Поделиться статьёй:
Шестакова Е. В.,
к.ю.н., генеральный директор
ООО «Актуальный менеджмент»
Как заполнить 6-НДФЛ за I квартал?
Многие бухгалтеры уже свыклись с тем, что с 2016 года необходимо будет ежеквартально сдавать новую форму отчетности по НДФЛ, многие слышали о новых штрафных санкциях и ответственности за представление недостоверных сведений, а также уже перепроверили данные о своих сотрудниках. А может, не так все страшно, как кажется?
С 2016 года налоговые агенты обязаны ежеквартально представлять по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ.
Сроки сдачи отчетности следующие:
- за I квартал 2016 года нужно отчитаться не позднее 04 мая;
- за полугодие – не позднее 01 августа;
- за 9 месяцев – не позднее 31 октября.
Данные сроки следуют из п. 2 ст. 230 НК РФ.
Сдать отчетность возможно:
- в бумажном виде;
- в электронном виде.
Если численность компании до 25 человек, то возможно представить документы на бумажном носителе, это можно сделать лично или направить документы по почте. Если численность компании более 25 человек, то необходимо представить 6-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя по установленным форматам в соответствии с Порядком представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденным приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 02.04.2002 № БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
ПОЗИЦИЯ ФНС
Пунктом 3.1.3 приказа ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@ «Об утверждении унифицированного формата транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи» установлено, что транспортный контейнер может содержать не более 2500 файлов. При этом размер контейнера не должен превышать 72 мегабайта, а размер любого файла в нем – 60 мегабайт. Исходный объем файла, zip-архив которого содержится в контейнере, не может быть больше 1024 мегабайт.
- Письмо от 24.11.2015 № БС-4-11/20483@.
Можно представить отчет лично или через представителя. Так, удостоверять электронную декларацию может ваш представитель – по доверенности. В этом случае вместе с файлом декларации в инспекцию каждый раз направляется информационное сообщение о такой доверенности. Сама доверенность (ее копия) к моменту отправки отчета должна уже находиться в инспекции. Если ее не подать заблаговременно, налоговики, скорее всего, откажут в приеме декларации по причине неподтверждения полномочий представителя. Наличия информационного сообщения о представительстве в отсутствие копии доверенности для этого недостаточно, что и подчеркнула ФНС РФ в своем письме от 09.11.2015 № ЕД-4-15/19558@.
Обособленные подразделения
Особенности представления 6-НДФЛ возникают, если компания имеет обособленные структурные подразделения.
Так, согласно абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты будут подавать отчетность по местонахождению обособленных подразделений.
Налоговые агенты – российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации, и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении физических лиц, получивших доходы от таких обособленных подразделений, в налоговый орган по месту нахождения таких обособленных подразделений.
Ранее судебная практика складывалась неоднозначно.
В некоторых случаях судьи указывали, что отчетность нужно подавать по местонахождению головной организации.
В постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 26.02.2007 № А17-1641/5-2006 судьи отметили, что своевременное исчисление, удержание и перечисление в бюджет в полном объеме налога на доходы физических лиц за работников структурных подразделений по месту нахождения головной организации, а не по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения является нарушением порядка уплаты налога, которое не может служить основанием для начисления пеней за неуплату налоговым агентом налога в срок.
Но имеются и противоположные решения, согласно которым отчетность нужно подавать по местонахождению каждого обособленного подразделения.
В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17.01.2008 № Ф04-319/2008(810-А27-27) суд пришел к выводу о том, что налоговые агенты – юридические лица, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога на доходы физических лиц в бюджет по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Общество в нарушение п. 7 ст. 226 НК РФ перечисляло удержанный НДФЛ в отношении сотрудников обособленных подразделений не в бюджет по месту нахождения каждого обособленного подразделения, а в бюджет по месту своей регистрации. В материалах дела отсутствуют доказательства о наличии в платежных поручениях информации о зачислении конкретных сумм НДФЛ в тот или иной бюджет с учетом места нахождения структурного подразделения. При таких обстоятельствах арбитражный суд кассационной инстанции поддерживает вывод суда о неуплате НДФЛ в бюджет по месту нахождения обособленных подразделений.
Аналогичную позицию занял и Минфин РФ в письме от 06.02.2013 № 03-04-06/8-35. Организация, являющаяся налоговым агентом и имеющая обособленные подразделения, сведения о доходах физических лиц в отношении работников обособленных подразделений представляет по месту учета организации в налоговых органах по месту нахождения обособленных подразделений.
Обязанность налоговых агентов представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты дохода, в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. При этом налоговые агенты – российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.
- Письмо от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@.
Существовала и третья точка зрения.
Компания может подавать сведения как по месту нахождения головной организации, так и по месту нахождения обособленных подразделений.
В письме УФНС РФ по г. Москве от 01.07.2010 № 20-15/3/068888 была выражена позиция, согласно которой сведения о доходах физических лиц могут представляться налоговым агентом – российской организацией, имеющей обособленные подразделения, либо за всю организацию в целом (по доходам физических лиц, полученным как от головной организации, так и от всех обособленных подразделений организации) по месту постановки на налоговый учет головной организации, либо по месту постановки на налоговый учет головной организации и по месту постановки на налоговый учет обособленных подразделений, наделенных полномочиями по исполнению части обязанностей налогового агента.
