Поделиться статьёй:
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | КАДРОВЫЙ ОТВЕТ
Свистунова О. Н.,
практикующий юрист
Некоторые ошибки в больничных –
не повод для отказа в возмещении
Ошибки в больничных листах далеко не редкость. И по общему правилу возмещение пособия по листу нетрудоспособности, содержащему ошибки, не производится. Однако ФСС РФ для некоторых ошибок сделал исключение.
Основным документом, который удостоверяет факт того, что лицо являлось временно нетрудоспособным, и по которому будет выплачено пособие, является больничный лист. Лист нетрудоспособности оформляется на специальном бланке в медицинской организации в порядке и по форме, установленной Министерством здравоохранения и социального развития РФ. В случае если отделение Фонда социального страхования найдет в больничном ошибки, расходы компании по выплате пособия работнику не будут компенсированы. Поэтому специалисту, принимающему документ от работника, важно знать, какие ошибки в документе могут стать причиной отказа в выплате ФСС РФ причитающейся суммы. По существующему порядку медицинская организация, как правило, закрывает больничный лист работнику и выдает его в последний день нахождения лица на больничном. Работник по выходе на работу передает больничный лист бухгалтеру по начислению заработной платы либо работнику кадровой службы. Тот, в свою очередь, должен проверить правильность заполнения и оформления документа, обратив особое внимание на раздел, который заполняется медицинской организацией.
В этом разделе не должно быть никаких зачеркиваний и исправлений. На основании п. 56 приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности. Что касается раздела, который заполняется работодателем, то в нем запрета на исправления нет. Для исправления ошибок, допущенных при заполнении настоящего раздела, ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (для работодателя – физического лица печать проставляется при ее наличии). Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Порядок не устанавливает требований по единообразному заполнению листка нетрудоспособности тем или иным способом.
Комбинированное заполнение
Все записи должны быть выполнены на русском языке печатными заглавными буквами черными чернилами (гелевой, капиллярной или перьевой ручкой) либо с применением печатающих устройств. Записи не могут быть выполнены шариковой ручкой и не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей.
Несмотря на прямое указание о возможности заполнения больничного листа как рукописно, так и с применением компьютера, многие работодатели с целью избежания возможных рисков в компенсации расходов возвращали работникам больничные, оформленные различным способом. Точку в споре поставил ФСС РФ в письме от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П: «Комбинированное заполнение листка нетрудоспособности рукописно и с применением печатающего устройства не должно рассматриваться как нарушение порядка оформления листка нетрудоспособности, влекущее требование о переоформлении листка нетрудоспособности, отказ в выплате пособия и непринятие страховщиком к зачету средств на выплату пособия по временной нетрудоспособности, произведенных страхователем». Аналогичные разъяснения Фонд давал и ранее в письме от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.
Не будет нарушением и ситуация, когда работник принесет полностью заполненный на компьютере больничный лист, но с пустой графой, предназначенной для указания наименования организации-работодателя. Вы в полной мере можете вписать соответствующей ручкой свое наименование и передать больничный для возмещения в фонд соцстраха.
В случае если в листке нетрудоспособности медицинским учреждением неточно написано наименование организации, в территориальном органе ФСС РФ данная организация идентифицируется по регистрационному номеру, и такой листок нетрудоспособности может быть принят к оплате.
- Письмо Московского регионального отделения ФСС РФ от 26.03.2013 № 10-09/10/7103 «О листках нетрудоспособности».
Что касается цвета чернил, то это принципиальный момент. До того как ФСС не перешел на электронную обработку больничных, это не имело значения. Зато теперь это будет считаться ошибкой, что подтвердил и Верховный суд РФ в своем решении от 29.10.2013 № АКПИ13-726.
Поле «Печать медицинской организации»
Согласно Порядку печати медицинской организации, учреждения медико-социальной экспертизы могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности. Оттиск печати медицинской организации должен соответствовать названию, указанному в ее уставе. При оформлении листков нетрудоспособности в некоторых медицинских организациях (психиатрических, наркологических организациях, центрах по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями и др.) могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля организации.
