Отсутствие авансового отчета

Организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся на УСН, иногда ошибочно считают, что им не нужны «лишние бумажки», и поэтому не утруждают себя оформлением авансового отчета. А ведь этот документ необходим работодателю. И его отсутствие – основание для начисления страховых взносов.

Деньги выдаются сотрудникам на определенные цели (например, на приобретение товарно-материальных ценностей, командировку, расчеты с контрагентами и т. д.), а значит, необходимо проконтролировать, как были израсходованы выданные деньги и именно ли в этих целях.

Алгоритм выдачи денежных средств в подотчет прописан в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

• Следует издать приказ с перечнем сотрудников, которым будут выдавать денежные средства
  в подотчет, и локальное (внутреннее) положение о командировках.
• Со всеми сотрудниками, которым организация планирует выдавать деньги в подотчет, следует заключить договоры о полной материальной ответственности.
• Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления
  в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у руководства.
• Перед выдачей денежных средств необходимо проверить, нет ли задолженности по подотчетным суммам у данного сотрудника, так как при наличии задолженности по счету 71
  («Расчеты с подотчетными лицами») выдавать очередную сумму в подотчет нельзя.
• Сдать авансовый отчет в бухгалтерию подотчетное лицо должно в течение трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении, или с момента выхода на работу после возвращения
  из командировки.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Авансовый отчет – это документ, подтверждающий расходование полученного работником аванса. Соответственно лица, получившие в установленном порядке под отчет денежные средства для последующего расходования их в интересах выдавшей их организации, являются подотчетными лицами. Они обязаны отчитаться за полученные денежные средства путем представления авансового отчета с подтверждающими расходы документами.

То есть если водитель берет деньги на заправку ГСМ 1-го числа месяца и указывает в заявлении, что берет эти деньги на 10 дней, то не позднее 13-го числа он должен отчитаться за деньги, и он не имеет права получить следующие деньги, пока не отчитается за полученные 1-го числа. А вот проверять авансовый отчет, готовить его к утверждению, а также производить по нему окончательные расчеты (возмещение перерасхода, если подотчетник потратил больше, чем получил) нужно в срок, установленный руководством, для чего этот срок лучше всего оговорить в учетной политике. С этого года отменены командировочные удостоверения, а также журналы учета выбытия и прибытия командировочных. Согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 теперь требуется только приказ руководства о направлении сотрудника в командировку. Фактическое количество дней, проведенных в командировке, определяется по предъявленным по возвращении проездным документам или на основании служебной записки, если поездка в командировку осуществлялась на служебном, личном или арендованном транспортном средстве. При этом следует приложить документы, подтверждающие использование данного транспортного средства, как то: путевой лист, чеки на ГСМ, маршрутный лист, квитанции об оплате проживания по пути следования и другие документы, которые могут подтвердить нахождение сотрудника в командировке.

При этом к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных денег. В случае их отсутствия или неправильного оформления заявленные по отчету суммы будут признаны доходом работника и соответственно должны быть включены в налогооблагаемую базу по НДФЛ, что подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля поступления (зачисления) средств и их использования.

- Письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

Последствия пропуска сроков представления авансового отчета

Срок для сдачи авансового отчета установлен в три дня с окончания срока, на который были выданы денежные средства. Если у подотчетного лица остались неизрасходованные денежные средства, то данное лицо обязано в этот же срок сдать остаток денег в кассу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не сдаст в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие его расходы документы или не вернет полученные денежные средства, то у работодателя есть один месяц для принятия решения, что делать с получившейся дебиторской задолженностью. В соответствии со ст. 137 ТК РФ у работодателя есть право на удержание данной задолженности из заработной платы, и это право работодатель как раз и должен реализовать в течение месяца со дня окончания срока для сдачи авансового отчета. То есть работодатель должен взять письменное объяснение, почему работник не сдал авансовый отчет и не возвращает полученную сумму, а также получить его согласие на удержание задолженности из заработной платы. На основании данных объяснений и согласия работодатель издает приказ на удержание, учитывая положения ст.ст. 241 и 248 ТК РФ, – работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб в пределах своего среднемесячного заработка. Если же работник отказывается от добровольного возмещения ущерба или размер ущерба превышает размер среднемесячного заработка виновного, а также если работодатель пропустил месячный срок для принятия решения, то работодатель, согласно ст. 248 ТК РФ, имеет право обратиться в суд для возмещения ущерба.

