Поделиться статьёй:
Орешкина М. А.,
экономист
1-й категории
Путевой лист легкового автомобиля:
бланк в 2017 году
Путевой лист – это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Является обязательным первичным документом, необходимым для подтверждения расходов по горюче-смазочным материалам.
С 2017 года были внесены изменения в реквизиты путевого листа.
Возможно использовать как форму путевого листа, которая разработана постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, так и разработать собственную форму.
Порядок заполнения путевых листов утвержден приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Сведения о водителе включают:
1) фамилию, имя, отчество водителя;
2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
С 2017 года были внесены поправки в реквизиты путевого листа.
Что изменилось:
1) в путевом листе нужно отражать дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
2) в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
Поправки начали действовать с 26 февраля 2017 года.
Но можно и добавить реквизиты, так, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов грузовым автотранспортом.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Кто и когда должен применять путевые листы?
Для чего нужны путевые листы?
Они нужны прежде всего, чтобы подтвердить ваши расходы.
Но если вы предприниматель, который применяет упрощенную систему налогообложения и уплачивает 6% с доходов, то такой предприниматель:
- не должен вести бухгалтерский учет;
- может не оформлять путевые листы.
Путевые листы оформляются организацией – владельцем автотранспорта в одном экземпляре и остаются у нее.
При этом проблемы подтверждения расходов могут возникнуть у компании, которая заказывает услуги у предпринимателя, поскольку налоговые органы проводят встречные проверки и по результатам встречной проверки расходы на транспортные услуги и ГСМ могут быть признаны необоснованными. Эти риски сокращаются, если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения. Право учитывать в расходах ГСМ при аренде транспортных средств предусмотрено пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Итак, обязанность по оформлению путевых листов возникает:
- если вы являетесь владельцем автотранспортного средства;
- если вы ведете бухгалтерский учет;
- если вы имеете водителей в штате или заключили с ними гражданско-правовой договор.
Когда же путевой лист обязателен?
Если речь идет о транспортной компании, такое предприятие должно оформлять путевые листы ежедневно.
Если речь идет об обычном предприятии, в котором имеется всего лишь несколько автотранспортных средств, то не нужно оформлять путевые листы каждый день. Достаточно оформить путевой лист один раз в месяц. Например, это удобно, если руководство компании направляет сотрудника в несколько городов с товарами или для приобретения материалов, поскольку это удобнее с логистической точки зрения.
Путевой лист отдельно оформляется:
- на грузовой автомобиль;
- на легковой автомобиль.
Приведем фрагмент путевого листа, заполняемого на грузовой автомобиль:
| ЗАДАНИЕ ВОДИТЕЛЮ | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| в чье распоряжение (наименование и адрес заказчика) | время прибытия, ч, мин. | адрес пункта | наименование груза | количество ездок | расстояние, км | перевезти тонн | |
| погрузки | разгрузки | ||||||
| 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 |
| КФХ «Рябушка», Московская обл., Сергиево-Посадский р-н, пос. Залесье, ул. Утренняя, вл. 2 | 8:10 | Московская обл., Сергиево- Посадский р-н, пос. Залесье | г. Москва, ул. Северодвинская, 25 | 1. Яйцо куриное 2. Яйцо перепелиное | 1 | 60 | 1,62 |
| - | - | - | - | - | - | - | - |
| - | - | - | - | - | - | - | - |
| - | - | - | - | - | - | - | - |
| - | - | - | - | - | - | - | - |
| Итого | 1 | 60 | 1,62 | ||||
Путевой лист может быть оформлен:
- на одного водителя;
- на нескольких водителей.
Приведем пример оформления фрагмента путевого листа на нескольких водителей:
| Номер по порядку | Код заказчика | Место | Время | Пройдено, км | Подпись лица, пользовавшегося автомобилем | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| отправления | назначения | выезда | возвращения | ||||||
| ч | мин. | ч | мин. | ||||||
| 1 | 001 | г. Москва, Ленинский пр., д. 45 | г. Москва, ул. Артамонова, д. 5, корп. 2 | 9 | 00 | 9 | 05 | 23 | Матросов А. К. |
| 2 | 015 | г. Москва, Ленинский пр., д. 113, корп. 5 | г. Москва, ул. Гримау (офис) | 9 | 05 | 9 | 45 | 9,7 | Борзов А. С. |
| 3 | 012 | г. Москва, Ленинский пр., д. 113, корп. 5 | г. Москва, Комсомольский пр., д. 8а (банк 1) | 10 | 00 | 10 | 50 | 32 | Матросов А. К. |
Что важно при заполнении путевого листа на нескольких водителей?
