Представительские расходы 

Для установления взаимовыгодного сотрудничества компании устраивают деловые приемы и тем самым несут определенные представительские расходы. Конечно же, «упрощенцы» не вправе учесть такие затраты в расходах, но документально оформлять подобные операции необходимо.

Итак, налогоплательщики, применяющие УСН, не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Но никто не говорит, что «упрощенцы» не могут проводить такие операции за счет прибыли. Иными словами, расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п.п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ.

Поэтому организациям, применяющим УСН, как с объектом «доходы», так и с объектом «доходы минус расходы», главное в этом вопросе – документальное оформление факта хозяйственной жизни. Ведь от ведения бухгалтерского учета их никто не освобождает.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Подробнее о бухгалтерском учете расходов, не учитываемых в налоговом учете, читайте в материале «Расходы в бухучете, не учитываемые в налоговом учете при УСН» (Барбой А. Я., «Упрощенная бухгалтерия», № 3, март 2014 г.).

Бухгалтерский учет

Применяя УСН с объектом «доходы минус расходы», в книгу учета организация записывает только те расходы, которые перечислены в ст. 346.16 НК РФ. А вот в бухучете, наоборот, нужно фиксировать все хозяйственные операции. Ведь цель бухучета – давать информацию о текущем финансовом состоянии дел. Поэтому в бухучете нужно отражать все доходы и расходы. Принимая решение о том, как ту или иную сумму отразить в бухгалтерском учете, необходимо учитывать, что там все расходы классифицируются на две большие группы:

• расходы по обычным видам деятельности;
• прочие расходы.

К первым относятся траты, связанные непосредственно с вашими основными видами деятельности. Это может быть изготовление и продажа продукции, приобретение и продажа товаров, выполнение работ или оказание услуг. Такое определение дано в п. 5 ПБУ ПБУ 10/99. Для учета данных расходов Инструкцией к Плану счетов предусмотрено несколько счетов в зависимости от направленности расхода. Так, для затрат на производство отведен счет 20 «Основное производство». Если расходы связаны с продажей продукции, используется счет 44 «Расходы на продажу». А если расходы понесены для нужд управления и не связаны непосредственно с производственным процессом, применяется счет 26 «Общехозяйственные расходы». Траты, которые нельзя отнести к расходам по обычным видам деятельности, являются прочими расходами. Некоторые из них прямо поименованы в п. 11 ПБУ № 10/99. В частности, это:

• расходы, связанные с продажей бывших в употреблении основных средств;
• проценты, уплачиваемые по кредитам и займам;
• санкции за нарушение условий договоров;
• возмещение причиненных убытков;
• суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

По общему правилу все прочие расходы отражаются на счете 91 субсчете «Прочие расходы». Однако есть исключение. Так, согласно Инструкции к Плану счетов пени и штрафы за неуплату «упрощенного» налога начисляются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

 ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Расходы, не поименованные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, в целях бухучета могут быть как расходами по обычным видам деятельности, так и прочими.

Пример.

ООО «Каста», применяющее УСН с объектом «доходы минус расходы», провело официальный прием с потенциальными партнерами. Стоимость обеда составила 70 000 руб. Указанные суммы налоговому учету не подлежат, поскольку соответствующие затраты не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В бухгалтерском учете расходы будут отражены следующей проводкой:

Дебет 44 Кредит 60 – 70 000 руб. – отражены представительские расходы.

Документальное оформление

Чиновники считают, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности (письма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115, от 22.12.2006 № 21-11/113019@, от 06.10.2006 № 20-12/89121.2, от 16.05.2006 № 20-12/41851, от 23.12.2005 № 20-12/97007):

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские расходы;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах;
• акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации,
  с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Как правило, в отчете, составленном по проведенным представительским мероприятиям, отражают:

• цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
• дату и место проведения мероприятия;
• программу мероприятий;
• состав приглашенной делегации;
• участников принимающей стороны;
• величину расходов на представительские цели.

Но все эти рекомендации были даны для налогоплательщиков, применяющих общий режим, ведь они могут учитывать представительские расходы. Напомним, что подобные затраты являются нормируемыми – включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Получается, что «упрощенцам» весь перечисленный пакет документов не нужен. Это действительно так. По нашему мнению, будет достаточно издать приказ и получить отчет. Если денежные средства на проведение мероприятий выдавались под отчет, то дополнительно оформляется авансовый отчет. Однако программа и смета лишней не будет. Приведем образцы подобных документов.

Приказ о проведении официального приема

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие.

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и/или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между вопросами, являющимися предметом переговоров, и служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами/должностными инструкциями участников переговоров.

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем.

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие, и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. Так как документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

Отчет о проведении официального мероприятия

По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ – отчет. Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

 

 

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

 

НДФЛ

Так как в приемах участвуют физические лица – представители организаций, то у бухгалтера может возникнуть вполне резонный вопрос: возникает ли у них в связи с этим доход, облагаемый НДФЛ?

Спешим успокоить: облагаемого дохода в данной ситуации не будет. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются доходы налогоплательщиков, связанные с выполнением ими трудовых обязанностей. Таким образом, если участие представителя организации в официальном приеме обязательно, то облагаемых доходов у него не возникает. Однако для доказательства этого компания должна иметь в наличии следующие документы:

• приказ по организации о проведении соответствующего представительского мероприятия;
• утвержденный перечень работников, принимающих в нем участие.

При этом служебные обязанности работников, участвующих в переговорах, должны быть связаны с вопросами, рассматривающимися во время представительского мероприятия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348.

• Назад
• Вперёд