Таким образом, если сведения о доходах физических лиц за налоговый период представлены за организацию в целом в налоговый орган по месту учета головной организации, то представлять сведения по месту учета обособленных подразделений не требуется.
С 2016 года судебная практика будет складываться по тому пути, что отчетность необходимо подавать по местонахождению обособленного подразделения, филиала, представительства.
Иные позиции, в соответствии с которыми нужно отчитываться по месту нахождения головной организации или головной организации и филиалов на выбор налогоплательщика, утрачивают свое значение. А вот крупнейший налогоплательщик с 2016 года может сдавать отчетность по месту своего учета либо по месту учета каждого подразделения (абз. 5 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одном налоговом органе.
- Письмо от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@.
Порядок заполнения 6-НДФЛ
Сама форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, а также формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме».
При заполнении формы Расчета не допускается:
- исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
- двусторонняя печать Расчета на бумажном носителе;
- скрепление листов Расчета, приводящее к порче бумажного носителя.
Каждому показателю формы Расчета соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель.
Исключение составляют показатели, значением которых являются дата или десятичная дробь.
Для указания даты используются по порядку три поля: день (поле из двух знакомест), месяц (поле из двух знакомест) и год (поле из четырех знакомест), разделенные знаком «.» («точка»).
Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе – дробной части десятичной дроби.
Страницы формы Расчета имеют сквозную нумерацию, начиная с титульного листа. Порядковый номер страницы записывается в определенном для нумерации поле слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа.
Начиная с отчетности за I квартал 2016 года у налоговых органов появляется возможность оперативно осуществлять контроль правильности исчисления, удержания и перечисления НДФЛ налоговыми агентами в рамках камеральных налоговых проверок на основании расчетов по форме 6-НДФЛ (с учетом представленных справок по форме 2-НДФЛ). При этом если налоговый орган выявит в ходе проверки ошибки в расчете, он вправе будет потребовать у налогового агента представить необходимые пояснения на основании п. 3 ст. 88 НК РФ.
Особенности заполнения титульного листа 6-НДФЛ
| Строка | Особенности заполнения |
|---|---|
| Реквизиты налогового агента | В верхней части титульного листа проставляются ИНН и КПП организации (если форма сдается по обособленному подразделению – КПП подразделения) |
| Номер корректировки | В этой строке первичного расчета указывается «000». В случае представления уточненного расчета нужно проставить соответствующий номер корректировки: «001», «002» и т. д. |
| Период представления | В расчете 6-НДФЛ за I квартал 2016 год по строке «Период представления» нужно будет указать код «21» |
| Налоговый период | В данную строку вписываются четыре цифры, обозначающие соответствующий период |
| Представляется в налоговый орган |
В этой строке указывается код налоговой инспекции |
| По месту нахождения (учета) | В этой строке обозначается код места представления расчета налоговым агентом |
| Код по ОКТМО | Расчет 6-НДФЛ нужно заполнять по каждому коду по ОКТМО отдельно |
Пример 1.
Общество с ограниченной ответственностью «Сириус» зарегистрировано по адресу: Ростов-на-Дону, пер. Доломановский, д. 51.
Код ИФН – 6164
ИНН 6151002232
КПП 616202001
Код ОКТМО по месту нахождения – 45383000
Директор – Сверчков Иван Станиславович
Контактный телефон 8-916-555-55-55
На основании вышеуказанных данных заполним титульный лист формы 6-НДФЛ за I квартал 2016 года.
Скачать: 6-НДФЛ
После этого перейдем к заполнению раздела 1 и раздела 2.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ нужно указать суммы начисленного всем физлицам дохода, налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и другие показатели.
В разделе 2 нужно отразить даты фактического получения дохода и удержания НДФЛ, а также предельные сроки перечисления налога.
Особенности заполнения разделов 1 и 2 формы 6-НДФЛ
| Строка | Особенности заполнения |
|---|---|
| Раздел 1. Обобщенные показатели | |
| В строке 010 | указывается ставка по НДФЛ |
| По строке 020 | отражается весь доход работников нарастающим итогом с начала года (учитываются те доходы, при выплате которых работодатель признается налоговым агентом) |
| В строке 025 | нужно выделить доходы в виде дивидендов, полученные всеми сотрудниками |
| В строке 030 | показывается общая сумма вычетов по всем работникам нарастающим итогом с начала года |
| В строке 040 | общий доход (стр. 020) – общий вычет (стр. 030) х ставка НДФЛ (стр. 010) |
| В строке 050 | указывается сумма фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам |
| Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц | |
| В строке 100 | дату фактического получения дохода (на основании ст. 223 НК РФ) |
| В строке 130 |
сумму фактически полученных сотрудниками доходов (без вычитания суммы удержанного налога) |
| В строке 110 | дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130 |
| В строке 140 | сумму удержанного налога на каждую дату, указанную в строке 110 |
| В строке 120 | нужно будет указать дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога |
Пример 2.
