Документы контрагента подписаны
неустановленным лицом

Макеева Е. В.,
налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов

Гражданское и процессуальное законодательство в качестве доказательств принимает не слова, а документы установленной формы. Поэтому как бы качественно и своевременно хозяйствующий субъект ни исполнял свои обязательства перед контрагентами и государством, без надлежащего документооборота подтвердить свою добросовестность бывает практически невозможно.

Ситуация, когда контрагент отказывается признавать документы по причине подписания их от его имени неизвестным ему (или неуполномоченным им) лицом, встречается довольно часто. В судебной практике такое утверждение ответчика является одним из эффективных способов затянуть судебное разбирательство.

В основе такого поведения контрагента может лежать внутренний конфликт между сторонами – явный или латентный (т. е. внешне не проявляющийся). Если подпись постоянного контрагента стала со временем меняться, это повод руководству компании задуматься о принадлежности данной подписи. В этом случае желательно увеличить объем переписки с контрагентом, чтобы иметь возможность получить подтверждение (одобрение) существования договорных отношений для возможного судебного разбирательства. Чтобы себя обезопасить, рекомендуется на каждого контрагента оформлять досье на бумажном носителе (папку с документами). В такую папку надо складывать любые письменные источники информации: письма, конверты, записки, черновики с пометками, неподписанные проекты документов и т. п. Информация, которая хранится у разных работников компании, не дает возможности анализировать контрагента в целом и вовремя заметить разночтения и разногласия. Уволившийся работник унесет с собой важную устную информацию, касающуюся контрагента, и опыт делового общения с ним. Документы, хранящиеся в электронном виде, могут быть утрачены практически мгновенно (случайно или намеренно).

В практике автора был судебный процесс, когда истец предъявил суду рукописную записку работника ответчика для дачи пояснений касательно ее содержания. Сыграл свою роль фактор неожиданности, и свидетель не смог скрыть реакцию на эту записку, после чего дал суду правдивые показания. Это убедило судью в обоснованности требований истца. Ответчик просто не мог предположить, что истец сохранит и предъявит давнюю записку размером примерно 10х10 см с записями своего сотрудника касательно предмета иска.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Нормативный документ, который мог бы дать разъяснения касательно выполнения личной подписи, в российском законодательстве отсутствует.

Чем раньше руководитель обнаружит, что документы первичного учета оформлены с пороком, тем проще устранить недостатки. Если контрагент ответил отказом на устную просьбу переоформить документы или, что чаще бывает, уклонился (обещает, но не делает), то к нему можно обратиться в письменной форме.

Неуполномоченное и неустановленное лицо: различия и последствия

Личную подпись можно определить как уникальную совокупность символов, написанных от руки и служащих для идентификации человека (определение приводится из открытых источников). Подпись может меняться по усмотрению самого человека или в результате влияния извне. Вырабатывается устойчивая подпись или, наоборот, она меняется в течение жизни. Может существовать несколько вариантов подписи, в зависимости от обстоятельств (краткая, для банковских операций, полная роспись и др.). При этом понятно, что значение личной подписи усиливается при оформлении юридически значимых документов, она является незаменимым реквизитом документа, от достоверности одной подписи зависит многое.

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Фирме следует до начала сделки запросить у контрагента документы, которые свидетельствуют о проявлении должной осмотрительности. Главную роль среди них играет доверенность, которая подтверждает полномочия должностных лиц, подписавших «первичку».

В качестве примера можно привести фабулу реального арбитражного спора из практики: «В результате возникшего между учредителями ООО корпоративного конфликта один из учредителей обратился в арбитражный суд с иском к ООО о признании договора купли-продажи доли участия незаключенным, т. к. подпись под договором и актом передачи, по его утверждению, выполнена не им, а другим, неизвестным ему, лицом. Общество в лице руководителя утверждало, что подпись выполнена истцом в присутствии руководителя об-щества. В конечном итоге решение суда состоялось в пользу общества, однако при этом были затрачены значительные ресурсы: трудовые, финансовые (более 1 млн руб.), временные. Деятельность общества была приостановлена на период судебного разбирательства. Немалое значение имели репутацион-ные риски (конфликт был достаточно широко известен). Данный спор был несколько раз предметом проверки правоохранительных органов. Подпись истца была предметом проведения двух экспертиз, сложность которых заключалась в том, что исследовался не текст, а только подпись истца (всего несколько букв). Эксперты последовательно пришли к выводу, что подпись под договором и актом выполнена самим истцом, но в измененном состоянии (при этом у ответчика были основания утверждать, что подпись была изменена учредителем намеренно для возможного оспаривания договора в будущем, т. н. подстраховка). Однако все могло закончиться и по-другому: эксперт вправе в своем заключении указать, что ответить на вопросы суда не представляется возможным (например, ввиду малого объема материала для исследования). И тогда конфликт зашел бы в тупик, препятствуя деятельности общества и ведя его к невосполнимым убыткам».