Если же работодатель не предпринимает никаких шагов для погашения дебиторской задолженности или не следит за сроками сдачи авансовых отчетов, то данные суммы будут облагаться налогами, а какими и как, мы сейчас рассмотрим.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

НДФЛ

Для начала рассмотрим, облагаются ли данные суммы НДФЛ. Дело в том, что данным налогом согласно ст. 41 НК РФ облагается не только заработная плата работников, но и другие экономические выгоды как в денежном, так и в материальном виде. Поэтому надо разобраться, являются ли суммы, полученные в подотчет и ставшие дебиторской задолженностью, экономической выгодой работника.

В ст. 212 НК РФ данные суммы не указаны в качестве материальной выгоды, и данные суммы не являются заемными средствами согласно ст.ст. 807 и 808 ГК РФ, так как договор займа работодатель и работник не заключали. Но налоговые органы и Минфин России считают, что если работник не отчитался за подотчетные суммы, или представил недостоверные документы, или не вернул денежные средства, взятые под отчет, то у него возникает денежный доход, который облагается НДФЛ. Данная позиция контролирующих органов неоднократно подтверждалась, например, письмами Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 и ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263. Минфин России и налоговики считают, что если организация не предпринимает мер к взысканию дебиторской задолженности со своего работника в связи с окончанием срока исковой давности, его увольнением или вследствие принятия руководством решения о прощении долга этому работнику, то у этого работника возникает доход в размере дебиторской задолженности, и организация обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этой суммы. То есть пока данная задолженность реальна к взысканию, дохода, облагаемого НДФЛ, нет. Суды в основном поддерживают в этом вопросе контролирующие органы (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Если работник уже уволился и у работодателя нет возможности удержать НДФЛ, то организация обязана на основании п. 5 ст. 226 НК РФ в течение месяца с момента признания данной задолженности доходом бывшего работника письменно известить налоговые органы о том, что организация не смогла удержать НДФЛ с указанием физического лица, получившего доход, и суммы его задолженности.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет с указанием израсходованных в связи с командировкой сумм, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны быть приложены документы об осуществленных расходах.

Основание для начисления страховых взносов

Но, помимо НДФЛ, доходы работников облагаются еще и страховыми взносами. Соответственно, если за работником есть дебиторская задолженность по полученным подотчетным суммам, то она облагается и страховыми взносами. Именно такой позиции придерживается Минтруд РФ в письме от 12.12.2014 № 17-3/В-609. Чиновники, основываясь на Указаниях ЦБ № 3210-У, ст. 137 ТК РФ, а также на Федеральном законе от 24.07.2009 № 212-ФЗ, прописывают схему действия бухгалтера при условии задержки сдачи авансового отчета. Предположим:

• бухгалтер выдал денежные средства в подотчет работнику на основании его письменного заявления, где тот указал, что берет деньги в подотчет до 28.09.2015;
• не получив отчет до 30.09.2015 (трехдневный срок с 28.09.2015), бухгалтер сообщает об этом руководству;
• работодатель до 30.10.2015 (месячный срок с даты, когда должен быть сдан авансовый отчет) должен принять решение и издать приказ об удержании из заработной платы дебиторской задолженности работника. Если работодатель произвел удержание данной суммы из заработной платы,
  то налогооблагаемой базы по страховым выплатам не возникает. Если же работодатель не удержал задолженность с работника, то сумма задолженности облагается страховыми взносами, и сумма взносов должна быть перечислена на счета соответствующих фондов не позднее 15.11.2015. Если организация не произвела начисления и перечисления взносов, то при проверке она будет вынуждена заплатить штраф и пени;
• если работник все же представит авансовый отчет 10.11.2015 со всеми подтверждающими документами, то бухгалтер имеет право сделать перерасчет по страховым взносам и учесть переплату по взносам по сроку 15.12.2015.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если работник не отчитался в установленный срок по полученным авансам, нарушив порядок ведения кассовых операций, административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ не наступает, поскольку такой состав правонарушения действующим КоАП РФ не предусмотрен.

Это действия бухгалтера по одному не вовремя сданному отчету. А если представить, что таких несданных отчетов по организации десять? Или даже больше? При этом сроки по ним разные. В таком случае либо бухгалтер будет занят постоянными расчетами и перерасчетами страховых взносов, либо организация будет оплачивать штрафы за несвоевременное начисление страховых взносов и пени за несвоевременную их уплату.

Также проверяющие из фондов будут обращать внимание на правильность и достоверность принятых к учету авансовых отчетов, так как неправильно оформленный или без оправдательных документов авансовый отчет тоже подлежит обложению страховыми взносами, о чем говорилось в письме Минтруда РФ от 07.10.2013 № 17-4/1647.

