Как подтвердить командировку?

Как вы уже знаете, служебное задание и командировочное удостоверение были отменены. Соответственно, теперь при направлении сотрудника в командировку указанные документы не оформляются. Однако обновленный порядок породил множество вопросов.

Итак, из новой редакции Положения о командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в ред. от 29.12.2014) исключена обязанность составлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке (п.п. 7, 19, 26 Положения о командировках изложены в новой редакции без ссылок на указанный документ). Следовательно, теперь отсутствие указанных документов при направлении работников в служебную командировку не является нарушением порядка ее оформления.

 ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в командировку и порядок ее документального оформления установлены Положением о командировках (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Однако ни один нормативный документ не содержит запрета на составление указанных документов. Более того, работодатель может в пределах своей компетенции принимать локальные акты, регулирующие трудовые отношения и правила документооборота, в том числе установить перечень необходимых документов при направлении своих сотрудников в служебные командировки (ст. 8 ТК РФ). Также работодатели вправе установить порядок направления работников в командировки и порядок отчетности прибывших из мест командирования.

Таким образом, учитывая, что на сегодняшний день отсутствует обязанность по оформлению командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе в командировке, работодатели вправе принять локальный акт на основе ранее действующих положений и по-прежнему использовать указанные документы в своей хозяйственной деятельности.

Форма таких локальных документов законодательством не определена. Следовательно, работодатель может закрепить это в форме любого документа (положение, приказ, распоряжение) в соответствии с правилами документооборота, установленного в организации.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Ссылку в приказе на служебное задание теперь делать не обязательно.

Подтверждение срока командировки

Как получается, теперь основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, является приказ о направлении работника в командировку. Несколько лет назад ведомства указывали, что для подтверждения командировочных расходов составлять такой приказ не обязательно (письма Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@). В других разъяснениях чиновники приходили к выводу, что документ все-таки нужен (письма Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 и от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 16-15/125486 и от 11.08.2009 № 16-15/082607.2).

Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Как видно из текста указанного пункта, законодатели подразумевают два способа подтверждения сроков командировки:

1) подтверждение срока командировки проездными документами;

2) подтверждение срока командировки служебной запиской при использовании личного транспорта.

Однако п. 7 Положения о командировках не описывает иные возможные способы проезда к месту командирования, например, служебный транспорт работодателя или служебный транспорт организации, принимающей командированного сотрудника.

Поскольку такие ситуации Положением о командировках не урегулированы, полагаем, что возможны иные способы подтверждения срока командировки с использованием подтверждающих документов (чеки, квитанции, БСО, служебные записки и т. д.).

 

Приказ о направлении работника в командировку, чтобы у организации не возникло проблем с учетом командировочных расходов, тоже лучше изменить. В частности, если работник едет в командировку на личном или служебном транспорте, это фиксируется в приказе. Для этого целесообразно дополнить приказ (распоряжение) разделом «Дополнительные сведения о командировке».

По возвращении из командировки работнику необходимо заполнить служебную записку о результатах выполнения служебного задания. Типовая форма служебной записки не установлена, поэтому ее составляют произвольно. В ней целесообразно указать даты отъезда и возврата к постоянному месту работы, хотя в Положении о командировках говорится об отражении в записке лишь фактического срока пребывания в месте назначения. Полагаем, что указание именно дат отъезда и возвращения работника поможет избежать споров по расчету общей суммы суточных и отражению ее в налоговом учете.

 ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

С 2013 года каждая организация разрабатывает и использует собственные формы «первички», удобные именно для нее.

Поскольку составление служебной записки является новшеством, требование о ее представлении целесообразно включить в приказ о командировке. К служебной записке работник прилагает документы, подтверждающие использование личного или корпоративного транспорта: путевой лист, кассовые и товарные чеки на приобретение ГСМ, квитанции на оплату парковки и проезда по платным дорогам, счета и т. п.

 

 

Как и прежде, в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки работник составляет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы во время поездки (п. 26 Положения о командировках). Удобнее хранить все документы по командировке вместе (например, к авансовому отчету подшивать и служебную записку с оправдательными документами, если ее составляли).

Если работник объехал несколько городов

До отмены командировочных удостоверений в каждом пункте, где побывал командированный сотрудник, он должен был сделать отметки о дате прибытия и выбытия. Теперь такие отметки делать не нужно. Из-за этого у организации могут возникнуть сложности с признанием расходов по командировкам, предусматривающим посещение нескольких городов.

Чтобы подтвердить расходы на переезды при таких командировках, можно оформить служебную записку с маршрутом командированного работника и датами пребывания в разных городах. Лучше, если эту записку составит и подпишет сам сотрудник, а руководитель ее завизирует.

Аналогично нужно поступить и в случае, если работник ездил в несколько мест на личном или корпоративном транспорте (то есть не имеет билетов, по которым можно установить даты). Иными словами, в служебной записке необходимо отразить информацию о маршруте передвижения (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

Ведение журнала учета работников, прибывших в организацию

Работодатели при направлении работников в служебные командировки обязаны вести учет как выбывающих в служебные командировки, так и работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Учет выбывающих и прибывших в командировки работников ведется в журналах учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журналы прибытия и выбытия) (п.п. 1, 3 Порядка, утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н).

В отличие от командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе в командировке, формы журналов прибытия и выбытия по-прежнему продолжают действовать.

Таким образом, ведение журнала прибытия, как и журнала выбытия, для учета командированных работников является обязательным для всех работодателей независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Графу «Дата и номер командировочного удостоверения» в журнале выбытия работников в командировке можно оставить незаполненной или поставить прочерк. А в графе «Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение» журнала прибытия указать наименование организации, направившей работника в командировку.

• Назад
• Вперёд