сведения об отсутствии потребности в работниках;
• сведения о планируемом привлечении иностранных работников;
• уведомления о привлечении иностранных работников;
• сведения о высвобождении работников;
• сведения о составе и перспективной потребности кадров;
• сведения о неполной занятости;
• отчет по квотированию.

Примеры оформления бланков

Оформляя бланк о сокращении численности, информацию о работниках, представленную в табличной форме, оформите так же, как в вышеприведенной форме «Сведения о высвобождаемых работниках».

В случае направления службой занятости гражданина на вакантное место работодатель должен в течение 3 календарных дней вернуть в орган занятости направление с указанием дня приема гражданина на работу либо с указанием причины отказа в принятии.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Списочный состав – это все постоянные, временные, сезонные работники, принятые на работу по трудовому договору, учитываемые в составе только одного предприятия. В расчет включаются все явившиеся на работу и не явившиеся по всем причинам (отпуск, болезнь, выходные и т. д.), а работающие неполное время округляются до 1 единицы.

Отчетность в форме П-4

Не стоит забывать о сдаче отчетности в службу статистики. Многие предвзято относятся к работе этого учреждения и не осознают всей ответственности за несвоевременную сдачу отчетности в данную службу. И напрасно. Так, в 2016 году за непредставление отчетности в службу статистики были существенно повышены суммы штрафов. Какие именно формы отчетности нужно сдавать организации в орган статистики, можно узнать на сайте Федеральной службы государственной статистики, введя свой код ОКПО. Сразу будет предоставлена информация о формах и сроках отчетности конкретно для вашей организации и сами бланки форм. Сейчас же мы поговорим о форме П-4, в которую вносятся сведения о численности и заработной плате в организации.

Форму П-4 сдают все крупные и средние организации. Освобождаются от сдачи данной отчетности только индивидуальные предприниматели и предприятия, относящиеся к малым формам предпринимательства. Сдается она ежеквартально – при средней численности сотрудников менее 15 человек, раз в месяц – если количество сотрудников превышает 15.

Сроки сдачи установлены до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, за ноябрь нужно сдать до 15 декабря.

Заполнить ее довольно несложно. А если и возникнут проблемы, то на сайте службы статистики есть инструкции по заполнению. Также можно обратиться за помощью непосредственно к сотрудникам статистики. В целом необходимо заполнить следующие данные:

1. На титульном листе указывается наименование организации, ее почтовый адрес и код ОКПО. При этом если юридический адрес отличен от фактического, необходимо написать и тот, и другой.

2. В табличной части распределение идет по ОКВЭД. По каждому виду деятельности нужно указать среднесписочную численность работников, равную сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на число календарных дней месяца. Списочная численность – это все работники, указанные в табеле, за исключением некоторых категорий (п. 80 Указаний заполнения формы № П-4). При заполнении среднесписочной численности за квартал указывается сумма среднесписочной численности работников за каждый месяц квартала, деленная на три.

В графах 5 и 6 необходимо проставить отработанные человеко-часы с начала года, т. е. все фактически отработанные часы, даже сверхурочно. Не указывается только время, проведенное на амбулаторном или стационарном лечении (больничный лист) или в отпуске (п. 84 Указаний заполнения формы № П-4).

Графы с 7 по 10 должны содержать данные о фонде начисленной заработной платы (п. 86 Указаний заполнения формы № П-4), а графа 11 – данные о социальных выплатах (п. 90 Указаний заполнения формы № П-4).

Данные в форме П-4 заполняются нарастающим итогом.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Гражданско-правовые договоры могут заключаться с одним лицом на нескольких предприятиях одновременно (подрядный работник). На указанном предприятии такой сотрудник учитывается как полный на весь срок договора.

Отчетность в военкомат

Абсолютно все организации, согласно пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, должны вести воинский учет своих сотрудников. Только для ИП данная форма отчетности является не обязательной, но желательной, так как часты случаи претензий военкоматов к индивидуальным предпринимателям, обязанным запрашивать документы воинского учета у лиц, поступающих на работу (ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 20 ТК РФ). Судебная практика показывает, что данное требование военкомата неправомерно и ИП могут не вести воинский учет (постановление Президиума ВАС РФ от 28.04.2009 № 13798/08).

Ведется учет согласно Методическим рекомендациям, утвержденным Генштабом Вооруженных сил РФ. Сведения о воинском учете вносятся организациями в личную карточку сотрудника.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Воинскому учету подлежат призывники и военнообязанные.

Не подлежат воинскому учету сотрудники, освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ (например, признанные негодными или ограниченно годными к военной службе по состоянию здоровья, прошедшие военную службу в другом государстве и т. п.); проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу; женского пола, не имеющие военно-учетной специальности; постоянно проживающие за пределами России; имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе СВР России и ФСБ России (п. 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

К документам воинского учета относятся: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (для призывников), военный билет, военный билет офицера запаса, временное удостоверение или временное удостоверение офицера запаса (для военнообязанных мужчин), паспорт гражданина РФ с наличием в нем соответствующего штампа (для военнообязанных женщин).

В военкомат организациям необходимо представлять сведения о своих сотрудниках. К таким сведениям относятся:

• списки сотрудников, подлежащих воинскому учету, при поступлении и увольнении их с работы. Подаются в двухнедельный срок по установленной форме (Методические рекомендации, утвержденные Генеральным штабом Вооруженных сил РФ);
• списки сотрудников, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять
  на воинском учете. Также в двухнедельный срок, но по запросу;
• списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста. Подаются ежегодно в сентябре;
• списки граждан мужского пола для первоначальной постановки на воинский учет в следующем году. Подаются ежегодно до 01 ноября.