Во-первых, важно рассчитать маршрут, ведь достаточно неэкономно будет, если водитель будет приезжать опять в офис и расходовать достаточно много бензина и времени.
Во-вторых, важно рассчитать километраж, заполнить время выезда и возвращения.
Если путевые листы заполняются централизованно, то целесообразно заполнять один лист на все задания.
Если в компании много структурных подразделений, а все водители прикреплены к разным подразделениям, то целесообразно поручить оформление листов водителям и вменить оформление листов в их должностные обязанности.
Вместе с тем, часто в компании бывает один автомобиль, принадлежащий директору.
Маршрут следования в путевом листе, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования автомобиля.
- Письмо от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
Нужно ли применять путевые листы, если в компании нет водителей?
Если в компании есть только директор, который водит автомобиль компании, то исключения для него не делается. В этом случае он должен также оформлять путевой лист. Кроме того, компания должна заключить договоры с организациями, осуществляющими предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр, а также технический осмотр.
Кто будет нести ответственность за отсутствие путевых листов, ведь понятно, что многие руководители не оформляют или забывают про путевые листы? В этом случае ответственность будет нести также руководитель компании.
Если водитель работает по гражданско-правовому договору или привлекается для осуществления определенных услуг, то в этом случае также не делается исключение в части заполнения путевого листа. Указания по заполнению путевого листа утвержденной формы (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78) не запрещают оформлять его, если водитель состоит не в трудовых отношениях с организацией, а в гражданско-правовых. Так, путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на содержание служебного автомобиля в путевом листе целесообразно указывать маршрут следования автомобиля с указанием адреса и наименования организации (учреждения). Отсутствие в путевом листе данных о маршруте движения служебного автомобиля может привести к претензиям со стороны налоговых органов.
Пример 1.
Водитель согласно путевым листам осуществляет рейсы в течение 5 часов в день, но иногда тратит 9–10 часов в день, а в табеле учета рабочего времени работодатель отмечает рабочее время 8 часов. Таким образом, образуется нестыковка.
На самом деле при возникновении таких нестыковок важно, что работник может не находиться в рейсе все 8 часов. Но при этом переработки водителей должны четко учитываться. В п. 7 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного приказом Минтранса России от 20.08.2004 № 15 (далее – Положение), указано, что нормальная продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого водителя четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Если водители перерабатывают, но такие переработки не учитываются в табеле учета рабочего времени, это является нарушением, за которое предусмотрены штрафные санкции на основании ст. 5.27 КоАП РФ. Данный вывод подтверждается и судебной практикой. Расхождение сведений о фактически отработанном времени, указанных в табеле учета рабочего времени и путевом листе, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о труде по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (постановление Верховного суда РФ от 31.07.2009 № 18-АД09-8).
Совет: сверяйте время, учитываемое в путевых листах, и время, учитываемое в табеле учета рабочего времени.
Пример 2.
Водитель неточно указывает маршруты следования. Такая ситуация является достаточно распространенной, когда в течение рабочего времени водитель заполняет путевой лист не сразу, а через какое-то время, и делает ошибки в адресе или километраже.
Путевой лист легкового автомобиля оформляется на каждый легковой автомобиль, используемый юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем для перевозок пассажиров и багажа (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).
Указание маршрута следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Однако следует обратить внимание, что, по мнению контролирующих органов, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях. Данный вывод содержится в официальных разъяснениях, например в письме Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
Совет: возложите обязанность по заполнению путевых листов на водителя, а также проверяйте правильность заполнения путевых листов, поскольку адреса компаний-контрагентов и данные в путевых листах часто различаются. А подобная ошибка может привести к тому, что налоговый орган не признает расходы по ГСМ.
Реквизит «маршрут движения транспортного средства» не является обязательным реквизитом путевого листа. Однако отсутствие информации о конкретном месте следования транспортного средства не позволяет судить о факте его использования в служебных целях и может стать поводом для возникновения претензий со стороны контролирующих органов.
Пример 3.
Водитель или директор, использующий автомобиль, заполняет путевые листы, но при этом не берет чеки на заправке и не представляет их в бухгалтерию.