ВАЖНО В РАБОТЕ

Закон о бухучете предписывает фирме обеспечить идентификацию должности и личной подписи лица, подтверждающего данные в первичном документе.

Другая проблема хозяйствующего субъекта может заключаться в том, что налоговый орган в своем решении по результатам проведенной налоговой проверки отказывается принимать договоры или первичные учетные документы в целях налогообложения, доначисляет налоги и применяет штрафные санкции. Такая ситуация также может стать предметом судебного разбирательства: ФНС будет доказывать, что сведения, содержащиеся в документах налогоплательщика, неполные, недостоверные и(или) противоречивые. И компании в данном случае лучше сосредоточиться на обеспечении доказательств, которые подтвердят саму реальность совершенных хозяйственных операций.

Судебная практика в данном вопросе неоднозначна: имеются как положительные для налогоплательщика судебные акты, так и отрицательные, и касаются они в основном вопросов применения вычета по НДС 18% и по налогу на прибыль, поэтому использовать ее как аргумент не всегда возможно. «Упрощенцам» необходимо для защиты своих интересов пользоваться всеми предоставленными им налоговым и процессуальным законодательством правами, в т. ч. предусмотренными ст. 95 НК РФ.

ВАЖНО В РАБОТЕ

 Если контрагент оспаривает свою подпись по тексту договора в судебном порядке, то речь идет о незаключенном договоре, а не о недействительном.

Обратите внимание: суд будет выносить решение на основании всей совокупности доказательств, которые имеются в материалах дела. Это означает, что не только утверждения и доказательства в отношении подписей, выполненных по тексту документов, исследуются судом, но и другие факты, утверждения, аргументы и доказательства (например, налоговый орган может доказать, что у контрагента отсутствовали условия для ведения хозяйственной деятельности).

Судебная практика использует понятие «неустановленное лицо» даже в тех случаях, когда истец и(или) ответчик прямо указывают на лицо, которое выполнило спорную подпись. Самым достоверным доказательством в подобных случаях является заключение эксперта (экспертизы), если оно содержит в себе однозначный вывод относительно поставленных судом вопросов. До назначения судебно-почерковедческой экспертизы в рамках рассматриваемого иска можно провести почерковедческую экспертизу по собственной инициативе.

Неуполномоченным лицом является лицо, не имевшее на момент заключения сделки полномочий на заключение этой сделки. Так что заключение им сделки имеет те же правовые последствия, что и заключение сделки неуполномоченным лицом, поскольку последующее одобрение сделки создает для одобрившего ее лица все правовые последствия. Такое разъяснение дано в определении ВС РФ от 04.06.2013 № 44-КГ13-1. Данный судебный акт интересен тем, что содержит достаточно подробное описание фактических обстоятельств дела и выводов ВС РФ, изучение которых может помочь составить свою позицию (в то же время следует учитывать, что в этом деле имеются доказательства последующего одобрения сделки). Арбитражные суды придерживаются схожей позиции.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Отсутствие в договоре подписи уполномоченного лица не позволяет с достоверностью установить, что полученный бланк договора выражает волю другой стороны заключить договор.

Оформление полномочий

Известно, что каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 ФЗ о БУ). При оформлении первичного учетного документа его обязательными реквизитами, в том числе, являются:

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Полномочия на совершение юридически значимых действий, включая подписание различных документов, закрепляются, как правило, в доверенности. Однако полномочия на подписание документов могут быть отражены и в договоре ГПХ, в приказе, должностной инструкции, трудовом договоре. Главное здесь, чтобы контрагент представил либо оригинал документа, либо надлежащим образом заверенную копию документа (с указанием даты, должности, Ф.И.О. заверяющего лица).

ВАЖНО В РАБОТЕ

В ходе судебного разбирательства ответчику будет недостаточно заявить, что подпись принадлежит другому лицу. В таком случае необходимо представить суду заявление о фальсификации доказательства в письменной форме со всеми вытекающими последствиями, включая уголовно-правовую ответственность.

Последующее одобрение договора, заключенного неуполномоченным лицом

В соответствии с п.п. 1, 2 ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Под последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься: письменное или устное одобрение независимо от того, адресовано ли оно непосредственно контрагенту по сделке; признание представляемым претензии контрагента; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке); заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой; просьба об отсрочке или рассрочке исполнения; акцепт инкассового поручения (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57).