Судебные инстанции поддерживают позицию Минтруда РФ (см., например, постановление АС ЗСО от 30.09.2014 № А27-16522/2013 и постановление ФАС ДВО от 08.04.2014 № Ф03-675/2014). Суды отмечали, что даже если организация освобождена от ведения бухгалтерского учета, то это не значит, что она освобождена от сбора первичных документов, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством.

ПОЗИЦИЯ МИНТРУДА

Если работник, получивший аванс, в установленный срок не представил авансовый отчет, а организация в свою очередь не удержала из зарплаты сумму полученного аванса, то вся сумма этого аванса облагается страховыми взносами в общем порядке.

- Письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609.

Документальное оформление

Порядок проведения расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и порядок оформления документов можно представить в таблице:

№ п/п	Действие	Документ	Ответственный	Отражение в учете
1	Определить круг лиц, получающих денежные средства в подотчет, способ получения денежных средств и срок, на который выдаются эти средства	Приказ	Руководитель	Приложение к учетной политике
2	Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у бухгалтера и руководства	Заявление	Сотрудник, получающий денежные средства в подотчет	Заявление прикладывается к расходно-кассовому ордеру (РКО)
3	Кассир на основании подписанного руководством заявления по РКО выдает сотруднику заявленные денежные средства. Если в организации принято решение о перечислении подотчетных денежных средств на карточку, то бухгалтер перечисляет данную сумму на карточку	РКО – в случае выдачи наличных денежных средств или платежное поручение – в случае перечисления на карточку	Кассир, бухгалтер	Дебет 71 Кредит 50 (51) 25 000,00 руб.
4	Представление авансового отчета с приложенными к нему документами. Следует учесть, что кассовые чеки через 2–3 месяца становятся нечитаемыми и контролирующие органы могут исключить данные чеки из подтверждения расходов, но можно при составлении авансового отчета снять ксерокопии с этих чеков и приложить ксерокопии вместе  с оригиналами документов к авансовому отчету. Суммы, указанные сотрудником в авансовом отчете, должны соответствовать суммам в приложенных документах	Авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками, квитанциями к приходному кассовому ордеру, бланками строгой отчетности; в случае расчетов банковской картой – оригиналы слипов, квитанции из банкоматов или терминалов	Сотрудник, получающий денежные средства в подотчет
5	Бухгалтерия принимает авансовый отчет, отдает расписку (она есть в форме АО-1), проверяет авансовый отчет и после его утверждения делает записи в учете	Авансовый отчет	Бухгалтер	Оплата поставщику: Дебет 60 Кредит 71 24 000,00 руб.; приобретение ТМЦ Дебет 10 Кредит 71; командировочные расходы Дебет 20 (44) Кредит 71
6	Сотрудник возвращает в кассу оставшиеся денежные средства	Приходный кассовый ордер (ПКО)	Кассир	Дебет 50 Кредит 71 1000,00 руб.
7	В случае перерасхода организация возмещает данный перерасход	РКО	Кассир	Дебет 71 Кредит 50 (51) 1000,00 руб.
8	В случае невозврата денежных средств в кассу по организации издается приказ об удержании из заработной платы дебиторской задолженности			Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям/ Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 71 1000,00 руб. Дебет 70 Кредит 73/2 1000,00 руб.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Хотя «упрощенцы», выбравшие объект налогообложения «доходы», и не учитывают расходы, они обязаны в общем порядке оформлять подотчетные суммы, в том числе оформлять авансовые отчеты по установленным правилам.

- Письмо от 30.10.2013 № 03-11-11/46198.

  

В качестве бланка авансового отчета можно использовать и типографские бланки АО-1, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и распечатывать из бухгалтерских программ (там же можно заполнить и распечатать уже заполненную форму АО-1), а можно разработать свой собственный бланк, утвердив его в учетной политике.

Скачать: Форма авансового отчета

Итак, чтобы не платить штрафы и пени по НДФЛ и страховым взносам за отсутствие авансового отчета, руководство организации должно знать и осознавать, какие последствия ждут организацию или ИП в случае несоблюдения требований законодательства. И уже с помощью руководства следует ужесточить контроль соблюдения сроков сдачи авансовых отчетов, дабы не тратить драгоценное время бухгалтера на расчеты и пересчеты страховых взносов за несоблюдение этих сроков. И не стоит забывать, что нахождение организации или ИП на УСН с объектом налогообложения «доходы» не освобождает их от обязанности оформления авансовых отчетов (письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198).

• Назад
• Вперёд