В этом случае заполнения одного путевого листа недостаточно для того, чтобы подтвердить расходы по горюче-смазочным материалам. Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки горюче-смазочных материалов обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет.
К рискам также можно отнести риск необходимости дополнительного обложения сумм, выданных водителю или директору для заправки автомобиля, за которые он не отчитался. У директора может возникнуть доход для целей НДФЛ только в том случае, если им получены подотчетные денежные средства, которые он не вернул и по которым не отчитался.
Совет: для того чтобы отчетность соответствовала действительности, необходимо собирать кассовые чеки с заправочных станций. Другим вариантом является заключение договора с сетью АЗС и подтверждение расходования средств путем подписания акта приемки-передачи.
Пример 4.
Во многих маленьких компаниях нет медицинских работников, это и понятно, если в компании один автомобиль и один водитель. Ведь нерационально держать в штате еще и медработника.
Отсутствие в путевом листе отметки медработника о предрейсовом осмотре не может влиять на информацию о пробеге автомобиля и списании топлива для подтверждения производственного характера расходов. Так, например, ФАС Северо-Кавказского округа в своем постановлении от 31.08.2011 № А53-26379/2010, признавая позицию налогоплательщика правомерной, исходил из того, что общество представило в суд путевые листы, заполненные в части обязательных реквизитов, которые подтверждают факт расходования ГСМ при использовании автомобиля в производственной деятельности.
Но понятно, что отсутствие такой отметки может вызвать споры с налоговым органом и трудовые споры в ситуации, когда произошел несчастный случай.
Для того чтобы снизить риски, дадим совет: заключите договор со специализированной медицинской организацией, которая будет осуществлять медицинские осмотры.
Органы финансового контроля при выявлении фактов списания ГСМ на основании путевых листов без указания в них сведений о маршруте следования автомобиля правомерно признают расходы необоснованными и, как следствие, квалифицируют расходы в качестве нецелевых.
- Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2016 № 07АП-12336/15.
Пример 5.
Для того чтобы не тратить время на заполнение путевого листа, водитель указывает в графах «место отправления» и «место назначения» только населенный пункт.
С одной стороны, такое указание не говорит о том, что водитель не ездил в данный населенный пункт, но, с другой стороны, понятно, что такое указание не является точным, особенно если говорить о больших городах, таких как Москва или Санкт-Петербург. В этой связи могут возникнуть споры с проверяющими органами. ВАС РФ в Определении от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 указал, что организация обязана в своих путевых листах указывать информацию о конкретном месте следования автомобиля, что позволяет обосновать понесенные затраты на ГСМ.
Совет: заполняйте максимально подробно информацию о маршрутах следования автомобилей. Следует корректно оформлять путевой лист. В случае если информация о маршруте не помещается в отведенных графах, можно использовать приложение на отдельном листе и заполнять необходимую информацию о маршрутах с указанием реквизитов самого путевого листа.
Пример 6.
В штате организации имеется медицинский работник, но он не заполняет информацию в путевых листах.
На самом деле, если следовать буквальным требованиям по заполнению путевого листа, то медицинский работник должен поставить отметку о медицинском осмотре.
По результатам медицинского осмотра медицинский работник может вынести заключение об отсутствии признаков воздействия вредных и(или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения (пп. 2 п. 12 Порядка).
Пунктами 16 и 17 Порядка предусмотрено, что в случае вынесения такого заключения медицинский работник, проводивший медосмотр, на путевых листах ставит штамп «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медицинский осмотр», а также свою подпись.
Совет: установите внутренний порядок подписания путевых листов медицинским работником.
Организации, эксплуатирующей автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов, без путевого листа не обойтись в силу норм законодательства о безопасности дорожного движения и положений транспортного права.
Пример 7.
Генеральный директор поехал в командировку в другой город на своем автомобиле.
В этом случае не нужно оформлять путевой лист, ведь автомобиль не принадлежит компании.
В настоящее время законодательством в области оказания транспортных услуг не предусмотрено оформление путевых листов при использовании для служебных поездок личных автомобилей работников (постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694), соответственно, у работодателя не возникает безусловной обязанности по оформлению в таких случаях путевых листов.
Совет: при использовании собственного автомобиля заполнять путевой лист не нужно.
В заключение необходимо отметить, что, конечно, многие компании считают путевые листы «пережитком прошлого», однако обязанность по их оформлению существует и пока не отменена, следовательно, не нужно пренебрегать данной обязанностью.