Общество с ограниченной ответственностью «Сириус» имеет небольшой фонд заработной платы.
Директор – 60 000 руб.
Бухгалтер – 30 000 руб.
Повар – 30 000 руб.
Официанты (2 чел.) – 30 000 руб.
Итого в компании работает 5 человек.
Итого: фонд оплаты труда в месяц 150 000 руб.
Фонд заработной платы за I квартал: 450 000 руб.
НДФЛ удержан по ставке 13% – 58 500 руб.
Даты удержания НДФЛ:
- за январь 2016 года – 02.02.2016;
- за февраль 2016 года – 02.02.2016;
- за март 2016 года – 04.02.2016.
Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).
- Пункт 2 ст. 223 НК РФ.
Следует отметить, что раздел 1 Расчета заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.
В письме ФНС России от 24.11.2015 № БС-4-11/20483@ указано, что строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется на основании ст. 223 НК РФ. Напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца. В случае списания безнадежной задолженности физических лиц с баланса кредитной организации эта сумма в форме 6-НДФЛ отражается по строке 020 раздела 1, не удержанная налоговым агентом сумма НДФЛ – по строке 080 раздела 1, при этом раздел 2 не заполняется.
Строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ.
По строке 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» указывается дата в соответствии с положениями п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога на доходы физических лиц, то есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами – наиболее ранняя из следующих дат:
1) дата окончания соответствующего налогового периода;
2) дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
3) дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).
Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.
Пример 3.
Заработная плата за март выплачена работникам 05 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 06 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в разделе 2 Расчета за I квартал 2016 года.
Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, следующим образом:
- по строке 100 указывается дата 31.03.2016;
- по строке 110 – 05.04.2016;
- по строке 120 – 06.04.2016;
- по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.
При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Пример 4.
Работнику сумма оплаты отпуска за март выплачена 05 апреля. Операция отражается в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:
- по строке 100 указывается 05.04.2016;
- по строке 110 – 05.04.2016;
- по строке 120 – 30.04.2016;
- по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.
Скачать: 6-НДФЛ
Ответственность налоговых агентов за представление документов, содержащих недостоверные сведения
Непредставление налоговым агентом в установленный срок Расчета по форме 6-НДФЛ влечет взыскание штрафа с налогового агента в размере 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике, отказ лица представить имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями на основании п. 2 ст. 126 НК РФ влечет взыскание штрафа с организации или индивидуального предпринимателя в размере 10 000 руб., с физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, – в размере 1000 руб.
В случае представления недостоверных сведений с 2016 года будет взыскиваться штраф в размере 500 руб.
До 2016 года практика складывалась неоднозначно.
Во многих случаях до введения поправок судьи вставали на сторону налогоплательщика.
Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.01.2010 № А19-8589/09 судьи пришли к выводу о том, что привлечь налогового агента к ответственности за недостоверные сведения нельзя. В соответствии с п. 2 ст. 126 НК РФ непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе организации представить имеющиеся у нее документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа, а равно иное уклонение от представления таких документов либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного ст. 135.1 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Объективная сторона правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 126 НК РФ, выражается в том, что организации, обязанные по запросу налоговых органов представлять необходимые документы, отказываются представлять истребуемые документы, либо иным образом уклоняются от представления документов, либо представляют документы с заведомо недостоверными сведениями. В тех случаях, когда лица в соответствии с положениями НК РФ обязаны представлять налоговому органу информацию без какого-либо запроса со стороны налогового органа (в рассматриваемом случае такая обязанность предусмотрена п. 2 ст. 230 НК РФ), непредставление информации о налогоплательщике, равно как и сообщение недостоверных сведений о налогоплательщике, не образуют состава правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 126 НК РФ.
Аналогичный вывод сделан в постановлении ФАС Поволжского округа от 24.06.2013 № А55-20184/2011, а также в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 01.07.2015 № Ф02-3060/2015.
Документом с недостоверными сведениями будет признаваться справка 2-НДФЛ с указанием в ней некорректного ИНН (присвоенного иному физлицу). При этом если реквизит ИНН для гражданина РФ не будет заполнен, налоговый орган примет сведения о доходах физлица, сообщив в протоколе о допущенной ошибке.
- Письмо от 12.02.2016 № БС-4-11/2303.
С 01 января 2016 года судебная практика изменится не в пользу налогоплательщика. Ответственность за представление недостоверных сведений налогоплательщиком прямо предусмотрена в законодательстве, поэтому налоговым агентам необходимо более тщательно проверять сведения в отношении физических лиц, налога на доходы физлиц.
Таким образом, рекомендуется проверять все сведения, представляемые в налоговый орган.
В заключение необходимо отметить, что Расчет 6-НДФЛ в принципе не содержит достаточно сложных расчетов, содержит небольшое количество данных, которые необходимо в обязательном порядке заполнить, однако сложности могут возникнуть в части определения дат перечисления НДФЛ, а также сумм удержанного налога.