Однако в информационном письме содержится только примерный перечень вариантов прямого последующего одобрения, а законодательством они не предусмотрены вовсе. Поэтому субъекты гражданских правоотношений вправе использовать любые формы одобрения. Главное, чтобы эти действия или документы очевидно свидетельствовали о согласии представляемого на сделку и давали основание полагать, что им одобряется именно данный договор.

ЕРВОИСТОЧНИК

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Часть 1 ст. 184 ГК РФ.

При оценке судами обстоятельств, свидетельствующих об одобрении представляемым – юридическим лицом соответствующей сделки, необходимо принимать во внимание, что независимо от формы одобрения оно должно исходить от органа или лица, уполномоченных в силу закона, учредительных документов или договора заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.

Решение вопроса о том, должны ли конкретные представленные сторонами документы рассматриваться как свидетельство последующего одобрения совершенной сделки, может принять только суд исходя из конкретных обстоятельств дела, на основании полного и всестороннего исследования имеющихся в деле доказательств (ч. 3 ст. 9, ст. 71 АПК РФ).

До того, как представляемый одобрил сделку, другая ее сторона вправе отказаться от такой сделки в одностороннем порядке, заявив об этом совершившему сделку лицу или представляемому. Это правило не применяется, если другая сторона при совершении сделки знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении (п. 1 ст. 183 ГК РФ в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ, вступившего в силу с 01.09.2013).

ВАЖНО В РАБОТЕ

 По общему правилу сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами, общего требования о скреплении такого документа печатью закон не устанавливает.

Если представляемый откажется одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступит в разумный срок, другая сторона сделки вправе будет по своему выбору:

• потребовать исполнения сделки от неуправомоченного лица, которое ее совершило;
• отказаться от сделки в одностороннем порядке и потребовать от неуправомоченного лица возмещения убытков.

Убытки не подлежат возмещению, если при совершении сделки другая сторона знала или должна была знать об отсутствии у лица, совершившего сделку, полномочий на ее совершение либо о превышении таких полномочий (п. 3 ст. 183 ГК РФ в редакции Закона № 100-ФЗ).

Как удостовериться, что подпись выполнена полномочным лицом?

Идеальный вариант – документ подписан в присутствии нескольких человек, подписант документально подтвердил свои полномочия и находится в нормальном состоянии, документ подписывается не «на ладошке», а на ровной поверхности (стол) и в удобной позе, либо руководитель знает подписанта лично и имеет возможность сличить эту подпись с другими его подписями.

Однако такое случается нечасто. Напротив, зачастую возникает необходимость проверить полномочия лица, подписавшего документ. Если компания и ее контрагент находятся в одном городе (или регионе), то после проведения обычных мероприятий, включающих в себя получение и изучение обязательного перечня документов, можно отправиться в офис контрагента с целью увидеть любой документ. Такие документы обычно открыто лежат на столах у секретарей, бухгалтеров, снабженцев или располагаются на информационных стендах (приказы, инструкции, положения и т. п.).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Скрепление печатью документов, подтверждающих совершение сделки (в том числе заключение, исполнение договора), обязательно только в случаях, предусмотренных правовыми актами или соглашением сторон.

Если контрагент находится, к примеру, на Камчатке, можно либо доверить проверку контрагента местному специалисту, либо увеличить объем переписки. Своим работникам можно выдать заполненный образец оформления документов первичного учета (например, путевого листа, товарной накладной, транспортной накладной и т. п.) для сличения с документами контрагента.

Рекомендуется также исключить из практики ситуацию, когда документы на подпись контрагенту доставляет не куратор договора (т. е. работник, который может не знать контрагента визуально). В ином случае подпись может поставить кто угодно, но не сам подписант. Например, человек сидит за столом в кабинете, табличка на двери которого извещает, что помещение принадлежит заместителю директора, на самом деле за столом сидит начальник ОМТО. Он поставил свою подпись на документе. В дальнейшем контрагент может использовать этот факт для оспаривания иска.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Статья 183 ГК РФ в редакции, действовавшей до вступления в силу Закона № 100-ФЗ, не предусматривала право другой стороны сделки, совершенной неуправомоченным лицом, в соответствующих случаях отказатьсяот такой сделки, а также потребовать от неуправомоченного лица возмещения убытков.

Возражение против оспаривания достоверности договоров или первичной учетной документации – это всегда существенные затраты, иногда превышающие сумму самой сделки. Необходимо не только ввести контроль соблюдения правильности оформления документов, но и фактически исполнять его.

• Назад
• Вперёд