В письме от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605 специалисты Фонда отметили, что Порядок содержит требования к оттиску печати медицинской организации только относительно названия организации. Однако еще в 2011 году руководителям медицинских организаций было рекомендовано привести печати организаций в соответствие с требованиями Порядка. В другом разъяснении (письмо от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956) чиновники подтвердили свое мнение, высказанное ранее, указав, что действующее законодательство, а также Порядок не устанавливают каких-либо требований к форме и тексту оттиска печати организации. Исключение составляют печати с воспроизведением Государственного герба РФ, форма, размеры и технические требования к которым утверждены постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 № 573-ст. Печать представляет собой одно из средств индивидуализации организации. Организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определить количество печатей и порядок их использования, в том числе в обособленных и структурных подразделениях организации. Оттиск печати медицинской организации может содержать слова «для больничных листов», «для листков нетрудоспособности».
Еще не ясно, как на сегодняшний день будут реагировать специалисты ФСС РФ на возможность не применять печать коммерческими медицинскими организациями. Ведь совсем недавно в Закон об ООО внесены изменения, согласно которым общество вправе иметь печать, а не обязано. Обязанность может быть предусмотрена иными федеральными законами, однако соответствующие акты на сегодняшний день не приняты.
Абзац 3 п. 56 Порядка не устанавливает каких-либо требований к печатям организаций. Медицинская организация самостоятельно разрабатывает печать, в том числе содержащую слова «для больничных листов» или «для листков нетрудоспособности».
- Решение Верховного суда РФ от 12.10.2011 № ГКПИ11-1586.
Границы ячеек
В случае если в листе нетрудоспособности, заполненном рукописно, все-таки обнаружились технические недочеты (например, заполнение полей бланка прописными буквами, попадание букв на границы ячеек, попадание печатей на информационное поле, проставление пробелов между инициалами врача и т. п.), но при этом все записи читабельны, это не может считаться основанием для работодателя требовать переоформления документа и отказывать в назначении и выплате пособий. Это было разъяснено письмом ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575. Кроме того, в этом письме было указано, что в случае возникновения у работодателя сомнений в правильности оформления листа нетрудоспособности необходимо обратиться с запросом в региональное отделение Фонда, а не принимать самостоятельные решения в виде направления работника в медицинскую организацию за дубликатом больничного листа.
Пример из судебной практики
В своем постановлении от 16.01.2015 № Ф04-13946/14 Арбитражный суд Западно-Сибирского округа удовлетворил требование о признании недействительными решений отделения Фонда социального страхования РФ в части непринятия к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взыскания пени и штрафа. Обстоятельства: Фонд не принял к зачету, в частности, произведенные страхователем расходы по листкам нетрудоспособности, не соответствующим установленным требованиям. Требование было удовлетворено, поскольку нарушение целевого использования выплаченных денежных средств не установлено, ошибки медицинских учреждений при заполнении листков нетрудоспособности незначительны.
Работодатель обязан выявить ошибки оформления листков нетрудоспособности и не выплачивать пособия до внесения в них исправлений.
Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10.10.2012 № А79-12804/2011 и Десятого арбитражного апелляционного суда от 28.05.2012 № 10АП-3257/12.
Графа «Должность врача»
Недопустимо указание в графе «Должность врача» просто слова «врач» или «леч. врач». Данная графа должна быть заполнена следующим образом: терапевт, педиатр, хирург, ЛОР. При этом сокращение: «аллергол», «стоматол», «офтальмол» и т. д. (если число букв в наименовании должности врача превышает 9 ячеек) считается допустимым, так как позволяет идентифицировать должность врача (п. 10 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
Рекомендуется при приеме больничного проверить правильность заполнения фамилии, имени и отчества работника, а также возраст работника, пол, причину нетрудоспособности.
Процедура выдачи дубликата при наличии ошибки в больничном, обнаруженной работодателем
Порядком выдачи листков нетрудоспособности предусмотрены всего два случая, когда медицинская организация обязана выдать физическому лицу дубликат больничного листа. Первый – когда в листе нетрудоспособности были обнаружены ошибки. Второй – когда лист был утерян лицом. Случай, когда лист нетрудоспособности утерян работодателем, в законодательстве не учтен. Поэтому если работники компании потеряли лист нетрудоспособности, необходимо представить в ФСС иные документы, подтверждающие наступление страхового случая (справки, письма лечебных учреждений и т. п.). В случае если отделение Фонда откажет в возмещении расходов, организации необходимо будет обратиться в суд с заявлением о восстановлении расходов на выплату страхового обеспечения за счет средств ФСС РФ, тем более что положительная практика есть (определение Верховного суда РФ от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016).
