Первичные документы в электронном виде

Электронные документы все больше и больше входят в нашу жизнь. Интернет-технологии сделали возможным и поиск партнера в Интернете, и согласование текста договора, и обмен претензиями и первичными документами. Но для многих остается недосягаемой целью переход на электронный документооборот. Ведь недостаточно просто отсканировать документ, нужна электронная цифровая подпись.

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и(или) в виде электронного документа.

Первичный документ вне зависимости от того, составлен ли он на бумажном носителе или в электронном виде, должен содержать обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и(или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи уполномоченных лиц.

То есть документ из серии: «Максим, мы тебе поставили 1700 подшипников по цене 13 000 рублей вчера», который направлен по мейлу, не будет являться первичным документом, несмотря на то, что мы указали количество подшипников и их цену, и при этом документ был направлен с использованием электронного документооборота.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Таким образом, именно в договоре целесообразно прописывать, какие документы мы используем, на электронных или на бумажных носителях.

Какие еще можно дать рекомендации?

1. Помните, что некоторые документы можно формировать только в электронном виде.

К случаям обязательных электронных документов можно отнести декларацию по НДС, а теперь и чеки контрольно-кассовой техники.

Кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и(или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники (Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием электронных средств платежа»).

2. Обращайте внимание на положения договора и даты первичных документов для признания затрат.

Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ в целях налогообложения расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и(или) иной формы их оплаты. Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

Для целей налогообложения прибыли организаций расходы подлежат признанию в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся в соответствии с условиями договора.

Особый порядок признания расходов в случае составления первичного учетного документа в виде электронного документа положениями НК РФ не предусмотрен, в связи с чем применяется общеустановленный порядок, то есть датой признания расходов в целях налогообложения прибыли будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов (письмо Минфина России от 13.02.2017 № 03-03-06/1/7663).

Для целей налогообложения организаций расходы подлежат признанию в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся в соответствии с условиями договора.

При составлении первичного учетного документа в виде электронного документа датой признания расходов в целях налогообложения будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов (письмо Минфина России от 03.02.2017 № 03-03-06/1/5822).

3. Определите, какие внутренние документы вы можете оформлять в электронном виде.

Компания или предприниматель могут определить самостоятельно в приказе перечень документов, которые будут оформляться в электронном виде.

Например, возможно оформить в электронном виде табель учета рабочего времени, наряды на работу, приходные ордера (письмо Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

Также можно составить кассовые документы, авансовые отчеты в электронном виде. Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (например, кассовые документы) (письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

Однако некоторые документы просто не подлежат переводу в электронный вид.

К таким документам относятся:

• личные карточки работников;
• трудовые книжки.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»).

4. Организуйте электронный документооборот и получение электронной подписи самостоятельно.

Определите приказом возможность и случаи применения электронного документооборота, а также не забудьте про заключение договора со специализированным центром и оформление электронной подписи.

К числу обязательных реквизитов первичного документа Закон № 402-ФЗ относит подпись (подписи) лиц, совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

При этом электронный документооборот с применением простой и(или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения (письмо ФНС России от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Законодательство устанавливает, что первичный документ – это не просто отсканированный документ, а документ с электронной цифровой подписью.

Электронная подпись

Подпись на электронном документе должна быть цифровой, а не обычной сканированной, что вытекает из Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи».

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная и квалифицированная подпись

Неквалифицированная подпись	Квалифицированная подпись
1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи	1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям

Но лучше пользоваться электронной квалифицированной подписью.

Электронная квалифицированная подпись позволяет достоверно определить лицо, подписавшее электронный документ (ст. 5 Закона об электронной подписи).

Поэтому наличие электронной квалифицированной подписи в документе в электронной форме, подлинность которого удостоверена программой проверки, позволяет сделать вывод, что он составлен конкретным лицом, т. е. «исходит от стороны по договору» (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Налоговое законодательство не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения.

Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 17.12.2012 № 1318 «О порядке проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, проектов поправок к проектам федеральных законов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочный документ) может использоваться как:

• счет-фактура (корректировочный счет-фактура), выставляемый продавцом при исполнении обязанности, предусмотренной п. 1 ст. 169 Кодекса, и который является подтверждением права на применение налоговых вычетов по НДС;
• счет-фактура (корректировочный счет-фактура) с расширенным набором реквизитов, позволяющих применять электронный документ как основание для применения вычетов по НДС и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Закона № 402-ФЗ для целей бухгалтерского учета;
• первичный учетный документ для оформления факта хозяйственной жизни в виде передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) в соответствии с требованиями Закона № 402-ФЗ (с набором реквизитов, удовлетворяющим требованиям к показателям первичного учетного документа) (письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 «Об использовании самостоятельно разработанных форматов документов»).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Оформлять первичные документы только в электронном виде (без применения бумажных носителей) госучреждение может в том случае, если они в установленном порядке будут заверены квалифицированной электронной подписью.

Когда электронный документ приравнивается к бумажному?

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

То есть без электронной подписи, например, просто документ, направленный по электронной почте, в меcсенджере или с использованием других программ, каких как скайп, вотсап, не будет приравниваться к электронному документу.

В последнее время распространение получило использование «пакетов документов», например пакетов деклараций или конкурсной документации.

Такой пакет документов может быть подписан одной подписью. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронная переписка, документы все больше входят в нашу жизнь и выживают обычные бумажные документы. Поэтому рано или поздно все компании перейдут на электронный документооборот.

• Назад
• Вперёд