Пример из судебной практики
В своем постановлении от 28.06.2013 № Ф09-6578/13 Федеральный арбитражный суд Уральского округа отменил решение органа ФСС РФ, в котором Фонд не принял к зачету расходы страхователя на выплату страхового обеспечения на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством по мотиву непредставления листков нетрудоспособности. ФАС Уральского округа отменил решение, поскольку наступление страховых случаев, периоды нетрудоспособности застрахованных лиц доказаны, выданные медицинскими организациями листки нетрудоспособности утрачены, в выдаче их дубликатов отказано в связи с произведенной выплатой пособий, при этом расходы страхователя подтверждены копиями расчетных листков, справками и письмами медицинских организаций.
Дубликат должен быть оформлен лечащим врачом и председателем врачебной комиссии до того, как листок будет представлен страхователю для расчета и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
Итак, каковы действия работника и работодателя при необходимости получения дубликата:
1. Сообщить работнику о необходимости получения дубликата листа нетрудоспособности с обоснованием такой просьбы.
2. Рекомендуем также выдать работнику справку для представления в медицинскую организацию. В справке необходимо указать, какого рода ошибка имеется в документе, а также то, что больничный лист в связи с имеющейся в нем ошибкой или утерей для оплаты в бухгалтерию не предъявлялся. Справка должна быть оформлена на фирменном бланке предприятия, иметь подписи главного бухгалтера и руководителя организации и печать. О необходимости выдачи справки разъяснялось в письме ФСС РФ от 20.07.2005 № 02-18/11-6502.
3. Работник с паспортом, справкой от организации и ранее выданным больничным листом обращается к лечащему врачу, выдавшему документ. Лечащий врач и председатель врачебной комиссии оформляют дубликат листа нетрудоспособности. Дубликат выдается на основании записи в журнале учета больничных листов, где регистрируются подобные документы. В новом листе нетрудоспособности проставляется отметка в графе «дубликат», в графах «с какого числа», «по какое число» одной строкой указывается весь период нахождения на больничном, без разделения на повторные посещения врача, если таковые были.
Ответственность за выдачу неправильно оформленных листков нетрудоспособности должно нести лечебное учреждение, в чью обязанность входит правильное и достоверное внесение сведений.
Постановления ФАС Московского округа от 11.02.2014 № Ф05-17975/13, ФАС Уральского округа от 11.10.2013 № Ф09-10663/13 и от 04.09.2013 № Ф09-8838/13.
Итак, рассмотрим, какие же ошибки в больничных листах не будут являться поводом для отказа компании в возмещении пособия.
Не будет ошибкой наличие в наименовании организации кавычек, точек, запятых, тире, знака №. Эти знаки могут фиксироваться в документе. Они проставляются в отдельные ячейки бланка листа нетрудоспособности.
Не может являться основанием для переоформления листка нетрудоспособности несоблюдение последовательности указания адреса местонахождения медицинской организации, поскольку медицинскую организацию территориальный орган Фонда может идентифицировать по основному государственному регистрационному номеру, указанному в разделе листка нетрудоспособности «Заполняется врачом медицинской организации» (п. 8 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
Произвольное сокращение названия организации также не будет считаться ошибкой, как и сокращение должности врача в пределах имеющихся ячеек.
Перенесение окончания фамилии и инициалов врача во второй ряд ячеек данной строки тоже допустимо. При недостаточности 28 ячеек фамилию врача можно сократить в пределах этих ячеек (письмо ФСС от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545).
Частые примеры из судебной практики свидетельствуют о том, что ошибки, допущенные в листках нетрудоспособности медицинскими учреждениями, не являются основанием для отказа в возмещении суммы пособия.
Пример из судебной практики
В своем апелляционном определении от 16.12.2013 № 33-11832 Красноярский краевой суд удовлетворил требование об обязании выплатить пособие по временной нетрудоспособности по дубликату листа нетрудоспособности, взыскании пособия, компенсации за задержку выплаты пособия, компенсации морального вреда. Обстоятельства: пособие по временной нетрудоспособности истцу не было выплачено в связи с тем, что листок нетрудоспособности оформлен с нарушением установленных требований, после устранения которых был выдан дубликат, но по нему также не было выплачено пособие. Решение: требование удовлетворено, поскольку представлены доказательства, свидетельствующие о том, что в спорный период истец действительно находился на лечении.